Wie spot on news mithilfe ihrer Untermieter:innen Synergien geschaffen hat

Porträts der Befragten im Interview

Wie spot on news mithilfe ihrer Untermieter:innen Synergien geschaffen hat

Die Nachrichtenagentur spot on news liegt in München und vermietet seit Jahren erfolgreich ihre Bürofläche mithilfe von shareDnC unter

 ungenutzte Bürofläche, die zur Mitarbeitererweiterung geplant wurde 

Lösung: Untervermietung der Reservefläche 

Leerstand verursacht 
zusätzliche Kosten

Ergebnis: 
Einsparungen von mehr als 3000 € pro Monat

Porträts der Befragten im Interview

Tobias Lobe, Geschäftsführer bei spot on news

Tobias Lobe ist Medienunternehmer und Gründer von spot on news.

Anna Hagengruber, Projekt- und Personalmanagement bei spot on news

Anna Hagengruber betreut seit 2016 interne Projekte und ist für die Mitarbeiter:innen- und Kund:innenevents verantwortlich. Zudem organisiert sie mit der Office Managerin von spot on news die Anfragen der Untermieter:innen.

Was macht spot on news?

spot on news ist eine führende Nachrichtenagentur für Lifestyle und Entertainment in Deutschland. Mit 45 Mitarbeiter:innen sitzen sie in einem 700 Quadratmeter Büro in München. Zudem sitzt die Tochtergesellschaft- die Content-Marketing-Agentur Airmotion Media– ebenfalls im Haus.

Herausforderung: Reservefläche für potenzielles Wachstum untervermieten, um nicht auf den Kosten sitzenzubleiben

Im Jahr 2020 mietete spot on news die Bürofläche von 700 Quadratmeter in München an und ließ sie nach ihren Vorstellungen nachhaltig und ressourcenschonend ausbauen. Sie ist mit schönen LED Lampen sowie großen Fenstern ausgestattet und bietet einen tollen Ausblick über München, das Isartal und die Frauenkirche.

In den 700 Quadratmetern des neuen Büros wurde Platz für weiteres Wachstum eingeplant.

Die Untervermietung dieser ungenutzten Fläche wurde demnach bei der Kostenplanung berücksichtigt und wird so lange untervermietet, bis sie diese Fläche selbst benötigen.

Bereits im alten Büro kamen Untermietverhältnisse zustande, mit denen sie gute Erfahrungen gemacht haben, sodass wir sie aufgrund der Zufriedenheit mit der Untervermietung und mit uns bei der Untermieter:innen-Suche auch im neuen Büro unterstützen durften. 

Die Untervermietung hat nicht nur gezeigt, dass Kosten eingespart werden können, sondern dass diese auch Synergien ermöglicht. Somit können sie noch weitere Vorteile aus der Untervermietung ziehen. 

Wie spot on news innerhalb der Untervermietung Synergien geschaffen hat

Für spot on news ist also nicht nur die Kosteneinsparung ein Argument für weitere Untervermietung ihrer freien Bürofläche, sondern auch die sich ergebenden Synergien.

So zeigte sich bereits im alten Büro, dass durch die Untervermietung auch Synergien entstehen können. Dadurch, dass die Untermieter:innen aus einer ähnlichen Branche stammen, konnten sie zusammen eine ganze Eventreihe entwickeln, die sie zweimal im Jahr veranstaltet haben. Diese wäre ohne die Untervermietung nicht zustande gekommen und stellte ein gutes Learning für sie dar. Ein Grund für eine erneute Untervermietung ist somit, dass sie sehr gute Beziehungen zu ihren Untermieter:innen geführt haben und führen.

Neben den entstandenen Synergien durch branchenähnliche Untermieter:innen stellen aber auch diese eine Bereicherung der Untervermietung dar, die nicht aus einer ähnlichen Branche stammen. So erkennt Tobias Lobe, dass es auch bei Personen, die nicht aus derselben Branche stammen, gemeinsame Fragestellungen gibt. Gerade unter Geschäftsführer:innen kann man immer etwas aus der Unterhaltung mitnehmen. Sei es nur ein Tipp für ein neues Vermarktungstool, einen Monitor oder allgemeine steuerliche Fragen. Es gibt immer spannende Themen, über die man sich austauschen kann, da diese sich häufig auch mit denselben Herausforderungen beschäftigen. 

“Und das ist eigentlich sehr befruchtend, weil es einem praktisch hilft, immer ein bisschen über den Tellerrand zu schauen und frische Impulse zu bekommen.”

Die sehr guten Beziehungen, die spot on news mit ihren Untermieter:innen in den letzten Jahren pflegten, führten dazu, dass sie weiterhin die Untervermietung anbieten und sogar anderen Vermieter:innen von uns erzählen. So empfahlen sie uns an Rupert Wild von WHITE Communications weiter. 

Erfahre mehr über die Erfolgsstory der Untervermietung von Rupert Wild.

Durch die Untervermietung spart spot on news monatlich mehr als 3000 € an Mietkosten ein

Tobias Lobe und Anna Hagengruber hatten zu Beginn ihrer Untervermietung Anzeigen auf ImmobilienScout geschaltet, die dann aber kostenpflichtig wurden. Daher suchten sie nach einer kostengünstigen Alternative und trafen auf shareDnC. Seither finden sie erfolgreich Untermieter:innen für ihr jetziges und ihr vorheriges Büro. Aktuell befinden sich vier Untermieter:innen aus unterschiedlichen Branchen in der Untervermietung. An der Zusammenarbeit mit shareDnC gefällt Anna Hagengruber folgendes besonders:

“Ihr seid super schnell. Egal ob E-Mail oder Anruf, es wird sich direkt am gleichen Tag zurückgemeldet. Man fühlt sich sehr gut betreut, es ist sehr kundenorientiert und es wird sich immer um Lösungen gekümmert. Zudem sind die Inserate immer schnell online”

Das Ergebnis

In Zusammenarbeit mit shareDnC konnte spot on news eine Kostenreduzierung von ca. 3000 € pro Monat durch die Untervermietung ihrer leeren Büroflächen verbuchen.

Zum Abschluss: 4 Tipps für andere Vermieter:innen

Am Ende haben wir Tobias Lobe und Anna Hagengruber noch nach Tipps für andere Unternehmen gefragt, die ebenfalls ihre Büroflächen untervermieten wollen, um ähnlich gute Erfahrungen mit der Untervermietung zu erfahren.

1. Das Wichtigste vorher abklären, um zu schauen, ob Eckdaten passen
Nach dem Erhalt der Anfragen klärt die Office Managerin oder Anna Hagengruber wichtige Eckdaten mit dem:der Interessent:in ab, indem sie direkt anruft. So wird beispielsweise direkt besprochen, ob Parkplätze benötigt werden. Also: Es erfolgt eine Kontaktaufnahme, um wichtige Eckdaten zu erfragen. Anschließend wird zeitnah ein Termin zur Besichtigung ausgemacht.
2. Der erste Eindruck ist entscheidend
Der Erfahrung nach liefen die Untervermietungen reibungslos, da stimmte auch das Bauchgefühl direkt. Einmal war dies nicht der Fall, was allerdings bei einer Untervermietung nicht schlimm ist, da der Vertrag flexibel gestaltet werden kann.
3. Übereinkunft treffen in Dingen des täglichen Miteinanders
Sollte es zu Unstimmigkeiten kommen, können Probleme durch Kommunikation aus dem Weg geräumt werden. Sollte man merken, dass Dinge des täglichen Miteinanders dennoch nicht funktionieren, dann sollte man sich trennen. “Aber auch das ist ja kein Nachteil im langfristigen Sinne” sagt der Geschäftsführer.
4. Datensicherheit wahren
Durch einen eigenen WLAN-Zugang sind die Untermieter:innen sehr eigenständig. Post kann auch zum Büro gesendet werden, diese wird am Empfang platziert und kann abgeholt werden. Solltest du dir unsicher sein, was deine Datensicherheit bei der Untervermietung betrifft, oder allgemeine Fragen diesbezüglich haben, kannst du dir unseren Blogartikel zur Datensicherheit durchlesen. Dort erfährst du, wie Datensicherheit in einer Bürogemeinschaft sichergestellt werden kann und erhältst exklusive Tipps von einer Datensicherheitsexpertin.

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Wir helfen dir schnell, einfach & ohne Risiko passende Untermieter:innen zu finden. Vereinbare gerne einen unverbindlichen Termin zur Beratung. 

Picture of Florian Lang

Florian Lang

Florian Lang ist Geschäftsführer der shareDnC GmbH, Deutschlands führender Plattform für flexible Büros, Coworking Spaces und Shared Offices. Mit langjähriger Erfahrung in der Immobilienbranche und fundierter Expertise in der Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle treibt er die Digitalisierung und Flexibilisierung von Büroflächen in Deutschland maßgeblich voran.

Untervermietung kann mehr als Kosten sparen – Die Story von WHITE Communications

Ruper Wild - WHITE Communications

Untervermietung kann mehr als Kosten sparen - Wie WHITE Communications mit 12 Untermieter:innen eine echte Gemeinschaft geschaffen hat

Rupert Wild - WHITE Communications

Unser Interviewpartner: Rupert Wild – Gründer und Geschäftsführer der WHITE Communications GmbH aus München. Wir durften ihn dabei unterstützen in seinem Bürogebäude eine Gemeinschaft mit 12 anderen Firmen zu schaffen, die sowohl ihm und seinem Team als auch den Untermieter:innen das Arbeiten in einer für sie optimalen Büroumgebung ermöglicht und außerdem Spaß macht und Synergien schafft

 

Bitte stelle uns WHITE Communications kurz vor.

WHITE Communications ist eine PR- und Marketing-Agentur aus München mit dem Schwerpunkt Mode, Beauty und Lifestyle-Produkte und bereits über 30 Jahre am Markt. Zu unseren Kunden zählen Firmen wie Armani, Bentley, Rimowa, Prada, Steve Madden und andere. Angefangen haben wir als klassische Mediaagentur und haben uns zur einer PR- und Marketing-Agentur mit einer ganzheitlichen Beratung und Umsetzung für Premium-Luxusmarken weiterentwickelt. Derzeit sind wir auch sehr stark im Influencer Marketing aktiv. Seit einiger Zeit haben wir neben unserem Büro in München auch Standorte in São Paulo und New York.

Wie kommt es, dass ihr ungenutzte Flächen in eurem Büro habt?

Unser altes Büro wurde uns überraschend aufgrund einer Gebäudesanierung gekündigt. Auf der Suche nach einem neuen haben wir uns dann über 70 Flächen in München angeschaut und am Ende durch einen Freund unser jetziges Büro gefunden.

Insgesamt hat es vier Stockwerke und ist aufgrund seiner Offenheit auf die Anmietung durch eine Firma ausgelegt, allerdings benötigten wir erstmal nur einen Teil davon. Daher haben wir mit unserer Vermieterin vereinbart, alle Etagen anzumieten, aber die nicht benötigten erstmal unterzuvermieten. Ein befreundeter Unternehmer, der bereits lange erfolgreich mit euch zusammenarbeitet, hat mir shareDnC empfohlen. 

Was war euch bzgl. der Untervermietung besonders wichtig?

Wir wollten eine Art “Mikrokosmos” mit anderen spannenden Firmen schaffen. Unser Büro ist sehr offen gestaltet und bietet daher viel Gelegenheit für einen Austausch untereinander. 

Zudem arbeiten bei uns wie bei den meisten Firmen viele Mitarbeiter:innen weiter im Homeoffice, aber durch die Untervermietung ist trotzdem immer Leben im Büro. 

Haben sich mit euren Untermieter:innen auch Synergien ergeben?

Ja, bereits mehrfach in den letzten 1 ½ Jahren! Mit einigen unserer insgesamt 12 Untermieter:innen arbeiten wir in Projekten zusammen – wir als Kunde oder umgekehrt. 

12 verschiedene Firmen als Untermieter:innen zu “managen” hört sich erstmal nach einigem Aufwand an.

Während des Untermietverhältnisses haben wir kaum Aufwand. Die gemeinschaftliche Nutzung von Räumlichkeiten regelt sich praktisch von alleine, da wir sehr nette Untermieter:innen haben, die sich alle vorbildlich verhalten. Die Auswahl der richtigen Mieter:innen ist der einfachste Weg, den Aufwand gering zu halten. 

Wir haben nur einen zentralen Post- und Paketempfang und eine WhatsApp Gruppe für alle Untermieter:innen. Für den gemeinsam genutzten Meetingraum verwenden wir einen Kalender. 

Der einzige relevante Aufwand entsteht bei einem Wechsel von Mieter:innen, aber dank der super Zusammenarbeit mit shareDnC geht das in der Regel sehr schnell und wir brauchen nur wenige Besichtigungstermine, um neue passende Mieter:innen zu finden. Wir nutzen außerdem eure Vertragsvorlage für die Mietverträge.

Kümmerst du dich komplett alleine um die Untervermietung oder hast du jemanden im Team, der dich unterstützt?

Da es ein neues Projekt war, habe ich mich tatsächlich erstmal selbst darum gekümmert. Auch wenn es zukünftig von jemand anderem übernommen wird, werde ich weiterhin die Mieter:innen aussuchen, da mir die Zusammensetzung unserer Gemeinschaft wichtig ist.

Was findest du besonders gut an der Zusammenarbeit mit uns?

Wenn wir einen Raum inserieren, erhalten wir über euch immer sehr schnell Anfragen von Interessent:innen.  So finden wir nicht nur schnell Mieter:innen, sondern haben auch die Möglichkeit, unter vielen Interessent:innen die passenden Untermieter:innen für uns zu finden. Die Prozesse sind einfach und vor allem die Zusammenarbeit mit Laura läuft super. 

Ich bin euch wirklich dankbar: Ohne euch als Partner hätte ich die Anmietung des kompletten Büros und teilweise Untervermietung nie gemacht und dadurch viele positive Erlebnisse in unserer Gemeinschaft im Büro verpasst!

Vielen Dank Rupert! Welchen Tipp würdest du abschließend anderen Firmen mit auf den Weg geben, die ungenutzte Fläche haben, aber noch überlegen, ob sie diese untervermieten sollen?

Ich würde auf jeden Fall empfehlen, nicht zu zögern und es sofort auszuprobieren. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht und kann es nur weiterempfehlen!

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Yvonne und Laura von Kabelbrand Kommunikation

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Seit über sechs Jahren hilft shareDnC Unternehmen, Untermieter:innen für ihre freien Büros zu finden. Lass dich inspirieren und lerne von den Erfahrungen der erfolgreichen Vermieter:innen.

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500m² ungenutzte Bürofläche 

Lösung: Vermietung einzelner Räume

Mieter:in für komplette Fläche trotz 1A-Lage nicht zu finden

Ergebnis: 9 Räume in 2 Monaten über shareDnC vermietet

Thomas Misch - PNHR Leiter Servicemanagement

 

Thomas Misch, Leiter Servicemanagement bei PNHR

Thomas Misch ist Kanzleimanager in der Kanzlei PNHR in Köln und damit für die komplette interne Organisation der Kanzlei verantwortlich. Hierzu zählt u.a. auch das Büro und die Untervermietung der ungenutzten Fläche.

Was macht PNHR?

Als alteingesessene Kanzlei ist PNHR mit ihren rund 150 Mitarbeiter:innen seit über 40 Jahren in den Bereichen der Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung tätig. 

Die Herausforderung: 500m² Bürofläche, die nicht selber benötigt wird, aber langfristig Kosten verursacht

Vor einigen Jahren hat PNHR ein Bürogebäude mit rund 5.000m² in der Kölner Innenstadt gemietet und nach den eigenen Vorstellungen renovieren lassen. Dabei wurde bewusst Raum für zukünftiges Wachstum eingeplant, der zuerst untervermietet werden sollte. 

Das erste Untermietverhältnis ergab sich vor einigen Jahren durch einen glücklichen Zufall: Eine gegenüberliegende, große Kanzlei benötigte die 500m² Fläche für ein auf drei Jahre angelegtes Projekt, sodass unkompliziert ein Untermietverhältnis der gesamten Fläche zustande kam. „Der Markt hat uns überholt. Als wir das Gebäude angemietet haben, war an mobiles Arbeiten noch nicht zu denken” – so Thomas Misch. Heute bieten wir den Mitarbeitenden flexiblere Möglichkeiten, was den Raumbedarf reduziert hat.

Nach Beendigung des Untermietverhältnisses startete Thomas Misch daher die erneute Suche nach einem Untermieter oder Untermieterin für die komplette Fläche: „Zuerst war das Ziel wieder einen Mieter für die gesamte Fläche zu finden. Allerdings hat sich schnell gezeigt, dass dies nicht klappen wird.“ Es musste also eine andere Lösung her. 

Die Lösung: Vermietung einzelner Büros über shareDnC

Thomas Misch startete zunächst einen Versuch über ebay Kleinanzeigen. Der Vorteil hier: Es kostet nichts. Allerdings stellte er schnell fest, dass die Qualität der Anfragen nicht seinen Erwartungen entsprach. Unser Kollege Niclas Stapelmann überzeugte Herrn Misch, shareDnC als Spezialisten für Büro-Untervermietung auszuprobieren. Die anfängliche Skepsis gegenüber der ihm bis dahin unbekannten Plattform wurde schnell beseitigt: 

„Ich war überrascht, wie schnell wir eine Vielzahl qualifizierter Anfragen erhalten haben.”

Neben der Schnelligkeit und Verbindlichkeit der Anfragen überzeugte ihn vor allem die Unterstützung durch seinen persönlichen Ansprechpartner bei shareDnC. 

Innerhalb von zwei Monaten fand Thomas Misch über shareDnC insgesamt 9 passende Untermieter:innen für die freien Büroräume. Viele der Mieter:innen sind junge Unternehmen, die nach ersten Schritten im Coworking Space jetzt eigene Büroräume für mehr Privatsphäre gesucht haben. Da passte der Bereich von PNHR mit vielen kleineren Teambüros sehr gut. 

Das Ergebnis

Dank shareDnC konnte Thomas Misch für PNHR innerhalb kürzester Zeit passende Untermieter:innen für seine Büroräume finden.
Außerdem bietet PNHR damit einigen Kölner Jungunternehmen die Möglichkeit, ihr Business in zentralen, bezahlbaren und flexiblen Büros voranzutreiben.

Zum Abschluss: 4 Tipps von Thomas Misch für andere Untervermieter:innen

Am Ende haben wir Thomas Misch noch nach Tipps für andere Firmen gebeten, die ebenfalls Teile ihres Büros untervermieten und dabei ähnlich schnelle Erfolge wie PNHR erzielen wollen.

1. Schnell reagieren und verbindlich sein
„Es ist wichtig, schnell zu reagieren. Wenn möglich, Interessenten direkt anrufen und zeitnahe Termine vereinbaren.” Zudem hat Thomas Misch auch bei den Mieter:innen darauf geachtet, wie schnell und verbindlich sie reagieren. So war nicht nur die Erfolgsquote für PNHR bei denjenigen Mieter:innen sehr hoch, die schnell und verbindlich Termine wahrgenommen haben, es ist auch ein Indiz für das spätere Verhalten als Mieter:in.
2. Die eigenen Kosten als Basis für die Büromiete nutzen
„Der Mietpreis der Fläche ist so kalkuliert, dass unsere Kosten abgedeckt sind. Da steckt kein Gewinnabsicht dahinter.” Mit dieser Kalkulation bietet Thomas Misch einen sehr attraktiven Mietpreis und ist damit günstiger als vergleichbare Angebote von Business Centern oder Flex Office Anbietern. Ein wichtiger Hebel für schnelle Vermietungserfolge.
3. Meetingraum zur gemeinsamen Nutzung anbieten
„Zuerst wollte ich alle Räume als Büros vermieten. Allerdings habe ich am Feedback der Interessenten schnell gemerkt, dass die Möglichkeit, einen Meetingraum zu nutzen für viele ein wichtiges Entscheidungskriterium war und habe das angepasst.”
4. Auf eine gewisse Homogenität innerhalb des Shared Office achten
„Man sollte darauf achten, wie man die Untermieter zusammenstellt, wenn sich mehrere Firmen einen Bürotrakt teilen”. Wenn die meisten Mieter:innen eher einer normalen Bürotätigkeit nachgehen, passt z.B. eine Firma mit viel Publikumsverkehr nicht unbedingt ins Konzept.

Möchtest du wie PNHR dein Geld auch lieber in dein Business statt in leere Büroräume investieren?

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Tipps rund ums Finanzielle in einer Bürogemeinschaft

Brille auf Buch und Laptop

Tipps rund ums Finanzielle in einer Bürogemeinschaft

 

 

Sollte ich die Miete einbeziehen oder überweisen lassen? Wie läuft eine Mieterhöhung ab? Und wie wird die Kaution gehandelt?

In diesem Blogbeitrag geben wir dir hilfreiche Tipps rund ums Finanzielle in einer Bürogemeinschaft, die schnell für Klarheit sorgen. Mit diesen Hilfestellungen im Hinterkopf, kannst du entspannt in dein neues Mietverhältnis starten. 

Tipps Finanzielles Bürogemeinschaft

Inhalt:

Mietvertrag oder Mietrechnung - Was eignet sich besser?

First things first: Bevor deine Mieter:innen einziehen, musst du einen Mietvertrag erstellen und abschließen. Über shareDnC kannst du mithilfe weniger Klicks einen Mietvertrag ganz bequem erstellen. Das bietet dir den Vorteil, dass die Kündigung dann ebenfalls mit einem Klick über shareDnC erfolgen kann. Selbstverständlich kannst du auch einen eigenen Vertrag mit deinem:r Untermieter:in abschließen; hier erfolgt die Kündigung schriftlich an den:die Untermieter:in. 

Mietrechnung: 

Bei einem Mietvertrag, der über shareDnC erstellt und abgeschlossen wird, muss dem:r Mieter:in keine Rechnung über die Miete gestellt werden. Unser Mietvertrag ist so aufgebaut, dass dein:e Mieter:in diesen für dieSteuer nutzen kann. Nach §14 UStG ist für den Vorsteuerabzug eine ordentliche Rechnung erforderlich. Ein Mietvertrag gilt als Rechnung, wenn er verschiedenen Formerfordernissen entspricht. Wenn du unseren Mietvertragsgenerator nutzt, kannst du sicher sein, dass diese Erfordernisse erfüllt sind.

Dauermietrechnung: 

Eine Dauermietrechnung ist eine Rechnung über Mietzahlungen, welche auf Dauer immer wieder geleistet werden. Anstelle des Mietvertrages kann also ebenfalls eine Dauermietrechnung als Beleg aufgestellt werden. Es wird also lediglich einmal eine Rechnung gestellt, welche dann jeden Monat gilt; außer es gibt Änderungen (z.B. Mietänderungen). Für die Dauerrechnung gibt es keine zusätzlichen rechtlichen Anforderungen. Unternehmer:innen müssen lediglich die Mindestanforderungen zur Rechnungsstellung gem. §14 Abs. 4 und §14a UStG beachten. Diese enthalten die folgenden Punkte:

  • Name und Anschrift des Leistenden 
  • Name und Anschrift des:r Leistungsempfängers:in
  • Ausstellungsdatum der Rechnung 
  • Fortlaufende Rechnungsnummer 
  • Steuernummer/ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsstellers
  • Angaben zur Art der Leistung 
  • Zeitpunkt der Leistung 
  • Zahlungszeitpunkt 
  • Rechnungsbetrag inklusive Steuerbetrag & Steuersatz wobei der Steuerbetrag explizit auszuweisen ist
Hier kannst du dir ein Muster zu Dauermietrechnung herunterladen.

Unsere Empfehlung:

Jeden Monat eine Rechnung zu stellen, kostet viel Zeit. Wir empfehlen eine Dauermietrechnung oder einen Mietvertrag, der deren Erfordernisse erfüllt

Möglichkeiten der Mietzahlung

Die Mietzahlung kann entweder per Einzug via SEPA Mandat, Dauerauftrag oder Überweisung erfolgen. Während bei einem Mieteinzug via SEPA Mandat der:die Vermieter:in den Zahlungsfluss kontrollieren kann, muss bei einem Dauerauftrag und einer Überweisung der:die Mieter:in aktiv werden. 

Möglichkeiten der Mietzahlung
Mieteinzug via Basis-SEPA Mandat
Unkompliziertes Verfahren, jedoch kann der:die Mieter:in bis zu 8 Wochen nach Einzug der Transaktion widersprechen und das Geld wieder zurückfordern.
Mieteinzug via Firmen-SEPA Mandat
Vorgesehen für den Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen. Hierbei hat der:die Mandant:in nach der Abbuchung keinen Anspruch mehr auf Rückbuchung, der:die Zahlungsempfänger:in ist damit im Vergleich zum Basis-SEPA Mandat auf der sicheren Seite.
Dauerauftrag
Unkompliziertes Verfahren, allerdings liegt es hier an dem:der Mieter:in, ob und wie schnell ein Dauerauftrag zustande kommt.
Überweisung
Stellt generell keine Probleme dar, sofern der:die Mieter:in zuverlässig ist und stets die Miete überweist. Kann zu Problemen führen, wenn das Geld nicht regelmäßig zum selben Zeitpunkt überwiesen oder ggfs. vergessen wird wegen eines Urlaubes.

Unsere Empfehlung:

Wir empfehlen die Mietzahlung via Basis-SEPA Mandat. Das Verfahren ist unkompliziert und stellt die rechtzeitige Zahlung der Miete sicher. Insbesondere bei mehreren Untermieter:innen ist dies die sicherste und komfortabelste Lösung, da bei anderen Verfahren häufig schnell der Überblick verloren gehen kann. Bei wenigen (einem:r oder zwei) Untermieter:innen kann ebenfalls ein Dauerauftrag gewählt werden.

Wie läuft eine Mieterhöhung ab?

Mieterhoehung Shared Office

Um zukünftig auch einen marktgerechten Mietpreis zu erzielen, sind oftmals Mieterhöhungen unumgänglich. Dies kann entweder durch eine vertragliche Festlegung, befristete Mietverträge, Einigung oder eine Änderungskündigung erfolgen. 

Insbesondere bei flexiblen Mietverträgen für kleine Büroräume oder Schreibtischplätze ist die Aufnahme einer Klausel in den Mietvertrag eher unüblich. Durch kurze Kündigungsfristen kann die Miete regelmäßig angepasst werden. 

Und auch wenn keine Klausel zur Mieterhöhung vereinbart wurde, kann der:die Vermieter:in die Miete nachträglich erhöhen. Dies geschieht entweder durch beiderseitige Einigung oder eine Änderungskündigung. In den meisten Fällen erfolgt eine unkomplizierte Einigung zwischen Vermieter:in und Untermieter:in. Der:die Vermieter:in schlägt eine Mieterhöhung vor und der:die Mieter:in muss die Zustimmung mitteilen.

Sollte es zu keiner Einigung kommen, so kann die Mieterhöhung durch eine Änderungskündgung erfolgen. Dabei wird der alte Vertrag aufgelöst und ein neuer inklusive des neuen Mietwertes aufgesetzt. Dabei muss hier jedoch die Kündigungsfrist beachtet werden. Stimmt der:die bisherige Mieter:in zu, so tritt der “neue” Vertrag in Kraft. Lehnt er:sie ab, so kündigt er:sie automatisch den Vertrag und muss die Fläche verlassen. 

Bei längeren Mietverträgen empfiehlt sich die Aufnahme einer Klausel zur Mieterhöhung in den Mietvertrag. Beliebt sind vor allem Staffelmieten oder Mietpreisklauseln. Auch die folgenden Klauseln sind für gewerbliche Mietverträge typisch: 

  • Wertsicherungsklausel 
  • Spannungsklausel
  • Leistungsvorbehalt

Unsere Empfehlung:

Besonders bei kurzen und/ oder flexiblen Laufzeiten lohnt sich die Aufnahme einer Klausel in den Vertrag nicht, da die Miete durch die kurzen Laufzeiten regelmäßig angepasst werden kann. Sollte die Miete erhöht werden müssen, so kann ganz unkompliziert eine Einigung zwischen Untermieter:in und Vermieter:in oder eine Änderungskündigung vorgenommen werden. Handelt es sich um einen mehrjährigen Vertrag, so empfiehlt sich die Aufnahme einer Klausel, zu Beispiel einer Mietpreisklausel, in den Vertrag.

Kaution - ja oder nein?

Jedem:r Anbieter:in steht es zunächst frei, ob er:sie eine Kaution verlangt und in welcher Höhe. Dies kann einfach bei der Erstellung des Inserates ausgewählt werden. Bei flexiblen Mietverträgen werden in der Regel keine Investitionen in die zu vermietende Fläche vorgenommen (getreu dem Motto „come as you are“) und bei Problemen mit der Mietzahlung erlauben die kurzen Kündigungsfristen einen schnellen Ausstieg aus dem Mietverhältnis. Daher ist die Einforderung einer Kaution bei flexiblen Mietverträgen eher unüblich. 

Höhe der Kaution

Die Höhe der Kaution richtet sich üblicherweise nach dem zu vermietenden Objekt. Bei langfristigen Mietverträgen ist eine Kaution in Höhe von drei Monatsmieten üblich. Dies ist die Faustregel und im Wohnrecht sogar die maximal erlaubte Kaution. Im Gewerbe dürfen Kautionen per se auch höher als 3 Monatsmieten ausfallen, jedoch ist dies eher untypisch und gilt nur in besonderen Fällen (z.B höchstmögliche Prestige-Einrichtung). 

Bei flexiblen Mietverträgen ist es gängig, keine Kaution oder eine Kaution von maximal einer Monatsmiete zu verlangen, da die Verträge schnell gekündigt werden können. Zu hohe Kautionen schrecken besonders junge Unternehmen schnell ab. 

Kautionshandling Bürogemeinschaft

Anlage der Kaution

Im Gegensatz zur Kautionsanlage bei privaten Wohnungen, ist der:die Vermieter:in von gewerblichen Immobilien gesetzlich nicht verpflichtet, die Kaution anzulegen oder zinsbringend arbeiten zu lassen. Die Kaution wird in den meisten Fällen jedoch gesondert vom eigenen Vermögen des:der Vermieter:in angelegt. Denn sofern es im Mietvertrag keine Angaben diesbezüglich geben sollte, hat der:die Mieter:in im Falle einer Insolvenz gegebenenfalls keinen Schutz, die Kaution zurückzuerhalten (sofern im Insolvenzverfahren kein Vermögen des Schuldners anderweitig vorhanden ist und nichts liquidiert werden kann).

In der Praxis wird daher in der Regel eine Vereinbarung zur Anlage der Kaution im Mietvertrag festgehalten, so zum Beispiel die Einzahlung auf ein gesondertes Extra-Konto (sog. “Mietkautionskonto”). Dadurch wird die Trennung vom übrigen Vermögen des:r Vermieters:in gewährleistet. Sofern beidseitiges Einverständnis gegeben ist, sind auch andere Möglichkeiten zur Anlage machbar. So zum Beispiel die Zahlung in Bar oder eine gewerbliche Mietkautionsversicherung. 

Unser Tipp:

Vereinbare mit deinen Mieter:innen eine geringe Mietkaution im Gegenzug für die Anlage dieser Kaution auf kein gesondertes Konto. So wird der Aufwand der Anlage reduziert und das Risiko für die Mieter:innen ist gering.

Rückzahlung der Kaution

Es gilt die Verpflichtung, die Kaution nach einer angemessenen Prüfungsfrist an den:die Mieter:in zurückzuzahlen. Die Rechtsprechung räumt eine Frist zwischen drei und sechs Monaten ein. Der Anspruch auf Rückzahlung der Kaution verjährt für Mieter:innen nach drei Jahren, gem. §195 BGB. 

Unsere Empfehlung:

Bei flexiblen Mietverträgen, Schreibtischplätzen und kleinen Büroräumen empfehlen wir, keine Kaution oder maximal eine Monatsmiete einzufordern. Zu hohe Kautionszahlungen schrecken besonders junge Unternehmen ab, da diese ihr (knappes) Kapital nicht unberührt über lange Zeit parken wollen. Zudem kann ein flexibler Vertrag ohne lange Kündigungsfristen schnell beendet werden. Der Aufwand der Anlage einer Kaution ist daher für flexible Verträge oftmals zu hoch, verglichen zum damit verbundenen Risiko. Handelt es sich bei der Untervermietung um eine Untervermietung großer Büroräume oder -flächen und um einen längerfristigen Mietvertrag, so empfiehlt sich eine Kaution von drei Monatsmieten.

Ist eine Bonitätsprüfung notwendig?

Die Bonitätsprüfung der Untermieter:innen ist bei einzelnen Desks und kleinen Büroräumen eher unüblich. Oftmals sind wenige Daten über junge Unternehmen, welche überwiegend nach flexiblen, bezahlbaren Büroräumen suchen, vorhanden. Zudem ist das finanzielle Risiko bei flexiblen Verträgen sowie Desks und kleinen Büroräumen gering, da diese Verträge eine schnelle Beendigung des Mietverhältnisses ermöglichen und keine Investition in den Ausbau von Büroflächen o.ä. getätigt werden müssen.

Bei der Untervermietung größerer Fläche mit einer höheren Miete kann eine vorherige Bonitätsprüfung der Untermieter:innen durchaus Sinn machen. Wer die Bonität der Mieter:innen vorab prüfen möchte, kann eine Selbst- und/ oder eine Schufa-Auskunft verlangen. 

Als Vermieter:in kann die Bonitätsprüfung von Unternehmen ganz einfach bei der Schufa angefordert werden. Dabei kann zwischer einer Kurz- und einer Vollauskunft gewählt werden. Wer zusätzliche Auskünfte möchte, kann ein Einkommensnachweis im Rahmen der Selbstauskunft anfordern, insbesondere bei Selbstständigen und Freelancern kann dies sinnvoll sein.

Beachte: Wer die Bonitätsprüfung von Unternehmen anfordert, zahlt diese auch. Die Kosten belaufen sich in der Regel um rund 30€ pro Auskunftsbogen.

Unsere Empfehlung:

Bei der Untervermietung kleinerer Räume und Schreibtischplätze sollte eine Bonitätsüberprüfung nicht von Notwendigkeit sein. Handelt es sich um die Untervermietung größerer Flächen mit einem Mietpreis von mehreren Tausend Euro/ Monat, sollte sich eine Schufa-Auskunft eingeholt werden.

Fazit

Ein flexibler Vertrag zur Untervermietung leerstehender Büroräume ist nicht nur für junge Unternehmen attraktiv, sondern ebenfalls mit einem geringen Aufwand für den:die Vermieter:in verbunden. Die Mietzahlung empfiehlt sich unkompliziert über einen Dauerauftrag oder ein Basis-SEPA-Mandat. Auch eine Klausel im Mietvertrag zur Mieterhöhung ist bei flexiblen Mietverträgen häufig unüblich, da bei diesen Verträgen das Mietverhältnis zeitnah beendet werden kann und es im Falle einer Erhöhung zu einer Einigung zwischen den Parteien kommen kann. Eine Kaution wird üblicherweise nicht eingefordert, da bei kleinen Büroräumen oder Schreibtischplätzen oftmals keine Investitionen getätigt werden und die Aufwand der Organisation der Kaution daher zu aufwendig ist. 

Du möchtest Teile deines Büros untervermieten? Bei ungenutzten Büroräumen oder Büroflächen in deinen Räumlichkeiten ist Untervermietung genau das Richtige für dich. So ist es möglich, Mietverträge mit kürzeren Laufzeiten zu vereinbaren und flexibel nach Platzbedarf die freien Büroflächen unterzuvermieten. Gleichzeitig hilfst du mit der Untervermietung deiner Büros jungen Unternehmen dabei, ein neues Zuhause für ihr Business zu finden. Du hast dabei sogar noch einen weiteren positiven Nebeneffekt: Du kannst unnötige Mietkosten sparen.

Jetzt Büro untervermieten

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Mietkostenersparnis Büroraum München

Am Besten veranschaulichen wir das Ganze einmal anhand eines Beispiels: 

Nehmen wir an, dass du einen leerstehenden Büroraum von 40m² in München hast. Wir haben eine Faustregel aufgestellt, mit Hilfe derer der Pauschalpreis eines Büroraums berechnet werden kann: 

Die eigene Kaltmiete eignet sich als Ausgangsbasis, da sie i.d.R. die Kriterien Lage und Qualität des Büros widerspiegelt. Durch die Multiplikation mit dem Faktor 2 bis 2,5 wird die Mitnutzung der Allgemeinflächen wie Küche, WC und Meetingraum sowie die Nebenkosten und Reinigung mit abgegolten. 

Damit ergibt sich bei einer durchschnittlichen Kaltmiete pro Quadratmeter in München von 21,50€/ m² und einer Fläche von 40m²:

21,50€ x 40 x 2 = 1720€

1.720€ pro Monat, die eingespart werden können. Wird das Ganze auf ein Jahr hochgerechnet, ergibt das eine Einsparung von 20.640€ / Jahr. Eine hohe Summe – schade, wenn diese einfach verstreichen würde. 

Weiterbildungsmöglichkeiten für Mitarbeiter:innen

Mitarbeiter:innen sind die wichtigste Ressource und der entscheidende Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens. Weiterbildungsmaßnahmen sind essentiell, um qualifizierte Mitarbeiter:innen zu halten und die Produktivität zu steigern. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die Entwicklung der Mitarbeiter:innen mit dem eingesparten Geld zu fördern. 

E-Learning

E-Learning-Plattformen gewinnen zunehmend an Beliebtheit im Bereich der Weiterentwicklung von Mitarbeiter:innen. Und das nicht ohne Grund: Die verschiedenen Plattformen bieten neben der zeit- und ortsunabhängigen Durchführung der Kurse weitere zahlreiche Vorteile.  E-Learning-Kurse können interaktiv gestaltet sein und ermöglichen es damit, abstrakte und komplexe Inhalte anschaulich darzustellen.

Weiterbildungsmöglichkeiten für Mitarbeiter

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, kollaborativ zusammenzuarbeiten, die Inhalte zu wiederholen und im persönlichen Tempo zu lernen. Mittlerweile gibt es eine große Auswahl an verschiedenen Themenbereichen zur beruflichen Weiterentwicklung, aber auch zur Erlernung von neuen Business-Tools. 

Grovo/ Cornerstone

Anbieter wie Grovo oder Cornerstone fokussieren sich auf ein E-Learning angelehnt an den Microlearning-Ansatz. Dieser Ansatz hilft dabei, mit kleinen Lerneinheiten das Gelernte zu verinnerlichen. Grovo ermöglicht das effektive Lernen auf verschiedene Weise: Mit Hilfe kurzer, hochspezialisierter Videos, Audios, digitaler Dokumente und Virtual Reality mit kleinen Aufgaben soll das Gelernte direkt umgesetzt werden.

Mitarbeiter Weiterbildung

PowerMBA

PowerMBA ist eine neue Art der Business School, bei der ebenfalls das Konzept des Microlearnings angewendet wird. Hier stellen führende Köpfe der Wirtschaft neue Einblicke im Business, Marketing und digitaler Innovation vor. Das Ziel: Die persönliche Karriere vorantreiben für minimale Zeit- und Geldinvestition. Es gibt verschiedene Programme, alle befinden sich in einem Preisrahmen von etwa 300-1500€. Nimmt man einen Durchschnittswert von 750€ pro Kurs, lassen sich von 20.640€ Mietkostenersparnis rund 27 PowerMBA Kurse finanzieren.

Bücher

Neben E-Learning gibt es natürlich noch die klassischen Bücher. Besonders für ein knappes Budget bieten viele Bücher sehr gute Quellen zur persönlichen sowie beruflichen Weiterentwicklung. Ein weiterer Vorteil: Bücher eignen sich optimal für unterwegs, so zum Beispiel für den Weg zum Büro. Auch können die Bücher unter Kolleg:innen ausgetauscht werden und anschließend über die Inhalte diskutiert werden. Auch hier variieren die Preise von Buch zu Buch, aber nimmt man einen durchschnittlichen Buchpreis von 20€/ Buch, erhält man:

20.640€ / 20€ = 1.032

Damit könnten dank des eingesparten Gelds über 1000 Bücher gekauft werden! Das bedeutet viel Inhalt für die nächsten Buchclub-Treffen.

 

LinkedIn Learning

Das beliebte Business-Netzwerk LinkedIn bietet ebenfalls interessante und vielfältige Online-Kurse an. Dabei werden neben fachspezifischen Lehrvideos ebenfalls Kurse zur Förderung der Soft Skills angeboten. Wer sowieso einen Linkedin Premium Account (“Premium Career” oder “Premium Business”) besitzt, dem stehen die Inhalte des E-Learning-Angebots kostenlos zur Verfügung.

Jahresabo
Monatsabo
Kurse einzeln kaufen
ca. 19,66€ / Monat
ca. 29,49€ / Monat
ca. 15-20€ pro Kurs
ca. 235,92€ / Jahr

Preise Stand November 2021

Büro- und Homeoffice-Ausstattung

Büroausstattung Rechenbeispiel

Zur Gestaltung des optimalen Arbeitsumfeldes gehört auch die Büroausstattung dazu. Denn um das Wohlbefinden und die Gesundheit der Mitarbeiter:innen zu fördern, sollte die Einrichtung richtig gewählt sein. Sowohl im Büro, als auch im Homeoffice sollte die Bereitstellung der Ausstattung gewährleistet sein.

Höhenverstellbare Tische

Zu langes Arbeiten im Sitzen birgt sich nicht nur negativ auf die Gesundheit von  Mitarbeiter:innen, sondern auch auf deren Leistungsfähigkeiten aus. Nicht umsonst heißt es “Sitzen ist das neue Rauchen”. Höhenverstellbare Schreibtische beugen diesen gesundheitlichen Risiken vor. 

Ergonomische Bürostühle

Wenn Mitarbeiter:innen im Sitzen arbeiten, sollte dafür gesorgt werden, dass die Stühle optimal angepasst werden. Bei ergonomischen Bürostühlen lässt sich beispielsweise die Rückenstütze so anpassen, dass die Belastung für Lendenwirbelsäule, Rücken, Nacken und Schultern möglichst gering ist. 

Technisches Equipment

Im Büro meist selbstverständlich, aber im Homeoffice oft vergessen: Gutes technisches Equipment. Dazu zählen unter anderem Monitore, Tastaturen, Maus und Headsets. 

Accessoires

Ja richtig, Accessoires. Ansprechende Accessoires im Büro haben einige Vorteile: 

  • Förderung einer angenehmen Arbeitsatmosphäre
  • Verminderter Stress
  • Verbesserung des Erscheinungsbildes des Unternehmens
  • Wohlfühlatmosphäre
  • Harmonischer Gesamteindruck

Allerdings gilt hier das Motto: Weniger ist mehr. Pflanzen, Kalender oder Dekoration schaffen ein angenehmes Ambiente, sollten allerdings in Maßen eingesetzt werden. 

Investition ins Team

Teamevents

Egal ob online oder in Person – regelmäßige Teamevents stärken den Zusammenhalt und das Vertrauen untereinander. Mit zusätzlichen 20.640€ lassen sich einige gemeinsame Aktivitäten planen. Der Kreativität kann hierbei freien Lauf gelassen werden und es können die verschiedensten Events ausprobiert werden. 

20.640€ – Das sind über 40 Outdoor-Escape Games*

Dabei gibt es auch zahlreiche Möglichkeiten, auch virtuell das Miteinander zu stärken. Online Weinprobe, Krimi Spiel oder Backevent sind nur einige Beispiele. Oder wie wäre es mit einem Quiz, bei dem das gegenseitige Wissen unter Beweis gestellt wird? 

Teambuilding Investitionen

Es gibt eine breite Auswahl, sodass für jedes Team etwas dabei ist. Die Preise variieren je nach Event und Größe des Teams. 

20.640€ – Das sind über 20 Online-Weinproben*

Teambuilding Workshop

Gemeinsame Aktivitäten machen Spaß und lockern die Stimmung. Ein Teambuilding Workshop geht einen Schritt weiter und ermöglicht die gemeinsame Zielfindung. Darüber hinaus können Ursachen für mögliche Konflikte im Team gefunden werden und gemeinsame Regeln für die Zusammenarbeit erarbeitet werden. Das sorgt für eine klare Rollenverteilung innerhalb des Teams und einer gesteigerten Motivation, gemeinsam die festgelegten Ziele zu erreichen. Die Preise variieren auch hier je nach Teilnehmerzahl, Anzahl der Aufgaben und Dauer der Challenges. 

20.640€ – Das sind ca. 3 Teambuilding Workshops*

* Angenommen ein Team mit 20 Personen

Unterstützung im Team

Viele Student:innen möchten neben dem Studium Arbeitserfahrungen sammeln und suchen daher nach Werkstudent:innenjobs. Für Unternehmen können diese Werkstudent:innen wertvoll sein, denn sie bringen frische Einblicke und oft auch die nötigen Kenntnisse und Fähigkeiten mit. Besonders in dynamischen Arbeitsumfeldern kann dieses frische Uni-Wissen einen großen Wertbeitrag schaffen; gleichzeitig verschaffen Werkstudent:innen dem Unternehmen Flexibilität und dadurch eine gute Position am Markt. Zusätzlich könnenüber diesen Weg gute Mitarbeiter:innen rekrutiert werden. 

20.640€ – Das sind etwa 2 Werkstudent:innen für ein Jahr

Fazit

Durch die Untervermietung deiner leerstehenden Büroräume kannst du eine beachtliche Geldsumme pro Jahr einsparen. Eine Summe, die Platz für neue Investitionen schafft, die sonst im Arbeitsalltag leichter untergehen. Ob die Weiterentwicklung der Mitarbeiter:innen, die Büro- und Homeoffice-Ausstattung oder doch die Förderung des Teamspirits – das eingesparte Geld findet wohl überall schnell Verwendung. 

Also – lässt du dein Geld noch verstreichen oder investierst du es schon in dein Business?

Du hast noch freie Räume im Büro?

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Wohlbefinden & Gesundheit am Arbeitsplatz

Spaß im Büro

Wohlbefinden & Gesundheit am Arbeitsplatz

Sowohl das Wohlbefinden, als auch die Gesundheit der Mitarbeiter:innen dürfen am Arbeitsplatz nicht vernachlässigt werden. Die Work-Life-Balance fängt am Arbeitsplatz an. Daher ist es umso wichtiger, das Arbeitsumfeld angenehm zu gestalten, damit Mitarbeiter:innen nachhaltig motiviert und leistungsfähiger sind. Denn nicht nur die psychische und physische Gesundheit der Mitarbeiter:innen steht hierbei im Fokus, sondern auch die Auswirkungen der Gesundheit auf die Motivation und Leistungsfähigkeit sind gravierend. Zufriedene und gesunde Mitarbeiter:innen haben demnach eine höhere Bindung zum eigenen Unternehmen und sind produktiver, was als ein entscheidender Wettbewerbsfaktor von Unternehmen wirkt.

In diesem Beitrag stellen wir euch Maßnahmen vor, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen am Arbeitsplatz zu steigern.

Glücklich im Büro

Inhalt:

Teamzusammenhalt

Team arbeitet zusammen

Wir verbringen einen Großteil unseres Lebens am Arbeitsplatz, daher ist ein gutes Verhältnis zu Kolleg:innen von großer Bedeutung. Ein positiver Teamspirit steigert das Wohlbefinden am Arbeitsplatz, denn zwischenmenschliche Beziehungen sind eine Grundlage dafür, dass Mitarbeiter:innen sich dem Unternehmen verbunden fühlen und gerne ins Büro kommen. Dies wiederum steigert das Zugehörigkeitsgefühl und fördert die Motivation. Daher ist ein regelmäßiger persönlicher Austausch – beispielsweise bei gemeinsamen Teamevents oder Feierabendaktivitäten – wichtig, um diesen Teamspirit zu stärken. Besonders durch die Zunahme an Remote Work ist es von hoher Bedeutung, dass es dennoch zu einem regelmäßigen Austausch kommt, ob persönlich oder remote.

So belegen auch Studien, dass es eine positive Korrelation zwischen Teamgeist und Teamleistung besteht [1]. Regelmäßige Teamevents und Austausch fördern die Kommunikation untereinander. Eine richtige Kommunikationsweise fällt vielen Menschen oft schwer; Teamevents stärken daher diesen Lernprozess. Eine gute Kommunikation untereinander kann den Umgang mit Konflikten um einiges erleichtern. Die Fähigkeit eines Teams, mit Konflikten umzugehen, beeinflusst den Teamzusammenhalt und die damit zusammenhängende Leistung ebenfalls stark [2].

Neben gemeinsamen Teamaktivitäten spielen noch weitere Faktoren eine wichtige Rolle für den Teamspirit:

Gemeinsame Ziele

Die Festlegung von gemeinsamen Zielen gibt Mitarbeiter:innenein klares, gemeinsames Bild davon, orauf und zu welchem Zweck sie hinarbeiten. 

Arbeitsergebnisse klar kommunizieren 

Die Kommunikation der Ergebnisse und Zuständigkeiten fördert die Verantwortung für die Arbeit. Die Erwähnung, welche Ergebnisse von wem erzielt wurden, gibt ebenfalls Anerkennung für die Tätigkeit.

Strukturen & Prozesse definieren

Strukturen innerhalb des Teams geben Orientierung. Sowohl eine eindeutige Rollenverteilung (wer ist für was zuständig), als auch klare Prozessabläufe fördern ein reibungsloses Zusammenarbeiten. Workflows sollten aufeinander abgestimmt sein und Verantwortungen klar definiert. 

Verbesserte Zusammenarbeit mit digitalen Tools

Hybride Arbeitsmodelle sind in vielen Unternehmen bereits Gang und Gäbe. Digitale Tools vereinfachen die Zusammenarbeit, egal wer wo arbeitet. Chat- und Videotools, Clouds und Projektmanagement-Tools sind dabei Tools, zu denen jede:r Zugang haben sollte.
Wenn du noch mehr zum Thema Hybride Arbeitsmodelle erfahren möchtest, haben wir alle Infos in unserem Blogartikel „Hybrides Arbeiten: Alles Wissenswerte verständlich erklärt“ für dich zusammengefasst.

[1] Evans, C. R., & Dion, K. L. (1991). Group cohesion and performance a meta-analysis. Small group research, 22(2), 175-186.

[2] Beal, D. J., Cohen, R. R., Burke, M. J., & McLendon, C. L. (2003). Cohesion and performance in groups: a meta-analytic clarification of construct relations. Journal of applied psychology, 88(6), 989.

Wertschätzung

Wertschätzung Mitarbeiter

Wertschätzung ist ein zentrales Bedürfnis der Menschen, egal ob privat oder im Job. Zahlreiche Studien belegen, dass Wertschätzung gegenüber Mitarbeiter:innen sich positiv auf das Commitment und die Motivation auswirken. Der zweithäufigste Grund für einen Jobwechsel ist die fehlende Anerkennung für die eigenen Leistungen (Manpower Group 2017). Auch ist Wertschätzung ein wichtiger Bestandteil guter Führung. Die Mummert-Human-Resources-Studie 2016  befragte Führungskräfte mit HR-Verantwortung nach dem Idealprofil eines “gesunden Unternehmens” (d.h. ein wirtschaftlich erfolgreiches Unternehmen, dessen Erfolg auf einer Führungskultur beruht, die Verantwortung für die physische und psychische Gesundheit aller Mitarbeiter:innen übernimmt). Dabei sind Themen, die inhaltlich und formal um eine wertschöpfende Kommunikation kreisen, zentral für die Gesamtwertschätzungskultur. Darüber hinaus beurteilten 80% der HR-Verantwortlichen, dass die Anerkennung von Leistung einen sehr hohen Einfluss auf die Mitarbeiter:innenzufriedenheit hat. 

Einflussfaktoen Mitarbeiterzufriedenheit

Wie drücke ich Wertschätzung aus?

Dabei kann die Wertschätzung verschiedene Formen annehmen: Angefangen bei aufmerksamen Zuhören bis hin zur Aussprache von Lob und Anerkennung. Auch die Möglichkeiten von flexiblem Arbeiten signalisiert Mitarbeiter:innen Wertschätzung, da Vertrauen und Freiheiten entgegengebracht werden. Kleine (passende) Geschenke oder ein gemeinsames Mittagessen sind ebenfalls ein Ausdruck von Wertschätzung. Hier muss jede:r die eigene Art finden, Wertschätzung auszudrücken.

Tipp

Wir bei shareDnC nutzen regelmäßig Honestly, ein Tool für kurze, anonyme Mitarbeiter:innenumfragen. Diese helfen zu verstehen, wie Mitarbeiter:innen denken, fühlen und was sie sich wünschen. Dadurch kann anonym Feedback eingeholt werden und anschließend Maßnahmen zur Verbesserung abgeleitet werden. 

Weiterbildungsmöglichkeiten

Die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln und Neues zu lernen, steht gegenwärtig ganz oben auf der Prioritätenliste von Arbeitnehmer:innen. Nehmen Mitarbeiter:innen wahr, dass die persönliche Weiterentwicklung für Arbeitgeber:innen wichtig ist, erhöht dies das Engagement und die Loyalität. Auch wirkt sich ein umfassendes Weiterbildungsprogramm attraktiv auf die Reputation des Unternehmens aus. Dabei kann eine Kombination aus internen Weiterbildungsmöglichkeiten und externen Workshops eine gute Vorgehensweise sein. Jedenfalls sollten die Mitarbeiter:innen bei der Auswahl der Weiterbildungsmöglichkeiten mit einbezogen werden, bspw. durch eine persönliche Befragung, welche Themenbereiche präferiert werden. 

Tool Kosten

LinkedIn Learning

ca. 19,66€/ Monat pro Person (Jahresabo)

Individuelle Mitarbeiter:innen Coachings

Die Preise schwanken je nach Qualifikation und Etablierung der Coach:innen. Die durchschnittlichen Preise liegen zwischen 100-400€ pro Stunde.

Power MBA

ca. 77,27€/ Monat

Future Learn

Kosten müssen individuell angefragt werden

Udemy

Verschiedene Preismodelle für Unternehmen. Z.B. 240 $/ Nutzer/ Jahr für Unternehmen bis 20 Mitarbeiter:innen

Tipp

Regelmäßige Entwicklungsgespräche dienen dazu, die persönliche Entwicklung voranzutreiben und den Fortschritt festzuhalten. Dabei können Mitarbeiter:innen selbst äußern, in welche Richtung sie ihre Weiterentwicklung lenken möchten und inwiefern das Unternehmen sie auf diesem Weg unterstützen kann. 

Inside shareDnC

Bei shareDnC hat jede:r Mitarbeiter:in einen persönlichen Growth Plan, welcher regelmäßig gemeinsam besprochen wird. So kann jede:r individuell an den individuellen Entwicklungsbereichen und Zielen arbeiten. 

Mehr Bewegung

Mangelnde Bewegung am Arbeitsplatz, insbesondere das stundenlange Sitzen im Büro führt zu den häufigsten Bürokrankheiten wie Rückenschmerzen und chronische Müdigkeit. Aus diesem Grund ist der Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz unerlässlich. Die Förderung der Bewegung von Mitarbeiter:innen ist ein wichtiger Bestandteil ihrer psychischen und physischen Gesundheit. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, um Mitarbeiter:innen in Bewegung zu halten: Firmenabos in Fitnessstudios oder der Verleih von Firmenfahrrädern sind erste Ideen. Aber auch ein Spaziergang in der Mittagspause oder eine gemeinsame Yoga-Session nach der Arbeit bringen Mitarbeiter:innen in Bewegung.

Schritte-Wettbewerb

Wie wäre es mit einem Schritte-Wettbewerb? Eine Teamchallenge, die Mitarbeiter:innen in Bewegung bringt und gleichzeitig das Teamgefühl dank eines gemeinsamen Ziels stärkt. Wer kann in einer Woche oder einem Monat die meisten Schritte sammeln?

Insight shareDnC

Bei shareDnC hat jede:r Mitarbeiter:in ein Urban Sports Club Abonnement. So kann jede:r die passende Sportart für sich wählen und damit einen Ausgleich zum Arbeitsalltag schaffen. Ob gemeinsam nach der Arbeit oder auch alleine: Mit Urban Sports Club bleiben wir in Bewegung!

Wohlfühl-Arbeitsumgebung

Gemütliches Büro

Die meisten von uns sind gerne Zuhause, weil sie dort eine Umgebung haben, in der sie sichwohlfühlen. Mitarbeiter:innen werden daher gerne im Büro sein, wenn die Umgebung zum Wohlfühl-Faktor beiträgt. Damit sind keine Kuscheldecken oder Kerzen gemeint, sondern eine vielfältige Arbeitsumgebung. Verschiedene Arbeitszonen für Privatsphäre oder Interaktionen bieten Mitarbeiter:innen das optimale Arbeitsumfeld. Für konzentriertes Arbeiten bieten sich abschließbare Büroräume an, für Meetings und gemeinsame Pausen können Lounge- oder Pausenbereich zur Förderung des Austauschs eingerichtet werden. 

Unser Tipp

Zur Wohlfühl-Arbeitsumgebung zählt auch ein Wohlfühl-Büro. Damit ist nicht nur ein Büro in angenehmer Atmosphäre gemeint, sondern ein Büro, das den Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen entspricht. So wünschen sich beispielsweise viele Mitarbeiter:innen einen Arbeitsplatz, der langes Pendeln vermeidet. Diese Wohlfühl-Büros können ganz einfach auf shareDnC gefunden werden. 

Fazit

Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen wurden in der Vergangenheit eher als netter Bonus angesehen und nicht als Priorität. Das hat sich allerdings geändert. Denn die Folgen sind gravierend, sofern dem Wohlbefinden keine Beachtung geschenkt wird. Daher sind gesundheitsunterstützende Maßnahmen unerlässlich: Angefangen bei kleinen Schritten – wie der Anpassung der Arbeitsumgebung – bis hin zur Integration der betrieblichen Gesundheitsprävention in die Unternehmenskultur. 

Ein kleiner Tipp am Rande: Zur Wohlfühl-Umgebung trägt auch der:die richtige Office-Partner:in bei. 
Bei shareDnC findet ihr die passenden Untermieter:innen für eure leerstehenden Büroräume.

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Nachhaltigkeit im Büro – Warum Shared Offices nachhaltig sind

Nachhaltigkeit im Shared Office

Nachhaltigkeit im Büro - Warum Shared Offices nachhaltig sind

Bei dem Begriff „Nachhaltigkeit“ denkt man in der Regel direkt an Recycling, abfallfreie Praktiken und das Fahren von Elektroautos. Den meisten ist jedoch nicht bewusst, dass der Arbeitsplatz einen großen Einfluss auf die Umwelt hat. Genau wie das Mitbringen von wiederverwendbaren Tüten zum Einkaufen, trägt das Teilen der Arbeitsumgebung zur Ressourcenschonung bei. 

Besonders Shared Offices und Coworking Spaces können dabei als Vorreiter in Sachen Office-Nachhaltigkeit dienen. In diesem Beitrag haben wir das wichtigste zum Thema Nachhaltigkeit im Büro zusammengefasst und geben relevante Tipps, wie ganz einfach CO2 am Arbeitsplatz eingespart werden kann.

Nachhaltigkeit im Shared Office

Inhalt:

Nachhaltiges Büro - aber wie?

Wie genau ein Büro nachhaltiger werden kann, ist einfacher nachzuvollziehen, wenn die Bedeutung des Begriffs ‘Nachhaltigkeit’ klar ist. Die Definition von Nachhaltigkeit ist nach dem Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit: “[…] mit Ressourcen zu haushalten. Hier und heute sollten Menschen nicht auf Kosten der Menschen in anderen Regionen der Erde und auf Kosten zukünftiger Generationen leben.” 

Einfach gesprochen lässt sich somit Nachhaltigkeit im Büro etablieren, indem Mittel und Strukturen so angepasst werden, dass sie möglichst ressourcenschonendes und damit nachhaltiges Arbeiten ermöglichen. Angefangen beim täglichen Kaffee bis hin zum Strom und der Ausstattung: Nachhaltigkeit im Büro ist mindestens genauso wichtig wie im privaten Bereich. Denn wir verbringen rund ein Drittel unserer Lebenszeit am Arbeitsplatz, daher wollen wir diese auch möglichst nachhaltig gestalten. Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Durch nachhaltiges Verhalten können Ressourcen effizienter genutzt und eingespart werden – dies kann unnötige Ausgaben verringern. 

So weit so gut. Doch wie schafft man es als Team sein Verhalten zu ändern?

Mit Regeln „von oben” lassen sich zwar Rahmenordnungen schaffen, intrinsische Motivation zum nachhaltigen Handeln lässt sich dadurch jedoch eher weniger erreichen. Warum nicht Anreize setzen, die zum Klimaschutz beitragen und gleichzeitig den Zusammenhalt im Team stärken? Wie wäre es zum Beispiel mit einem Energiespar-Wettbewerb oder einer gemeinsamen Mittagspause inkl. vegetarischem Kochen?

Shared Office: Vorreiter für nachhaltigere Büros

Shared Offices und Coworking Spaces nutzen knappe Ressourcen effizienter als konventionelle Büros. Doch warum ist ein Shared Office oder Coworking Space nachhaltig?

Bessere Erreichbarkeit

Shared Offices und Coworking Spaces sind an vielen verschiedenen Standorten angesiedelt. So beispielsweise zentral in Großstädten, jedoch ebenfalls in kleineren Städten und Stadtteilen - eben überall dort, wo viele Mitarbeiter:innen wohnen. Dadurch können lange Arbeitswege reduziert werden und Mitarbeiter:innen können die kürzeren Wege mit der Bahn, dem Fahrrad oder zu Fuß zurücklegen. 

Geteilte Infrastruktur

Nehmen wir an, dass 100 Menschen ein eigenes Büro mieten. Jeder dieser 100 Menschen benutzt im Büro eigene Lampen, Drucker, Kaffeemaschinen, Spülmaschinen und vieles mehr. In einem Shared Office werden all diese Ressourcen geteilt. Der Kaffee wird nicht in 100 Büros gekocht und die Spülmaschine wird immer schnell voll und wird daher nicht nur für drei Teller angestellt. Davon profitiert nicht nur der Geldbeutel, sondern auch die Umwelt.

Nachhaltigkeit im Shared Office

Foodsharing

Insbesondere in kleinen Haushalten wandern häufig Lebensmittel in die Tonne, da sie nicht mehr genießbar sind. Im Shared Office können Lebensmittel geteilt werden. So kannst du ganz einfach dein übrig gebliebenes Essen mit deinen Lieblingskolleg:innen teilen.

Sammelbestellungen

Wird zum Beispiel neues Papier oder andere Büromaterialien benötigt, kann im Shared Office eine gemeinsame Großbestellung getätigt werden. Auch Getränke und Obst können gemeinsam bestellt werden, um Transportemissionen sowie Verpackungsmüll einzusparen.

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  • Was es bei der Untervermietung zu beachten gilt
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7 Tipps für mehr Nachhaltigkeit im Shared Office

Think before you print

Nicht jede Mail muss ausgedruckt werden. Getreu dem Motto “Think before you print” sollte jeder Druck wohlüberlegt sein und nur das Nötigste ausgedruckt werden.

Und noch was zum Thema Papier...

Recyclingpapier nutzen und Fehldrucke wiederverwenden: Im Gegensatz zu handelsüblichem Papier ist bei der Herstellung von Recyclingpapier der Wasser- und Energieverbrauch um ca. ⅔ geringer. Um mehr Papier zu sparen, können Fehldrucke als Notizzettel verwendet werden.

Heiß & Kalt

Beim Heizen und beim Lüften kann jede Menge Energie gespart werden - oder eben auch verschwendet. Einfache Tipps wie kurzes Stoßlüften anstelle von dauerhafter Lüftung durch gekippte Fenster und das Herunterdrehen der Heizung beim Verlassen des Büros nach Feierabend sind simple Schritte, um Energie zu sparen.

Reis oder Rouladen

Die Erzeugung von Lebensmitteln ist eine wesentliche Quelle von Treibhausgasen. Wie wäre es mit einem gemeinsamen vegetarischen oder sogar veganen Mittagessen? Oder einer leckeren Hafer-Baristamilch statt der herkömmlichen Kuhmilch für den Kaffee?

Weniger ist mehr

Die richtige Mülltrennung ist selbstverständlich das A und O. Dennoch ist es natürlich viel besser, wenn weniger Müll anfällt. Dieser lässt sich zum Beispiel durch das Verwenden von Mehrwegflaschen oder dem Mitnehmen von eigenen Dosen zum Lieblingsrestaurant in der Mittagspause reduzieren. Eine gute Lösung bieten ebenfalls wiederverwendbare “Coffee-to-go-Becher” mit dem eigenen Firmenlogo.

Das Gute vom Kran

Das Trinken von Leitungswasser und das eigene Sprudeln von Wasser bietet den Vorteil, dass auf das aufwendige Aufbereiten, Abfüllen und Transportieren des Wassers verzichtet wird. Ebenfalls können dadurch Verpackungsmüll und Kosten eingespart werden.

Last but not least - Strom sparen

Es gibt viele Geräte, die am Tag nicht so oft benutzt werden und dabei nur Strom fressen, wie bspw. der Drucker. Für diese Geräte bieten sich Verlängerungskabel mit Ein/Aus-Funktion an. Zudem sollte darauf geachtet werden, das Licht beim Verlassen der Räume auszuschalten (z.B. mit einem Reminder-Schild: Licht aus?) und den Laptop beim Verlassen des Platzes in den Ruhestand zu versetzen - das kann 136 kg CO2-Emissionen pro Jahr einsparen!

Fazit

Gewohnheiten abzustellen ist immer schwer. Allerdings lassen sich viele unserer Tipps sofort umsetzen, wie zum Beispiel der Weg zur Arbeit oder auch der “Think before you print”-Ansatz. Einmal etabliert, stellen auch weitere Maßnahmen kein großes Hindernis mehr dar. Freie Büroräume unterzuvermieten trägt zur Schonung unserer Umwelt bei, da wichtige Ressourcen wie beispielsweise Strom und Lebensmittel geteilt werden. Plus: Die Untervermietung freier Büroräume gibt jungen Unternehmen ein neues Zuhause für ihr Business! 

Du hast freie Büroräume und möchtest diese mit anderen Unternehmen teilen? Die Untervermietung hat nicht nur einen positiven Nebeneffekt auf die Umwelt, sondern hilft dir auch Mietkosten nicht weiter zu verschwenden. Plus: Du gibst jungen Unternehmen ein Zuhause für ihr Business!

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