Bei der Untervermietung von Büroräumen denken viele zuerst an den Vertrag und die Miethöhe – und vergessen die Umsatzsteuer. Dabei entscheidet sie darüber, ob du Vorsteuer aus deiner eigenen Miete behalten darfst, und kann im schlimmsten Fall zu Nachzahlungen führen. Hier erfährst du, welche Regeln gelten und wie du den Untermietvertrag richtig gestaltest.
Grundsatz: Vermietung ist umsatzsteuerfrei
Die Vermietung von Grundstücken und Räumen ist nach § 4 Nr. 12a UStG von der Umsatzsteuer befreit. Das gilt auch für die Untervermietung von Büro- und Gewerberäumen. Ohne weitere Schritte stellst du also keine Umsatzsteuer in Rechnung.
Die Kehrseite: Wer steuerfreie Umsätze erzielt, darf die darauf entfallende Vorsteuer nicht abziehen. Hast du deine Räume selbst mit Umsatzsteuer angemietet, entfällt der Vorsteuerabzug für den untervermieteten Anteil.
Die Option zur Umsatzsteuer nach § 9 UStG
Du kannst auf die Steuerbefreiung verzichten und mit Umsatzsteuer untervermieten. Voraussetzungen:
Deine Untermieter:in ist Unternehmer:in und mietet die Räume für ihr Unternehmen.
Sie nutzt die Räume ausschließlich für Umsätze, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen (§ 9 Abs. 2 UStG). Eine geringfügige steuerfreie Nutzung ist nach Verwaltungsauffassung unschädlich.
Die Option wird im Vertrag vereinbart und in der Rechnung umgesetzt: Die Umsatzsteuer wird gesondert ausgewiesen.
Für deine Untermieter:in ist das in der Regel kein Nachteil, weil sie die Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückbekommt.
Wann solltest du optieren?
Deine Situation | Empfehlung |
|---|---|
Du hast mit Umsatzsteuer angemietet und ziehst die Vorsteuer | Mit Umsatzsteuer untervermieten, sonst verlierst du die Vorsteuer auf den untervermieteten Anteil |
Du hast ohne Umsatzsteuer angemietet | Steuerfreie Untervermietung ist meist die einfachste Lösung |
Deine Untermieter:in ist Ärztin, Versicherungsmakler oder Bank | Option in der Regel nicht möglich, da deren Umsätze überwiegend steuerfrei sind – vorab mit der Steuerberatung klären |
Du bist Kleinunternehmer:in | Keine Option möglich, solange du die Kleinunternehmerregelung nutzt |
Wichtig: Hat deine Vermieter:in selbst zur Umsatzsteuer optiert, verlangt sie im Hauptmietvertrag häufig, dass du die Räume nur für vorsteuerunschädliche Umsätze nutzt – auch durch Untermieter:innen. Vermietest du dann an eine Arztpraxis unter, kann das ihren Vorsteuerabzug gefährden und Schadensersatzforderungen auslösen. Prüfe die Umsatzsteuerklausel deines Hauptmietvertrags, bevor du einen Untermieter auswählst.
Sonderfall: Schreibtischplätze mit Services
Vermietest du nicht einfach Räume, sondern Arbeitsplätze mit umfangreichen Leistungen wie Empfang, Reinigung, Internet, Getränken und Meetingräumen, kann eine einheitliche Leistung eigener Art vorliegen, die insgesamt umsatzsteuerpflichtig ist. Die Abgrenzung hängt vom Einzelfall ab. Außerdem ist die Vermietung von Stellplätzen als eigenständige Leistung und von Betriebsvorrichtungen in der Regel steuerpflichtig. Werden Stellplätze zusammen mit den Büroräumen vermietet, teilen sie meist deren Behandlung.
So setzt du es im Untermietvertrag um
Miete als Nettobetrag angeben und festhalten: „zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer“.
Die Untermieter:in erklärt, die Räume ausschließlich für vorsteuerunschädliche Umsätze zu nutzen, und verpflichtet sich, Änderungen sofort mitzuteilen.
Eine Schadensersatzregelung für den Fall aufnehmen, dass die Untermieter:in die Räume doch steuerfrei nutzt.
Monatliche Rechnungen oder einen Mietvertrag mit allen Pflichtangaben einer Rechnung verwenden, damit die Untermieter:in die Vorsteuer ziehen kann.
In unserer kostenlosen Untermietvertrag-Vorlage ist die Umsatzsteuer als eigener Punkt vorgesehen. Wie du eine angemessene Untermiete festlegst, erklärt der Ratgeber Mietpreis berechnen, und alle weiteren Schritte findest du unter Büro untervermieten.
Und die Ertragsteuer?
Die Untermieteinnahmen deines Unternehmens sind normale Betriebseinnahmen und werden mit deinem Gewinn versteuert. Im Gegenzug kannst du deine eigene Miete und die Nebenkosten weiter als Betriebsausgaben ansetzen. Für die Gewerbesteuer können bei Miet- und Pachtzinsen Hinzurechnungen greifen – auch das ist ein Thema für deine Steuerberatung.
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