Büro­orga­nisation und -Planung

Die Suche nach einer durchdachten und effizienten Arbeitsumgebung ist nicht ganz einfach. Es gehört wesentlich mehr dazu, als nur ein Büro mit neuen Möbeln auszustatten. Für eine individuelle Büroplanung stehen die unterschied­lichsten Bürokonzepte zur Auswahl.

Anschließend sollte über die richtige Büroorganisation nachgedacht werden. Auch wenn eine gute Büroorganisation Zeit und Geld kostet, zahlt sich diese für ein Unternehmen aus. 

Foto: Arbeitsplätze

Möglichkeiten der Büroplanung

Zunächst muss sich für ein passendes Bürokonzept entschieden werden. Generell werden hier die nachfolgenden Arten unterschieden:

  • Einzel- bzw. Zellenbüro

  • Großraumbüro

  • Kombibüro

  • Desksharing Office

Einzelbüros sind die bevorzugten Bürolösungen für die öffentliche Verwaltung oder für Versicherungen. Sie sind nicht so flexibel wie Großraum- oder Kombibüros. Wie bereits erwähnt, können in Großraumbüros auf einer bestimmten Fläche möglichst viele Mitarbeiter untergebracht werden. Dagegen bieten Kombibüros eine große Flexibilität und mögliche Rückzugsorte für Mitarbeiter.

Büro kaufen oder mieten?

Eine interessante Alternative bietet das Desksharing, wobei man hier als Unternehmer noch nicht einmal selbst eigene Bürogebäude oder -räume unterhalten muss. Diese lassen sich zum Beispiel bequem über shareDNC buchen. Auf eine eigene Büroplanung kann in diesem Fall verzichtet werden.

Desksharing kann es aber auch im eigenen Unternehmen bei bestehenden Büroräumen geben. In diesem Fall wechseln die Arbeitnehmer bei Bedarf ihren Arbeitsplatz und suchen sich einen freien Schreibtisch aus. Dieses Konzept gibt es ebenso von Drittanbietern, die lediglich die Büroräume und technische Ausstattung zum Mieten anbieten.

Als Selbständiger mit wenigen Mitarbeitern kann es sich lohnen, über shareDNC, zum Beispiel in einer bestimmten Stadt, ein Büro mit passender Büroausstattung anzumieten. Hier kann man von kurzen Mietzeiten und einer hohen Flexibilität profitieren. Wird jedoch ein fester Firmenstandort mit Produktionsanlagen unterhalten, dann sollte für die eigenen Räume eine Büroausstattung gekauft werden.

Die Flächeneffizienz

Verständlicherweise möchte jeder Existenzgründer oder Firmeninhaber seinen Betrieb effizient gestalten. Hierzulande arbeiten rund 13 Millionen Menschen im Büro. Dabei sind viele Betriebe in Klein-, Großraum- oder Kombibüros unterteilt. Der Platzbedarf richtet sich in aller Regel nach der Anzahl der Mitarbeiter und natürlich auch an die Größe des Unternehmens.
Zu den effizientesten Lösungen gehört das Großraumbüro. Die Schreibtische der Mitarbeiter sind meist platzsparend nebeneinander und hintereinander angeordnet. Möbel und technische Einrichtungen haben ihren festen Platz. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

  • flexible Arbeitsorganisation

  • Förderung der Teamarbeit

  • einfacherer Kommunikationsfluss

  • optimale Flächennutzungsmöglichkeit

Einzel- oder Kleinbüros benötigen dagegen wesentlich mehr Platz. Jedes Büro ist durch Wände getrennt. Auch Möbel und technische Einrichtungen müssen für jeden Arbeitsplatz eines Büros separat zur Verfügung gestellt werden. Verständlicherweise leidet auch die allgemeine Kommunikation durch die Separierung der Mitarbeiter darunter.

Im Vergleich zur Anzahl der Beschäftigten benötigt das Kombibüro ebenfalls sehr viel Platz. Liegt daran, dass besondere Zonen und Rückzugsorte für Mitarbeiter freigehalten werden. Es findet eine großzügige und individuelle Ausstattung mit Büromöbel statt. Insgesamt lässt sich jedoch ein Kombibüro sehr flexibel nutzen.

Besteht die Möglichkeit des Desksharing, eröffnen sich bei der Büroplanung interessante Optionen. Nicht immer sind alle Beschäftigten zeitgleich im Büro. Wenn sich zum Beispiel zwei Halbtagskräfte einen Arbeitsplatz teilen oder auch sonst die Personalplanung effizient ausgerichtet ist, können sich zwei Beschäftigte einen Schreibtisch teilen. Insgesamt lassen sich in Unternehmen durch diese Vorgehensweise bis zu 20% an Büroarbeitsfläche einsparen.

Was gehört eigentlich zur Büro­orga­nisa­tion?

Unter Büroorganisation wird häufig nur die traditionelle Ablage und Archivierung verstanden. Jedoch gehört hierzu weit mehr. Es handelt sich um eine besondere Organisation, mit der die wichtigsten Abläufe im Unternehmen geregelt sind. Jeder Gründer muss sich daher Gedanken darüber machen, wie er seine Unternehmensziele mit einer optimalen Organisation langfristig effizient erreichen kann. Zur Büroorganisation gehören zum Beispiel:

  • kurze Arbeitswege für die Mitarbeiter

  • ein ausreichend großer Arbeitsplatz für jeden Mitarbeiter

  • eine einfach zu bedienende und funktionelle technische Ausstattung

  • ein ergonomischer Schreibtisch

  • ein geregelter Postein- und ausgang

  • ein durchdachtes Ablagesystem

  • die Verfügbarkeit von Büromaterial

Die Koordination von Tätigkeiten nicht vergessen

Zu einer guten Büroorganisation gehört ebenfalls die Optimierung und Organisation von Tätigkeiten am Arbeitsplatz. Hierzu zählen eine zuverlässige Terminplanung und ein effektives Zeitmanagement. Ein modernes Zeiterfassungssystem sowie ein gemeinsamer Kalender für das Team können hierbei hilfreich sein.

Warum ist eine gute Büroorganisation so wichtig?

Eine gute Büroorganisation…

  • ...spart Zeit und Geld.

  • ...verbessert das Arbeitsklima und steigert die Motivation.

  • ...macht einen guten Eindruck auf Besucher und Kunden.

Zeit und Geld als Gründer sparen

Wie eine Studie des Fraunhofer Instituts ergeben hat, wird kostbare Arbeitszeit in einem schlecht organisierten Büro um etwa ein Drittel verschwendet. So müssen zum Teil wichtige Dokumente zu lange gesucht werden oder die Arbeitsmittel stehen nicht in erreichbarer Nähe zur Verfügung. So kann zum Beispiel schon ein Abteilungskopierer zu Verzögerungen führen, wenn dieser über Papiermangel oder fehlenden Toner klagt.

Verbesserung des Arbeitsklimas und Steigerung der Motivation

Die Mitarbeiter zählen zum wichtigsten Kapital eines Unternehmens. Aus diesem Grund sollten Maßnahmen zu einem guten Arbeitsklima getroffen werden. Helle und freundliche Büros tragen hierzu ebenso bei, wie eine strukturierte und durchdachte Bürogestaltung, bzw. Büromöblierung. Am Arbeitsplatz sollte ausreichend Platz vorhanden sein. Ein beengtes Arbeitsumfeld ist zu vermeiden. Eine gute Beleuchtung sowie ein paar Grünpflanzen und weitere Dekoration können sich positiv auf das Arbeitsklima auswirken.

Eine Studie der bekannten Büromarktkette Staples hat gezeigt, dass sich ein unorganisiertes Büro negativ auf das Arbeitsklima auswirken kann. Mitarbeiter fühlen sich an einem aufgeräumten und übersichtlichen Arbeitsplatz wesentlich wohler und sind daher auch leistungsfähiger.

Guter Eindruck auf Kunden und Besucher

Man findet und bindet Kunden und Besucher indem man sie durch erstklassige Dienstleistungen und Arbeit kontinuierlich überzeugt. Hierzu gehört auch ein überzeugender Auftritt beim Erstgespräch. Ein chaotisches Büro beeindruckt sicherlich keinen potentiellen Kunden, sondern schreckt eher ab. Entsprechend sollte man bedenken, dass eine gute Organisation auch ein Mittel ist, um Kunden vom Gründer und vom Unternehmen zu überzeugen.

Die richtige Büroorganisation finden

Die richtige Büroorganisation richtet sich natürlich nach dem Branchenbereich eines Unternehmens. Diese kann individuell und zweckgerichtet sein. Dennoch gibt es einige Grundsätze, die zu beachten.

Die 5S-Methode

Japanische Unternehmen sind schon seit langer Zeit Vorreiter in der smarten Organisation der Arbeit und des Arbeitsplatzes. Im Rahmen des berühmten Toyota-Produktionssystems hat sich hier die 5S-Methode entwickelt.

  • Seiri - Sortieren

  • Seiton – Ordnung schaffen

  • Seiso – Sauber machen

  • Seiketsu - Standardisieren

  • Shitsuke – Selbstdisziplin & kontinuierliche Verbesserung

Sortieren

Am besten ist es, wenn alles aussortiert wird, was nicht benötigt wird. Unnötiger Ballast behindert nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern auch die Mitarbeiter.

Ordnung schaffen

Die Ablage von Akten und wichtigen Gegenständen sollte übersichtlich und geordnet sein. All das, was täglich benötigt wird, sollte sich unter ergonomischen Gesichtspunkten in erreichbarer Nähe des Arbeitsplatzes befinden.

Sauber machen

Es ist wichtig, den Arbeitsplatz sauber zu halten. So ist dafür Sorge zu tragen, dass nach Arbeitsende die Reinigungsdienste alles problemlos säubern können. Nur an einem sauberen Arbeitsplatz macht die tägliche Arbeit Spaß.

Standardisieren

Jeder Gegenstand sollte seinen festen Ort am Arbeitsplatz haben. Dies erreicht man durch einheitliche Kennzeichnungen, Beschriftungen und Markierungen. Beachtet man diese Standards beim Aufräumen, bleibt auch alles da wo es hingehört.

Selbstdisziplin & kontinuierliche Verbesserung

Damit die einmal etablierte Ordnung und Sauberkeit auch gewahrt bleibt, ist Selbstdisziplin gefragt. Das System ist einzuhalten und kontinuierlich auf Abweichungen zu überprüfen.

Die Organisation am Arbeitsplatz

Die Büroorganisation beginnt schon bei der richtigen Büroeinrichtung. So sollte zum Beispiel darauf geachtet werden, dass die Schreibtische ausreichend groß sind. Der Platz zwischen Schreibtischstuhl, Schreibtisch und Aktenschrank darf nicht zu gering sein. Es muss genug Luft zum Atmen bleiben.

Dem Schreibtisch sollte besondere Beachtung geschenkt werden. Falls die Tischplatte etwa nicht erkennbar ist, dann ist eine Aufräumaktion angesagt. Alles Überflüssige sollte dabei vom Schreibtisch entfernt werden. Danach geht es an das Sortieren der wirklich benötigten Gegenstände, um sie anschließend gut erreichbar zu platzieren. Interessant ist bei einigen Unternehmen das Konzept, dass nach Feierabend kein einziges Dokument mehr auf dem Schreibtisch liegen bleiben darf. Dies bedeutet, dass jeder Mitarbeiter täglich seinen Arbeitsplatz aufräumen muss. Ebenso ist es ratsam, am Freitag kurz vor dem Start ins wohlverdiente Wochenende die letzten Minuten zum Aufräumen zu nutzen.

Foto: Mitarbeiterin am Arbeitsplatz

Für ein effizientes Arbeiten dürfen die Mitarbeiter außerdem nicht unnötig abgelenkt werden. Hierzu kann schon der Büroausblick auf eine belebte Straße führen oder ein Fernseher mit Info-Programm für Besucher. Im Idealfall sollten bei der Büroorganisation solche Störquellen bereits vermieden werden.

Die Organisation der Arbeits­abläufe für Gründer

An den meisten Arbeitsplätzen geht der Trend derzeit zum Multitasking. Nach Möglichkeit solle alles gleichzeitig erledigt werden. Telefon, Email, der Umgang mit Kollegen und Besuchern ringen alle um unsere Aufmerksamkeit. Im Hintergrund spielt vielleicht noch das Radio und berieselt die Mitarbeiter mit Musik und weiteren Informationen.

Doch dieses Multitasking ist alles andere als effektiv. Hier werden auch nicht wirklich mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt, sondern in rascher Folge zwischen unterschiedlichen Aufgaben gewechselt. Darunter leidet unsere Konzentration und wir müssen uns immer wieder neu der jeweiligen Aufgabe widmen. Wird unsere Konzentration einmal unterbrochen, dauert es bis zu 20 Minuten, um sie wieder zurückzuerlangen und sich ganz in die Aufgabe zu vertiefen. Studien zeigen: Aufgaben nacheinander abzuarbeiten geht deutlich schneller als Multitasking.

Aus diesem Grund ist die Konzentration auf möglichst wenige Aufgaben zu empfehlen. Routineaufgaben sollten standardisiert werden, sodass sie ohne große Überlegungen zu erledigen sind. Die täglichen Ziele sind vorher festzulegen. Aber auch Wochen- oder besondere Projektziele sollten genau definiert sein, um sich nicht zu verzetteln. Sämtliche Ziele sind in einer realistischen Zeit zu erledigen. Dabei sind regelmäßige Pausen wichtig, wobei nicht die Pufferzeiten vergessen werden sollten, in denen unvorhergesehene Aufgaben erledigt werden können.

Die Organisation der Dokumenten­ablage

Eine übersichtliche Dokumentenablage erfordert ein funktionelles Ablagesystem. Dabei ist es empfehlenswert, die Dokumente nach Aufgaben, Abteilungen, Abgabefristen, betriebsinterne und kundenbezogene Unterlagen zu sortieren. In vielen Betrieben erfolgt das mittlerweile Digital. Hier ist es wichtig, von Anfang an eine gut strukturiertes System festzulegen, damit sich jeder Mitarbeiter sofort zurecht findet, Dokumente schnell abgerufen werden und keine Daten verloren gehen.

Wenn es unbedingt notwendig ist, Dokumente auch in Papierform vorliegen zu haben, dann können die folgenden Tools sehr hilfreich sein:

  • verschieden farbige Mappen,

  • Stehordner,

  • Hängeregister,

  • Ablagefächer bzw. Ablagekörbe,

  • Stehsammler oder

  • Aktenfolien.

Die Ablage der Dokumente und Ordner erfolgt so, dass diese entweder chronologisch oder nach Datum einfach zu finden sind. Wenn alle Mitarbeiter diese Tipps beherzigen, dann können die gewünschten Dokumente auch an andern Arbeitsplätzen im Vertretungsfall einfacher gefunden werden.

In modernen Büros ist die digitale Ablage im Computer schon weit fortgeschritten. Aus einmal gespeicherten Daten sollten nach Möglichkeit nicht wieder Papierakten erstellt werden. Dokumente, die häufiger benötigt werden, lassen sich mit Sicherheit auch einscannen und stehen somit sofort zur Verfügung. Aber auch auf dem Computer muss eine übersichtliche Dateistruktur zu finden sein, um ein langes Suchen zu vermeiden. Ein wichtiges Thema stellt in diesem Zusammenhang das Dokumentenmanagement dar.

Wenn Dokumente über mehrere Jahre vergilbt und angestaubt in der Ecke liegen, dann werden diese aller Wahrscheinlichkeit nach auch in Zukunft nicht mehr benötigt. Dennoch ist in allen Fällen auf die im Betrieb wichtigen Aufbewahrungspflichten zu achten.

Fazit

Eine durchdachte Büroorganisation erspart Startups und Gründern viel Zeit und Geld. Viele Bereiche und Vorgehensweisen können vom Gründer selbst festgelegt werden, jedoch wird auch von jedem Mitarbeiter ein gewisses Ordnungsdenken erwartet. Hier geht es nicht nur um ein übersichtlich gestaltetes Büro, sondern um die richtige Organisation des Arbeitsplatzes, der Arbeitsabläufe und ein effizientes Ablagesystem. Um systematisch den eigenen Arbeitsplatz zu organisieren, bietet sich zum Beispiel die hier vorgestellte 5S-Methode an.

FAQ Büroplanung

Die Größe richtet sich in erster Linie nach der Mitarbeiterzahl und den gewünschten Gemeinschaftseinrichtungen.

Großraumbüros und Kombibüros gehören zu den effizientesten Büroformen. Als Alleinunternehmer oder Existenzgründer kann man auch auf das Sharedesk-Prinzip zurückgreifen.

Pausenräume, Teeküchen, Kantinen und sonstige Rückzugsorte führen zu einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit.

Eine farbliche Gestaltung lockert das Büroambiente positiv auf. In einem freundlich gestalteten Büro sind Mitarbeiter motivierter als zum Beispiel in einem tristen, dunkelfarbigen Büro.

Neben den Büroräumen werden noch sanitäre Einrichtungen, Konferenzräume, Technikräume und ggf. sogar ein Empfangsbereich benötigt.

 

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