Wie Gründer Kosten sparen können

Gründer möchten mit ihren Ideen durchstarten aber merken schnell, dass dafür viele verschiedene Kosten auf sie zukommen. Wo es sich lohnt zu investieren und wo man gegebenenfalls Kosten sparen kann, muss deshalb besonders in der initialen Startup-Phase abgewogen werden. Nachfolgend geben wir eine Übersicht über anfallende Kosten sowie Tipps und Tricks, wo und wie Gründer am einfachsten sparen können.

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Das Finanzamt

Das Thema Steuern sollte keinesfalls unterschätzt werden. Auch wenn das Finanzamt automatisch über eine Gewerbeanmeldung informiert wird, sollte man sich kurzfristig mit dem Finanzamt in Verbindung setzen, denn für die ersten Aufträge wird eine Steuernummer benötigt. Wichtig sind in diesem Zusammenhang auch die aktuellen Steuervorschriften, wie etwa die regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen.

Die Steuerlast richtet sich nach der Rechtsform des Unternehmens. So werden hiernach die Steuerarten festgelegt.

Die Umsatzsteuer

Bei der Umsatzsteuer handelt es sich um eine indirekte Steuer, eine Verbrauchssteuer sowie eine Gemeinschaftsteuer, die als Gewerbetreibender zu entrichten ist. Umsatzsteuer muss also gezahlt werden, aber es gibt einige Steuerspartipps an dieser Stelle:

  • Ausfuhrlieferungen sind umsatzsteuerbefreit

  • auch für Leistungen von Ärzten oder Hebammen fällt keine Steuer an

  • langfristiges Vermieten unterliegt ebenfalls nicht der Umsatzsteuer

  • Kleinunternehmerregelung - keine Umsatzsteuer
    Voraussetzung: Vorjahresumsatz kleiner als 12.500 Euro - Umsatz im kommenden Jahr übersteigt nicht die 50.000 Euro-Grenze

Gewerbe- und Einkommensteuer

Wenn Einzelunternehmer eine GbR oder eine GmbH gegründet haben, fallen Gewerbe- und Einkommensteuern an. Die Gewerbesteuer wird erst ab einem Gewerbevertrag ab 24.500 Euro fällig. So lässt sich an dieser Stelle durch eine Aufteilung des Betriebs in Buchführung, Personalabteilung und Co. unter Umständen die Gewerbesteuer sparen.

Welche Kosten fallen bei der Gründung an?

Zu den Kosten bei einer Unternehmensgründung gehören beispielsweise:

  • Kosten für die Räumlichkeiten, wie zum Beispiel Miete, Pacht etc.

  • Personalkosten und Lohnnebenkosten

  • langfristiges Vermieten unterliegt ebenfalls nicht der Umsatzsteuer

  • Kosten für die Warenbestellung

  • Kosten für das Inventar

  • Kosten für die technische Ausstattung

Wie Gründer Kosten sparen können

Auch wenn bei der Gründung viele Kosten anfallen, gibt es auch reichlich Sparmöglichkeiten. Folgende Punkte können bei der Kosteneinsparung helfen:

1. Die Wahl der richtigen Rechtsform

Zu entscheiden ist, ob es sich um eine Kapital- oder Personengesellschaft handelt. Bei einer Personengesellschaft, wie zum Beispiel KG, OHG oder GbR wird mit dem eigenen Privatvermögen gehaftet. Bei einem Misserfolg kann dann die Privatinsolvenz drohen. Bei einer Kapitalgesellschaft, wie eine GmbH, muss eine Kapitaleinlage von mindestens 25.000 Euro gemacht werden. Vorteilhaft ist, dass in diesem Fall nur bis zur Höhe der Kapitaleinlage gehaftet wird.

Steuerliche Vorteile ergeben sich zum Beispiel durch die Kleinunternehmerregelung. Falls im ersten Jahr bis maximal 17.500 Euro umgesetzt werden, werden keine Umsatzsteuern erhoben. Im folgenden Jahr wird auf den tatsächlichen Umsatz des Vorjahres abgestellt. Zu beachten ist, dass hier keine Vorsteuer geltend gemacht werden kann und auf Rechnungen auch keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf.

Es gibt auch staatliche Förderprogramme, die zu einer Steuerermäßigung führen. Hierzu gehört die betriebliche Gesundheitsförderung, der Essenszuschuss für Mitarbeiter, mögliche Waren- und Dienstleistungsgutscheine, Belegschaftsrabatte oder das Diensthandy. Bis zu einer bestimmten Grenze wirken sich diese Maßnahmen steuersenkend für Startups aus.

2. Die Räumlichkeiten

Hier sollte sich gefragt werden, ob wirklich ein festes Büro oder ein Bürogebäude benötigt wird. Die Suche nach günstigen Mieträumlichkeiten ist insbesondere in Großstädten nicht einfach. Sinnvoll ist ein überschaubares, kleines Büro und eine geringe Anzahl an Mitarbeitern zur Unterstützung. Natürlich stellt sich hier auch die Frage, ob generell ein Büro angemietet oder auf eigene vier Wände gesetzt werden soll.

Ein Bürostandort muss gut durchdacht werden. Hier kommt es nicht nur auf eine gute Verkehrsanbindung an, sondern auch auf ein angenehmes Arbeitsumfeld. Gerade für ein Startup kann sich deshalb die Alternative Shared Office lohnen. Hier werden die Räumlichkeiten mit solider Grundausstattung schon zu günstigen Preisen angeboten. Im Vergleich zu einem eigenen Büro oder Coworking ist ein Shared Office die günstigste Alternative. Mehr zu den Vorteilen des Shared Office findest Du hier.

3. Die Standortauswahl

Bei der Standortauswahl kommt es darauf an, welche Ziele das Startup verfolgt. Müssen Waren oder Dienstleistungen an den Kunden gebracht werden, dann sollten Lieferanten das Unternehmen einfach erreichen können. Hier sind Standorte in der Großstadt klar im Vorteile, zumal das Büro auch gegebenenfalls für Kunden leichter zu erreichen ist. Werden allerdings ausschließlich Online-Produkte vertrieben, dann kann es sich lohnen, in das günstige Umland zu ziehen und ein preiswertes Büro anzumieten oder sogar zu kaufen.

4. Die Ausstattung

Auch bei der Ausstattung ist das Unternehmensziel zu berücksichtigen. Wer häufig Kundenkontakt hat, der sollte auf eine repräsentative Einrichtung mit Wiedererkennungswert setzen. Bei Personengesellschaften können die Kosten übrigens abgesetzt werden.

Soll eine neue Einrichtung angeschafft werden, dann sollte überlegt werden, ob es nicht ausreicht, auf Gebrauchtmöbel zu setzen. Damit lassen sich die Anschaffungskosten minimieren. In vielen Second-Hand-Läden sowie auf Internetportalen lassen sich günstig Büroausstattungen erwerben. Hier ist es wichtig, dass ein Preisvergleich vorgenommen wird.

Da der betriebliche Gesundheitsschutz wichtig ist, sollte auch bei den Gebrauchtmöbeln auf eine hohe Ergonomie gesetzt werden. Schließlich wird damit die Arbeitskraft deiner Mitarbeiter erhalten. Insbesondere verstellbare Bürostühle gehören bei reinen Bürotätigkeiten zum Pflichtprogramm. Höhenverstellbare Schreibtische sind für all diejenigen von Vorteil, die unter Rückenproblemen leiden.

5. Die IT-Ausstattung

Kaum ein Startup kommt in heutiger Zeit ohne gut funktionierende IT-Ausstattung aus. Hierbei ist auf vor allem auf Qualität zu achten. Dabei stellt sich zu Beginn die Frage, ob eine technische Ausstattung gekauft, also finanziert werden muss oder geleast. Produktionsmaschinen sind wesentlich teurer. Hier wird ein Leasing statt eines Kaufs empfohlen.

6. Outsourcing

Viele Aufgaben lassen sich auch von Dienstleistern kostengünstig erledigen. Im Rahmen des Outsourcings können einige Bereiche ausgelagert werden. Hierzu gehören Bereiche der Buchhaltung, der Personalkostenabrechnung, der Steuerverwaltung sowie der Büroreinigung. Bei Produktionsfirmen können auch bestimmte Teile von Fremdfirmen kostengünstig produziert werden. Der Zusammenbau erfolgt dann wieder im eigenen Unternehmen.

Vorteile des Outsourcings:

  • es müssen keine Fachkräfte für diesen Bereich eingestellt werden

  • Personalkosteneinsparung

  • es werden Arbeitskapazitäten im eigenen Unternehmen frei

  • wiederkehrende Aufgaben lassen sich besonders gut auslagern

Nachteile des Oursourcings:

  • großes Abhängigkeitsverhältnis zum beauftragten Unternehmen

  • mögliche Kompetenzstreitigkeiten

  • zum Teil recht kostspielig

Tipps zur weiteren Kosteneinsparung

Die nachfolgenden Tipps geben einen kleinen Überblick, wie sich noch weitere Kosten für ein Startup einsparen lassen:

  • digitalisieren bzw. einscannen von Aufträgen und sonstigem Schriftverkehr

  • elektronische Buchhaltung

  • Energieeffiziente und sparsame LED-Beleuchtung in den Räumen nutzen

  • Büroräume nicht überheizen

  • anstelle von teuren Designermöbeln Second-Hand-Produkte verwenden

  • es muss nicht immer die Top-PC-Ausstattung sein

  • Getränke für Mitarbeiter: Wassersprudler oder Wasserspender statt Einzelflaschen

  • am Wochenende alle Geräte ausschalten und nicht im Standby-Modus lassen

  • am Wochenende die Heizung reduzieren oder ganz ausschalten

  • auf energieeffiziente Büroausstattungen achten

Hinweis: Nicht alle betrieblichen Bereiche lassen sich auf Anhieb kostengünstig betreiben. Bei Neuanschaffungen sollte auf jeden Fall ein Preisvergleich vorgenommen werden. Dies betrifft auch die Auswahl des Stromanbieters, die Auswahl von Versicherungen und Dienstleistungen.

Fazit

Verständlicherweise ist eine Gründung meist mit zusätzlichen und zum Teil hohen Kosten bzw. Investitionen verbunden. Es lohnt sich, im Vorfeld eine Checkliste zu machen und die wichtigsten Kostentreiber dort aufzuführen. Gerade in der Anfangszeit eines Startup sollte sparsam mit den Finanzen umgegangen werden. Besonders bei der Büroausstattung und beim Büro selbst, lassen sich Kosten zum Beispiel durch die Nutzung eines Shared Office leicht einsparen.

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