Was ist ein Shared Office? Alle Facts und Vorteile

Bei einem Shared Office handelt es sich im Grunde um eine Art Bürogemeinschaft, die vom Prinzip her mit einer Wohngemeinschaft zu vergleichen ist. Hier hat jeder seinen eigenen Arbeitsplatz und die wichtigsten Ausstattungsgegenstände werden von allen geteilt. Häufig wird diese Büroform von Agenturen, Gründern und Startups genutzt. Diese haben zwar eigene Büroräume, teilen sich aber die übrigen Bereiche des Büros, wie die Küche, Meetingräume, die technische Ausstattung usw. Einer der Hauptgründe für ein solches Shared Office ist die Kosteneinsparung durch die gemeinsame Nutzung von Küche & Co.

Team aus Arbeitskollegen

Was ist eigentlich ein Shared Office?

Ein Shared Office besteht meistens aus zwei oder mehr Vertragspartnern, wobei eine Partei hiervon in aller Regel der Hauptmieter und dadurch Anbieter des Shared Office ist.
Während sich der Hauptmieter um die Infrastruktur (Reinigung, Internet, etc.) und Grundausstattung kümmert, darf der Untermieter die Allgemeinflächen und technische Ausstattung mit nutzen. Die Kosten hierfür sowie für anfallende Nebenkosten sind in der Miete bereits mit inbegriffen.

Zustande kommt ein solches Shared Office meistens dadurch, dass eine Firma sich z.B. die Möglichkeit des Wachstums offenhalten möchte und daher eine größere Bürofläche anmietet als zu dem Zeitpunkt notwendig. Es kann aber auch sein, dass ein Unternehmen aus Fusionsgründen oder anderen Umständen freie Schreibtische, Büroräume oder sogar ganze Etagen freistehen hat. Diesen zusätzlichen Raum nicht zu nutzen, ist natürlich ungenutztes Potential und führt zu mehr Kosten als nötig. In solchen Fällen bietet es sich an, die ungenutzte Fläche unterzuvermieten.

Obwohl ein Shared Office deutlich mehr Privatsphäre als z.B. Coworking bietet, da sich hier nur wenige Firmen ein Büro teilen, nutzen dennoch alle die Gemeinschaftsräume wie z.B. Küche und Meeting Räume. Daher ist es wichtig für den Hauptmieter passende Untermieter zu finden, sodass eine angenehme Atmosphäre im Büro gewährleistet ist. Der Untermieter profitiert dadurch von deutlich günstigeren Mietpreisen – bis zu 50% günstiger – als zum Beispiel beim Anmieten einen Business Centers oder die Nutzung von Coworking Spaces, da ein Shared Office darauf bedacht ist, die Kosten zu decken und nicht darauf Gewinn zu erzielen.

Zu finden sind Shared Offices besonders in beliebten Stadtteilen von Großstädten, also dort, wo Flächen für Büros hart umkämpft sind. Zu den typischen Anbietern zählen Digitalunternehmen, Agenturen, Startups, Medienunternehmen und IT-Firmen, während es sich bei den Untermietern meist um kleinere Startups, Agenturen, Beratungen und IT-Firmen handelt.

Rechtliches

Die Unternehmen eines Shared Office sollten darauf achten, dass sie nach außen nicht wie eine GbR wirken. GbRs teilen sich nicht nur die Räumlichkeiten, sondern auch die Haftung und Schulden, was nicht dem Konzept des Shared Office entspricht.

Ebenso werden Selbstständige ggf. vom Finanzamt anders steuerlich eingestuft. Als GbR muss Umsatz- und Gewerbesteuer bezahlt werden. Auch wenn nach außen keine GbR gegründet wurde, sieht das Finanzamt in einer Bürogemeinschaft meist eine Innen-GbR. Es ist daher wichtig, auf einige Aspekte zu achten, um das Shared Office von einer GbR abzugrenzen:

GbR
Shared Office
Eine Anschrift
Jedes Unternehmen trägt
einen eigenen Namen und
besitzt ein eigenes Klingelschild
Ein Firmenlogo
Jeder hat eigene Corporate Identity
Gemeinsamer Mietvertrag
Sauber definierter Untermietvertrag
Alles wird gemeinsam genutzt
Nur Technik, sanitäre
Anlagen und Küche werden gemeinsam genutzt
Rechnung unter dem Namen der GbR
Es werden eigene Rechnungen ausgestellt
Personal wird gemeinsam genutzt
Keine gemeinsame Personalnutzung
Gemeinsame Versicherung
Jeder Gesellschafter versichert sich selbst
Kein Gesellschaftsvertrag
Gesellschaftsvertrag

Wodurch zeichnet sich ein Shared Office aus?

Ein eigenes Büro ist eine wichtige Grundvoraussetzung für ein Unternehmen. Beim Office Sharing können Gründer schlüsselfertige Büroräume anmieten, die in aller Regel mit der grundlegenden technischen Einrichtung ausgestattet sind. So gibt es hier Beleuchtungseinrichtungen, ausreichend Steckdosen sowie einen schnellen Internetanschluss. So ist es möglich, in einem solchen Büro mit dem Unternehmen sofort zu starten.

In aller Regel sind die Räumlichkeiten lediglich für einen weiteren Büropartner ausgerichtet. Je nach Größe schließen sich zwei bis drei Unternehmen zusammen. Jeder kann aber ungestört in seinen eigenen Räumlichkeiten seinen selbstständigen Tätigkeiten nachgehen.

Die Ausstattung eines Shared Office

Die angemieteten Büroräume sollten für das eigene Unternehmen ausreichend dimensioniert sein. Diese sollten keinesfalls als Großraumbüro ausgeführt sein, in dem zum Beispiel auch der oder die Partner arbeiten. Abgeschlossene Büroeinheiten sind daher eine wichtig Voraussetzung.

Die Ausstattung kann unterschiedlich ausfallen. Entweder werden schon vollständig eingerichtete Büroräume angemietet oder die Räume werden selber eingerichtet. Dann fallen natürlich gewisse Anschaffungskosten an. Zu den wichtigsten Einrichtungen gehören Schreibtische, Bürostühle, Besuchertische sowie Besucherstühle für einen möglichen Kundenverkehr. Aber auch Aktenschränke, Garderoben dürfen nicht vergessen werden. Schließlich fehlt dann noch die technische Ausstattung, wie PCs, Drucker, Scanner und vieles mehr.

Die Ausstattung der Gemeinschaftsräume übernimmt meist der Hauptmieter.

Die Kosten eines Shared Office

Selbstverständlich fallen auch bei einem Shared Office gewisse Kosten an. Hierzu zählen insbesondere die Mieten und Nebenkosten, die verständlicherweise sich nach Region ändern können. Wie zuvor dargelegt, müssen einige Büros noch ausgestattet werden. In diesem Fall muss die Möbeleinrichtung und auch die technische Ausstattung finanziert werden.

Bild: Taschenrechner

Vor- und Nachteile

Ein Shared Office stellt eine interessante Alternative gegenüber einem eigenen Büro oder Coworking dar. Bei einem eigenen Büro muss für sämtliche Kosten alleine aufgekommen werden. Die Bindung an einen festen Standort besteht zunächst. Entweder wird über viele Jahre ein Büro angemietet oder direkt eine Büroimmobilie gekauft. Problematisch ist nur, dass ggf. noch viele Jahre die Bindung an einen solchen Mietvertrag besteht, auch wenn das Büro nicht mehr zum Bedarf der Firma passt. Zu den Mietkosten kommen noch die übrigen Nebenkosten, Wartungs- und Unterhaltungskosten. Diese werden bei einem Shared Office mit anderen geteilt.

Vorteile
Nachteile
Kostenteilung bei Miete, Nebenkosten, Wartung
Bei gleicher Branche kann Konkurrenzdenken auftreten
Kontakt mit anderen Unternehmen aus derselben Branche fördert Motivation und Inspiration
Networking-Aspekt: Der Austausch mit anderen Unternehmen in anderen Branchen bereichert und es entstehen wichtige Kontakte, auch zu anderen Networkern

Relativ günstig ist dagegen das Coworking. Jedoch gibt es hier meist keinen festen Arbeitsplatz. Für eine geregelte Aufgabenerledigung mit Angestellten kann es hier etwas zu unruhig sein. Eine abgeschlossene Privatsphäre bietet Coworking im Grunde nicht. Für wen sich Coworking lohnt, kannst du hier nachlesen.

Für wen eignet sich ein Shared Office?

Ein Shared Office eignet sich besonders gut für alle Unternehmen, für die die Kosten bei der Anmietung von Büroräumen eine relevante Rolle spielt und für die vor allem Flexibilität wichtig ist. Es eignet sich außerdem auch hervorragend für Unternehmen, die offen für Austausch sind aber für die dennoch Privatsphäre wichtig ist.

Ungeeignet ist ein Shared Office für Unternehmen oder Selbstständige, denen Zusatzservices wichtig sind oder die sich mit vielen verschiedenen Firmen austauschen wollen. Zusatzservices, wie Empfangs- oder Telefonservices werden z.B. in großen Business Centern angeboten, welche aber natürlich entsprechend kostenintensiver ausfallen.

Wie lässt sich der richtige Partner finden?

Wer sich eingehend mit dem Thema Shared Office beschäftigt, sollte sich auch Gedanken machen, wie der richtige Büropartner gefunden werden kann. Eine gute Hilfe stellt das Portal von shareDnC dar. Hier können freie Büroflächen zur Untermiete angeboten werden und man findet schnell passende Mieter. So können Unternehmen ihre Mietkosten senken und nur für die Räume bezahlen die sie wirklich benötigen..

Der Unterschied zu Coworking Spaces

Ein Shared Office unterscheidet sich deutlich von einem Coworking Space. Beide Büroformen überzeugen mit einer attraktiven Kostenstruktur. Das Coworking ist eine Anlaufstelle, die nicht langfristig angemietet werden muss. Dafür besteht in aller Regel kein Anspruch darauf, dass an jedem Tag derselbe Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Hier wird lediglich ein Schreibtisch mit der nötigen IT-Infrastruktur bereitgestellt. Keinesfalls ist es hier also möglich. die nicht bearbeiteten Akten vom Vorabend über Nacht liegen zu lassen. Diese Vorzüge bietet natürlich ein Shared Office.

Coworking richtet sich in erster Linie an junge Start-Ups, die für eine eigene Büroausstattung noch nicht die ausreichenden Mittel besitzen oder noch in der Findungsphase sich befinden. Bei Shared Office finden sich zwar auch Start-Ups, jedoch richtet sich diese Büroform auch an alle anderen selbstständigen Geschäftspartner.

In aller Regel rentiert sich auf längere Sicht ein Shared Office mehr als Coworking. Alle Informationen hierzu und weitere Unterschiede findest du in unserem großen Vergleich zwischen einem eigenen Büro, Coworking und einem Shared Office.

Fazit

Ein Shared Office ist eine tolle Lösung für alle, die in Zukunft gerne weiterwachsen möchten, alleine aber noch kein großes Büro finanzieren können. In diesem Fall können Teile des Büros untervermietet werden. Entsprechend ist ein Shared Office auch die perfekte Bürolösung für Startups und kleinere Unternehmen, um Kosten zu sparen, indem sie Untermieter in einem Shared Office werden. Ein Shared Office bietet ideale Lösungen, mit denen sich viele Kosten eines Unternehmens reduzieren lassen.

Wenn ihr neugierig geworden seid und euch weiter informieren möchtet, dann wendet euch am besten direkt an shareDnC – wir helfen euch gerne weiter!

 

Whitepaper zum Thema Untervermietung

Erfahre_alles_zum_Thema_Untervermietung

Facebook
Twitter
Pinterest
 

Weitere Blogposts, die dich interessieren könnten:

Der große Vergleich: Coworking, eigenes Büro oder Shared Office?

Der große Vergleich: Coworking, eigenes Büro oder Shared Office?

4.9 27 Coworking, eigenes Büro oder vielleicht doch lieber ein Shared Office? Gerade für junge Unternehmen sind das entscheidende Fragen.…
Networking im Coworking Space

Networking im Coworking Space

4.6 16 Welche Vorteile Networking im Coworking Space mit sich bringt und wie man mit den eigenen Skills dabei punkten…
Was kostet ein Büro?

Was kostet ein Büro?

4.6 27 Der Preis eines Büros bestimmt sich nicht allein durch die Miete. Welche anderen Faktoren noch eine Rolle spielen,…