Ein Büro untervermieten – darauf sollte geachtet werden

Bei der Untervermietung einer Immobilie bzw. einer Bürofläche gibt es sowohl für Mieter:innen als auch Vermieter:innen einiges zu beachten. Der nachfolgende Artikel soll näher beleuchten, wann eine Untervermietung von Büroflächen sinnvoll ist und welche Vorteile sich daraus ergeben. Wir geben dir außerdem Tipps zur Berechnung des Mietpreises und stellen dir eine rechtlich geprüfte Untermietvertragsvorlage zur Verfügung.

Mann sitzt im leeren Büro

Das solltest du bei der Untervermietung unbedingt beachten

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Insights zur Untervermietung von Büros

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Inhalt:

Die Vorteile einer Untervermietung deiner Büroflächen

Die Untervermietung von Büroräumen, Büroflächen oder Arbeitsplätzen bietet sich an, wenn diese für einen Zeitraum von mindestens sechs Monaten nicht genutzt werden. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Mitarbeiter:innen vermehrt aus dem Homeoffice arbeiten oder wenn ein Unternehmen nicht so stark wächst wie anfangs erwartet. Büros müssen auch heute noch über eine festgelegte Zeit angemietet werden und die Mietverträge können bei Platzüberschuss oder -mangel nicht einfach kurzfristig gekündigt werden. Teilweise mieten beispielsweise Startups auch eine größere Bürofläche an, in die sie langsam hineinwachsen. So lange sie die Fläche noch nicht selbst nutzen, kann diese untervermietet werden und damit effizient genutzt werden: Büroräume stehen nicht leer, sondern dienen als Zuhause für das Business junger Unternehmen. 

Auch wenn nicht alle angemieteten Räume benötigt werden – ist der Mietvertrag erst einmal unterschrieben, so muss man als Mieter:in auch der Zahlungsverpflichtung nachkommen, unabhängig vom tatsächlichen Raumbedarf oder auch der Wirtschaftslage. Gründer:innen können zwar in der schwierigen Anfangsphase auf finanzielle Engpässe mit der Verkleinerung des Teams reagieren: Die Kosten für die angemietete Bürofläche bleiben bestehen. In genau solch einer Situation wird das Untervermieten von nicht benötigten Büroflächen besonders attraktiv.

 

Was ist der Unterschied zwischen Vermietung und Untervermietung?

Hast du dich schon gefragt, worin sich die Vermietung von der Untervermietung unterscheidet? Ein großer Unterschied liegt in der Länge der Vertragslaufzeit. Denn im Gegensatz zur Mietdauer eines Untermietvertrags, ist die Mindestmietdauer eines Mietvertrags viel länger. Hier liegt die Mindestmietdauer durchschnittlich bei drei bis fünf Jahren.  Bei einer Untervermietung kann die Mietdauer flexibel festgelegt und dadurch deutlich kürzer sein, sodass du flexibler in deiner Büroplanung wirst. Wenn du also beispielsweise für sechs Monate oder länger Teile deines Büros nicht nutzt, dann kannst du die freien Büroflächen in der Zwischenzeit untervermieten. Oder wenn zukünftig mehr remote gearbeitet wird und dadurch mehr Büroflächen ungenutzt bleiben, kannst du die Untervermietung als kostensparende Lösung in Betracht ziehen. Wie du siehst, mit Untervermietung kannst du immer flexibel auf die aktuelle Situation reagieren.

Was du alles untervermieten kannst

Für eine Untervermietung kommen verschiedene Büroarten in Frage. Du kannst größere Büroflächen, Büroräume sowie einzelne Schreibtischplätze untervermieten. Wichtige Kriterien für Bürosuchende bei der Auswahl eines Büros sind vor allem die Lage, Größe, Ausstattung und Verkehrsanbindung. Wenn du noch mehr zum Thema Bürountervermietung erfahren möchtest, lade dir hier dein kostenloses Whitepaper herunter.

Hier siehst du die Unterschiede zwischen den verschiedenen Büroarten:

Eine komplett eigenständige Bürofläche wie eine ganze oder halbe Etage lässt sich sehr gut untervermieten, da vermehrt auch größere Firmen oder Teams nach flexiblen Bürolösungen suchen.

Ein einzelner Raum oder mehrere Büroräume eignen sich am besten für die Untervermietung, da für Büroräume die größte Nachfrage überhaupt herrscht. Diese bieten vor allem kompletten Teams ein hohes Maß an Privatsphäre, beispielsweise um vertrauliche Dinge zu besprechen oder einfach mal die Tür zu schließen.

Ein sogenannter Fix Desk, also ein fester Schreibtischplatz, wird hauptsächlich in Bürogemeinschaften oder kleineren Büros vermietet. Einzelne Schreibtischplätze sind besonders für Freelancer:innen und Einzelunternehmer:innen interessant.

Darum dürfen Vermieter:innen eine Untervermietung nicht ablehnen

Anders als im Wohnrecht, ist die rechtliche Lage für Mieter:innen viel vorteilhafter. Vermieter:innen dürfen eine Untervermietung ohne besonderen Grund nicht ablehnen, müssen aber um Erlaubnis gefragt werden:
  • Die Untervermietung von Büroräumen ist viel unkomplizierter als die von Wohnraum.
  • Du weißt nicht, ob du deine freien Büroflächen untervermieten darfst? Kein Problem: Eine Untervermietung ist normalerweise in deinem Mietvertrag geregelt. Ein Blick in die Unterlagen verschafft dir schnell Klarheit.
  • In der Regel müssen die eigenen Vermieter:innen einer Untervermietung zustimmen. Sie können diese Zustimmung nur verweigern, wenn es dafür einen besonderen Grund gibt. Ein Grund könnte zum Beispiel sein, dass Untermieter:innen in direktem Wettbewerb zu anderen Mieter:innen stehen, die im Vertrag einen Wettbewerbsschutz haben. Ein anderer wäre, dass das Gewerbe der Untermieter:innen einen negativen Einfluss auf das gesamte Haus haben könnte.

Gut zu wissen: Bei mehreren tausend Untervermietungen gab es auf unserer Plattform bisher nur eine Handvoll Fälle, in denen Vermieter:innen eine Untervermietung untersagt haben.

Die Top 3 Plattformen für Untervermietung

Nachdem das Einverständnis der Vermieter:innen vorliegt, kann es auf die Suche nach Untermieter:innen gehen. Grundsätzlich stehen hier die bekannten Internetportale zur Auswahl:

Über shareDnC, Deutschlands führender Plattform für die Untervermietung von Büros, kann schnell und einfach ein kostenloses Inserat erstellt werden, um passende Mieter:innen zu finden. Dabei steht dir unser Service bei Fragen jederzeit zur Seite. Die Vorteile von shareDnC:
  • Die Registrierung & das Inserieren sind kostenlos. Du zahlst nur eine geringe Servicegebühr (monatlich zwölf Prozent oder eine Pauschalmiete), wenn wir erfolgreich waren und du mit deinen ungenutzten Büroflächen Geld verdienst.
  • Allround-Service – wir helfen dir von der Preisgestaltung bis hin zur Inseratserstellung.
  • In vielen Städten gibt es einen kostenlosen Foto-Service, um dein Büro bestens in Szene zu setzen.
  • Kostenlose Vermarktung über verschiedene Immobilienportale wie ImmobilienScout24.
  • Durch Spezialisierung auf die Untervermietung von Büroräumen, Büroflächen und Arbeitsplätzen erhältst du bei uns innerhalb kürzester Zeit qualifizierte Anfragen.
  • Geprüfte Mietvertragsvorlage

Immobilienscout24 ist in erster Linie eine Plattform für das Mieten & Vermieten von Wohnimmobilien. Gewerbeimmobilien können zwar auch darüber inseriert werden, sind jedoch nicht das Hauptaugenmerk. Der Fokus liegt auf der langfristigen Vermietung der Gewerbeimmobilien. Bei Immobilienscout24 dominieren zudem die großen Maklerfirmen und ihre Premiumplatzierungen. Die Registrierung ist hier kostenlos und einmal pro Jahr ist das Inserat für 14 Tage kostenlos. Die Preise für das Inserieren fangen bei 79,99€ an für 14 Tage.

Immowelt und Immonet kooperieren miteinander, daher gehören beide Plattformen zusammen. Immowelt und Immonet sind – wie Immobilienscout24 – auch auf das Mieten & Vermieten von Wohnimmobilien spezialisiert. Jedoch ist es auch möglich, Gewerbeimmobilien zu vermieten. Auch hier liegt der Hauptfokus auf der langfristigen Vermietung der Gewerbeimmobilien. Immowelt wird genauso wie Immobilienscout24 von großen Maklerfirmen und ihren Premiumplatzierungen dominiert. Die Registrierung ist kostenlos und der Preis für ein Inserat mit einer Laufzeit von 4 Wochen fängt bei 19,95€ an.

So legst du den Mietpreis für die Untervermietung fest

Viele stellen sich die Frage, woran man sich beim Mietpreis orientieren sollte. Es gilt: Alles, was du anbietest, musst du auch in deiner Miete berücksichtigen. Das heißt, grundsätzlich sollten mit der Miete nicht nur die Miete des Raumes, sondern auch sämtliche Nebenkosten mit abgedeckt sein. Dazu gehören unter anderem die Kosten für die Nutzung der Allgemeinflächen und der Infrastruktur (Reinigung, Internet, etc.), sofern du dies deinen Untermieter:innen gestattest. Es empfiehlt sich außerdem, die Miete als Pauschalbetrag zu veranschlagen, denn Nebenkostenabrechnungen für einzelne Räume sind viel zu aufwändig.
Wichtig: Parkplätze sind niemals in der Miete enthalten. Einen Anhaltspunkt für die Festlegung der Miete kann dir unser Mietpreiskalkulator bieten. Die Faustformel zur Berechnung einer angemessenen Büromiete findet du hier in unserem kostenlosen Whitepaper. Oder wirf einen Blick in die folgende Tabelle:

Spitzenmiete
(netto kalt pro m²)
Durchschnittsmiete
Berlin
37,00 €
27,50 €
Düsseldorf
28,50 €
16,00 €
Frankfurt
41,50 €
23,00 €
Hamburg
30,00 €
17,50 €
Köln
26,00 €
15,00 €
München
41,00 €
23,00 €
Stuttgart
25,50 €
16,00 €

Tipps für dein Inserat

Wer eine Anzeige aufgeben möchte, der sollte nach Möglichkeit die folgenden Angaben machen:

Tipps zur Inseratserstellung
  • Lage & Mietpreis
  • Größe der Fläche/ Anzahl der Arbeitsplätze
  • Beschreibung der Bürogemeinschaft
  • Angaben zu Gemeinschaftsräumen
  • Verkehrsanbindung
  • Ausstattungsmerkmale wie Meetingraum, Küche etc.
  • Raumaufteilung
  • Angaben zu sanitären Anlagen

Wenn du dich dafür entscheidest, dein Inserat über shareDnC zu erstellen, bieten wir dir an, kostenlos eine Inseratsvorschau für dich zu erstellen. Dafür musst du nur ein paar Fragen stichpunktartig beantworten, damit wir dir dein Inserat erstellen können. Auf Wunsch bieten wir in vielen Städten zudem einen kostenlosen Foto-Service an, um deine freie Bürofläche bestens in Szene zu setzen.

Umsatzsteuer bei einer Untervermietung - ja oder nein?

Die Vermietung von Büroräumen ist nach §4 UStG umsatzsteuerfrei. Doch nach §9 UStG können Vermieter:innen freiwillig auf diese Befreiung von der Umsatzsteuer verzichten. Dies ist aber nur möglich, wenn die Mieter:innen Unternehmer:innen sind, die unbeschränkt zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, d.h. wenn sie selbst über umsatzsteuerpflichtige Einnahmen verfügen. In diesem Fall können Vermieter:innen in der Rechnung die Umsatzsteuer ausweisen. Die Mieter:innen können eine Rechnung mit Angabe der Umsatzsteuer verlangen. 

Für Mieter:innen hat der Umsatzsteuerausweis den Vorteil, dass sie die zusätzlich zu zahlende Umsatzsteuer als Vorsteuer verrechnen können. Es spielt demnach keine Rolle, ob die Miete mit oder ohne Umsatzsteuer verrechnet wird, denn für Unternehmen ist letztendlich nur der Nettobetrag fällig. Daher sind Büromieten generell  als “netto” ausgeschrieben.

Bei einer Untervermietung über shareDnC muss keine Rechnung an die Mieter:innen ausgestellt werden, da der Mietvertrag so aufgebaut ist, dass die Mieter:innen diesen für ihre Steuer nutzen können. Nach §14 UStG ist für den Vorsteuerabzug eine ordentliche Rechnung erforderlich. Ein Mietvertrag gilt als Rechnung, wenn er verschiedenen Formerfordernissen entspricht. Bei Nutzung unseres Mietvertragsgenerators sind diese Erfordernisse erfüllt.

Auf was du noch bei einer Untervermietung aus rechtlicher Sicht achten solltest, kannst du in unserem Whitepaper zum Thema Bürountervermietung nachlesen. Lade es dir hier kostenlos herunter.

Checkliste Untermietvertrag: das sollte enthalten sein

Wie bereits erläutert, werden Gewerberäume an den:die Hauptmieter:in über eine lange Zeit vermietet. Möchte diese:r aus besonderen Gründen Teile der Räumlichkeiten anderen Gewerbetreibenden vermieten, dann wird ein Gewerbe-Untermietvertrag benötigt. Dieser kann jedoch wesentlich flexibler gestaltet werden, darf aber nicht gegen die zwischen Hauptmieter:in und Vermieter:in festgelegten Mietbestimmungen verstoßen. 

In einem Untermietvertrag sind unter anderem folgende Angaben notwendig:

  • Angabe aller Beteiligten
  • Definition der Mietsache
  • Anschrift
  • Stockwerk
  • Größe in Quadratmeter
  • Nutzung von Gemeinschaftsräumen
  • mögliche Park- und Stellplätze
  • Miethöhe
  • Mietzeit
  • Kautionshöhe
  • Betriebskosten
  • mögliche Schönheitsreparaturen

Vielfach lassen sich auch Teile aus dem Hauptmietvertrag in den Untermietvertrag übernehmen. Wer ein gutes Verhältnis zu den Vermieter:innen hat, kann neben der Zustimmung hier auch gemeinsam die Punkte des Untermietvertrags besprechen.

Ansonsten ist es sinnvoll, geprüfte Vorlagen aus dem Internet zu nutzen. Wir bieten einen geprüften Untermietvertrag zum Download an. Wenn du dein Büro  über shareDnC untervermietest, kannst du den Mietvertrag ganz einfach über die Plattform erstellen und verschicken.

Fazit

Eine Untervermietung bietet nicht nur viele Vorteile, sondern ist auch einfach umzusetzen. Sobald ein einzelner Schreibtischplatz, ein Büroraum oder eine ganze Bürofläche längere Zeit leer steht, kann eine Untervermietung in Betracht gezogen werden. Du sparst nicht nur selbst Kosten ein, sondern kannst auch mit deinem ungenutzten Platz Freelancer:innen oder jungen Start-ups die Chance auf ein neues Büro geben. Dabei bleibst du selbst flexibel, falls du wieder mehr Platz für dein eigenes Unternehmen brauchst.

Die Untervermietung deines Büros oder Schreibtischplatzes ist zudem unkomplizierter als die von Wohnraum, da die rechtliche Lage für Mieter:innen vorteilhafter ist. In den meisten Mietverträgen ist Untervermietung erlaubt und kann nur bei besonderen Gründen von Vermieter:innen abgelehnt werden. 

Mit den Tipps aus dem Artikel klingt Untervermietung ganz einfach, oder? Wenn du jetzt auch dein leeres Büro untervermieten willst – wir helfen dir!

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