Seit hybrides Arbeiten zum Normalfall geworden ist, stehen in vielen Büros jeden Tag Schreibtische leer. Desk Sharing ist die Antwort vieler Unternehmen darauf: Statt fester Plätze gibt es einen gemeinsamen Pool, den sich das Team teilt. Hier erfährst du, wie das Konzept funktioniert, wie viel Fläche du damit sparst und welche Regeln du bei der Einführung beachten solltest.
Was ist Desk Sharing? Die Definition
Beim Desk Sharing (auch Desksharing oder Shared Desk) hat niemand mehr einen eigenen, dauerhaft zugeordneten Schreibtisch. Die Mitarbeitenden wählen oder buchen jeden Tag einen freien Platz aus einem Pool. Persönliche Dinge kommen abends in ein Schließfach, der Tisch bleibt leer für die nächste Person.
Das Konzept gehört zu den non-territorialen Bürokonzepten, die wir im Überblick zu modernen Bürokonzepten vorstellen. Es funktioniert besonders gut in Teams, die hybrid arbeiten, also teils im Büro und teils im Homeoffice.
Desk Sharing, Hot Desking, Activity Based Working: die Begriffe
Begriff | Bedeutung |
|---|---|
Desk Sharing | Oberbegriff: geteilte Arbeitsplätze statt fester Tische |
Hot Desking | Freie Platzwahl ohne Reservierung, wer zuerst kommt, sitzt |
Desk Booking | Plätze werden vorab über ein Buchungstool reserviert |
Activity Based Working | Unterschiedliche Zonen für Konzentration, Teamarbeit, Telefonate und Pausen |
Flex Desk | Der Begriff aus dem Coworking für einen Platz ohne festen Tisch |
Wie viele Arbeitsplätze braucht man beim Desk Sharing?
Entscheidend ist die Sharing-Quote, also das Verhältnis von Arbeitsplätzen zu Mitarbeitenden. Üblich sind Werte zwischen 0,6 und 0,8: Für 100 Mitarbeitende stehen dann 60 bis 80 Plätze bereit. Wie niedrig die Quote sein darf, hängt davon ab, wie viele Menschen an Spitzentagen gleichzeitig im Büro sind. Miss vor der Umstellung einige Wochen lang die tatsächliche Auslastung, zum Beispiel über Zugangsdaten oder eine einfache Zählung.
Mitarbeitende | Quote 1,0 (feste Plätze) | Quote 0,8 | Quote 0,6 |
|---|---|---|---|
10 | 10 Plätze | 8 Plätze | 6 Plätze |
25 | 25 Plätze | 20 Plätze | 15 Plätze |
50 | 50 Plätze | 40 Plätze | 30 Plätze |
Wie viel Fläche und Miete spart Desk Sharing?
Für Büroarbeitsplätze nennt die Technische Regel für Arbeitsstätten ASR A1.2 einen Richtwert von 8 bis 10 m² je Arbeitsplatz in Zellenbüros und 12 bis 15 m² im Großraumbüro, jeweils einschließlich Möblierung und anteiliger Verkehrsfläche. Fallen bei 50 Mitarbeitenden durch eine Quote von 0,7 insgesamt 15 Plätze weg, sparst du rechnerisch 120 bis 150 m² reine Arbeitsplatzfläche. Einen Teil davon brauchst du allerdings für Rückzugsräume, Telefonboxen und zusätzliche Meetingflächen. Wie du den Flächenbedarf genau ermittelst, zeigt der Ratgeber Bürofläche berechnen.
Die frei gewordene Fläche musst du nicht ungenutzt bezahlen: Viele Unternehmen vermieten ganze Räume oder einzelne Arbeitsplätze unter und senken so ihre Mietkosten, bis der Mietvertrag ausläuft.
Vor- und Nachteile von Desk Sharing
Vorteile | Nachteile |
|---|---|
Weniger Fläche und niedrigere Miete | Kein persönlicher Arbeitsplatz, weniger Identifikation |
Mehr Austausch zwischen Teams | Tägliches Einrichten kostet Zeit |
Aufgeräumtes, flexibles Büro | Engpässe an Spitzentagen möglich |
Passt zu hybriden Arbeitsmodellen | Höhere Anforderungen an Hygiene und Ordnung |
Platz für neue Zonen wie Lounges und Projekträume | Akzeptanz im Team muss erarbeitet werden |
Voraussetzungen und Regeln für die Einführung
Bedarf messen: Wie viele Menschen sind an welchen Tagen tatsächlich im Büro?
Zonen planen: Neben Arbeitsplätzen brauchst du ruhige Räume, Telefonboxen und Teamflächen.
Clean-Desk-Regel: Nach Feierabend ist der Tisch leer, Unterlagen sind weggeschlossen.
Schließfächer: Für jede Person ein Fach für Laptop, Headset und persönliche Dinge.
Gleiche Ausstattung: Jeder Platz mit Dockingstation, Monitor und höhenverstellbarem Tisch, damit alle Plätze gleich gut sind.
Buchungssystem: Ab etwa 20 Plätzen erleichtert ein Buchungstool die Planung und verhindert Frust an vollen Tagen.
Teamzonen: Viele Unternehmen reservieren Bereiche für bestimmte Teams, damit Kolleg:innen nah beieinandersitzen.
Arbeitsschutz
Auch beim Desk Sharing gelten die Arbeitsstättenverordnung und die ASR. Jeder Platz muss ergonomisch einstellbar sein, weil ihn wechselnde Personen nutzen. Die Bewegungsfläche am Arbeitsplatz muss nach ASR A1.2 mindestens 1,5 m² groß sein. Wie bei jeder Änderung der Arbeitsbedingungen gehört die Umstellung in die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG.
Betriebsrat und Datenschutz
Gibt es einen Betriebsrat, ist er bei der Planung neuer Arbeitsräume zu unterrichten (§ 90 BetrVG). Regeln zum Verhalten im Büro, etwa eine Clean-Desk-Policy, können nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG mitbestimmungspflichtig sein, ein Buchungstool, das Anwesenheiten auswertbar macht, nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Die Buchungsdaten sind personenbezogene Daten: Lege fest, wer sie sehen darf und wann sie gelöscht werden. Lass die Einführung im Zweifel arbeitsrechtlich prüfen.
Desk Sharing ohne eigenes Büro: Coworking
Du bist Freelancer:in oder hast ein kleines Team ohne eigenes Büro? Dann kannst du Desk Sharing auch extern nutzen: Im Coworking Space buchst du einen Flex Desk und teilst dir die Plätze mit anderen Mitgliedern. Das lohnt sich vor allem, wenn du nicht jeden Tag vor Ort bist. Freie Plätze findest du zum Beispiel in Berlin, Hamburg, München oder Köln. Was ein Platz kostet, zeigt die Auswertung Büro- und Coworking-Preise 2026.
Fazit
Desk Sharing spart Fläche und Miete und passt gut zu hybriden Teams. Damit es funktioniert, brauchst du eine realistische Sharing-Quote, gut ausgestattete Plätze, Rückzugsräume und klare Regeln. Frei gewordene Flächen kannst du untervermieten, statt sie leer zu bezahlen.
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