Nicht jedes Unternehmen braucht ein festes Büro, aber fast jedes eine seriöse Geschäftsadresse. Genau hier setzt das Virtual Office an: eine Adresse mit Postservice, die du geschäftlich nutzt, ohne Räume anzumieten. Hier erfährst du, was ein virtuelles Büro kostet, was enthalten sein sollte und was für Impressum, Handelsregister und Finanzamt gilt.
Was ist ein Virtual Office?
Ein Virtual Office (auch virtuelles Büro oder virtuelle Geschäftsadresse) ist eine Firmenadresse, die du für Impressum, Website, Briefpapier und je nach Anbieter auch für das Handelsregister nutzt. Der Anbieter nimmt deine Geschäftspost an und leitet sie weiter, scannt sie ein oder hält sie zur Abholung bereit. Oft lassen sich ein Telefonservice mit eigener Nummer sowie Meetingräume oder Arbeitsplätze dazubuchen.
Was kostet ein Virtual Office?
Auf shareDnC gibt es aktuell 36 Virtual-Office-Angebote in den sieben großen Städten. Die Startpreise liegen zwischen 45 und 149 € netto im Monat, der Median über alle Angebote bei 99 €.
Stadt | Angebote | Günstigstes Angebot | Median |
|---|---|---|---|
10 | 45 € | 99 € | |
7 | 79 € | 99 € | |
6 | 70 € | 89 € | |
5 | 59 € | 89 € | |
4 | 99 € | – | |
3 | 69 € | – | |
1 | 79 € | – |
Quelle: shareDnC, alle aktiven Virtual-Office-Inserate am 03.11.2026, jeweils der Startpreis pro Monat netto. Den Median zeigen wir nur ab fünf Angeboten je Stadt, bei weniger Angeboten wäre er nicht aussagekräftig.
Was den Preis bestimmt:
Lage: Adressen in bekannten Geschäftsvierteln kosten meist mehr.
Postbearbeitung: Annahme, Scan, Weiterleitung und Porto sind je nach Anbieter im Grundpreis enthalten oder werden extra berechnet.
Zusatzleistungen: Telefonservice, Firmenschild, Meetingraumstunden oder ein Arbeitsplatz erhöhen den Monatspreis.
Laufzeit: Längere Mindestlaufzeiten senken bei manchen Anbietern den Monatspreis.
Wie sich die Preise für Arbeitsplätze und Büroräume entwickeln, zeigt unsere Auswertung Büro- und Coworking-Preise 2026.
Für wen lohnt sich ein virtuelles Büro?
Gründer und Start-ups: eine Geschäftsadresse statt der Privatanschrift im Impressum und im Handelsregister.
Freelancer und Selbstständige: Berufliches und Privates trennen, ohne ein Büro zu mieten.
Unternehmen aus dem Ausland: eine Adresse in Deutschland, etwa für die Gründung einer Tochtergesellschaft.
Remote-Teams: ein fester Firmensitz, obwohl alle ortsunabhängig arbeiten.
Brauchst du regelmäßig einen Arbeitsplatz, ist ein Coworking Space oder ein eigener Büroraum oft die bessere Wahl. Was das im Vergleich kostet, rechnest du mit dem Bürokostenrechner aus.
Darauf solltest du beim Angebot achten
Handelsregister: Erlaubt der Anbieter, die Adresse als Geschäftsanschrift eintragen zu lassen?
Post: Wie schnell wird Post bearbeitet, wer nimmt Einschreiben und Zustellungen an, und wie wirst du informiert?
Briefkasten und Schild: Steht dein Firmenname am Briefkasten, damit Post sicher ankommt?
Kosten: Welche Leistungen sind im Grundpreis, was kostet Weiterleitung oder Scan pro Brief?
Vertrag: Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist. Wechselst du später die Adresse, musst du die Änderung auch beim Handelsregister anmelden.
Impressum, Handelsregister und Finanzamt: was rechtlich gilt
Impressum: Seit dem 14.05.2024 regelt § 5 des Digitale-Dienste-Gesetzes (DDG) das Impressum, vorher war es § 5 TMG. Anzugeben ist die Anschrift, unter der du niedergelassen bist, mit Straße, Hausnummer, PLZ und Ort. Ein Postfach reicht nicht. Eine Geschäftsadresse ist möglich, wenn dich dort Post und amtliche Schreiben zuverlässig erreichen.
Handelsregister: GmbH, UG, AG, OHG, KG und Einzelkaufleute müssen eine inländische Geschäftsanschrift eintragen lassen (unter anderem § 10 GmbHG). Auch hier genügt kein Postfach. Die eingetragene Anschrift gilt als Zustelladresse. Kommt dort ein Schreiben nicht an, kann es öffentlich zugestellt werden (§ 15a HGB), und du erfährst womöglich zu spät davon. Ein zuverlässiger Postservice ist deshalb wichtiger als der Preis.
Identitätsprüfung: Anbieter, die Gesellschaften eine Geschäftsadresse zusammen mit weiteren Leistungen bereitstellen, sind nach dem Geldwäschegesetz verpflichtet, ihre Kunden zu identifizieren (§ 2 Abs. 1 Nr. 13 GwG). Rechne vor Vertragsbeginn mit einer Prüfung von Ausweis, Registerauszug und wirtschaftlich Berechtigten.
Finanzamt: Steuerlich kommt es bei Gesellschaften auf den Ort der Geschäftsleitung an, also den Mittelpunkt der geschäftlichen Oberleitung (§ 10 AO). Er liegt dort, wo die Geschäfte tatsächlich geführt werden, und muss nicht mit der Adresse des Virtual Office übereinstimmen.
Alle Standorte im Überblick
Auf shareDnC findest du virtuelle Büros provisionsfrei in diesen Städten:
Wenn du unsicher bist, welche Büroform zu dir passt, hilft der Büroformen-Vergleich.
