Auf dem Weg in eine neue Arbeitswelt

Herausforderungen und Chancen von Remote Work

Illustrationen von Martin Böer (martinboeer.de)

Viele Unternehmen beschäftigen sich gerade mit der langfristigen Planung der Büronutzung. Während der Hochphase der COVID Pandemie haben sie teilweise komplett im Home Office gearbeitet und tun dies teilweise immer noch. Dabei wurde deutlich, dass viele Aufgaben des Daily Business sehr gut von Zuhause erledigt werden können, häufig sogar noch effizienter, weil die Mitarbeiter*innen sich dort besser konzentrieren können. Anhand unserer Illustration zeigen wir euch den Weg in eine neue Arbeitswelt am Beispiel der (fiktiven) Future GmbH.

Laut einer Umfrage des Fraunhofer Instituts liegt die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen im Home Office mittlerweile bei 90%. Denn Home Office erlaubt ihnen ein Höchstmaß an Flexibilität. Bei der Bewertung der Arbeitsleistung zeigt sich, dass die individuelle Arbeit im Home Office besser funktioniert als Teamarbeit. Es wird deutlich, dass sich Home Office besonders für individuelles Arbeiten etabliert hat, das Büro aber ein wichtiger Anlaufpunkt bleiben wird, um mit den Kolleg*innen zusammen zu kommen. Es ist davon auszugehen, dass Meetingflächen in Zukunft einen größeren Teil der Bürofläche einnehmen werden und die Anwesenheit im Büro nicht für die Erledigung täglicher Aufgaben, sondern für informellen und fachlichen Austausch genutzt wird. Das Büro wird besonders wichtig dafür, den Teamgeist aufrecht zu erhalten.

Bis vor wenigen Monaten fuhren alle Mitarbeiter*innen der Future GmbH noch jeden Morgen in ihr Büro. Die Mitarbeiter*innen dürfen nun mitbestimmen, wie oft sie von Zuhause arbeiten. Die Meisten entscheiden sich für 3 Tage Home Office und 2 Tage Büro. Dies wollen sie langfristig beibehalten. Die Tage im Büro verbringen sie zusammen, um im Austausch zu bleiben. In Meetings, bei gemeinsamen Mittags- und Kaffeepausen bringen sie sich auf den neuesten Stand und arbeiten an neuen Ideen.

Illustrationen von Martin Böer (martinboeer.de)

Gleichzeitig werden aber auch die verfügbaren Büroflächen durch die erhöhte Home Office Nutzung weniger ausgelastet. Schon in der Vergangenheit wurden Arbeitsplätze durch Krankheitstage, Urlaub oder Geschäftsreisen im Schnitt nur zu 65% ausgelastet. Je nach Home Office Modell könnte dieser Wert auf 25% sinken. Schätzungen von Marktexperten gehen im Moment davon aus, dass bis zu 20% der Büroflächen durch die neue Büronutzung eingespart werden können.

Leider sind Unternehmen häufig an lange Mietverträge für ihre Gewerbeimmobilien gebunden. Gerade in der jetzigen Situation, in der eine Reduktion der Bürofläche eine schnelle Kostenersparnis darstellen würde, wünschen sie sich mehr Flexibilität. Eine Lösung kann in diesem Fall die Untervermietung der leerstehenden Büroflächen bieten. Die Untervermietung von Gewerbeimmobilien ist in Deutschland glücklicherweise viel unkomplizierter als die von Wohnraum. 

Da mehr Mitarbeiter*innen im Home Office arbeiten, stehen auch bei der Future GmbH einige Räume leer. Finanzchef Mario ärgert sich über die unnötigen Kosten und stellt frustriert fest, dass der Mietvertrag noch 3 Jahre läuft. Um dennoch schnell Mietkosten zu sparen, sucht er einen Untermieter für die  freien Räume.  Johanna zieht mit ihrem Startup ein und freut sich endlich ein Büro gefunden zu haben.

Illustrationen von Martin Böer (martinboeer.de)

Doch nicht für alle Mitarbeiter*innen ist Home Office eine Option. Denn nicht jede*r hat zuhause die Möglichkeiten, eine angemessene Arbeitsumgebung zu schaffen. Sei es, weil der Platz fehlt oder kein vollständiges Arbeits-Equipment vorhanden ist.

Durch die Anmietung von Remote Arbeitsplätzen in der Nähe  der Wohnung können Unternehmen ihren Mitarbeiter*innen, die keine Möglichkeit für Home Office haben oder denen zuhause die Decke auf den Kopf fällt, eine Alternative zum Büro bieten. 

Mira arbeitet im Controlling Team der Future GmbH. Sie pendelt noch jeden Tag eine Stunde ins Büro und würde gerne wie alle anderen im Home Office arbeiten. Zuhause hat Mira aber nicht die passende Arbeitsumgebung und kann sich nicht konzentrieren. Daher quält sie sich noch immer jeden Tag durch den Verkehr und fährt frustriert ins Büro. Ihr Chef Mario mietet ihr daher einen Schreibtischplatz in einer Bürogemeinschaft ganz in der Nähe ihrer Wohnung. Dort kann sie nun konzentriert arbeiten, während ihre Kolleg*innen im Home Office sind.

Illustrationen von Martin Böer (martinboeer.de)

Das Büro als Ort der Begegnung

 
In Zukunft wird das Büro ein Ort der Begegnung. Meetings und Austausch werden im Fokus stehen, wenn Mitarbeiter im Büro zusammen kommen. Durch Remote Work als normalen Bestandteil der Arbeitsgestaltung, wird gleichzeitig weniger Fläche benötigt als vorher. Mit shareDnC helfen wir Unternehmen durch die Untervermietung dieser leerstehenden Büroräume, Mietkosten zu sparen. Die gesparten Kosten können sie dann beispielsweise in die optimale Gestaltung ihrer Arbeitsumgebung, die Home Office Ausstattung für ihre Mitarbeiter oder das Anmieten von Coworking Plätzen investieren.

Die Future GmbH hat es durch die Untervermietung der freien Räume und die Anmietung von Remote Arbeitsplätzen geschafft, die Interessen aller unter einen Hut zu bringen.

Illustrationen von Martin Böer (martinboeer.de)