Was ist ein Shared Office? Alle Facts und Vorteile

Bei einem Shared Office handelt es sich im Grunde um eine Art Bürogemeinschaft, die vom Prinzip her mit einer Wohngemeinschaft zu vergleichen ist. Hier hat jeder seinen eigenen Arbeitsplatz oder auch eigenes Büro und die wichtigsten Ausstattungsgegenstände werden von allen geteilt. Häufig wird diese Büroart von Agenturen, kleineren Unternehmen oder Startups genutzt. Einer der Hauptgründe für ein solches Shared Office ist die Kosteneinsparung. Mehr dazu erfährst du in diesem Artikel. 
Team aus Arbeitskollegen

Bist du Mieter:in eines Büros und möchtest dein Office zukünftig in ein Shared Office verwandeln? Bei shareDnC helfen wir dir passende Untermieter:innen zu finden. Dazu kannst du im ersten Schritt einfach kostenlos dein Inserat erstellen. In vielen Städten bieten wir zudem einen Foto-Service an, um dein Office bestens ins Szene zu setzen. Durch Spezialisierung auf die Untervermietung von Büroräumen, Büroflächen und Arbeitsplätzen erhältst du bei uns innerhalb kürzester Zeit qualifizierte Anfragen.
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Inhalt:

Die Besonderheiten eines Shared Office

Ein Shared Office besteht meistens aus zwei oder mehr Vertragspartner:innen, wobei eine Partei hiervon in aller Regel der:die Hauptmieter:in und dadurch Anbieter:in des Shared Office ist.

Während sich der:die Hauptmieter:in um die Infrastruktur (Reinigung, Internet, etc.) und Grundausstattung kümmert, darf der:die Untermieter:in die Allgemeinflächen und technische Ausstattung mitnutzen. Die Kosten hierfür sowie für anfallende Nebenkosten sind in der Miete bereits mit inbegriffen.

Zustande kommt ein solches Shared Office meistens dadurch, dass eine Firma sich z.B. die Möglichkeit des Wachstums offenhalten möchte und daher eine größere Bürofläche anmietet als zu dem Zeitpunkt notwendig war. Es kann aber auch sein, dass ein Unternehmen aus Fusionsgründen oder anderen Umständen freie Schreibtische, Büroräume oder sogar ganze freie Etagen hat. Diesen zusätzlichen Raum nicht zu nutzen, ist natürlich ungenutztes Potential und führt zu unnötigen Mietkosten. In solchen Fällen bietet es sich an, die ungenutzte Fläche unterzuvermieten.

Ein Shared Office bietet deutlich mehr Privatsphäre als z.B. ein Coworking Space, da sich hier nur wenige Firmen ein Büro teilen. Dennoch gibt es viele Kontaktmöglichkeiten, da alle die Gemeinschaftsräume wie z.B. Küche und Meetingräume teilen. Daher ist es wichtig für den:die Hauptmieter:in passende Untermieter:innen zu finden, sodass eine angenehme Atmosphäre im Büro gewährleistet ist. Für die Suche nach passenden Mieter:innen bietet es sich daher an, das Shared Office auf spezialisierten Plattformen zu inserieren. 

Plattformen wie shareDnC bieten gegenüber klassischen Portalen den Vorteil, dass dort wirklich nur potentielle Mieter:innen nach einem Büro suchen, die auch einen Platz in einem Shared Office suchen. Der:Die Untermieter:in profitiert dadurch von deutlich günstigeren Mietpreisen – bis zu 50% günstiger – als zum Beispiel beim Anmieten einen Business Centers oder der Nutzung von professionellen Coworking Spaces. Shared Offices sind darauf bedacht, die Kosten zu decken und nicht darauf aus Gewinn zu erzielen.

Besonders in beliebten Stadtteilen von Großstädten lassen sich viele Shared Offices finden, also dort, wo Flächen für Büros hart umkämpft sind. Zu den typischen Anbieter:innen zählen Digitale Unternehmen, Agenturen, Startups, Medienunternehmen und IT-Firmen, während es sich bei den Untermieter:innen meist um kleinere Startups, Agenturen, Beratungen und IT-Firmen handelt.

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Was muss ich meinen Mieter:innen bieten?

Wie ein Arbeitsplatz oder ein Büro ausgestattet sein sollte, hängt von der Art der zu vermietenden Fläche ab. Bei einem Schreibtischplatz erwarten zukünftige Mieter:innen neben einem Schreibtisch und einem Bürostuhl häufig auch eine bereits vorhandene Infrastruktur (WLAN, Drucker etc.). Wird hingegen eine komplette Bürofläche vermietet, setzen die zukünftigen Mieter:innen dies in der Regel nicht voraus. Oft werden die freien Flächen sogar ohne Internet untervermietet. Grundsätzlich gilt hier: Come as you are.

Das heißt, für eine Untervermietung sollte nichts extra angeschafft werden. Wenn ein Raum möbliert ist, bietet es sich an, ihn auch so zu vermieten. Ist eine Fläche leer, sollte sie auch als solche untervermietet werden. In der nachfolgenden Tabelle siehst du, welche Ausstattungsmerkmale als Standard angesehen werden und welche optional sind.

Checkliste für die Untervermietung

Wie berechne ich die Miete eines Shared Office?

Selbstverständlich fallen auch bei einem Shared Office gewisse Kosten an. Hierzu zählen insbesondere die Mieten und Nebenkosten, die sich je nach Region ändern können. Wenn du jetzt denkst, die Berechnung des Mietpreises für ein Shared Office ist doch so kompliziert, dann kannst du die passende Miete ganz einfach online mit unserem Mietpreiskalkulator berechnen. Dafür gibst du in den Rechner nur ein, in welcher Stadt sich deine freie Fläche befindet und ob es sich um eine Bürofläche, einen Büroraum oder um Schreibtischplätze handelt. Solltest du noch mehr Hintergrundinformationen benötigen, erhältst du in unserem Blogartikel “So berechnest du den Mietpreis für deine Bürofläche” einen tieferen Einblick. Falls du dir doch unsicher bist, ob du die passende Büromiete berechnet hast, beraten wir dich auch gerne dazu in einem persönlichen, unverbindlichen Gespräch.

Wie lassen sich passende Mieter:innen finden?

Wer sich eingehend mit dem Thema Shared Office beschäftigt, sollte sich auch Gedanken machen, wie die passenden Mieter:innen gefunden werden können. Mit shareDnC haben wir uns auf die Untervermietung von Büroflächen, Büroräumen und Schreibtischplätzen spezialisiert. Bei uns kannst du schnell und einfach ein kostenloses Inserat erstellen, um passende Mieter:innen zu finden. Du zahlst nur eine geringe Servicegebühr (monatlich zwölf Prozent oder eine Pauschalmiete), wenn wir erfolgreich waren und du mit deinen ungenutzten Büroflächen Geld verdienst. Bei Fragen zur Ermittlung des Mietpreises oder zum Inserat, stehen wir dir jederzeit zur Verfügung.
In vielen Städten bieten wir dir zudem einen kostenlosen Foto-Service, um dein Büro bestens in Szene zu setzen. Durch die Spezialisierung auf die Untervermietung von Büroräumen, Büroflächen und Arbeitsplätzen erhältst du bei uns innerhalb kürzester Zeit qualifizierte Anfragen. Mehrere Tausend Firmen haben dank shareDnC schon passende Mieter:innen gefunden. Registriere dich jetzt einfach und kostenlos.

Wie organisiere ich mein Shared Office?

Gerade zu Beginn einer neuen Bürogemeinschaft ergeben sich häufig viele Fragen, wie man den gemeinsamen Arbeitsalltag am besten organisiert. Da wir selbst seit Jahren in einer Bürogemeinschaft arbeiten und uns viel mit Vermieter:innen über dieses Thema austauschen, haben wir für dich die wichtigsten Tipps für die Organisation deines Shared Offices zusammengefasst.

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Die Vor- und Nachteile eines Shared Office

Ein Shared Office stellt eine interessante Alternative gegenüber einem eigenen Büro oder Coworking Space dar. Bei einem eigenen Büro muss für sämtliche Kosten alleine aufgekommen werden. Zu den Mietkosten kommen noch die übrigen Nebenkosten, Wartungs- und Unterhaltungskosten. Diese werden bei einem Shared Office mit anderen geteilt. 

Und was ist, wenn die Mieter:innen nicht zahlen? Aus Erfahrung können wir da sagen, dass es in Bezug auf Mietzahlungen sehr selten Probleme mit Untermieter:innen gab. Denn im Endeffekt teilt man sich das Büro und sieht sich ggf. 5x pro Woche. Und wenn jegliche Versuche die Mieter:innen nicht dazu bringen, die Miete zu zahlen, kann der Vertrag ganz einfach gekündigt werden. Ähnlich ist es auch bei der Problematik, wenn die Mieter:innen doch nicht zur Bürogemeinschaft passen. Die flexiblen Mietverträge machen es möglich, bei Problemen eine Kündigung auszusprechen. Dies geschieht jedoch auch äußerst selten, da vorher Besichtigungstermine stattfinden und man die Mieter:innen gut kennenlernen kann. Eine weitere Schwierigkeit stellt das Thema Datenschutz in einer Bürogemeinschaft dar. Die wichtigsten Fragen haben wir für dich in unserem Blogartikel zum Datenschutz beantwortet.

Die Vorteile auf einen Blick:

  • Kostenteilung bei Miete & Nebenkosten
  • Flexiblere Büroplanung durch kürzere Vertragslaufzeiten; wenn du beispielsweise deine freie Fläche doch selbst benötigst, kannst du schnell wieder darauf zurückgreifen
  • Kontakt mit anderen Unternehmen fördert Motivation & Austausch; nützliche Synergien können entstehen
Viviana Ribul Olzer

Viviana Ribul Olzer
Sales & Key Account
Management shareDnC

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Fazit

Ein Shared Office ist eine tolle Lösung für alle, die in Zukunft gerne weiter wachsen möchten, alleine aber noch kein großes Büro finanzieren können. In diesem Fall können Teile des Büros untervermietet werden. Entsprechend ist ein Shared Office auch die perfekte Bürolösung für Startups und kleinere Unternehmen, um Kosten zu sparen, indem sie Untermieter:innen in einem Shared Office werden. Ein Shared Office bietet ideale Lösungen, mit denen sich viele Kosten eines Unternehmens reduzieren lassen.

Wenn du neugierig geworden bist und dich weiter informieren möchtest, dann wende dich am besten direkt an shareDnC – wir helfen dir gerne weiter!

 

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