Übergabeprotokoll für Gewerbe und Büro: Vorlage und Checkliste

Ob du ein Büro neu vermietest, Räume untervermietest oder selbst ausziehst: Ein sauberes Übergabeprotokoll erspart dir später Diskussionen über Kratzer, fehlende Schlüssel und offene Zählerstände. Hier findest du eine kostenlose Vorlage zum Kopieren und eine Checkliste, was bei Gewerberäumen ins Protokoll gehört.

Wozu brauchst du ein Übergabeprotokoll?

Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Übergabeprotokoll nicht. Es ist aber das wichtigste Beweismittel, wenn es um den Zustand der Räume geht. Beim Auszug zeigt der Vergleich mit dem Einzugsprotokoll, welche Schäden neu sind und wer sie zu vertreten hat. Das ist entscheidend für Schadensersatz, Rückbau und die Rückzahlung der Kaution.

Unterschreiben beide Seiten ein Protokoll ohne Vorbehalt, kann das die spätere Geltendmachung von Mängeln erschweren, die bei der Übergabe erkennbar waren. Nimm dir also Zeit und prüfe jeden Raum gründlich.

Vorlage: Übergabeprotokoll für Büro- und Gewerberäume

Übergabeprotokoll Gewerberäume

Art der Übergabe: [ ] Einzug [ ] Auszug Datum und Uhrzeit: [ ]

Mietverhältnis: [ ] Hauptmiete [ ] Untermiete Mietvertrag vom: [Datum]

Übergebende Partei: [Firma, Name der anwesenden Person]

Übernehmende Partei: [Firma, Name der anwesenden Person]

Mietobjekt: [Adresse, Etage, Einheit, Raumnummern, ca. m²]

1. Räume und Zustand (je Raum: Wände, Decke, Boden, Fenster, Türen, Beleuchtung, Steckdosen und Netzwerk, Heizkörper)

Raum [Bezeichnung]: Zustand [einwandfrei / Mängel]; Mängel: [Beschreibung, Fotonummer]

2. Gemeinschaftsflächen (soweit mitvermietet): [Küche, Sanitär, Meetingraum, Empfang – Zustand und Mängel]

3. Zählerstände: Strom Nr. [ ] Stand [ ]; Heizung/Wärme Nr. [ ] Stand [ ]; Wasser Nr. [ ] Stand [ ]

4. Schlüssel und Zugangsmittel: [Anzahl und Art: Haustür, Büro, Briefkasten, Transponder, Zugangskarten]

5. Mitvermietetes Inventar: [Möbel, Technik, Küchengeräte – Anzahl und Zustand, siehe Inventarliste]

6. Vereinbarte Arbeiten: [was bis wann durch wen erledigt wird, zum Beispiel Rückbau, Malerarbeiten, Reinigung]

7. Sonstiges: [Beschilderung, Briefkasten, Internetanschluss, Parkplätze]

Fotos: [Anzahl] Fotos als Anlage, fortlaufend nummeriert

Beide Parteien bestätigen den oben beschriebenen Zustand. Bekannte Mängel sind vollständig aufgeführt.

[Ort, Datum]

[Unterschrift übergebende Partei] [Unterschrift übernehmende Partei]

Checkliste: Das gehört ins Protokoll

• Anwesende und Rolle: wer für welche Firma übergibt und übernimmt

• Jeder Raum einzeln: Wände, Böden, Decken, Fenster, Türen, Beleuchtung, Steckdosen, Netzwerkdosen

• Technik: Heizung, Klimaanlage, Lüftung, Sicherungskasten, Brandmelder, Feuerlöscher

• Zählerstände mit Zählernummer, am besten zusätzlich fotografiert

• Schlüssel, Transponder und Zugangskarten mit Anzahl

• Inventar, wenn Möbel oder Geräte mitvermietet werden, idealerweise als eigene Inventarliste

• Offene Arbeiten mit Frist und Verantwortlichem

• Fotos mit Datum, nummeriert und im Protokoll referenziert

Tipps für eine reibungslose Übergabe

1. Termin bei Tageslicht vereinbaren, damit du Mängel gut erkennst.

2. Mängel konkret beschreiben: „Kratzer 20 cm im Parkett vor dem Fenster, Foto 7“ statt „Boden abgenutzt“.

3. Nichts unterschreiben, was nicht stimmt. Bei Streit halte die abweichende Sicht schriftlich im Protokoll fest.

4. Kopie für beide Seiten direkt vor Ort erstellen oder als PDF mit Fotos per E-Mail verschicken.

5. Bei der Untermiete ein eigenes Protokoll zwischen dir und deiner Untermieter:in anlegen. Für den Zustand gegenüber deiner Vermieter:in haftest du selbst.

Übergabe bei der Untervermietung

Vermietest du Räume unter, ist das Protokoll doppelt wichtig: Gegenüber deiner Vermieter:in haftest du für Schäden, die deine Untermieter:in verursacht (§ 540 Abs. 2 BGB). Mit einem Einzugs- und Auszugsprotokoll kannst du solche Schäden sauber nachweisen und an deine Untermieter:in weitergeben. Den passenden Vertrag dazu findest du in unserer Untermietvertrag-Vorlage, eine Anleitung im Ratgeber Büro untervermieten.