Untervermietung kann mehr als Kosten sparen - Wie WHITE Communications mit 12 Untermieter:innen eine echte Gemeinschaft geschaffen hat
Unser Interviewpartner: Rupert Wild – Gründer und Geschäftsführer der WHITE Communications GmbH aus München. Wir durften ihn dabei unterstützen in seinem Bürogebäude eine Gemeinschaft mit 12 anderen Firmen zu schaffen, die sowohl ihm und seinem Team als auch den Untermieter:innen das Arbeiten in einer für sie optimalen Büroumgebung ermöglicht und außerdem Spaß macht und Synergien schafft
Bitte stelle uns WHITE Communications kurz vor.
WHITE Communications ist eine PR- und Marketing-Agentur aus München mit dem Schwerpunkt Mode, Beauty und Lifestyle-Produkte und bereits über 30 Jahre am Markt. Zu unseren Kunden zählen Firmen wie Armani, Bentley, Rimowa, Prada, Steve Madden und andere. Angefangen haben wir als klassische Mediaagentur und haben uns zur einer PR- und Marketing-Agentur mit einer ganzheitlichen Beratung und Umsetzung für Premium-Luxusmarken weiterentwickelt. Derzeit sind wir auch sehr stark im Influencer Marketing aktiv. Seit einiger Zeit haben wir neben unserem Büro in München auch Standorte in São Paulo und New York.
Wie kommt es, dass ihr ungenutzte Flächen in eurem Büro habt?
Unser altes Büro wurde uns überraschend aufgrund einer Gebäudesanierung gekündigt. Auf der Suche nach einem neuen haben wir uns dann über 70 Flächen in München angeschaut und am Ende durch einen Freund unser jetziges Büro gefunden.
Insgesamt hat es vier Stockwerke und ist aufgrund seiner Offenheit auf die Anmietung durch eine Firma ausgelegt, allerdings benötigten wir erstmal nur einen Teil davon. Daher haben wir mit unserer Vermieterin vereinbart, alle Etagen anzumieten, aber die nicht benötigten erstmal unterzuvermieten. Ein befreundeter Unternehmer, der bereits lange erfolgreich mit euch zusammenarbeitet, hat mir shareDnC empfohlen.
Was war euch bzgl. der Untervermietung besonders wichtig?
Wir wollten eine Art “Mikrokosmos” mit anderen spannenden Firmen schaffen. Unser Büro ist sehr offen gestaltet und bietet daher viel Gelegenheit für einen Austausch untereinander.
Zudem arbeiten bei uns wie bei den meisten Firmen viele Mitarbeiter:innen weiter im Homeoffice, aber durch die Untervermietung ist trotzdem immer Leben im Büro.
Haben sich mit euren Untermieter:innen auch Synergien ergeben?
Ja, bereits mehrfach in den letzten 1 ½ Jahren! Mit einigen unserer insgesamt 12 Untermieter:innen arbeiten wir in Projekten zusammen – wir als Kunde oder umgekehrt.
12 verschiedene Firmen als Untermieter:innen zu “managen” hört sich erstmal nach einigem Aufwand an.
Während des Untermietverhältnisses haben wir kaum Aufwand. Die gemeinschaftliche Nutzung von Räumlichkeiten regelt sich praktisch von alleine, da wir sehr nette Untermieter:innen haben, die sich alle vorbildlich verhalten. Die Auswahl der richtigen Mieter:innen ist der einfachste Weg, den Aufwand gering zu halten.
Wir haben nur einen zentralen Post- und Paketempfang und eine WhatsApp Gruppe für alle Untermieter:innen. Für den gemeinsam genutzten Meetingraum verwenden wir einen Kalender.
Der einzige relevante Aufwand entsteht bei einem Wechsel von Mieter:innen, aber dank der super Zusammenarbeit mit shareDnC geht das in der Regel sehr schnell und wir brauchen nur wenige Besichtigungstermine, um neue passende Mieter:innen zu finden. Wir nutzen außerdem eure Vertragsvorlage für die Mietverträge.
Kümmerst du dich komplett alleine um die Untervermietung oder hast du jemanden im Team, der dich unterstützt?
Da es ein neues Projekt war, habe ich mich tatsächlich erstmal selbst darum gekümmert. Auch wenn es zukünftig von jemand anderem übernommen wird, werde ich weiterhin die Mieter:innen aussuchen, da mir die Zusammensetzung unserer Gemeinschaft wichtig ist.
Was findest du besonders gut an der Zusammenarbeit mit uns?
Wenn wir einen Raum inserieren, erhalten wir über euch immer sehr schnell Anfragen von Interessent:innen. So finden wir nicht nur schnell Mieter:innen, sondern haben auch die Möglichkeit, unter vielen Interessent:innen die passenden Untermieter:innen für uns zu finden. Die Prozesse sind einfach und vor allem die Zusammenarbeit mit Laura läuft super.
Ich bin euch wirklich dankbar: Ohne euch als Partner hätte ich die Anmietung des kompletten Büros und teilweise Untervermietung nie gemacht und dadurch viele positive Erlebnisse in unserer Gemeinschaft im Büro verpasst!
Vielen Dank Rupert! Welchen Tipp würdest du abschließend anderen Firmen mit auf den Weg geben, die ungenutzte Fläche haben, aber noch überlegen, ob sie diese untervermieten sollen?
Ich würde auf jeden Fall empfehlen, nicht zu zögern und es sofort auszuprobieren. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht und kann es nur weiterempfehlen!
Möchtest du wie WHITE Communications Synergien im Shared Office nutzen?
Wir helfen dir schnell, einfach & ohne Risiko passende Untermieter:innen zu finden. In einem unverbindlichen Termin beraten wir dich gerne.