Tipps rund ums Finanzielle in einer Bürogemeinschaft

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Tipps rund ums Finanzielle in einer Bürogemeinschaft

 

 

Sollte ich die Miete einbeziehen oder überweisen lassen? Wie läuft eine Mieterhöhung ab? Und wie wird die Kaution gehandelt?

In diesem Blogbeitrag geben wir dir hilfreiche Tipps rund ums Finanzielle in einer Bürogemeinschaft, die schnell für Klarheit sorgen. Mit diesen Hilfestellungen im Hinterkopf, kannst du entspannt in dein neues Mietverhältnis starten. 

Tipps Finanzielles Bürogemeinschaft

Inhalt:

Mietvertrag oder Mietrechnung - Was eignet sich besser?

First things first: Bevor deine Mieter:innen einziehen, musst du einen Mietvertrag erstellen und abschließen. Über shareDnC kannst du mithilfe weniger Klicks einen Mietvertrag ganz bequem erstellen. Das bietet dir den Vorteil, dass die Kündigung dann ebenfalls mit einem Klick über shareDnC erfolgen kann. Selbstverständlich kannst du auch einen eigenen Vertrag mit deinem:r Untermieter:in abschließen; hier erfolgt die Kündigung schriftlich an den:die Untermieter:in. 

Mietrechnung: 

Bei einem Mietvertrag, der über shareDnC erstellt und abgeschlossen wird, muss dem:r Mieter:in keine Rechnung über die Miete gestellt werden. Unser Mietvertrag ist so aufgebaut, dass dein:e Mieter:in diesen für dieSteuer nutzen kann. Nach §14 UStG ist für den Vorsteuerabzug eine ordentliche Rechnung erforderlich. Ein Mietvertrag gilt als Rechnung, wenn er verschiedenen Formerfordernissen entspricht. Wenn du unseren Mietvertragsgenerator nutzt, kannst du sicher sein, dass diese Erfordernisse erfüllt sind.

Dauermietrechnung: 

Eine Dauermietrechnung ist eine Rechnung über Mietzahlungen, welche auf Dauer immer wieder geleistet werden. Anstelle des Mietvertrages kann also ebenfalls eine Dauermietrechnung als Beleg aufgestellt werden. Es wird also lediglich einmal eine Rechnung gestellt, welche dann jeden Monat gilt; außer es gibt Änderungen (z.B. Mietänderungen). Für die Dauerrechnung gibt es keine zusätzlichen rechtlichen Anforderungen. Unternehmer:innen müssen lediglich die Mindestanforderungen zur Rechnungsstellung gem. §14 Abs. 4 und §14a UStG beachten. Diese enthalten die folgenden Punkte:

  • Name und Anschrift des Leistenden 
  • Name und Anschrift des:r Leistungsempfängers:in
  • Ausstellungsdatum der Rechnung 
  • Fortlaufende Rechnungsnummer 
  • Steuernummer/ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsstellers
  • Angaben zur Art der Leistung 
  • Zeitpunkt der Leistung 
  • Zahlungszeitpunkt 
  • Rechnungsbetrag inklusive Steuerbetrag & Steuersatz wobei der Steuerbetrag explizit auszuweisen ist
Hier kannst du dir ein Muster zu Dauermietrechnung herunterladen.

Unsere Empfehlung:

Jeden Monat eine Rechnung zu stellen, kostet viel Zeit. Wir empfehlen eine Dauermietrechnung oder einen Mietvertrag, der deren Erfordernisse erfüllt

Möglichkeiten der Mietzahlung

Die Mietzahlung kann entweder per Einzug via SEPA Mandat, Dauerauftrag oder Überweisung erfolgen. Während bei einem Mieteinzug via SEPA Mandat der:die Vermieter:in den Zahlungsfluss kontrollieren kann, muss bei einem Dauerauftrag und einer Überweisung der:die Mieter:in aktiv werden. 

Möglichkeiten der Mietzahlung
Mieteinzug via Basis-SEPA Mandat
Unkompliziertes Verfahren, jedoch kann der:die Mieter:in bis zu 8 Wochen nach Einzug der Transaktion widersprechen und das Geld wieder zurückfordern.
Mieteinzug via Firmen-SEPA Mandat
Vorgesehen für den Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen. Hierbei hat der:die Mandant:in nach der Abbuchung keinen Anspruch mehr auf Rückbuchung, der:die Zahlungsempfänger:in ist damit im Vergleich zum Basis-SEPA Mandat auf der sicheren Seite.
Dauerauftrag
Unkompliziertes Verfahren, allerdings liegt es hier an dem:der Mieter:in, ob und wie schnell ein Dauerauftrag zustande kommt.
Überweisung
Stellt generell keine Probleme dar, sofern der:die Mieter:in zuverlässig ist und stets die Miete überweist. Kann zu Problemen führen, wenn das Geld nicht regelmäßig zum selben Zeitpunkt überwiesen oder ggfs. vergessen wird wegen eines Urlaubes.

Unsere Empfehlung:

Wir empfehlen die Mietzahlung via Basis-SEPA Mandat. Das Verfahren ist unkompliziert und stellt die rechtzeitige Zahlung der Miete sicher. Insbesondere bei mehreren Untermieter:innen ist dies die sicherste und komfortabelste Lösung, da bei anderen Verfahren häufig schnell der Überblick verloren gehen kann. Bei wenigen (einem:r oder zwei) Untermieter:innen kann ebenfalls ein Dauerauftrag gewählt werden.

Wie läuft eine Mieterhöhung ab?

Mieterhoehung Shared Office

Um zukünftig auch einen marktgerechten Mietpreis zu erzielen, sind oftmals Mieterhöhungen unumgänglich. Dies kann entweder durch eine vertragliche Festlegung, befristete Mietverträge, Einigung oder eine Änderungskündigung erfolgen. 

Insbesondere bei flexiblen Mietverträgen für kleine Büroräume oder Schreibtischplätze ist die Aufnahme einer Klausel in den Mietvertrag eher unüblich. Durch kurze Kündigungsfristen kann die Miete regelmäßig angepasst werden. 

Und auch wenn keine Klausel zur Mieterhöhung vereinbart wurde, kann der:die Vermieter:in die Miete nachträglich erhöhen. Dies geschieht entweder durch beiderseitige Einigung oder eine Änderungskündigung. In den meisten Fällen erfolgt eine unkomplizierte Einigung zwischen Vermieter:in und Untermieter:in. Der:die Vermieter:in schlägt eine Mieterhöhung vor und der:die Mieter:in muss die Zustimmung mitteilen.

Sollte es zu keiner Einigung kommen, so kann die Mieterhöhung durch eine Änderungskündgung erfolgen. Dabei wird der alte Vertrag aufgelöst und ein neuer inklusive des neuen Mietwertes aufgesetzt. Dabei muss hier jedoch die Kündigungsfrist beachtet werden. Stimmt der:die bisherige Mieter:in zu, so tritt der “neue” Vertrag in Kraft. Lehnt er:sie ab, so kündigt er:sie automatisch den Vertrag und muss die Fläche verlassen. 

Bei längeren Mietverträgen empfiehlt sich die Aufnahme einer Klausel zur Mieterhöhung in den Mietvertrag. Beliebt sind vor allem Staffelmieten oder Mietpreisklauseln. Auch die folgenden Klauseln sind für gewerbliche Mietverträge typisch: 

  • Wertsicherungsklausel 
  • Spannungsklausel
  • Leistungsvorbehalt

Unsere Empfehlung:

Besonders bei kurzen und/ oder flexiblen Laufzeiten lohnt sich die Aufnahme einer Klausel in den Vertrag nicht, da die Miete durch die kurzen Laufzeiten regelmäßig angepasst werden kann. Sollte die Miete erhöht werden müssen, so kann ganz unkompliziert eine Einigung zwischen Untermieter:in und Vermieter:in oder eine Änderungskündigung vorgenommen werden. Handelt es sich um einen mehrjährigen Vertrag, so empfiehlt sich die Aufnahme einer Klausel, zu Beispiel einer Mietpreisklausel, in den Vertrag.

Kaution - ja oder nein?

Jedem:r Anbieter:in steht es zunächst frei, ob er:sie eine Kaution verlangt und in welcher Höhe. Dies kann einfach bei der Erstellung des Inserates ausgewählt werden. Bei flexiblen Mietverträgen werden in der Regel keine Investitionen in die zu vermietende Fläche vorgenommen (getreu dem Motto „come as you are“) und bei Problemen mit der Mietzahlung erlauben die kurzen Kündigungsfristen einen schnellen Ausstieg aus dem Mietverhältnis. Daher ist die Einforderung einer Kaution bei flexiblen Mietverträgen eher unüblich. 

Höhe der Kaution

Die Höhe der Kaution richtet sich üblicherweise nach dem zu vermietenden Objekt. Bei langfristigen Mietverträgen ist eine Kaution in Höhe von drei Monatsmieten üblich. Dies ist die Faustregel und im Wohnrecht sogar die maximal erlaubte Kaution. Im Gewerbe dürfen Kautionen per se auch höher als 3 Monatsmieten ausfallen, jedoch ist dies eher untypisch und gilt nur in besonderen Fällen (z.B höchstmögliche Prestige-Einrichtung). 

Bei flexiblen Mietverträgen ist es gängig, keine Kaution oder eine Kaution von maximal einer Monatsmiete zu verlangen, da die Verträge schnell gekündigt werden können. Zu hohe Kautionen schrecken besonders junge Unternehmen schnell ab. 

Kautionshandling Bürogemeinschaft

Anlage der Kaution

Im Gegensatz zur Kautionsanlage bei privaten Wohnungen, ist der:die Vermieter:in von gewerblichen Immobilien gesetzlich nicht verpflichtet, die Kaution anzulegen oder zinsbringend arbeiten zu lassen. Die Kaution wird in den meisten Fällen jedoch gesondert vom eigenen Vermögen des:der Vermieter:in angelegt. Denn sofern es im Mietvertrag keine Angaben diesbezüglich geben sollte, hat der:die Mieter:in im Falle einer Insolvenz gegebenenfalls keinen Schutz, die Kaution zurückzuerhalten (sofern im Insolvenzverfahren kein Vermögen des Schuldners anderweitig vorhanden ist und nichts liquidiert werden kann).

In der Praxis wird daher in der Regel eine Vereinbarung zur Anlage der Kaution im Mietvertrag festgehalten, so zum Beispiel die Einzahlung auf ein gesondertes Extra-Konto (sog. “Mietkautionskonto”). Dadurch wird die Trennung vom übrigen Vermögen des:r Vermieters:in gewährleistet. Sofern beidseitiges Einverständnis gegeben ist, sind auch andere Möglichkeiten zur Anlage machbar. So zum Beispiel die Zahlung in Bar oder eine gewerbliche Mietkautionsversicherung. 

Unser Tipp:

Vereinbare mit deinen Mieter:innen eine geringe Mietkaution im Gegenzug für die Anlage dieser Kaution auf kein gesondertes Konto. So wird der Aufwand der Anlage reduziert und das Risiko für die Mieter:innen ist gering.

Rückzahlung der Kaution

Es gilt die Verpflichtung, die Kaution nach einer angemessenen Prüfungsfrist an den:die Mieter:in zurückzuzahlen. Die Rechtsprechung räumt eine Frist zwischen drei und sechs Monaten ein. Der Anspruch auf Rückzahlung der Kaution verjährt für Mieter:innen nach drei Jahren, gem. §195 BGB. 

Unsere Empfehlung:

Bei flexiblen Mietverträgen, Schreibtischplätzen und kleinen Büroräumen empfehlen wir, keine Kaution oder maximal eine Monatsmiete einzufordern. Zu hohe Kautionszahlungen schrecken besonders junge Unternehmen ab, da diese ihr (knappes) Kapital nicht unberührt über lange Zeit parken wollen. Zudem kann ein flexibler Vertrag ohne lange Kündigungsfristen schnell beendet werden. Der Aufwand der Anlage einer Kaution ist daher für flexible Verträge oftmals zu hoch, verglichen zum damit verbundenen Risiko. Handelt es sich bei der Untervermietung um eine Untervermietung großer Büroräume oder -flächen und um einen längerfristigen Mietvertrag, so empfiehlt sich eine Kaution von drei Monatsmieten.

Ist eine Bonitätsprüfung notwendig?

Die Bonitätsprüfung der Untermieter:innen ist bei einzelnen Desks und kleinen Büroräumen eher unüblich. Oftmals sind wenige Daten über junge Unternehmen, welche überwiegend nach flexiblen, bezahlbaren Büroräumen suchen, vorhanden. Zudem ist das finanzielle Risiko bei flexiblen Verträgen sowie Desks und kleinen Büroräumen gering, da diese Verträge eine schnelle Beendigung des Mietverhältnisses ermöglichen und keine Investition in den Ausbau von Büroflächen o.ä. getätigt werden müssen.

Bei der Untervermietung größerer Fläche mit einer höheren Miete kann eine vorherige Bonitätsprüfung der Untermieter:innen durchaus Sinn machen. Wer die Bonität der Mieter:innen vorab prüfen möchte, kann eine Selbst- und/ oder eine Schufa-Auskunft verlangen. 

Als Vermieter:in kann die Bonitätsprüfung von Unternehmen ganz einfach bei der Schufa angefordert werden. Dabei kann zwischer einer Kurz- und einer Vollauskunft gewählt werden. Wer zusätzliche Auskünfte möchte, kann ein Einkommensnachweis im Rahmen der Selbstauskunft anfordern, insbesondere bei Selbstständigen und Freelancern kann dies sinnvoll sein.

Beachte: Wer die Bonitätsprüfung von Unternehmen anfordert, zahlt diese auch. Die Kosten belaufen sich in der Regel um rund 30€ pro Auskunftsbogen.

Unsere Empfehlung:

Bei der Untervermietung kleinerer Räume und Schreibtischplätze sollte eine Bonitätsüberprüfung nicht von Notwendigkeit sein. Handelt es sich um die Untervermietung größerer Flächen mit einem Mietpreis von mehreren Tausend Euro/ Monat, sollte sich eine Schufa-Auskunft eingeholt werden.

Fazit

Ein flexibler Vertrag zur Untervermietung leerstehender Büroräume ist nicht nur für junge Unternehmen attraktiv, sondern ebenfalls mit einem geringen Aufwand für den:die Vermieter:in verbunden. Die Mietzahlung empfiehlt sich unkompliziert über einen Dauerauftrag oder ein Basis-SEPA-Mandat. Auch eine Klausel im Mietvertrag zur Mieterhöhung ist bei flexiblen Mietverträgen häufig unüblich, da bei diesen Verträgen das Mietverhältnis zeitnah beendet werden kann und es im Falle einer Erhöhung zu einer Einigung zwischen den Parteien kommen kann. Eine Kaution wird üblicherweise nicht eingefordert, da bei kleinen Büroräumen oder Schreibtischplätzen oftmals keine Investitionen getätigt werden und die Aufwand der Organisation der Kaution daher zu aufwendig ist. 

Du möchtest Teile deines Büros untervermieten? Bei ungenutzten Büroräumen oder Büroflächen in deinen Räumlichkeiten ist Untervermietung genau das Richtige für dich. So ist es möglich, Mietverträge mit kürzeren Laufzeiten zu vereinbaren und flexibel nach Platzbedarf die freien Büroflächen unterzuvermieten. Gleichzeitig hilfst du mit der Untervermietung deiner Büros jungen Unternehmen dabei, ein neues Zuhause für ihr Business zu finden. Du hast dabei sogar noch einen weiteren positiven Nebeneffekt: Du kannst unnötige Mietkosten sparen.

Jetzt Büro untervermieten

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Tipps zur Datensicherheit in einer Bürogemeinschaft

Tipps zur Datensicherheit in einer Bürogemeinschaft

Das Zusammenarbeiten in einer Bürogemeinschaft bringt viele Vorteile mit sich, unter anderem der Austausch, die flexiblen Mietlaufzeiten und natürlich die Kosteneinsparung bei der Miete. Häufiger hören wir aber auch Bedenken zum Thema Datensicherheit.
In diesem Artikel wollen wir diese aufgreifen und zeigen wie man auch in einer Bürogemeinschaft Datensicherheit sicherstellen kann. Dazu klären wir beispielsweise auf, wie Datensicherheit bei gemeinsam genutztem Internet gewährleistet werden kann und wie eine Clean Desk Policy bei der Datensicherheit am Arbeitsplatz selbst weiterhelfen kann. Hierzu haben wir uns die Expertise von Katharina hinzugeholt, Teamlead Privacy bei der Proliance GmbH (datenschutzexperte.de). 

 
Katharina S. - Datenschutzexperte.de

Datensicherheit-Expertin:

Katharina Schreiner ist Teamlead Privacy bei der Proliance GmbH (datenschutzexperte.de) und betreut zusammen mit ihrem Team Kunden aus den verschiedensten Branchen zum Datenschutz. Sie ist Volljuristin und zertifizierte Datenschutzbeauftragte und ist seit mehreren Jahren in der datenschutzrechtlichen Beratung tätig. 

Inhalt:

Datensicherheit im Shared Office - das sollten Mitarbeiter:innen beachten

Seitens der Mitarbeiter:innen sind grundsätzliche Verhaltensweisen zu beachten, um die Vertraulichkeit von personen- und unternehmensbezogenen Informationen zu gewährleisten: Das betrifft beispielsweise Gespräche auf dem Flur, „Clean Desk“ oder das sichere Aufbewahren von Unterlagen und Geräten. Diese Regeln, die auch unabhängig von einer Untervermietung von Büroräumen berücksichtigt werden sollten, können die „alltäglichen“ Fallstricke im Datenschutz und -sicherheit gerade auch bei Shared Office Konstellationen vermeiden. Besonderes Augenmerk sollte auf Räumlichkeiten gelegt werden, die gemeinschaftlich genutzt werden wie Küche oder Meetingräume. Hier sollte es konkrete Vorgaben geben, welche Verhaltensregeln zu beachten sind, z. B. „Clean Desk“ nach jedem Meeting, keine Aushänge mit personenbezogenen Daten. Mehr zur Clean Desk Policy erfahrt ihr weiter unten in diesem Artikel.

Datensicherheit bei gemeinsam genutztem Internet

In einer Bürogemeinschaft spricht nichts dagegen, das vorhandene Internet gemeinsam zu nutzen. „Wie soll das funktionieren?“, fragst du dich jetzt? Denn durch ein gemeinsam genutztes Netzwerk hat jede:r darin Zugriff auf alle Daten. Das stimmt. Aber dafür gibt es eine Lösung.

Das vorhandene WLAN-Netzwerk kann – vereinfacht ausgedrückt – in verschiedene Zugangspunkte eingeteilt werden. Diese Zugangspunkte werden auch Access Points genannt und bieten dir die Möglichkeit, dein Netzwerk in verschiedene Anschlüsse einzuteilen. So erhalten alle Mieter:innen ein „eigenes Netzwerk“, auf das nur sie zugreifen können. So sind eure firmeninternen Daten weiterhin für andere nicht einsehbar. Sollte es außerdem zu Auffälligkeiten kommen, könnt ihr diese einem Anschluss leicht zuordnen.

Die Funktion, das WLAN über verschiedene Access Points zugänglich zu machen, ist mit jedem gängigen Router möglich. Das WLAN-Signal kann zudem noch weiter verstärkt werden, indem der Router mit Access Point-Geräten verbunden wird.

Zwei wichtige Punkte sollte man bei der Einrichtung von Access Points nicht vergessen:

  • Jeder Zugangspunkt sollte auch mit einem eigenen Passwort geschützt werden, um unbefugten Zugriff zu vermeiden.
  • Client Isolation: Mit dieser Sicherheitsvorkehrung wird dafür gesorgt, dass alle Clients nur sich selbst und den Zugangspunkt im lokalen Netzwerk sehen, nicht aber andere Clients.

Katharinas Empfehlung

Wer getrennte Netzwerke bevorzugt, für den empfiehlt Katharina die Einrichtung eines eigenen V-LANS und WiFi Netzwerks: "Hinsichtlich der Internetnutzung kann für die Untermieter:innen ein eigenes V-LAN und WiFi Netzwerk eingerichtet werden. Es sollte insbesondere auch die Nutzung von Geräten wie Drucker oder Scanner in den Blick genommen werden. Idealerweise werden diese nicht gemeinschaftlich genutzt, um Datenschutz-Fallen von Vornherein zu umgehen. Lässt sich dies nicht ermöglichen, sollten zumindest Maßnahmen ergriffen werden wie bspw. das Drucken nur mit vorheriger PIN-Eingabe.”

Was ist mit einer Vertraulichkeitsvereinbarung? Wird diese benötigt?

Für Katharina ist eine Vertraulichkeitsvereinbarung allenfalls eine Notlösung: “Eine Vertraulichkeitsvereinbarung ist grundsätzlich stets sinnvoll, wo Berührungspunkte zu personen- und firmenbezogenen Daten bestehen bzw. nicht ausgeschlossen werden können. In der Shared Office Konstellation soll der:die Untermieter:in eigentlich gerade nicht mit personen- und firmenbezogenen Daten des vermietenden Unternehmens in Kontakt kommen. Deshalb sollte vorrangig auf Maßnahmen gesetzt werden, die von Vornherein ausschließen, dass Daten offengelegt werden. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung sollte in diesem Zusammenhang als allenfalls „für den Notfall“ relevant werden.”

Mit der Clean Desk Policy zu mehr Datensicherheit am Arbeitsplatz

Was ist eine Clean Desk Policy?

Unter Clean Desk Policy versteht man eine Richtlinie in einem Unternehmen, in der genau festgelegt ist, wie Mitarbeiter:innen ihren Arbeitsplatz zurücklassen sollen, wenn sie das Büro verlassen. Diese kann beispielsweise beinhalten, dass alle Dokumente und Ordner am Ende des Tages von den Tischen weggeräumt werden – sei es in abschließbare Schränke oder eben in den Mülleimer/ Aktenvernichter.

Die Clean Desk Policy kann sehr gut in einer Bürogemeinschaft angewendet werden – unabhängig davon, ob diese Richtlinie im Unternehmen festgelegt wurde oder nicht. Dokumente und Unterlagen in Papierform sollten nicht für jeden ersichtlich auf dem Platz liegen und immer nach Nutzung sicher weggeräumt werden. Dafür eignen sich abschließbare Schränke und Rollcontainer, vor allem wenn der Büroraum selbst nicht abschließbar ist. Außerdem sollte darauf geachtet werden, Dokumente mit sensiblen Inhalten nicht einfach in den Papierkorb zu werfen, sondern mittels eines Aktenvernichters zu entsorgen. Oder du verzichtest im Sinne der Umwelt so gut es geht komplett auf Papierkram. 

Sehr viel einfacher ist das Ganze, wenn die Unterlagen gar nicht in Papierform vorliegen, sondern digital sind. Natürlich kann es dazu kommen, dass Untermieter:innen an dem Schreibtisch vorbeilaufen und mal einen Blick auf den Bildschirm werfen. Dagegen gibt es Blickschutzfolien, die man auf den Bildschirm kleben kann. So sind auch digitale Unterlagen mit sensiblem Inhalt vor unbefugten Blicken geschützt.    

Für die Sicherheit der eigenen Büroausstattung oder der Dokumente sollte bei separaten Büroräumen die Tür auch immer abgeschlossen werden, wenn man das Büro verlässt. Wenn keine abschließbaren Türen vorhanden sind, lassen sich Dokumente und Laptops auch gut in verschließbaren Schränken und Rollcontainern verstauen. Solche Probleme mit Untermieter:innen sind aber äußerst selten, vor allem weil du sie vorher beim Besichtigungstermin kennenlernst und selbst aussuchst, wer einziehen darf. Solltest du doch ein schlechtes Gefühl haben, kannst du jederzeit einfach mit den betroffenen Personen darüber sprechen, denn: Communication is key! 

Tipp: Wenn man nur kurz den Platz verlässt, kann man den PC schnell sperren. Ganz einfach mit der Tastenkombination: “Windows”+”L” oder “Control”+”Command”+”Q”.

In Bürogemeinschaften ist datenschutzkonformes Arbeiten möglich

Die Bedenken bezüglich der Datensicherheit, die beim Gedanken an eine Bürogemeinschaft ausgelöst werden, können unter Beachtung der oben genannten Tipps aus dem Weg geräumt werden. Wir haben euch diese Tipps nochmals als Checkliste unten zusammengefasst. Damit steht dem datenschutzkonformen Arbeiten in einem Shared Office nichts mehr im Wege.

Auch Katharina sagt: “Generell lässt sich sagen, dass die Einhaltung datenschutzrechtlicher und datensicherheitsbezogener Anforderungen auch im Shared Office möglich ist und kein Hindernisgrund für eine Untervermietung per se darstellt”

Ein abschließender Tipp von Katharina

Katharina S. - Datenschutzexperte.de

Grundsätzlich ist zu empfehlen, dass das Thema Datenschutz und -sicherheit schon im Vorfeld bedacht werden sollte und entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen bereits vorhanden bzw. vorbereitet sein sollten, bevor Untermieter:innen einziehen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die Sensibilisierung der Mitarbeiter:innen, d.h. Mitarbeiter:innen sollten hinsichtlich der Besonderheiten im Shared Office und den richtigen Verhaltensweisen geschult werden. Dies inkludiert z.B.:

  • Clean Desk Policy
  • Schlüsselmanagement
  • Strikte Trennung von IT-Geräten bzw. deren Nutzung
  • Abschließbare Schränke und Sichtschutz

Praxisbeispiel: Datensicherheit im Shared Office bei datenschutzexperte.de

“Auch wir haben die für unsere Situation passenden und bereits erwähnten Maßnahmen umgesetzt wie bspw. die Einrichtung eines eigenen Netzwerks für die Untermieter:innen. Wichtig war für uns auch, bereits bei der Entscheidung, ob wir einen Büroraum untervermieten, die Gegebenheiten und die Bedürfnisse unseres Untermieters mit Hinblick auf den Datenschutz genau zu betrachten. Die Voraussetzungen waren bei uns sehr gut: Unser Untermieter nutzte keine Meetingräume und aufgrund der Lage der Büroräume und der zu dieser Zeit wenigen Mitarbeiter vor Ort konnten wir eine weitestgehende Trennung zwischen dem Arbeitsbereich unseres Untermieters und unserer eigenen Bereiche sicherstellen.” 

datensicherheit im Shared Office - Praxistipp
  • Das Internet kann gemeinsam genutzt werden, ohne dass firmeninterne Daten für jede:n ersichtlich sind, indem verschiedene Zugangspunkte im Netzwerk erstellt werden. Wer sich extra absichern möchte, kann einen extra Zugang anlegen.
  • Achte darauf, dass wichtige Unterlagen in Papierform nicht offen auf dem Schreibtisch liegen bleiben. Verschließe diese sicher in abschließbaren Schränken oder Rollcontainern.
  • Clean Desk: Halte Arbeitsplätze frei von Unterlagen
  • Dokumente mit vertraulichen Informationen gehören nicht in den Papierkorb, sondern sollten mittels eines Aktenvernichters entsorgt werden.
  • Personenbezogene Daten und interne Informationen in digitaler Form kannst du mithilfe von Blickschutzfolien für deinen Bildschirm vor unbefugten Blicken schützen.
  • Du möchtest kurz deinen Arbeitsplatz verlassen? Dann sicher deinen Laptop mit einer Passwortsperre oder nimm deinen Laptop ganz einfach mit.
  • Führe vertrauliche Telefonate außerhalb der Hörweite anderer Untermieter:innen.
  • Nach Feierabend sollten alle Unterlagen und Laptops in abschließbaren Schränken verstaut werden. Auch die Büroräume sollten verschlossen werden.
  • Bereite deine Mitarbeiter:innen auf diese Besonderheiten im Shared Office und die richtigen Verhaltensweisen vor

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Philipp Hartje

Philipp Hartje

Philipp ist Co-Founder & Geschäftsführer bei shareDnC, der führenden Plattform für die Vermittlung von flexiblen Büroräumen und Arbeitsplätzen. Er findet “Büroknappheit in Großstädten” muss nicht sein und möchte den Office Sharing Gedanken weiter verbreiten. Bei Fragen rund ums Thema Office Sharing und Untervermietung von Büroräumen, wende dich gerne an service@sharednc.com.

Büros werden bleiben, sie werden sich nur verändern​

Coworking Space

Büros werden bleiben, sie werden sich nur verändern​

Im Moment wird viel darüber diskutiert, wie sich die Büronutzung durch die Erfahrungen während der Hochphase der COVID-Pandemie verändern wird. Viele Unternehmen haben mehrere Monate komplett remote gearbeitet oder tun dies teilweise immer noch. Dabei wurde deutlich, dass viele Aufgaben des daily Business sehr gut von Zuhause erledigt werden können, teilweise sogar effizienter, weil man sich besser konzentrieren kann. Aber bedeutet dies, dass Büros in Zukunft überflüssig werden? Wir können uns das nicht vorstellen.

 

Konzentriertes Arbeiten zuhause, Meetings im Büro​

Wir beschäftigen uns gerade auch damit die Büroplanung an die Präferenzen unserer Mitarbeiter anzupassen. Der Großteil der Mitarbeiter kommt zur Zeit an 2-3 Tagen ins Büro. Häufig ist die Büroanwesenheit von den ToDos abhängig. Es gibt viele Aufgaben, die auch ich mittlerweile liebe von Zuhause erledige, weil ich mich dort besser fokussieren kann. 

Jedoch gerade bei der Arbeit an teamübergreifenden Projekten, bei Abstimmungsmeetings oder einfach um schnell Input von Kollegen einzuholen ist es für uns wichtig das Büro als Anlaufpunkt zum Austausch zu haben. Stehen weniger Tage für Meetings im Büro zur Verfügung, schafft man es dann auch ganz nebenbei die Anzahl der Meetings zu reduzieren und mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten zu schaffen.  

Wird dadurch weniger Bürofläche benötigt? Das definitiv. Immobilienexperten gehen davon aus, dass man bei 2-3 Tagen Home Office pro Woche, ca. 10% weniger Fläche benötigt. Das ist nur ein Grund, weshalb das sogenannte hybride Arbeiten nun vor allem auch für Unternehmen an Bedeutung gewinnt. Auch wir werden uns Gedanken machen müssen, ob wir noch alle Büroräume oder Arbeitsplätze nutzen oder diese besser untervermieten können.

Remote arbeiten, aber nicht zuhause

Was aber wenn man gerne zuhause arbeiten möchte, die Bedingungen dafür aber, zum Beispiel durch die familiäre oder Wohnungssituation, nicht gegeben sind? Oder man einen weiten Anfahrtsweg hat, aber gerne im Büro arbeiten möchte. Hier wird es in Zukunft vielfältige Formen des Remote Work geben. Warum nicht einen Arbeitsplatz in der Nähe des Mitarbeiters anmieten, um ihm die tägliche Pendelei zu ersparen oder ihm einen Raum zum konzentrierten Arbeiten zu schaffen? Viele verlagern notgedrungen ihren Arbeitsplatz in das Café nebenan. Dort geht aber ein entscheidender Vorteil des Home Office verloren, denn fokussiertes Arbeiten ist hier nur selten möglich. 

Philipp Hartje

Philipp Hartje

Philipp ist Co-Founder & Geschäftsführer bei shareDnC, der führenden Plattform für die Vermittlung von flexiblen Büroräumen und Arbeitsplätzen. Er findet “Büroknappheit in Großstädten” muss nicht sein und möchte den Office Sharing Gedanken weiter verbreiten. Bei Fragen rund ums Thema Office Sharing und Untervermietung von Büroräumen, wende dich gerne an service@sharednc.com.

Zurück in den shareDnC Space

Zurück ins Shared Office - Ein persönlicher Einblick

Mehr als zwei Monate war unser gesamtes Team im Home Office. Als uns mitgeteilt wurde, dass wir wieder zurück ins Büro dürfen, war ich persönlich sehr froh darüber. Das Ganze war natürlich auf freiwilliger Basis. Wer sich damit wohl fühlte, konnte die Möglichkeit wahrnehmen, wieder ins Büro zu gehen. Kollegen, die eine längere Anfahrt mit der Bahn haben, sollten zum Beispiel eher noch zuhause bleiben. Am Anfang waren viele meiner Kollegen etwas verhaltener und es wollten nicht alle aus dem Team direkt wieder zurück. Mittlerweile werden wir aber immer mehr.

Da meine Wohnsituation nicht sehr Home Office-freundlich ist, ohne separates Arbeitszimmer, nahm ich das Angebot sofort wahr. Home Office am Küchentisch funktioniert nicht immer ganz ablenkungsfrei – da passiert es dann doch mal schnell, dass man die Spülmaschine ausräumt oder ähnliches. Auch das technische Equipment aus dem Büro fehlte mir im Home Office, besonders der zweite Bildschirm oder das schnelle Internet. Seit fast acht Wochen gehe ich nun wieder zweimal die Woche ins Office und genieße die Abwechslung!

shareDnC

Was ist anders als vorher?

Nicht alles im Büro ist so wie vor Covid-19. Wenn man ins Office reinkommt, wird man daran erinnert, sich die Hände zu waschen und zu desinfizieren. Dafür steht überall Desinfektionsmittel bereit. Was zudem direkt auffällt ist, dass das Büro deutlich leerer ist – das liegt zum einen daran, dass unser Team nicht komplett anwesend ist, zum anderen sind auch nicht alle unsere Untermieter wieder im Office.

Uns ist wichtig, dass möglichst aus jeder Abteilung jemand anwesend ist. Dadurch können Absprachen bei abteilungs-übergreifenden Projekten schnell persönlich geklärt werden und man vermeidet das Hin und Her schreiben von E-Mails und Slack Nachrichten. Damit aber immer ersichtlich ist, wer an welchem Tag im Büro war, tragen wir uns in eine Anwesenheitsliste ein.

Im Büroraum selbst sitzen wir nur noch zu dritt statt zu sechst, um den Abstand einzuhalten. Wir lüften regelmäßig und wenn das Wetter es zulässt, steht das Fenster eigentlich die ganze Zeit offen, damit immer frische Luft reinkommt.

Das Teamgefühl wächst wieder

shareDnC

Auch wenn nicht immer alle meine Kollegen da sind, freue ich mich dennoch einige Gesichter wiederzusehen. Ich habe gemerkt, dass das kurze Quatschen zwischendurch oder das gemeinsame Mittagessen (natürlich immer unter Einhaltung des Mindestabstands) doch sehr gefehlt haben. 

Man fühlt sich dann doch etwas einsam im Home Office auch wenn man regelmäßig mit den Kollegen telefoniert. Außerdem hatte man auch nicht zu jedem gleich viel Kontakt. Im Büro sieht das anders aus – man läuft sich auf dem Flur über den Weg oder schaut mal kurz im Büro des anderen vorbei. 

Für das Teamgefühl ist es einfach wichtig, sich mal nicht über den Bildschirm zu sehen. Ich freue mich, wenn in den nächsten Wochen aus den zwei Tagen im Büro drei Tage werden, denn die zwei Bürotage sind für mich das Highlight meiner Arbeitswoche.