So sparte Act Agency 20% der Büromiete

Act Agency

So sparte Act Agency 20% der Büromiete

Bei den meisten Unternehmen wird Remote Work auch in Zukunft fester Bestandteil der Arbeitswelt bleiben. Während das Büro weiter für teamübergreifende Projekte und das soziale Miteinander mit den Kolleg*innen genutzt wird, werden Mitarbeiter*innen vermehrt von Zuhause arbeiten. Sei es, weil sie dort konzentrierter arbeiten können, sie so eine bessere Balance zwischen Arbeit und Privatleben für sich schaffen oder um langes Pendeln zu vermeiden. 

Auch bei Act Agency wird zukünftig der Anteil an Remote Work steigen. Wie sie dennoch 20% ihrer Büromiete einsparen konnten, erfahrt ihr hier.

Act Agency

Seit 25 Jahren im Business

Act Agency ist eine Hamburger Marketingagentur, die schon seit mehr als 25 Jahren im Business tätig ist. In dieser Zeit hat Act Agency über 300 Events organisiert und viele Markenauftritte verwirklicht. 

Aufgrund der Corona-Pandemie wurde das Büro der Agentur recht leer, denn die Mitarbeiter*innen gingen im März sofort ins Home Office. Für das Team von Act Agency stellte dies kein Problem dar, da sie durch ihre langjährige Arbeit mit Veranstaltungen die Erfahrung darin hatten, von unterwegs zu arbeiten. Remote Work war zwar kein Problem für Act Agency, jedoch traf sie die Krise genauso hart wie andere Firmen aus der Agentur-Branche.

Wie ist der Anteil Remote Work vs. Arbeit im Büro bei euch momentan geregelt?

„Wir arbeiten bereits seit langem Remote, da wir viel unterwegs sind und oft lange bei Veranstaltungen anwesend sind. Dadurch war die entsprechende Technik vorhanden. Jetzt und in Zukunft wird dieser Anteil jedoch weiter nach oben gehen, da die Mitarbeiter*innen das Arbeiten einfach ihrem Lebensstil anpassen können und so die Flexibilität gegeben ist, Familie, Beruf und Hobbies unter einen Hut zu bekommen, was die Zufriedenheitsrate der Mitarbeiter*innen extrem fördert.

Wir werden unser Büro zukünftig flexibler gestalten. Es wird eine geringere Anzahl an Arbeitsplätzen geben, möglichst wenig „Papier“ und damit flexible Einheiten. Nur Einheiten wie Buchhaltung, Personal und Geschäftsführung werden noch feste Arbeitsplätze haben.“

Kein Büro ist auch keine Option

Komplett auf das Büro zu verzichten, war für Act Agency keine Option. Die unterschiedlichen Bereiche wie Buchhaltung, Personal und Geschäftsführung müssen besonderen Anforderungen genügen und können daher nicht nach Hause verlegt werden. Zudem häufen sich bei einem Unternehmen, welches mehr als 25 Jahre am Markt ist, viele Akten und Unterlagen an. Hierfür braucht es eine „Heimat“. 

Aber auch für die Mitarbeiter*innen ist es wichtig, dass sie auch einen festen Platz in der Firma haben. Denn alle kommen auch gern wieder zurück ins Büro – den Kaffee mit den Kollegen kann so schnell nichts ersetzen!

In erster Linie hat Act Agency sich dafür entschieden, die ungenutzte Bürofläche unterzuvermieten, um Kosten zu sparen und um Kleinunternehmen eine günstige Möglichkeit zu bieten, eine feste Location zu haben. Außerdem um ein Network aufzubauen, das sich gegenseitig auch befruchten kann. Ganz schnell stießen sie bei ihrem Vorhaben auf shareDnC.
Mit shareDnC an ihrer Seite fand Act Agency schnell und unkompliziert passende Untermieter für ihre freien Büros.

Wie viel Kosten konntet ihr durch die Untervermietung einsparen?

„Wir haben eine Raumersparnis von etwa 50% und hatten daher die Möglichkeit, zwei abschließbare Büroräume über shareDnC unterzuvermieten. Dadurch sparen wir jetzt jeden Monat ca. 1.000 €. Das ergibt eine Gesamtersparnis von ca. 20% der Miete.“

Act Agency hatte keinerlei Bedenken bei der Untervermietung ihrer ungenutzten Räume. Allerdings mussten einige Fragen zuvor geklärt werden. Beispielsweise wurde der Zugang zu den einzelnen Räumen sichergestellt sowie die Sicherheitsanforderungen aufgrund der Datenschutzverordnung umgesetzt.

„Dies sind zwar nicht ganz einfache Dinge, aber auf jeden Fall lösbar!“, so Act Agency.
Philipp Hartje, Geschäftsführer shareDnC

Philipp Hartje
Gründer shareDnC

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Wie fruittune Raum für Wachstum & Kosteneinsparung unter einen Hut brachte​

Wie fruittune Raum für Wachstum & Kosteneinsparung unter einen Hut brachte

In einem dynamischen Umfeld steht Flexibilität an vorderster Stelle. Vor allem als Startup ist es wichtig, flexibel zu bleiben. Gleichzeitig besteht jedoch die Schwierigkeit, dass die Zukunft nicht hundertprozentig zu kalkulieren ist. Viele Startups stellen sich daher die Frage, ob es beispielsweise sinnvoll ist, ein größeres Büro anzumieten. Die Mietverträge laufen meist mehrere Jahre und die Mietkosten bleiben gleich, egal wie groß aktuell das Team ist und ob man alle Räume nutzt. Doch um flexibel zu bleiben und gleichzeitig Kosten zu sparen, gibt es eine ganz einfache Lösung: die Untervermietung der ungenutzten Büros.

Diesem Ansatz ist auch fruittune gefolgt. Die komplette Story könnt ihr hier lesen.

fruittune

fruittune wächst weiter, das Büro wächst mit

fruittune

Die fruittune GmbH ist ein Startup in der Schmuckbranche, das sich auf dem Wachstumspfad befindet. Mit Juwelle bieten sie den ersten Online-Juwelier-Service an, wo Goldschmiede und Kunden online auf einfache Weise ihre Schmuckaufträge abwickeln können. Zudem können Goldschmiede ihren einzel angefertigten Schmuck auf dem Marktplatz von Juwelle verkaufen. Mania.Design ist die erste Print-On-Demand Plattform für Schmuck. 
Kunden haben bei Mania.Design die Möglichkeit momentan von 39 Designern 242 designte Gravur Anhänger zu kaufen. Zusätzlich können die Gravur Anhänger auf der Rückseite ganz individuell personalisiert werden. Das Angebot an designten Gravur Ketten steigt stetig. Wer einen individuellen Gravuranhänger haben möchte, kann auch im Schmuck Konfigurator seine ganze eigene Vorder- und Rückseite des Gravuranhängers gestalten.

fruittune hat vor einigen Monaten neue Büroräume mit Puffer für Wachstum angemietet. Sie haben sich bewusst für mehr Räume entschieden als sie aktuell benötigen, um flexibler auf ihren Wachstum zu reagieren. „Unser Team ist in den letzten Wochen gewachsen und wir arbeiten aktuell alle vorrangig im Büro.

Einige Abteilungen wie Administration, Marketing oder Sales können zwar aktuell remote arbeiten, dennoch wollen und können sie nicht auf ihr Büro verzichten. Denn nicht alle Aufgaben können von zuhause erledigt werden. Die täglich eingehenden Kundenaufträge werden zum Beispiel vor Ort bearbeitet und versendet.

Einen der Büroräume benötigen sie allerdings erst in einigen Monaten. Deshalb entschied sich fruittune dafür, dieses ungenutzte Büro nicht einfach leer zu lassen, sondern über shareDnC unterzuvermieten bis die nächste Wachstumsphase erfolgt und so einen Teil der Mietkosten zu sparen.

1 Büroraum inkl. Gemeinschaftsfläche

Monatliche Kostenersparnis von fruittunes:
500€

Einzug des Untermieters: 
innerhalb weniger Wochen

„Wir haben sehr schnell einen passenden Untermieter über shareDnC gefunden.“

Bei ihrer Suche nach einem neuen Untermieter entschied fruittune sich für shareDnC. Und sie würden es immer wieder so tun. „Von der Erstellung des Inserats bis hin zur Vertragsunterschrift des Mieters stand shareDnC ihnen jederzeit zur Seite. Der Prozess verlief zudem sehr schnell und unkompliziert. Innerhalb weniger Wochen haben wir einen passenden Untermieter gefunden.“

Ihre Entscheidung, das ungenutzte Büro über shareDnC unterzuvermieten, bereuen sie keinesfalls: „Nein, wir hatten keine Bedenken. Und wir bereuen es nicht. Es sind sehr angenehme Untermieter.“

fruittune konnte so dank shareDnC schnell an Mietkosten sparen und profitiert zudem von einem netten Untermieter, mit dem sich in Zukunft möglicherweise Synergien ergeben.

Philipp Hartje, Geschäftsführer shareDnC

Philipp Hartje
Gründer shareDnC

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Pflichten für Vermieter:innen von Gewerbeimmobilien

Pflichten für Vermieter:innen von Gewerbeimmobilien

Die Vermietung von Gewerbeimmobilien ist sowohl für Vermieter:innen als auch für Mieter:innen mit einigen Pflichten verbunden. Welche Pflichten genau haben dabei die beiden Vertragsparteien? Was ist ein Konkurrenzschutz oder was ist mit Instandsetzung und Instandhaltung im Gewerbemietrecht gemeint? Und wie wird das im Mietvertrag geregelt? Diese und weitere Fragen beantworten wir in diesem Artikel.

Du hast in deinem angemieteten Büro einzelne Büroräume oder sogar komplette Flächen frei und möchtest diese untervermieten? Dann bist du bei uns genau richtig. Denn alles Wichtige rund um das Thema Untervermietung findest du in unserem Blogartikel zum Thema Büro untervermieten.

Und wenn du dich bereits mit dem Thema auskennst und weißt, welche deiner Flächen du untervermieten möchtest, dann ist shareDnC, Deutschlands führendes Online-Portal für die Untervermietung von Büros, die passende Plattform zum Inserieren. Hier erfährst du, wie du dein Büro untervermietest mit shareDnC.

Inhalt:

Was ist eine Gewerbeimmobilie?

Gewerbeimmobilien sind Gebäude, Gewerbeflächen oder Grundstücke, die komplett oder zu einem gewissen Teil zu gewerblichen Zwecken genutzt werden. Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um ein ganzes Gebäude handeln: Auch einzelne Teile oder Abschnitte, zum Beispiel Büroräume oder ganze Büroflächen, gelten als Gewerbeimmobilien.

Allgemeine Informationen zur gewerblichen Vermietung

Bei der Vermietung einer gewerblichen Immobilie ähneln die Pflichten und Rechte für beide Seiten denen, die auch im Wohnraummietrecht gelten. Es gibt aber einen entscheidenden Unterschied beim gewerblichen Mietrecht: Werden Mieter:innen im Wohnraummietrecht noch geschützt, so fällt dieser Schutz im Gewerbemietrecht weg. Beiden Parteien sind hier nahezu gleichgestellt sind. Dies bedeutet, dass du als Vermieter:in deine Mietverträge wesentlich freier und flexibler gestalten kannst. Du kannst beispielsweise die Fristen für die Kündigung des Mietverhältnisses im Mietvertrag individuell festlegen.

Dokumente und Brille

Die gewerbliche Vermietung stellt aber kein selbstständiges Rechtsgebiet im Mietrecht dar. Allerdings lassen sich im Bürgerlichen Gesetzbuch einige Paragrafen finden, welche etwa den rechtlichen Rahmen für die AGB-Klauseln festlegen (§§ 305 bis 310 BGB).

In Sachen Kaution ergibt sich bei einem gewerblich genutzten Mietobjekt ebenfalls ein Unterschied zum Wohnraummietrecht. Vermieter:innen sind zwar nicht verpflichtet, die Kaution gut verzinst anzulegen. Aber das BGH hat am 23. Dezember 2012 entschieden, dass Vermieter:innen die Mietkaution getrennt vom Privatvermögen auf ein separates Konto einzahlen müssen. So sollen Mieter:innen vor einer möglichen Insolvenz der Vermieter:innen und einem daraus resultierenden Kautionsverlust geschützt werden.

Bei einem Mietvertrag für Gewerbeimmobilien sind in der Regel feste Laufzeiten angegeben. Eine Befristung lässt sich nur eintragen, wenn ein rechtlich anerkannter Befristungsgrund vorliegt. Verträge mit Befristung lassen sich nur aus wichtigen Gründen kündigen. Durch diese Regelung sollen sowohl Vermieter:innen als auch Mieter:innen eine gewisse Sicherheit erhalten. Schließlich fallen auf beiden Seiten teils erhebliche Investitionen an, wenn es um das Mieten oder Vermieten von gewerblich genutzten Flächen geht.

Deutlich flexibler kann die Laufzeit beim Untervermieten von freier Gewerbefläche geregelt werden. Denn Untermietverträge haben keine Mindestmietlaufzeit. So kannst du Mietverträge mit kürzeren Laufzeiten vereinbaren und flexibel nach Platzbedarf die Fläche, die du nicht benötigst, einfach untervermieten. Weitere Informationen zur Untervermietung findest du in unserem Artikel: Ein Büro untervermieten – darauf sollte geachtet werden.

Der Gewerbemietvertrag bietet viel Gestaltungsfreiraum, du kannst die Höhe der Miete, den Nutzungszweck und die Laufzeit individuell regeln. Prinzipiell kann dieser auch mündlich abgeschlossen werden, sofern die Mietdauer unter einem Jahr liegt. Empfehlen würden wir dir das aber nicht. Setze lieber einen schriftlichen Mietvertrag auf, dann kommt es auch nicht zu Missverständnissen.

Das solltest du unbedingt bei der Untervermietung deiner Gewerbeimmobilie beachten!

Erfahre jetzt, was bei einer Untervermietung erlaubt ist & worauf du achten solltest. Wir machen seit 2015 nichts anderes & verraten dir die Untervermietungstricks.

Pflichten, die Vermieter:innen zu erfüllen haben

Den Vermieter:innen obliegt die Pflicht der Instandsetzung. Dies bedeutet, dass sie den Mieter:innen die Gewerbeimmobilie in einem uneingeschränkt nutzbaren Zustand überlassen. Über die gesamte Mietdauer ist dieser Zustand durch die Vermieter:innen zu erhalten. Falls erforderlich, müssen Mängel beseitigt werden. Die Instandsetzung ist nicht zu verwechseln mit der Instandhaltung, welche zu den Pflichten der Mieter:innen zählen. Die Instandhaltung umfasst zum Beispiel Wartung und Reinigung der Liegenschaften.

Hier geht es darum, dass keine Vermietung auf demselben Grundstück oder im selben Gebäude an Konkurrenzunternehmen erfolgen darf. So sollen die Mieter:innen vor möglichen Gewinneinbußen geschützt werden.

Die Vermieter:innen haften dafür, dass die Gewerbeimmobilien zu Beginn der Mietdauer keinerlei Schäden oder Mängel aufweisen. Tritt während der Vertragslaufzeit ein Schaden auf, der aufgrund einer unsachgemäßen Wartung oder Baumaßnahme zustande gekommen ist, gilt für die Vermieter:innen eine Schadensersatzpflicht.

Grundsätzlich ist es möglich, die Garantiehaftung im Vertrag auszuklammern. Allerdings ist dafür ein möglichst detailliert formulierter Haftungsausschluss zu vermerken. Dieser Haftungsausschluss gilt nicht für grob fahrlässige Schäden, die seitens der Vermieter:innen verursacht wurden.

Im Bereich Brandschutz gelten spezielle Regelungen. So müssen Brandschutzmaßnahmen gemäß den aktuell geltenden Richtlinien regelmäßig angepasst werden. Die Kosten hierfür dürfen nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden. Zu den Sicherheitsmaßnahmen, die angepasst oder gewartet werden sollten, zählen

  • Rauch- und Wärmeabzug
  • Brandtore und Blitzschutzanlagen
  • Lüftungsanlagen
  • Sprinkler und Feuerlöscher

Handelt es sich dagegen um Umbaumaßnahmen, die in Sachen Brandschutz vorgenommen werden müssen, sieht die rechtliche Situation anders aus. Viele Umbauten müssen beim zuständigen Amt beantragt werden, wobei die Antragstellung durch die Mieter:innen selber erfolgen muss. Das Amt aber kann die Genehmigung verweigern, sodass kein Umbau durchgeführt wird.

Wie finde ich passende Mieter:innen?

Grundsätzlich kannst du die bekannten Internetportale wie beispielsweise Immobilienscout24, Immowelt, etc. nutzen. Das Inserieren ist allerdings kostenpflichtig. Und wenn du Büroraum untervermieten möchtest, dann ist ein darauf spezialisierter Partner sicher die bessere Wahl.

Mit shareDnC konzentrieren wir uns ganz auf die Untervermietung gewerblich genutzter Immobilien.  Bei uns kannst du schnell und einfach ein Inserat erstellen, um passende Mieter:innen zu finden. Du zahlst nur dann eine geringe Servicegebühr (monatlich zwölf Prozent oder eine Pauschalmiete), wenn wir erfolgreich waren und du mit deinen bis dahin ungenutzten Büroflächen Geld verdienst. Bei Fragen zur Ermittlung des Mietpreises oder zum Inserat, stehen wir dir jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

In vielen Städten bieten wir dir zudem einen kostenlosen Foto-Service, um dein Büro bestens in Szene zu setzen. Durch die Spezialisierung auf die Untervermietung von Büroräumen, Büroflächen und Arbeitsplätzen erhältst du bei uns innerhalb kürzester Zeit qualifizierte Anfragen. Mehrere Tausend Firmen haben dank shareDnC schon passende Mieter:innen gefunden.

Weitere Fragen zur gewerblichen Vermietung

Neben den Fragen zu der Instandsetzung, der Garantiehaftung oder dem Brandschutz, die wir oben bereits beantwortet haben, fragst du dich vielleicht auch, wie es mit der Beauftragung einer Hausverwaltung aussieht, welche Steuern du als Vermieter:in zahlen musst oder warum ein Mietvertrag so wichtig ist. Diese und weitere Fragen beantworten wir dir im folgenden Absatz.

Nein, eine Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Allerdings sollte es nicht Tage dauern, bis Vermieter:innen erreicht werden können oder sich bei den Mieter:innen zurückmelden.

Ja, die Beauftragung einer Hausverwaltung ist möglich. Diese übernimmt dann beispielsweise die technische Betreuung, etwa die Wartung der Heizungs- oder Klimatechnik.

Die Einkünfte aus Vermietung der Gewerbeimmobilien müssen von den Vermieter:innen in der Steuererklärung angegeben werden. Allerdings erfolgt die Versteuerung nicht in der kompletten Höhe, sondern es werden noch Kosten in Abzug gestellt. So ergeben sich unter bestimmten Umständen sogar Negativeinnahmen, wenn etwa getätigte Investitionen in die Immobilie die Einkünfte aus den Mieteinnahmen übersteigen. Vermieter:innen sind nicht dazu verpflichtet, Umsatzsteuern bei der Vermietung von Gewerbeimmobilien an das Finanzamt zu entrichten. Die Umsatzsteuerpflicht kann aber auf Wunsch gewählt werden.

Ein detaillierter Mietvertrag ist wichtig, denn er regelt die Verantwortungsbereiche auf beiden Seiten. So wissen Vermieter:innen und Mieter:innen, welche Pflichten und Aufgaben sich aus den einzelnen Klauseln und Vereinbarungen des Vertrags ergeben. Dabei stehen zwei Varianten zur Verfügung: Zum einen der individuelle, schriftlich aufgesetzte Vertrag und zum anderen der Formularmietvertrag (AGB).

Bei shareDnC brauchst du dich nicht um die Erstellung des Vertrags kümmern, denn wir stellen dir eine rechtlich geprüfte Mietvertragsvorlage zur Verfügung. Nachdem du deine passenden Mieter:innen gefunden hast, kannst du die Mietvertragsvorlage individuell bearbeiten und direkt über unsere Plattform verschicken.

Achte bei individuell verfassten darauf, dass folgende Punkte enthalten sind:

  • genaue Beschreibung der Gewerbeimmobilie – inklusive Lage und Größe
  • Definition von Mietzweck und Nutzung
  • Angabe der Miethöhe, der Laufzeit und der geltenden Kündigungsfristen

 

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