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Ob als Freelancer, Start-Up oder etabliertes Unternehmen: Wer ein neues Büro beziehen möchte, benötigt vorab eine gewisse Planung. Schließlich verbringt man in der Regel den größten Teil des Tages im Office – und eine schöne Arbeitsumgebung ist ohne Frage förderlich für die Produktivität. Doch Wohlfühlen ist nur ein Teil des Ganzen und bevor du in Gedanken schon die Einrichtung deiner künftigen Büroräume durchgehst, solltest du dir zunächst einmal ein paar Fragen stellen. Hier findest du unsere Checkliste für deine Suche nach einem neuen Büro oder Büroraum.

Fragen rund ums neue Büro

  • Welches Budget steht mir für die Miete meiner Büroräume zur Verfügung?
  • Sind meine Einkünfte so planbar, dass ich mich an langfristige Mietverträge binden kann?
  • Kann ich mir eine hohe Provision leisten? Wenn ja, wie hoch darf diese sein?
  • Mit welchen Nebenkosten muss ich rechnen?
  • Werde ich zeitnah expandieren oder zusätzliche Mitarbeiter einstellen?
  • Welche Lage wünsche ich mir für meinen zukünftigen Arbeitsplatz?
  • Gibt es gute Verkehrsanbindungen oder ausreichend (kostenlose) Parkmöglichkeiten in der Nähe?
  • Benötige ich neben meinem eigenen Arbeitsplatz zusätzliche Flächen wie beispielsweise Meetingräume oder einen Empfangsbereich?
  • Welche technische Ausstattung sollten meine Büroräume haben?
  • Brauche ich viel Stauraum für Ordner, Bücher oder ähnliches?
  • Möchte ich lieber im Einzelbüro arbeiten oder schätze ich den gegenseitigen Austausch mit anderen in einem Großraumbüro?
  • Welche Essens- und Pausenmöglichkeiten bieten die neuen Räumlichkeiten (gemeinsamer Pausenraum, Kantine oder Kaffeeküche)?
  • Welches Branchenumfeld wünsche ich mir an meinem neuen Arbeitsplatz?

Fragen über Fragen. Doch nur, wer sich darüber im Klaren ist, was er will, kann mit der eigentlichen Office-Planung weitermachen.

Kosten und Flexibilität

Aber noch einmal zurück auf Anfang. Um deine Suche nach den passenden Büroräumen einzugrenzen, solltest du zunächst einmal den Fragestellungen zu den Punkten Kosten und Flexibilität ein besonderes Augenmerk widmen. Schließlich kann man oft nicht vorhersehen, wie sich die Geschäfte langfristig entwickeln. Gerade Start-Ups und junge Unternehmen erfahren oft einen plötzlichen Wachstumsschub, mit dem sie vorher nicht gerechnet haben. Dann muss schnell Platz für weitere Mitarbeiter her und im besten Fall lassen sich die bisherigen Büroräume einfach um weitere Flächen erweitern. Manchmal wiederum ist der Erfolg nicht vorprogrammiert und die Auftragslage lässt schlichtweg zu wünschen übrig. Auch in diesem diesen Fall sind flexible Bürolösungen gefragt. Denn nur ohne lange Knebelverträge lassen sich Mietverträge problemlos kündigen, insbesondere dann, wenn das monatliche Budget gerade an anderer Stelle dringend benötigt wird. Gute Gründe also, die für die Wahl von flexiblen Büroraum sprechen.

Unmöbliert oder schon eingerichtet?

Hast du bereits die ersten geeigneten Mietobjekte gefunden, geht’s ans Eingemachte. Schließlich müssen die alten Schreibtische, Bürostühle, Schränke und Regale in der neuen Bleibe untergebracht werden. Dafür solltest du die Räumlichkeiten deiner Wahl zunächst ausmessen und mit den Größen deines vorhandenen Mobiliars abgleichen. Fertige dafür am besten einen Grundriss an, denn damit lässt sich gut abschätzen, wie die neue Arbeitsumgebung am besten eingerichtet werden kann. Der Grundriss hilft dir auch dabei, passende Möbel zu kaufen, wenn du deine zukünftigen Räumlichkeiten komplett neu ausstatten willst. Noch besser sind übrigens bereits möblierte Büros. Damit vermeidest du den Stress mit der Raumplanung; außerdem kannst du dir die Transport- und Anschaffungskosten für Büromöbel schenken. Sprich: Du kannst ohne große Umwege direkt ins neue Büro einziehen.

Schnell und sicher umziehen

Vor dem Umzug sollte alles, was du benötigst, gut verpackt werden. Insbesondere bei teurer Elektronik wie Laptop oder Drucker darf nicht an Luftpolsterfolie oder zerknülltem Zeitungspapier gespart werden. Sonst können leicht Transportschäden entstehen. Wenn du keine eigenen hast, kannst du dir auch Umzugskartons mieten oder ausleihen. Das reduziert deine Ausgaben ein wenig, schließlich kostet so ein Umzug in der Regel auch etwas Geld. Die Kartons kannst du selbst ins neue Büro schaffen, den Transport schwerer Möbel und Einrichtungsgegenstände solltest du hingegen besser Umzugsprofis überlassen – allein schon aus Versicherungsgründen. Die geschulten Helfer bringen auch große Gegenstände ohne Schäden durch die engsten Treppenhäuser und bis in die obersten Etagen. Auch die Lieferung neuer Möbel überlass besser erfahrenen Logistikern. Das spart dir viel Zeit und natürlich auch jede Menge Nerven.

Den neuen Arbeitsplatz einrichten

Ordnung ist das halbe Leben – das gilt auch fürs Büro. Bereits der Autor Hubert Joost wusste: „Durch Ordnung gewinnt man nicht nur Zeit, sondern auch Leichtigkeit im Denken.“ Nutze daher alle vorhandenen Flächen, um Aktenordner und Co. nach dem Umzug an den richtigen Platz zu bringen. Sind alle Dokumente und Arbeitsmaterialien gut platziert, lassen sie sich nicht nur schnell finden. Auch unnötige Umwege werden vermieden, wenn man weiß, wo sich etwas befindet. Ganz wichtig: Arbeitest du mit vertraulichen Unterlagen, sollte dein Arbeitsplatz außerdem abschließbar sein. Sicher ist sicher. Jetzt fehlt nur noch deine persönliche Note im frisch bezogenen Büro. Schließlich sollte ein Arbeitsplatz nicht nur funktional ausgestattet sein, sondern auch ein schönes Ambiente bieten. Nutze Bilder, Blumen oder Accessoires, um deinen neuen Arbeitsort zu verschönern. Denn nur, wenn du dich dort wohl fühlst, sind auch deiner Produktivität keine Grenzen gesetzt.

Übrigens: Solltest du dein Traumbüro noch nicht gefunden haben, schau dich doch mal auf der Plattform shareDnc um. Hier findest du flexiblen und bezahlbaren Büroraum in deiner Stadt – provisionsfrei sowie mit flexiblen Laufzeiten und transparenten Kosten.

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