Untermietvertrag Vorlage für Büro und Gewerbe – kostenlos als PDF, mit Ausfüllhilfe

Du hast freie Büroräume und willst sie an ein anderes Unternehmen weitergeben? Dann brauchst du einen gewerblichen Untermietvertrag. Unsere kostenlose Vorlage deckt die Kernpunkte der Untervermietung von Büro- und Gewerbeflächen ab. Unten erklären wir dir Punkt für Punkt, was du regeln musst, welche Anlagen dazugehören und welche Fehler in der Praxis am häufigsten Ärger machen.

Für wen ist die Vorlage gedacht?

Die Vorlage passt, wenn du als Hauptmieter:in eines Büros oder einer Gewerbefläche einen Teil davon an ein anderes Unternehmen, eine:n Freiberufler:in oder eine:n Selbstständige:n untervermietest. Typische Fälle:

• einzelne Büroräume in deinem Büro, zum Beispiel nach einer Verkleinerung des Teams

• eine ganze Etage oder abgeschlossene Einheit, die du aktuell nicht brauchst

• Räume in einer Bürogemeinschaft, bei der jede Partei einen eigenen Bereich nutzt

• Praxis-, Atelier- oder Ladenflächen, die du teilweise weitergibst

Nicht gedacht ist sie für Wohnraum, WG-Zimmer oder die Untervermietung an Privatpersonen. Dafür gelten andere Regeln, vor allem beim Kündigungsschutz.

Ausfüllhilfe: Was du regeln musst – Punkt für Punkt

1. Vertragsparteien

Trag die vollständige Firmierung beider Seiten ein, also Name, Rechtsform, Anschrift und bei Gesellschaften die vertretungsberechtigte Person. Bei einer GmbH gehört die GmbH selbst in den Vertrag, nicht die Geschäftsführerin als Privatperson. Achte darauf, dass du als Untervermieter:in genau die Partei bist, die auch im Hauptmietvertrag steht.

2. Mietobjekt

Beschreibe die Fläche so genau, dass kein Streit entstehen kann: Adresse, Etage, Raumnummern und Quadratmeter. Leg einen Grundriss als Anlage bei, auf dem die untervermieteten Räume markiert sind. Regle außerdem, welche Gemeinschaftsflächen mitbenutzt werden dürfen, etwa Küche, Meetingraum, Empfang oder Sanitärräume, und welches Inventar mitvermietet wird.

3. Mietzweck

Leg fest, wofür die Räume genutzt werden dürfen, zum Beispiel „Büronutzung für eine Unternehmensberatung“. Der Zweck darf nicht weiter gehen als das, was dein eigener Hauptmietvertrag erlaubt. Publikumsverkehr, Lagerung oder Praxisbetrieb solltest du ausdrücklich regeln, weil sie oft zusätzliche Genehmigungen brauchen.

4. Miete, Nebenkosten und Umsatzsteuer

Trag die monatliche Nettomiete, die Nebenkosten (als Pauschale oder Vorauszahlung mit Abrechnung) und den Fälligkeitstag ein. Bei der Untervermietung von Büros ist eine Pauschalmiete inklusive Nebenkosten üblich, weil sie beiden Seiten eine Abrechnung erspart.

Wichtig ist die Umsatzsteuer: Die Vermietung ist grundsätzlich steuerfrei. Hast du selbst mit Umsatzsteuer angemietet und ziehst die Vorsteuer, musst du meist auch umsatzsteuerpflichtig untervermieten. Das geht nur an Unternehmen, die die Räume für Umsätze mit Vorsteuerabzug nutzen. Details dazu findest du in unserem Ratgeber Umsatzsteuer bei der Untervermietung. Welche Miete angemessen ist, ermittelst du mit unserem Ratgeber Mietpreis berechnen.

5. Mietbeginn, Laufzeit und Kündigung

Du kannst den Vertrag befristet oder unbefristet abschließen. Bei einem unbefristeten Vertrag ohne eigene Regelung gilt die gesetzliche Frist für Geschäftsräume: Kündigung spätestens am dritten Werktag eines Quartals zum Ende des nächsten Quartals (§ 580a Abs. 2 BGB), also knapp sechs Monate. In der Untervermietung sind kürzere Fristen von ein bis drei Monaten üblich und zulässig.

Ganz wichtig: Der Untermietvertrag darf nicht länger laufen als dein Hauptmietvertrag. Endet dein Hauptmietvertrag, kannst du die Räume nicht mehr überlassen. Nimm deshalb eine Klausel auf, nach der der Untermietvertrag spätestens mit dem Hauptmietvertrag endet. Mehr dazu in unserem Ratgeber zu Kündigungsfristen bei Gewerbemietverträgen.

6. Kaution

Für Gewerberäume gibt es keine gesetzliche Obergrenze. Üblich sind zwei bis drei Monatsmieten, als Barkaution, Bankbürgschaft oder auf einem Kautionskonto. Wie du die Kaution regelst und wann du sie zurückzahlen musst, erklären wir in Kaution im Gewerbemietvertrag.

7. Zustimmung des Hauptvermieters

Für die Untervermietung brauchst du in der Regel die Erlaubnis deines Vermieters (§ 540 BGB). Hol sie vor Vertragsschluss ein und leg sie als Anlage bei. Wie du die Zustimmung anfragst und was gilt, wenn der Vermieter ablehnt, liest du in unserem Ratgeber Zustimmung zur Untervermietung – dort findest du auch ein Musterschreiben.

8. Haftung, Versicherung und Hausordnung

Gegenüber deinem Vermieter haftest du auch für Schäden, die dein:e Untermieter:in verursacht (§ 540 Abs. 2 BGB). Verlange deshalb eine Betriebshaftpflichtversicherung und verpflichte die Untermieter:in, die Hausordnung und die Regeln aus deinem Hauptmietvertrag einzuhalten.

9. Übergabe und Rückgabe

Halte den Zustand der Räume bei Einzug und Auszug in einem Protokoll fest, am besten mit Fotos und Zählerständen. Eine kostenlose Vorlage findest du in unserem Übergabeprotokoll für Gewerbe und Büro. Regle außerdem, in welchem Zustand die Räume zurückgegeben werden und was mit Einbauten passiert.

10. Form und Unterschrift

Läuft der Vertrag fest länger als ein Jahr, braucht er seit dem 1. Januar 2025 mindestens die Textform (§ 578 Abs. 1 i. V. m. § 550 BGB), eine E-Mail genügt also. Fehlt sie, gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann mit der gesetzlichen Frist gekündigt werden, frühestens zum Ende des ersten Jahres nach Übergabe. Zur Beweissicherung empfehlen wir trotzdem ein Dokument, das beide Seiten unterschreiben.

Checkliste: Diese Anlagen gehören dazu

• schriftliche Zustimmung deines Vermieters zur Untervermietung

• Grundriss mit Kennzeichnung der untervermieteten Räume

• Inventarliste, falls Möbel oder Technik mitvermietet werden

• Übergabeprotokoll mit Fotos und Zählerständen

• Hausordnung und, falls vorhanden, Regeln zur Nutzung von Gemeinschaftsflächen

• Kopie der relevanten Passagen aus deinem Hauptmietvertrag, etwa zu Nutzungszweck und Laufzeit

Die fünf häufigsten Fehler

1. Untervermieten ohne Erlaubnis. Das kann dich den eigenen Mietvertrag kosten, denn der Vermieter darf nach Abmahnung außerordentlich kündigen.

2. Laufzeit länger als der Hauptmietvertrag. Dann kannst du den Untermietvertrag nicht erfüllen und haftest gegenüber deinem Untermieter.

3. Umsatzsteuer nicht geregelt. Fehlt die Regelung, drohen Nachzahlungen oder der Verlust des Vorsteuerabzugs.

4. Unklare Flächen. Ohne Grundriss und Inventarliste gibt es beim Auszug schnell Streit darüber, was vermietet war.

5. Keine Übergabe dokumentiert. Ohne Protokoll kannst du Schäden kaum nachweisen und die Kaution nur schwer einbehalten.

Untermietvertrag, Gewerbemietvertrag oder Coworking-Vertrag?

Ein Untermietvertrag regelt die Weitergabe von Räumen, die du selbst gemietet hast. Ein Gewerbemietvertrag ist der Vertrag zwischen Eigentümer:in und Mieter:in – was dort hineingehört, erklärt unser Ratgeber zum Gewerbemietvertrag. Vermietest du nur Schreibtischplätze mit vielen Services, ähnelt das eher einem Coworking-Vertrag. Welche rechtlichen Punkte bei der gewerblichen Untermiete sonst noch wichtig sind, liest du im Ratgeber Untermietvertrag Gewerbe, und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du unter Büro untervermieten.