So sparte Act Agency 20% der Büromiete

Act Agency

So sparte Act Agency 20% der Büromiete

Bei den meisten Unternehmen wird Remote Work auch in Zukunft fester Bestandteil der Arbeitswelt bleiben. Während das Büro weiter für teamübergreifende Projekte und das soziale Miteinander mit den Kolleg*innen genutzt wird, werden Mitarbeiter*innen vermehrt von Zuhause arbeiten. Sei es, weil sie dort konzentrierter arbeiten können, sie so eine bessere Balance zwischen Arbeit und Privatleben für sich schaffen oder um langes Pendeln zu vermeiden. 

Auch bei Act Agency wird zukünftig der Anteil an Remote Work steigen. Wie sie dennoch 20% ihrer Büromiete einsparen konnten, erfahrt ihr hier.

Act Agency

Seit 25 Jahren im Business

Act Agency ist eine Hamburger Marketingagentur, die schon seit mehr als 25 Jahren im Business tätig ist. In dieser Zeit hat Act Agency über 300 Events organisiert und viele Markenauftritte verwirklicht. 

Aufgrund der Corona-Pandemie wurde das Büro der Agentur recht leer, denn die Mitarbeiter*innen gingen im März sofort ins Home Office. Für das Team von Act Agency stellte dies kein Problem dar, da sie durch ihre langjährige Arbeit mit Veranstaltungen die Erfahrung darin hatten, von unterwegs zu arbeiten. Remote Work war zwar kein Problem für Act Agency, jedoch traf sie die Krise genauso hart wie andere Firmen aus der Agentur-Branche.

Wie ist der Anteil Remote Work vs. Arbeit im Büro bei euch momentan geregelt?

„Wir arbeiten bereits seit langem Remote, da wir viel unterwegs sind und oft lange bei Veranstaltungen anwesend sind. Dadurch war die entsprechende Technik vorhanden. Jetzt und in Zukunft wird dieser Anteil jedoch weiter nach oben gehen, da die Mitarbeiter*innen das Arbeiten einfach ihrem Lebensstil anpassen können und so die Flexibilität gegeben ist, Familie, Beruf und Hobbies unter einen Hut zu bekommen, was die Zufriedenheitsrate der Mitarbeiter*innen extrem fördert.

Wir werden unser Büro zukünftig flexibler gestalten. Es wird eine geringere Anzahl an Arbeitsplätzen geben, möglichst wenig „Papier“ und damit flexible Einheiten. Nur Einheiten wie Buchhaltung, Personal und Geschäftsführung werden noch feste Arbeitsplätze haben.“

Kein Büro ist auch keine Option

Komplett auf das Büro zu verzichten, war für Act Agency keine Option. Die unterschiedlichen Bereiche wie Buchhaltung, Personal und Geschäftsführung müssen besonderen Anforderungen genügen und können daher nicht nach Hause verlegt werden. Zudem häufen sich bei einem Unternehmen, welches mehr als 25 Jahre am Markt ist, viele Akten und Unterlagen an. Hierfür braucht es eine „Heimat“. 

Aber auch für die Mitarbeiter*innen ist es wichtig, dass sie auch einen festen Platz in der Firma haben. Denn alle kommen auch gern wieder zurück ins Büro – den Kaffee mit den Kollegen kann so schnell nichts ersetzen!

In erster Linie hat Act Agency sich dafür entschieden, die ungenutzte Bürofläche unterzuvermieten, um Kosten zu sparen und um Kleinunternehmen eine günstige Möglichkeit zu bieten, eine feste Location zu haben. Außerdem um ein Network aufzubauen, das sich gegenseitig auch befruchten kann. Ganz schnell stießen sie bei ihrem Vorhaben auf shareDnC.
Mit shareDnC an ihrer Seite fand Act Agency schnell und unkompliziert passende Untermieter für ihre freien Büros.

Wie viel Kosten konntet ihr durch die Untervermietung einsparen?

„Wir haben eine Raumersparnis von etwa 50% und hatten daher die Möglichkeit, zwei abschließbare Büroräume über shareDnC unterzuvermieten. Dadurch sparen wir jetzt jeden Monat ca. 1.000 €. Das ergibt eine Gesamtersparnis von ca. 20% der Miete.“

Act Agency hatte keinerlei Bedenken bei der Untervermietung ihrer ungenutzten Räume. Allerdings mussten einige Fragen zuvor geklärt werden. Beispielsweise wurde der Zugang zu den einzelnen Räumen sichergestellt sowie die Sicherheitsanforderungen aufgrund der Datenschutzverordnung umgesetzt.

„Dies sind zwar nicht ganz einfache Dinge, aber auf jeden Fall lösbar!“, so Act Agency.
Philipp Hartje, Geschäftsführer shareDnC

Philipp Hartje
Gründer shareDnC

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Wie fruittune Raum für Wachstum & Kosteneinsparung unter einen Hut brachte​

Wie fruittune Raum für Wachstum & Kosteneinsparung unter einen Hut brachte

In einem dynamischen Umfeld steht Flexibilität an vorderster Stelle. Vor allem als Startup ist es wichtig, flexibel zu bleiben. Gleichzeitig besteht jedoch die Schwierigkeit, dass die Zukunft nicht hundertprozentig zu kalkulieren ist. Viele Startups stellen sich daher die Frage, ob es beispielsweise sinnvoll ist, ein größeres Büro anzumieten. Die Mietverträge laufen meist mehrere Jahre und die Mietkosten bleiben gleich, egal wie groß aktuell das Team ist und ob man alle Räume nutzt. Doch um flexibel zu bleiben und gleichzeitig Kosten zu sparen, gibt es eine ganz einfache Lösung: die Untervermietung der ungenutzten Büros.

Diesem Ansatz ist auch fruittune gefolgt. Die komplette Story könnt ihr hier lesen.

fruittune

fruittune wächst weiter, das Büro wächst mit

fruittune

Die fruittune GmbH ist ein Startup in der Schmuckbranche, das sich auf dem Wachstumspfad befindet. Mit Juwelle bieten sie den ersten Online-Juwelier-Service an, wo Goldschmiede und Kunden online auf einfache Weise ihre Schmuckaufträge abwickeln können. Zudem können Goldschmiede ihren einzel angefertigten Schmuck auf dem Marktplatz von Juwelle verkaufen. Mania.Design ist die erste Print-On-Demand Plattform für Schmuck. 
Kunden haben bei Mania.Design die Möglichkeit momentan von 39 Designern 242 designte Gravur Anhänger zu kaufen. Zusätzlich können die Gravur Anhänger auf der Rückseite ganz individuell personalisiert werden. Das Angebot an designten Gravur Ketten steigt stetig. Wer einen individuellen Gravuranhänger haben möchte, kann auch im Schmuck Konfigurator seine ganze eigene Vorder- und Rückseite des Gravuranhängers gestalten.

fruittune hat vor einigen Monaten neue Büroräume mit Puffer für Wachstum angemietet. Sie haben sich bewusst für mehr Räume entschieden als sie aktuell benötigen, um flexibler auf ihren Wachstum zu reagieren. „Unser Team ist in den letzten Wochen gewachsen und wir arbeiten aktuell alle vorrangig im Büro.

Einige Abteilungen wie Administration, Marketing oder Sales können zwar aktuell remote arbeiten, dennoch wollen und können sie nicht auf ihr Büro verzichten. Denn nicht alle Aufgaben können von zuhause erledigt werden. Die täglich eingehenden Kundenaufträge werden zum Beispiel vor Ort bearbeitet und versendet.

Einen der Büroräume benötigen sie allerdings erst in einigen Monaten. Deshalb entschied sich fruittune dafür, dieses ungenutzte Büro nicht einfach leer zu lassen, sondern über shareDnC unterzuvermieten bis die nächste Wachstumsphase erfolgt und so einen Teil der Mietkosten zu sparen.

1 Büroraum inkl. Gemeinschaftsfläche

Monatliche Kostenersparnis von fruittunes:
500€

Einzug des Untermieters: 
innerhalb weniger Wochen

„Wir haben sehr schnell einen passenden Untermieter über shareDnC gefunden.“

Bei ihrer Suche nach einem neuen Untermieter entschied fruittune sich für shareDnC. Und sie würden es immer wieder so tun. „Von der Erstellung des Inserats bis hin zur Vertragsunterschrift des Mieters stand shareDnC ihnen jederzeit zur Seite. Der Prozess verlief zudem sehr schnell und unkompliziert. Innerhalb weniger Wochen haben wir einen passenden Untermieter gefunden.“

Ihre Entscheidung, das ungenutzte Büro über shareDnC unterzuvermieten, bereuen sie keinesfalls: „Nein, wir hatten keine Bedenken. Und wir bereuen es nicht. Es sind sehr angenehme Untermieter.“

fruittune konnte so dank shareDnC schnell an Mietkosten sparen und profitiert zudem von einem netten Untermieter, mit dem sich in Zukunft möglicherweise Synergien ergeben.

Philipp Hartje, Geschäftsführer shareDnC

Philipp Hartje
Gründer shareDnC

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