Untervermietung kann mehr als Kosten sparen – Die Story von WHITE Communications

Ruper Wild - WHITE Communications

Untervermietung kann mehr als Kosten sparen - Wie WHITE Communications mit 12 Untermieter:innen eine echte Gemeinschaft geschaffen hat

Rupert Wild - WHITE Communications

Unser Interviewpartner: Rupert Wild – Gründer und Geschäftsführer der WHITE Communications GmbH aus München. Wir durften ihn dabei unterstützen in seinem Bürogebäude eine Gemeinschaft mit 12 anderen Firmen zu schaffen, die sowohl ihm und seinem Team als auch den Untermieter:innen das Arbeiten in einer für sie optimalen Büroumgebung ermöglicht und außerdem Spaß macht und Synergien schafft

 

Bitte stelle uns WHITE Communications kurz vor.

WHITE Communications ist eine PR- und Marketing-Agentur aus München mit dem Schwerpunkt Mode, Beauty und Lifestyle-Produkte und bereits über 30 Jahre am Markt. Zu unseren Kunden zählen Firmen wie Armani, Bentley, Rimowa, Prada, Steve Madden und andere. Angefangen haben wir als klassische Mediaagentur und haben uns zur einer PR- und Marketing-Agentur mit einer ganzheitlichen Beratung und Umsetzung für Premium-Luxusmarken weiterentwickelt. Derzeit sind wir auch sehr stark im Influencer Marketing aktiv. Seit einiger Zeit haben wir neben unserem Büro in München auch Standorte in São Paulo und New York.

Wie kommt es, dass ihr ungenutzte Flächen in eurem Büro habt?

Unser altes Büro wurde uns überraschend aufgrund einer Gebäudesanierung gekündigt. Auf der Suche nach einem neuen haben wir uns dann über 70 Flächen in München angeschaut und am Ende durch einen Freund unser jetziges Büro gefunden.

Insgesamt hat es vier Stockwerke und ist aufgrund seiner Offenheit auf die Anmietung durch eine Firma ausgelegt, allerdings benötigten wir erstmal nur einen Teil davon. Daher haben wir mit unserer Vermieterin vereinbart, alle Etagen anzumieten, aber die nicht benötigten erstmal unterzuvermieten. Ein befreundeter Unternehmer, der bereits lange erfolgreich mit euch zusammenarbeitet, hat mir shareDnC empfohlen. 

Was war euch bzgl. der Untervermietung besonders wichtig?

Wir wollten eine Art “Mikrokosmos” mit anderen spannenden Firmen schaffen. Unser Büro ist sehr offen gestaltet und bietet daher viel Gelegenheit für einen Austausch untereinander. 

Zudem arbeiten bei uns wie bei den meisten Firmen viele Mitarbeiter:innen weiter im Homeoffice, aber durch die Untervermietung ist trotzdem immer Leben im Büro. 

Haben sich mit euren Untermieter:innen auch Synergien ergeben?

Ja, bereits mehrfach in den letzten 1 ½ Jahren! Mit einigen unserer insgesamt 12 Untermieter:innen arbeiten wir in Projekten zusammen – wir als Kunde oder umgekehrt. 

12 verschiedene Firmen als Untermieter:innen zu “managen” hört sich erstmal nach einigem Aufwand an.

Während des Untermietverhältnisses haben wir kaum Aufwand. Die gemeinschaftliche Nutzung von Räumlichkeiten regelt sich praktisch von alleine, da wir sehr nette Untermieter:innen haben, die sich alle vorbildlich verhalten. Die Auswahl der richtigen Mieter:innen ist der einfachste Weg, den Aufwand gering zu halten. 

Wir haben nur einen zentralen Post- und Paketempfang und eine WhatsApp Gruppe für alle Untermieter:innen. Für den gemeinsam genutzten Meetingraum verwenden wir einen Kalender. 

Der einzige relevante Aufwand entsteht bei einem Wechsel von Mieter:innen, aber dank der super Zusammenarbeit mit shareDnC geht das in der Regel sehr schnell und wir brauchen nur wenige Besichtigungstermine, um neue passende Mieter:innen zu finden. Wir nutzen außerdem eure Vertragsvorlage für die Mietverträge.

Kümmerst du dich komplett alleine um die Untervermietung oder hast du jemanden im Team, der dich unterstützt?

Da es ein neues Projekt war, habe ich mich tatsächlich erstmal selbst darum gekümmert. Auch wenn es zukünftig von jemand anderem übernommen wird, werde ich weiterhin die Mieter:innen aussuchen, da mir die Zusammensetzung unserer Gemeinschaft wichtig ist.

Was findest du besonders gut an der Zusammenarbeit mit uns?

Wenn wir einen Raum inserieren, erhalten wir über euch immer sehr schnell Anfragen von Interessent:innen.  So finden wir nicht nur schnell Mieter:innen, sondern haben auch die Möglichkeit, unter vielen Interessent:innen die passenden Untermieter:innen für uns zu finden. Die Prozesse sind einfach und vor allem die Zusammenarbeit mit Laura läuft super. 

Ich bin euch wirklich dankbar: Ohne euch als Partner hätte ich die Anmietung des kompletten Büros und teilweise Untervermietung nie gemacht und dadurch viele positive Erlebnisse in unserer Gemeinschaft im Büro verpasst!

Vielen Dank Rupert! Welchen Tipp würdest du abschließend anderen Firmen mit auf den Weg geben, die ungenutzte Fläche haben, aber noch überlegen, ob sie diese untervermieten sollen?

Ich würde auf jeden Fall empfehlen, nicht zu zögern und es sofort auszuprobieren. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht und kann es nur weiterempfehlen!

Möchtest du wie WHITE Communications Synergien im Shared Office nutzen?

Wir helfen dir schnell, einfach & ohne Risiko passende Untermieter:innen zu finden. In einem unverbindlichen Termin beraten wir dich gerne. 

Wie PNHR 500m² Bürofläche in kurzer Zeit vermietet hat

Wie PNHR 500m² Bürofläche vermietet hat

Die Kölner Anwalts- und Steuerberaterkanzlei PNHR hat ihre freien Büroflächen in wenigen Wochen mit Unterstützung von shareDnC vermietet

500m² ungenutzte Bürofläche 

Lösung: Vermietung einzelner Räume

Mieter:in für komplette Fläche trotz 1A-Lage nicht zu finden

Ergebnis: 9 Räume in 2 Monaten über shareDnC vermietet

Thomas Misch - PNHR Leiter Servicemanagement

 

Thomas Misch, Leiter Servicemanagement bei PNHR

Thomas Misch ist Kanzleimanager in der Kanzlei PNHR in Köln und damit für die komplette interne Organisation der Kanzlei verantwortlich. Hierzu zählt u.a. auch das Büro und die Untervermietung der ungenutzten Fläche.

Was macht PNHR?

Als alteingesessene Kanzlei ist PNHR mit ihren rund 150 Mitarbeiter:innen seit über 40 Jahren in den Bereichen der Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung tätig. 

Die Herausforderung: 500m² Bürofläche, die nicht selber benötigt wird, aber langfristig Kosten verursacht

Vor einigen Jahren hat PNHR ein Bürogebäude mit rund 5.000m² in der Kölner Innenstadt gemietet und nach den eigenen Vorstellungen renovieren lassen. Dabei wurde bewusst Raum für zukünftiges Wachstum eingeplant, der zuerst untervermietet werden sollte. 

Das erste Untermietverhältnis ergab sich vor einigen Jahren durch einen glücklichen Zufall: Eine gegenüberliegende, große Kanzlei benötigte die 500m² Fläche für ein auf drei Jahre angelegtes Projekt, sodass unkompliziert ein Untermietverhältnis der gesamten Fläche zustande kam. „Der Markt hat uns überholt. Als wir das Gebäude angemietet haben, war an mobiles Arbeiten noch nicht zu denken” – so Thomas Misch. Heute bieten wir den Mitarbeitenden flexiblere Möglichkeiten, was den Raumbedarf reduziert hat.

Nach Beendigung des Untermietverhältnisses startete Thomas Misch daher die erneute Suche nach einem Untermieter oder Untermieterin für die komplette Fläche: „Zuerst war das Ziel wieder einen Mieter für die gesamte Fläche zu finden. Allerdings hat sich schnell gezeigt, dass dies nicht klappen wird.“ Es musste also eine andere Lösung her. 

Die Lösung: Vermietung einzelner Büros über shareDnC

Thomas Misch startete zunächst einen Versuch über ebay Kleinanzeigen. Der Vorteil hier: Es kostet nichts. Allerdings stellte er schnell fest, dass die Qualität der Anfragen nicht seinen Erwartungen entsprach. Unser Kollege Niclas Stapelmann überzeugte Herrn Misch, shareDnC als Spezialisten für Büro-Untervermietung auszuprobieren. Die anfängliche Skepsis gegenüber der ihm bis dahin unbekannten Plattform wurde schnell beseitigt: 

„Ich war überrascht, wie schnell wir eine Vielzahl qualifizierter Anfragen erhalten haben.”

Neben der Schnelligkeit und Verbindlichkeit der Anfragen überzeugte ihn vor allem die Unterstützung durch seinen persönlichen Ansprechpartner bei shareDnC. 

Innerhalb von zwei Monaten fand Thomas Misch über shareDnC insgesamt 9 passende Untermieter:innen für die freien Büroräume. Viele der Mieter:innen sind junge Unternehmen, die nach ersten Schritten im Coworking Space jetzt eigene Büroräume für mehr Privatsphäre gesucht haben. Da passte der Bereich von PNHR mit vielen kleineren Teambüros sehr gut. 

Das Ergebnis

Dank shareDnC konnte Thomas Misch für PNHR innerhalb kürzester Zeit passende Untermieter:innen für seine Büroräume finden.
Außerdem bietet PNHR damit einigen Kölner Jungunternehmen die Möglichkeit, ihr Business in zentralen, bezahlbaren und flexiblen Büros voranzutreiben.

Zum Abschluss: 4 Tipps von Thomas Misch für andere Untervermieter:innen

Am Ende haben wir Thomas Misch noch nach Tipps für andere Firmen gebeten, die ebenfalls Teile ihres Büros untervermieten und dabei ähnlich schnelle Erfolge wie PNHR erzielen wollen.

1. Schnell reagieren und verbindlich sein
„Es ist wichtig, schnell zu reagieren. Wenn möglich, Interessenten direkt anrufen und zeitnahe Termine vereinbaren.” Zudem hat Thomas Misch auch bei den Mieter:innen darauf geachtet, wie schnell und verbindlich sie reagieren. So war nicht nur die Erfolgsquote für PNHR bei denjenigen Mieter:innen sehr hoch, die schnell und verbindlich Termine wahrgenommen haben, es ist auch ein Indiz für das spätere Verhalten als Mieter:in.
2. Die eigenen Kosten als Basis für die Büromiete nutzen
„Der Mietpreis der Fläche ist so kalkuliert, dass unsere Kosten abgedeckt sind. Da steckt kein Gewinnabsicht dahinter.” Mit dieser Kalkulation bietet Thomas Misch einen sehr attraktiven Mietpreis und ist damit günstiger als vergleichbare Angebote von Business Centern oder Flex Office Anbietern. Ein wichtiger Hebel für schnelle Vermietungserfolge.
3. Meetingraum zur gemeinsamen Nutzung anbieten
„Zuerst wollte ich alle Räume als Büros vermieten. Allerdings habe ich am Feedback der Interessenten schnell gemerkt, dass die Möglichkeit, einen Meetingraum zu nutzen für viele ein wichtiges Entscheidungskriterium war und habe das angepasst.”
4. Auf eine gewisse Homogenität innerhalb des Shared Office achten
„Man sollte darauf achten, wie man die Untermieter zusammenstellt, wenn sich mehrere Firmen einen Bürotrakt teilen”. Wenn die meisten Mieter:innen eher einer normalen Bürotätigkeit nachgehen, passt z.B. eine Firma mit viel Publikumsverkehr nicht unbedingt ins Konzept.
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So sparte Act Agency 20% der Büromiete

Act Agency

So sparte Act Agency 20% der Büromiete

Bei den meisten Unternehmen wird Remote Work auch in Zukunft fester Bestandteil der Arbeitswelt bleiben. Während das Büro weiter für teamübergreifende Projekte und das soziale Miteinander mit den Kolleg*innen genutzt wird, werden Mitarbeiter*innen vermehrt von Zuhause arbeiten. Sei es, weil sie dort konzentrierter arbeiten können, sie so eine bessere Balance zwischen Arbeit und Privatleben für sich schaffen oder um langes Pendeln zu vermeiden. 

Auch bei Act Agency wird zukünftig der Anteil an Remote Work steigen. Wie sie dennoch 20% ihrer Büromiete einsparen konnten, erfahrt ihr hier.

Act Agency

Seit 25 Jahren im Business

Act Agency ist eine Hamburger Marketingagentur, die schon seit mehr als 25 Jahren im Business tätig ist. In dieser Zeit hat Act Agency über 300 Events organisiert und viele Markenauftritte verwirklicht. 

Aufgrund der Corona-Pandemie wurde das Büro der Agentur recht leer, denn die Mitarbeiter*innen gingen im März sofort ins Home Office. Für das Team von Act Agency stellte dies kein Problem dar, da sie durch ihre langjährige Arbeit mit Veranstaltungen die Erfahrung darin hatten, von unterwegs zu arbeiten. Remote Work war zwar kein Problem für Act Agency, jedoch traf sie die Krise genauso hart wie andere Firmen aus der Agentur-Branche.

Wie ist der Anteil Remote Work vs. Arbeit im Büro bei euch momentan geregelt?

„Wir arbeiten bereits seit langem Remote, da wir viel unterwegs sind und oft lange bei Veranstaltungen anwesend sind. Dadurch war die entsprechende Technik vorhanden. Jetzt und in Zukunft wird dieser Anteil jedoch weiter nach oben gehen, da die Mitarbeiter*innen das Arbeiten einfach ihrem Lebensstil anpassen können und so die Flexibilität gegeben ist, Familie, Beruf und Hobbies unter einen Hut zu bekommen, was die Zufriedenheitsrate der Mitarbeiter*innen extrem fördert.

Wir werden unser Büro zukünftig flexibler gestalten. Es wird eine geringere Anzahl an Arbeitsplätzen geben, möglichst wenig „Papier“ und damit flexible Einheiten. Nur Einheiten wie Buchhaltung, Personal und Geschäftsführung werden noch feste Arbeitsplätze haben.“

Kein Büro ist auch keine Option

Komplett auf das Büro zu verzichten, war für Act Agency keine Option. Die unterschiedlichen Bereiche wie Buchhaltung, Personal und Geschäftsführung müssen besonderen Anforderungen genügen und können daher nicht nach Hause verlegt werden. Zudem häufen sich bei einem Unternehmen, welches mehr als 25 Jahre am Markt ist, viele Akten und Unterlagen an. Hierfür braucht es eine „Heimat“. 

Aber auch für die Mitarbeiter*innen ist es wichtig, dass sie auch einen festen Platz in der Firma haben. Denn alle kommen auch gern wieder zurück ins Büro – den Kaffee mit den Kollegen kann so schnell nichts ersetzen!

In erster Linie hat Act Agency sich dafür entschieden, die ungenutzte Bürofläche unterzuvermieten, um Kosten zu sparen und um Kleinunternehmen eine günstige Möglichkeit zu bieten, eine feste Location zu haben. Außerdem um ein Network aufzubauen, das sich gegenseitig auch befruchten kann. Ganz schnell stießen sie bei ihrem Vorhaben auf shareDnC.
Mit shareDnC an ihrer Seite fand Act Agency schnell und unkompliziert passende Untermieter für ihre freien Büros.

Wie viel Kosten konntet ihr durch die Untervermietung einsparen?

„Wir haben eine Raumersparnis von etwa 50% und hatten daher die Möglichkeit, zwei abschließbare Büroräume über shareDnC unterzuvermieten. Dadurch sparen wir jetzt jeden Monat ca. 1.000 €. Das ergibt eine Gesamtersparnis von ca. 20% der Miete.“

Act Agency hatte keinerlei Bedenken bei der Untervermietung ihrer ungenutzten Räume. Allerdings mussten einige Fragen zuvor geklärt werden. Beispielsweise wurde der Zugang zu den einzelnen Räumen sichergestellt sowie die Sicherheitsanforderungen aufgrund der Datenschutzverordnung umgesetzt.

„Dies sind zwar nicht ganz einfache Dinge, aber auf jeden Fall lösbar!“, so Act Agency.
Philipp Hartje, Geschäftsführer shareDnC

Philipp Hartje
Gründer shareDnC

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Wie fruittune Raum für Wachstum & Kosteneinsparung unter einen Hut brachte​

Wie fruittune Raum für Wachstum & Kosteneinsparung unter einen Hut brachte

In einem dynamischen Umfeld steht Flexibilität an vorderster Stelle. Vor allem als Startup ist es wichtig, flexibel zu bleiben. Gleichzeitig besteht jedoch die Schwierigkeit, dass die Zukunft nicht hundertprozentig zu kalkulieren ist. Viele Startups stellen sich daher die Frage, ob es beispielsweise sinnvoll ist, ein größeres Büro anzumieten. Die Mietverträge laufen meist mehrere Jahre und die Mietkosten bleiben gleich, egal wie groß aktuell das Team ist und ob man alle Räume nutzt. Doch um flexibel zu bleiben und gleichzeitig Kosten zu sparen, gibt es eine ganz einfache Lösung: die Untervermietung der ungenutzten Büros.

Diesem Ansatz ist auch fruittune gefolgt. Die komplette Story könnt ihr hier lesen.

fruittune

fruittune wächst weiter, das Büro wächst mit

fruittune

Die fruittune GmbH ist ein Startup in der Schmuckbranche, das sich auf dem Wachstumspfad befindet. Mit Juwelle bieten sie den ersten Online-Juwelier-Service an, wo Goldschmiede und Kunden online auf einfache Weise ihre Schmuckaufträge abwickeln können. Zudem können Goldschmiede ihren einzel angefertigten Schmuck auf dem Marktplatz von Juwelle verkaufen. Mania.Design ist die erste Print-On-Demand Plattform für Schmuck. 
Kunden haben bei Mania.Design die Möglichkeit momentan von 39 Designern 242 designte Gravur Anhänger zu kaufen. Zusätzlich können die Gravur Anhänger auf der Rückseite ganz individuell personalisiert werden. Das Angebot an designten Gravur Ketten steigt stetig. Wer einen individuellen Gravuranhänger haben möchte, kann auch im Schmuck Konfigurator seine ganze eigene Vorder- und Rückseite des Gravuranhängers gestalten.

fruittune hat vor einigen Monaten neue Büroräume mit Puffer für Wachstum angemietet. Sie haben sich bewusst für mehr Räume entschieden als sie aktuell benötigen, um flexibler auf ihren Wachstum zu reagieren. „Unser Team ist in den letzten Wochen gewachsen und wir arbeiten aktuell alle vorrangig im Büro.

Einige Abteilungen wie Administration, Marketing oder Sales können zwar aktuell remote arbeiten, dennoch wollen und können sie nicht auf ihr Büro verzichten. Denn nicht alle Aufgaben können von zuhause erledigt werden. Die täglich eingehenden Kundenaufträge werden zum Beispiel vor Ort bearbeitet und versendet.

Einen der Büroräume benötigen sie allerdings erst in einigen Monaten. Deshalb entschied sich fruittune dafür, dieses ungenutzte Büro nicht einfach leer zu lassen, sondern über shareDnC unterzuvermieten bis die nächste Wachstumsphase erfolgt und so einen Teil der Mietkosten zu sparen.

1 Büroraum inkl. Gemeinschaftsfläche

Monatliche Kostenersparnis von fruittunes:
500€

Einzug des Untermieters: 
innerhalb weniger Wochen

„Wir haben sehr schnell einen passenden Untermieter über shareDnC gefunden.“

Bei ihrer Suche nach einem neuen Untermieter entschied fruittune sich für shareDnC. Und sie würden es immer wieder so tun. „Von der Erstellung des Inserats bis hin zur Vertragsunterschrift des Mieters stand shareDnC ihnen jederzeit zur Seite. Der Prozess verlief zudem sehr schnell und unkompliziert. Innerhalb weniger Wochen haben wir einen passenden Untermieter gefunden.“

Ihre Entscheidung, das ungenutzte Büro über shareDnC unterzuvermieten, bereuen sie keinesfalls: „Nein, wir hatten keine Bedenken. Und wir bereuen es nicht. Es sind sehr angenehme Untermieter.“

fruittune konnte so dank shareDnC schnell an Mietkosten sparen und profitiert zudem von einem netten Untermieter, mit dem sich in Zukunft möglicherweise Synergien ergeben.

Philipp Hartje, Geschäftsführer shareDnC

Philipp Hartje
Gründer shareDnC

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