Hybrides Arbeiten: Alles Wissenswerte verständlich erklärt

Was ist hybrides Arbeiten?

hybrides Arbeiten

Obwohl das Thema „Hybrides Arbeiten“ (engl. „Hybrid Work“) in den letzten Jahren eine gesteigerte Aufmerksamkeit erfuhr, so ist diese Form der Arbeitsorganisation eigentlich nichts Neues. Laut Definition handelt es sich dabei um Arbeit, die nicht nur am Standort der Arbeitgeber:innen – in der Regel handelt es sich dabei um ein Büro – durchgeführt wird. Stattdessen können die Arbeitnehmer:innen ihre Pflichten auch im Homeoffice oder von einem anderen Ort (Stichwort: Remote Work) nachkommen. Obwohl es hybrides Arbeiten bereits seit vielen Jahren gibt, so hat dieses Modell mit der Corona-Pandemie stark an Bedeutung gewonnen. Deshalb soll in diesem Beitrag alles Wissenswerte zu diesem spannenden Thema verständlich zusammengefasst werden. 

Inhalt:

Wie hat sich das Arbeitsmodell Hybrid Work entwickelt?

Wann die ersten hybriden Arbeitsmodelle eingeführt wurden, lässt sich heute nicht mehr mit Sicherheit sagen. Es dürfte aber einen zeitlichen Zusammenhang mit der Verfügbarkeit von Breitband-Internetverbindungen geben, denn diese ermöglichten die schnelle Übermittlung von Daten und Nachrichten über große Entfernung – für das hybride Arbeiten eine unverzichtbare Bedingung.

Parallel hat sich bei einigen Arbeitgeber:innen die Erkenntnis durchgesetzt, dass die Qualität der Arbeit sich nicht an der am Arbeitsplatz verbrachten Zeit, sondern am Ergebnis messen sollte. Die ersten Unternehmen, die hybrides Arbeiten ausprobierten, taten dies aber wohl aus Gründen der Wirtschaftlichkeit. 

Denn wenn nicht immer alle Mitarbeiter:innen vor Ort sind, dann werden weniger Schreibtischplätze und Räume benötigt, was sich positiv auf Miete und sonstige Raumkosten auswirkt. Erst mit der Corona-Pandemie, als Unternehmen über längere Zeiträume ihre Angestellten von zu Hause arbeiten lassen mussten, hat sich hybrides Arbeiten als taugliches Modell flächendeckend durchgesetzt.

Eine aktuelle Studie der Universität St. Gallen, in die Daten von mehr als 93.000 Befragten aus über 500 Unternehmen der DACH-Region eingeflossen sind, zeigt, dass der Anteil an im Homeoffice geleisteter Arbeit von 5% im Jahr 2019 auf 28% im Jahr 2021 gestiegen ist. Und während 2019 26% der Arbeitnehmer:innen hybrid arbeiteten, so waren das 2021 schon 56%. 

Problematisch ist dabei aber, dass nicht jede:r Arbeitnehmer:in zuhause einen adäquaten Platz hat, wo er oder sie in Ruhe und konzentriert arbeiten kann. Dieses Problem können Coworking Spaces oder Bürogemeinschaften lösen. Auch für Solo-Selbständige und Freelancer:innen sind diese flexiblen Büroformen gut geeignet.

Auch wenn nicht alle angemieteten Räume benötigt werden – ist der Mietvertrag erst einmal unterschrieben, so muss man als Mieter:in auch der Zahlungsverpflichtung nachkommen, unabhängig vom tatsächlichen Raumbedarf oder auch der Wirtschaftslage. Gründer:innen können zwar in der schwierigen Anfangsphase auf finanzielle Engpässe mit der Verkleinerung des Teams reagieren: Die Kosten für die angemietete Bürofläche bleiben bestehen. In genau solch einer Situation wird das Untervermieten von nicht benötigten Büroflächen besonders attraktiv.

Was ist der Unterschied von Hybrid Work und Homeoffice?

Hybrid Work, Homeoffice und Remote Work – das sind Begriffe, die oft gleichgesetzt werden. Das ist aber nicht richtig, denn obwohl alle drei Bezeichnungen natürlich in Beziehung zueinander stehen, gibt es Unterschiede. Das Adjektiv „hybrid“ bedeutet „vermischt“ oder „zusammengesetzt“ – und hybrides Arbeiten ist daher eine Mischung verschiedener Arbeitsorte. Arbeitnehmer:innen können ihre Tätigkeit am Arbeitsplatz im Unternehmen ausführen, aber auch zuhause (Homeoffice). Das Homeoffice wiederum ist eine Form des Remote Work, also des Arbeitens aus der Ferne. Das muss aber nicht zwangsläufig zu Hause stattfinden. Die sogenannten „Digital Nomads“ zum Beispiel nutzen Remote Work, um die Welt zu bereisen und gehen dabei von jeweils wechselnden temporären Standorten ihrer Arbeit nach.

Welche hybriden Arbeitsmodelle gibt es?

Hybride Arbeitsmodelle bestehen in den unterschiedlichsten Ausprägungen, die von „die meiste Zeit im Büro“ bis zu „die meiste Zeit im Homeoffice“ reichen. Obwohl es auf dieser Skala unzählige hybride Arbeitsformen gibt, so kann man diese doch grob in 5 Kategorien einteilen:

Hybride Arbeitsmodelle Übersicht

Office first:

Die Mitarbeitenden sind die meiste Zeit vor Ort im Büro; Homeoffice oder Remote Work ist nur in Ausnahmefällen möglich.

Hybrid statisch:

Bei dieser Variante wird fest definiert, an welchen Tagen von wo gearbeitet wird, zum Beispiel Montag bis Mittwoch im Büro, Donnerstag und Freitag im Home Office. Abweichungen davon sind nur aus gewichtigen Gründen möglich.

Hybrid individuell:

Auch hier gibt es eine feste Verteilung der Arbeitszeit zu Hause und im Büro. Die Mitarbeiter:innen können die Tage selbst frei wählen, müssen diese Festlegung aber mit einem gewissen Vorlauf dem Arbeitgeber mitteilen und sich dann an diese Aufteilung halten. In der Praxis kann das so aussehen, dass beispielsweise bis zum 20. des Monats der Plan für den Folgemonat abgestimmt sein muss.

Hybrid flexibel:

Die Angestellten haben hier die volle Kontrolle über die Wahl des Arbeitsorts und können jeden Tag neu entscheiden, ob sie ins Büro kommen oder von zuhause bzw. remote arbeiten wollen. Eine Festlegung auf bestimmte Wochentage als Home-Office-Tage gibt es nicht, und es ist den Mitarbeiter:innen komplett freigestellt, wie sie ihre Arbeitszeit auf Home Office, Büro oder Remote Work verteilen.

Out-of-Office first:

Remote Work und Homeoffice sind hier der Standard; die Mitarbeiter:innen kommen nur in Ausnahmefällen oder zu besonderen Anlässen (zum Beispiel Personalgespräche) ins Büro.

Welche Vorteile bringt hybrides Arbeiten mit sich?

Lange Zeit haben Unternehmen die Vorteile von hybridem Arbeiten unterschätzt. Arbeitgeber:innen befürchteten, dass ihre Angestellten zu Hause weniger produktiv seien. Und obwohl es natürlich vorkommen kann, dass der eine oder die andere es im Homeoffice ruhiger angehen lässt, so beweisen viele Studien, dass die Befürchtungen der Arbeitgeber:innen unberechtigt sind. Engagierte Mitarbeiter:innen werden nicht plötzlich zu Low Performern, nur weil sich der Standort des Arbeitsplatzes verändert. Tatsächlich hat hybrides Arbeiten für Unternehmen viele Vorteile:

Unternehmen, die Homeoffice-Zeiten geschickt planen oder sogar 100% Remote Working zulassen, benötigen weniger Räume und Arbeitsplätze und können so Miete, Strom, Heizung und Büromöbel einsparen. Außerdem können freibleibende Räume untervermietet werden.

Wie schon erwähnt, ist die Produktivität der Mitarbeiter:innen im Homeoffice tatsächlich höher. Das hat mehrere Gründe: Nerviges Pendeln entfällt, Pausenzeiten und Arbeitszeiten allgemein werden besser eingehalten, was zu einer höheren Leistungsfähigkeit führt. Sehr oft kann das Homeoffice bessere Möglichkeiten zum konzentrierten Arbeiten bieten.

Homeoffice und Remote Work werden von den meisten Arbeitnehmer:innen als Benefit wahrgenommen und wirken sich positiv auf den Recruiting-Erfolg und die Mitarbeiter:innenbindung aus.

Die Corona-Pandemie war für viele Unternehmen der erste Anlass, überhaupt über das Thema hybrides Arbeiten nachzudenken, daher sei dieser Grund auch an erster Stelle genannt. Durch räumliche Trennung der Mitarbeiter:innen kann die Ansteckungsgefahr am Arbeitsplatz minimiert beziehungsweise komplett vermieden werden.

Welche Nachteile birgt hybrides Arbeiten?

Obwohl die Vorteile von hybridem Arbeiten offensichtlich sind, so gibt es natürlich auch ein paar Nachteile, die man unbedingt kennen sollte. Denn nur dann können eventuelle Probleme in der Praxis effektiv gelöst werden.

Der Preis für die unter den Vorteilen verbuchte höhere Produktivität kann die Überarbeitung im Homeoffice sein. Denn wer plötzlich aufgrund der besseren Rahmenbedingungen Aufgaben in kürzerer Zeit erledigt, fühlt sich vielleicht verpflichtet, mehr Aufgaben zu übernehmen. Das kann schnell zur Überlastung oder gar zum Burnout führen.

Remote Teambuilding ist zwar möglich, aber insgesamt sicher nicht die beste Wahl. Zu einem gut funktionierenden Team gehört auch, dass man sich zumindest ab und zu mal in der Realität begegnet und dass man gemeinsame Aktivitäten durchführt.

Hybrides Arbeiten funktioniert nur, wenn die Technik mitzieht. Zum Beispiel ist ohne stabile und leistungsstarke Internetverbindung Homeoffice kaum möglich. Technische Störungen haben auf ein hybrides Arbeitsmodell insgesamt größere Auswirkungen.  

All diese Nachteile sind aber prinzipiell Herausforderungen, denen die Unternehmensleitung mit entsprechenden Maßnahmen begegnen kann und sollten daher kein Hindernis für die Etablierung von hybridem Arbeiten sein.

Voraussetzungen & Tipps für die Umsetzung hybrider Arbeitsmodelle

Auch wenn viele Unternehmen aufgrund der Pandemie quasi über Nacht hybride Arbeitsmodelle eingeführt haben: Wenn die Umsetzung gut und reibungslos gelingen soll, dann sollte man diese Umstellung mit ein wenig Planung durchführen. In der Praxis hat es sich bewährt, diese fünf Bereiche im Blick zu haben, wenn es um Voraussetzungen und Regeln bei hybriden Arbeitsmodellen geht:

Büroplanung & Büroorganisation

Für Unternehmen, die ein sehr flexibles hybrides Arbeiten ermöglichen, ist die effiziente Büroorganisation & -planung von großer Bedeutung. Denn ein hybrides Büro hat – wenn es kostensparend sein soll – weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter:innen, und wenn plötzlich alle oder sehr viele im Büro auftauchen oder gleich mehrere Gruppen einen bestimmten Teamraum nutzen wollen, kann das zu Chaos führen.

Mit einem zentralen Raumplanungstool, auf das alle Zugriff haben, kann das aber leicht vermieden werden. Sinnvoll sind auch Absprachen unter den Teamleiter:innen und Führungskräften, wer wann welche Räumlichkeiten nutzen kann. Wir haben dir in unserem Blogartikel „Rückkehr ins Büro ein paar hilfreiche Tools zusammengestellt.

Büroausstattung & Arbeitsplatz

Was viele Arbeitgeber:innen nicht auf dem Schirm haben, ist, dass für optimales hybrides Arbeiten auch ein Umdenken bei der Ausstattung und Aufteilung der Büroräume sinnvoll ist. Der Schwerpunkt verlagert sich weg von vielen kleinen Einzelarbeitsplätzen hin zu einem offenen und flexiblen Begegnungsort. Deshalb ist ein durchdachtes Bürokonzept unumgänglich. 

In einem hybriden Büro muss es natürlich immer noch Räume geben, in denen Mitarbeiter:innen in Ruhe am Computer arbeiten und telefonieren können, aber viel wichtiger sind beim hybriden Arbeitsmodell ansprechende Gemeinschaftsräume, die dem Motto folgen: Wenn wir uns alle nur noch selten sehen, dann doch bitte in einer einladenden und freundlichen Arbeitsumgebung. Team-Arbeitsräume, Lounges, Kaffeebars und ähnliches bieten sich hier an. Manche Unternehmen richten sogar Firmen-Kneipen ein, die tagsüber als Konferenzraum genutzt werden und in denen nach Feierabend die Mitarbeiter:innen den Tag mit einem Getränk ausklingen lassen können. In unserem Blog findest du auch ein paar weitere innovative Büroideen.

Technische Ausstattung & Tools

Wenn Mitarbeiter:innen an ihren hybriden Arbeitsplatz kommen, müssen sie die Möglichkeit haben, sich mit ihrem Laptop unkompliziert an das System anzuschließen. Arbeitsplätze sollten daher mit Dockingstations, Monitor, Tastatur, Maus und sonstiger benötigter Bürotechnik eingerichtet sein. Nach dem Andocken sollten Mitarbeiter:innen automatisch Zugriff auf interne Server und zentrale Geräte wie den Drucker haben. Büromaterial – Stifte, Papier, Hefter und was sonst noch gebraucht wird – wird idealerweise an gut erreichbaren zentralen Orten gelagert. Je nach Größe des Unternehmens sind auch mehrere dieser Depots sinnvoll – zum Beispiel auf jeder Etage oder jedem Flur. Für eine reibungslose Zusammenarbeit aller Mitarbeiter:innen, egal ob vor Ort, zuhause oder unterwegs gibt es eine Reihe von Tools: Projektmanagement-Software, Planungstools, Plattformen für Video-Konferenzen und noch vieles mehr. Hier gilt es im Vorfeld zu prüfen, was genau benötigt wird und welcher Anwender die beste Lösung bietet.

Kommunikation & Vertrauen

Hybrides Arbeiten benötigt ein hohes Maß an Vertrauen seitens der Unternehmensführung. Das schließt gewisse Kontrollmaßnahmen aber nicht aus. Diese sollten sich aber nicht an der Messung von Arbeitszeiten orientieren, sondern eher leistungsorientiert sein. Denn wenn am Ende des Tages die Ergebnisse stimmen, dann ist es im Zweifel egal, ob die Mitarbeiter:innen dafür 5 oder 7 Stunden aufgewendet haben. Zudem sollte es klare Regeln geben, an die sich die Remote Worker halten müssen: Das können feste Kernarbeitszeiten sein oder die Dokumentation der Arbeit über ein Projektmanagement-Tool. Wie so oft gilt auch hier: Eine offene Kommunikation ist für das Gelingen des hybriden Arbeitens unumgänglich.

Führung & Management

Für Vorgesetzte und Teamleiter:innen ist Remote Work eine besondere Herausforderung. Sie müssen dafür Sorge tragen, dass es nicht zu unnötiger Mehrbelastung kommt und sie müssen zudem dafür sorgen, dass die Moral des Teams nicht sinkt – eine Aufgabe, die remote sicherlich nicht ganz einfach ist. Wenn man sich nicht mehr täglich auf dem Flur sieht, ist es umso wichtiger, dass Führungskräfte mit ihren Mitarbeiter:innen regelmäßige Jour fixes – idealerweise wöchentlich – vereinbaren. Diese können durchaus remote stattfinden, es ist aber ratsam, sich ab und zu, zum Beispiel quartalsweise, vor Ort im Büro zusammenzusetzen.

Hybrides Arbeiten - Chancen für Mieter:innen von Büroflächen

Büroräumlichkeiten sind in aller Regel nicht – bzw. noch nicht – originär für hybrides Arbeiten konzipiert. Und nicht jedes Unternehmen hat die Möglichkeit, von heute auf morgen chillige Lounges und coole Team-Spaces einzurichten. Die Realität bei vielen Firmen, die heute schon hybrides Arbeiten ermöglichen, sieht daher so aus, dass einzelne Arbeitsplätze oder gar ganze Büroräume über einen längeren Zeitraum ungenutzt bleiben. Dieser scheinbare Nachteil lässt sich ganz einfach in eine Chance umwandeln, und shareDnC kann dabei helfen.

Kosteneinsparung durch Untervermietung der Büroräume

Ungenutzte Arbeitsplätze oder Büroräume sind ein vermeidbarer Kostenfaktor. Dieser Leerstand im Büro verursacht für Unternehmen Miete für Flächen, die sie gar nicht nutzen – das muss nicht sein. Denn wer über einen absehbaren Zeitraum von mindestens 6 Monaten ungenutzte Raumkapazitäten hat, kann diese weitervermieten. Das hört sich kompliziert an, ist es aber tatsächlich gar nicht. Denn mit einem spezialisierten Partner wie shareDnC ist die temporäre Untervermietung ungenutzter Büroflächen einfach und schnell realisiert. Dabei ist es egal, ob es nur um einen einzelnen Arbeitsplatz, einen ganzen Raum oder sogar mehrere Räume geht; für jede dieser Varianten gibt es – von Freelancer:innen bis zum Start-up – genügend potenzielle Abnehmer:innen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Mit den Einnahmen aus der Untervermietung können die eigenen Mietkosten gesenkt werden. Weitere Informationen zum unkomplizierten Untervermieten nicht genutzter Arbeitsplätze und Räume findest du in unserem Whitepaper zum Thema Bürountervermietung:

Insights zur Untervermietung von Büros

Alle Infos zum Thema Bürountervermietung findest du ganz kompakt in unserem kostenlosen Whitepaper. Lade es dir einfach herunter und lies es dir jederzeit durch.

Wir nutzen deine Daten nur für den oben genannten Zweck. Du kannst dich jederzeit aus der Liste austragen. Mehr zu unseren Datenschutzbestimmungen findest du hier.

Insights zur Untervermietung von Büros

Alle Infos zum Thema Bürountervermietung findest du ganz kompakt in unserem kostenlosen Whitepaper. Lade es dir einfach herunter und lies es dir jederzeit durch.

Wir nutzen deine Daten nur für den oben genannten Zweck. Du kannst dich jederzeit aus der Liste austragen.
Mehr zu unseren Datenschutzbestimmungen findest du hier.

Synergieeffekte durch Austausch unter Kolleg:innen

Wer schon einmal über einen längeren Zeitraum in Coworking Spaces oder Bürogemeinschaften gearbeitet hat, der weiß, wie ungeheuer befruchtend es sein kann, die Räumlichkeiten mit Menschen aus anderen Unternehmen und Branchen zu teilen. Der interdisziplinäre Austausch auf dem Flur oder in der Küche kann helfen, eigene Herausforderungen aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten und ermöglicht so alternative Lösungen, auf die man von selbst gar nicht gekommen wäre. 

Bei der Auswahl der Untermieter:innen kann es auch sinnvoll sein, bewusst bestimmte Branchen und Fachrichtungen zu bevorzugen. Zum Beispiel sind für eine Online-Marketing-Agentur Freelancer:innen aus dem Bereich Werbetext oder Programmierung sicher eine gute Wahl, wenn man selbst in diesem Bereich personelle Engpässe überbrücken muss. 

Hybrides Arbeiten und Datensicherheit

Jede:r, der:die sich schon mal mit betrieblicher Datensicherheit beschäftigt hat, weiß, wie wichtig, aber auch wie kompliziert dieses Thema sein kann. Es fängt schon damit an, dass es hinsichtlich der Datensicherheit einen Unterschied macht, ob ein:e Mitarbeiter:in von zuhause oder von unterwegs arbeitet. Und bei der Arbeit von zuhause wiederum muss unterschieden werden zwischen einem separaten (und verschließbaren) Arbeitsraum oder einem auch für andere zugänglichen Arbeitsplatz in einem gemeinschaftlich genutzten Raum (zum Beispiel dem Wohnzimmer). 

Generell gilt aber in allen Fällen: Sensible Daten müssen vor fremdem Zugriff geschützt sein. Um das zu gewährleisten, bieten sich verschiedenste Maßnahmen und Vorrichtungen an, zum Beispiel: 

  • Verpflichtendes Sperren des Computers bei Verlassen des Arbeitsplatzes
  • Verschlüsselte Datenübermittlung
  • Verschließbare Schränke
  • Strenge Kontrolle beim Ausdrucken und Mitnehmen von Dokumenten
  • Sichtschutzfolien für Laptops
  • Zentrales Passwortmanagement
  • und noch vieles mehr. 

Außerdem sollten Mitarbeiter:innen, die hybrid arbeiten, regelmäßig in Sachen Datensicherheit geschult werden, damit sich ein dauerhaftes Bewusstsein für den richtigen Umgang mit Daten entwickeln kann. Weitere Informationen dazu findest Du auch in unserem Blogartikel zum Thema Datensicherheit in einer Bürogemeinschaft.

Hybrides Arbeiten und Arbeitsrecht

Zunächst muss an dieser Stelle erwähnt werden, dass dieser Beitrag keine Rechtsberatung leisten kann und darf. Trotzdem soll hier der Vollständigkeit halber eine kurze Einschätzung zu den wichtigsten arbeitsrechtlichen Fragen erfolgen.

Muss eine vertragliche Vereinbarung für hybrides Arbeiten getroffen werden?

Da in der Regel der Arbeitsort im Arbeitsvertrag vermerkt ist, muss eine Änderung vertraglich festgehalten werden. Es ist ratsam, alle Arbeitsorte und die dort verbrachte Arbeitszeit zu fixieren, zum Beispiel „60% Büro, 40% Homeoffice“.

Gibt es Verpflichtungen für Unternehmen, wie ein Arbeitsplatz in einem hybriden Büro gestaltet sein muss?

Grundsätzlich gilt für jeden Arbeitsplatz, egal ob im Büro oder im Homeoffice, dass Arbeitgeber:innen diesen so ausrüsten müssen, dass die Mitarbeiter:innen ihre Arbeit vernünftig erledigen können.

Müssen Arbeitgeber:innen den Arbeitnehmer:innen hybrides Arbeiten gewährleisten?

Die sogenannte „Homeoffice-Pflicht“, die mit der Corona-Pandemie eingeführt wurde, ist zum 20.03.2022 ausgelaufen. Eine Wiedereinführung ist zurzeit nicht geplant, daher sind Arbeitgeber:innen nicht verpflichtet, hybrides Arbeiten zu erlauben. Trotzdem werden viele Unternehmen, die die Vorteile des hybriden Arbeitens erkannt haben, ihren Mitarbeiter:innen auch zukünftig freiwillig die Arbeit von zu Hause oder remote Work ermöglichen.

Diese Antworten auf die wichtigsten arbeitsrechtlichen Fragen sollen bei der ersten Orientierung helfen. Wer es genau wissen will, sollte unbedingt Jurist:innen aus dem Bereich Arbeitsrecht konsultieren, um auf der sicheren Seite zu sein.

Ist hybrides Arbeiten die Zukunft moderner Arbeitsformen?

Man muss kein Hellseher sein, um diese Frage mit einem eindeutigen Ja zu beantworten. Sicher werden einige Arbeitgeber:innen nach Corona wieder zurück zum konservativen Arbeitsplatzmodell zurückkehren. Aber viele Unternehmen dürften gemerkt haben, dass die Vorteile des hybriden Arbeitens die wenigen Nachteile bei weitem überwiegen. Und die Frage, ob eine Firma hybrides Arbeiten anbietet oder nicht, dürfte für viele Arbeitnehmer:innen ausschlaggebend für die Wahl des zukünftigen Unternehmens sein. Wer im „War for Talents“ bestehen will, sollte daher den Mitarbeiter:innen Homeoffice und Remote Work ermöglichen.

Was ist ein Shared Office? Alle Facts und Vorteile

Was ist ein Shared Office? Alle Facts und Vorteile

Was ist eigentlich ein Shared Office? Hier erfährst du alles zu den Vorteilen dieser Arbeitsform sowie Infos worauf du achten…
Ein Büro untervermieten – darauf sollte geachtet werden

Ein Büro untervermieten – darauf sollte geachtet werden

Die Untervermietung von Büros: Eine Lösung für Unternehmen um Mietkosten zu sparen. Was dabei berücksichtigt werden sollte, könnt ihr hier…
Besonderheiten eines Untermietvertrages für Gewerberäume

Besonderheiten eines Untermietvertrages für Gewerberäume

Das musst du bei einem Untermietvertrag für deine Gewerberäume beachten Du stehst jeden Tag vor leeren Büroräumen und möchtest nicht…