Wie spot on news mithilfe ihrer Untermieter:innen Synergien geschaffen hat

Porträts der Befragten im Interview

Wie spot on news mithilfe ihrer Untermieter:innen Synergien geschaffen hat

Die Nachrichtenagentur spot on news liegt in München und vermietet seit Jahren erfolgreich ihre Bürofläche mithilfe von shareDnC unter

 ungenutzte Bürofläche, die zur Mitarbeitererweiterung geplant wurde 

Lösung: Untervermietung der Reservefläche 

Leerstand verursacht 
zusätzliche Kosten

Ergebnis: 
Einsparungen von mehr als 3000 € pro Monat

Porträts der Befragten im Interview

Tobias Lobe, Geschäftsführer bei spot on news

Tobias Lobe ist Medienunternehmer und Gründer von spot on news.

Anna Hagengruber, Projekt- und Personalmanagement bei spot on news

Anna Hagengruber betreut seit 2016 interne Projekte und ist für die Mitarbeiter:innen- und Kund:innenevents verantwortlich. Zudem organisiert sie mit der Office Managerin von spot on news die Anfragen der Untermieter:innen.

Was macht spot on news?

spot on news ist eine führende Nachrichtenagentur für Lifestyle und Entertainment in Deutschland. Mit 45 Mitarbeiter:innen sitzen sie in einem 700 Quadratmeter Büro in München. Zudem sitzt die Tochtergesellschaft- die Content-Marketing-Agentur Airmotion Media– ebenfalls im Haus.

Herausforderung: Reservefläche für potenzielles Wachstum untervermieten, um nicht auf den Kosten sitzenzubleiben

Im Jahr 2020 mietete spot on news die Bürofläche von 700 Quadratmeter in München an und ließ sie nach ihren Vorstellungen nachhaltig und ressourcenschonend ausbauen. Sie ist mit schönen LED Lampen sowie großen Fenstern ausgestattet und bietet einen tollen Ausblick über München, das Isartal und die Frauenkirche.

In den 700 Quadratmetern des neuen Büros wurde Platz für weiteres Wachstum eingeplant.

Die Untervermietung dieser ungenutzten Fläche wurde demnach bei der Kostenplanung berücksichtigt und wird so lange untervermietet, bis sie diese Fläche selbst benötigen.

Bereits im alten Büro kamen Untermietverhältnisse zustande, mit denen sie gute Erfahrungen gemacht haben, sodass wir sie aufgrund der Zufriedenheit mit der Untervermietung und mit uns bei der Untermieter:innen-Suche auch im neuen Büro unterstützen durften. 

Die Untervermietung hat nicht nur gezeigt, dass Kosten eingespart werden können, sondern dass diese auch Synergien ermöglicht. Somit können sie noch weitere Vorteile aus der Untervermietung ziehen. 

Wie spot on news innerhalb der Untervermietung Synergien geschaffen hat

Für spot on news ist also nicht nur die Kosteneinsparung ein Argument für weitere Untervermietung ihrer freien Bürofläche, sondern auch die sich ergebenden Synergien.

So zeigte sich bereits im alten Büro, dass durch die Untervermietung auch Synergien entstehen können. Dadurch, dass die Untermieter:innen aus einer ähnlichen Branche stammen, konnten sie zusammen eine ganze Eventreihe entwickeln, die sie zweimal im Jahr veranstaltet haben. Diese wäre ohne die Untervermietung nicht zustande gekommen und stellte ein gutes Learning für sie dar. Ein Grund für eine erneute Untervermietung ist somit, dass sie sehr gute Beziehungen zu ihren Untermieter:innen geführt haben und führen.

Neben den entstandenen Synergien durch branchenähnliche Untermieter:innen stellen aber auch diese eine Bereicherung der Untervermietung dar, die nicht aus einer ähnlichen Branche stammen. So erkennt Tobias Lobe, dass es auch bei Personen, die nicht aus derselben Branche stammen, gemeinsame Fragestellungen gibt. Gerade unter Geschäftsführer:innen kann man immer etwas aus der Unterhaltung mitnehmen. Sei es nur ein Tipp für ein neues Vermarktungstool, einen Monitor oder allgemeine steuerliche Fragen. Es gibt immer spannende Themen, über die man sich austauschen kann, da diese sich häufig auch mit denselben Herausforderungen beschäftigen. 

“Und das ist eigentlich sehr befruchtend, weil es einem praktisch hilft, immer ein bisschen über den Tellerrand zu schauen und frische Impulse zu bekommen.”

Die sehr guten Beziehungen, die spot on news mit ihren Untermieter:innen in den letzten Jahren pflegten, führten dazu, dass sie weiterhin die Untervermietung anbieten und sogar anderen Vermieter:innen von uns erzählen. So empfahlen sie uns an Rupert Wild von WHITE Communications weiter. 

Erfahre mehr über die Erfolgsstory der Untervermietung von Rupert Wild.

Durch die Untervermietung spart spot on news monatlich mehr als 3000 € an Mietkosten ein

Tobias Lobe und Anna Hagengruber hatten zu Beginn ihrer Untervermietung Anzeigen auf ImmobilienScout geschaltet, die dann aber kostenpflichtig wurden. Daher suchten sie nach einer kostengünstigen Alternative und trafen auf shareDnC. Seither finden sie erfolgreich Untermieter:innen für ihr jetziges und ihr vorheriges Büro. Aktuell befinden sich vier Untermieter:innen aus unterschiedlichen Branchen in der Untervermietung. An der Zusammenarbeit mit shareDnC gefällt Anna Hagengruber folgendes besonders:

“Ihr seid super schnell. Egal ob E-Mail oder Anruf, es wird sich direkt am gleichen Tag zurückgemeldet. Man fühlt sich sehr gut betreut, es ist sehr kundenorientiert und es wird sich immer um Lösungen gekümmert. Zudem sind die Inserate immer schnell online”

Das Ergebnis

In Zusammenarbeit mit shareDnC konnte spot on news eine Kostenreduzierung von ca. 3000 € pro Monat durch die Untervermietung ihrer leeren Büroflächen verbuchen.

Zum Abschluss: 4 Tipps für andere Vermieter:innen

Am Ende haben wir Tobias Lobe und Anna Hagengruber noch nach Tipps für andere Unternehmen gefragt, die ebenfalls ihre Büroflächen untervermieten wollen, um ähnlich gute Erfahrungen mit der Untervermietung zu erfahren.

1. Das Wichtigste vorher abklären, um zu schauen, ob Eckdaten passen
Nach dem Erhalt der Anfragen klärt die Office Managerin oder Anna Hagengruber wichtige Eckdaten mit dem:der Interessent:in ab, indem sie direkt anruft. So wird beispielsweise direkt besprochen, ob Parkplätze benötigt werden. Also: Es erfolgt eine Kontaktaufnahme, um wichtige Eckdaten zu erfragen. Anschließend wird zeitnah ein Termin zur Besichtigung ausgemacht.
2. Der erste Eindruck ist entscheidend
Der Erfahrung nach liefen die Untervermietungen reibungslos, da stimmte auch das Bauchgefühl direkt. Einmal war dies nicht der Fall, was allerdings bei einer Untervermietung nicht schlimm ist, da der Vertrag flexibel gestaltet werden kann.
3. Übereinkunft treffen in Dingen des täglichen Miteinanders
Sollte es zu Unstimmigkeiten kommen, können Probleme durch Kommunikation aus dem Weg geräumt werden. Sollte man merken, dass Dinge des täglichen Miteinanders dennoch nicht funktionieren, dann sollte man sich trennen. “Aber auch das ist ja kein Nachteil im langfristigen Sinne” sagt der Geschäftsführer.
4. Datensicherheit wahren
Durch einen eigenen WLAN-Zugang sind die Untermieter:innen sehr eigenständig. Post kann auch zum Büro gesendet werden, diese wird am Empfang platziert und kann abgeholt werden. Solltest du dir unsicher sein, was deine Datensicherheit bei der Untervermietung betrifft, oder allgemeine Fragen diesbezüglich haben, kannst du dir unseren Blogartikel zur Datensicherheit durchlesen. Dort erfährst du, wie Datensicherheit in einer Bürogemeinschaft sichergestellt werden kann und erhältst exklusive Tipps von einer Datensicherheitsexpertin.

Möchtest du wie spot on news dein Geld auch lieber in dein Business statt in leere Büroräume investieren?

Wir helfen dir schnell, einfach & ohne Risiko passende Untermieter:innen zu finden. Vereinbare gerne einen unverbindlichen Termin zur Beratung. 

Untervermietung kann mehr als Kosten sparen – Die Story von WHITE Communications

Ruper Wild - WHITE Communications

Untervermietung kann mehr als Kosten sparen - Wie WHITE Communications mit 12 Untermieter:innen eine echte Gemeinschaft geschaffen hat

Rupert Wild - WHITE Communications

Unser Interviewpartner: Rupert Wild – Gründer und Geschäftsführer der WHITE Communications GmbH aus München. Wir durften ihn dabei unterstützen in seinem Bürogebäude eine Gemeinschaft mit 12 anderen Firmen zu schaffen, die sowohl ihm und seinem Team als auch den Untermieter:innen das Arbeiten in einer für sie optimalen Büroumgebung ermöglicht und außerdem Spaß macht und Synergien schafft

 

Bitte stelle uns WHITE Communications kurz vor.

WHITE Communications ist eine PR- und Marketing-Agentur aus München mit dem Schwerpunkt Mode, Beauty und Lifestyle-Produkte und bereits über 30 Jahre am Markt. Zu unseren Kunden zählen Firmen wie Armani, Bentley, Rimowa, Prada, Steve Madden und andere. Angefangen haben wir als klassische Mediaagentur und haben uns zur einer PR- und Marketing-Agentur mit einer ganzheitlichen Beratung und Umsetzung für Premium-Luxusmarken weiterentwickelt. Derzeit sind wir auch sehr stark im Influencer Marketing aktiv. Seit einiger Zeit haben wir neben unserem Büro in München auch Standorte in São Paulo und New York.

Wie kommt es, dass ihr ungenutzte Flächen in eurem Büro habt?

Unser altes Büro wurde uns überraschend aufgrund einer Gebäudesanierung gekündigt. Auf der Suche nach einem neuen haben wir uns dann über 70 Flächen in München angeschaut und am Ende durch einen Freund unser jetziges Büro gefunden.

Insgesamt hat es vier Stockwerke und ist aufgrund seiner Offenheit auf die Anmietung durch eine Firma ausgelegt, allerdings benötigten wir erstmal nur einen Teil davon. Daher haben wir mit unserer Vermieterin vereinbart, alle Etagen anzumieten, aber die nicht benötigten erstmal unterzuvermieten. Ein befreundeter Unternehmer, der bereits lange erfolgreich mit euch zusammenarbeitet, hat mir shareDnC empfohlen. 

Was war euch bzgl. der Untervermietung besonders wichtig?

Wir wollten eine Art “Mikrokosmos” mit anderen spannenden Firmen schaffen. Unser Büro ist sehr offen gestaltet und bietet daher viel Gelegenheit für einen Austausch untereinander. 

Zudem arbeiten bei uns wie bei den meisten Firmen viele Mitarbeiter:innen weiter im Homeoffice, aber durch die Untervermietung ist trotzdem immer Leben im Büro. 

Haben sich mit euren Untermieter:innen auch Synergien ergeben?

Ja, bereits mehrfach in den letzten 1 ½ Jahren! Mit einigen unserer insgesamt 12 Untermieter:innen arbeiten wir in Projekten zusammen – wir als Kunde oder umgekehrt. 

12 verschiedene Firmen als Untermieter:innen zu “managen” hört sich erstmal nach einigem Aufwand an.

Während des Untermietverhältnisses haben wir kaum Aufwand. Die gemeinschaftliche Nutzung von Räumlichkeiten regelt sich praktisch von alleine, da wir sehr nette Untermieter:innen haben, die sich alle vorbildlich verhalten. Die Auswahl der richtigen Mieter:innen ist der einfachste Weg, den Aufwand gering zu halten. 

Wir haben nur einen zentralen Post- und Paketempfang und eine WhatsApp Gruppe für alle Untermieter:innen. Für den gemeinsam genutzten Meetingraum verwenden wir einen Kalender. 

Der einzige relevante Aufwand entsteht bei einem Wechsel von Mieter:innen, aber dank der super Zusammenarbeit mit shareDnC geht das in der Regel sehr schnell und wir brauchen nur wenige Besichtigungstermine, um neue passende Mieter:innen zu finden. Wir nutzen außerdem eure Vertragsvorlage für die Mietverträge.

Kümmerst du dich komplett alleine um die Untervermietung oder hast du jemanden im Team, der dich unterstützt?

Da es ein neues Projekt war, habe ich mich tatsächlich erstmal selbst darum gekümmert. Auch wenn es zukünftig von jemand anderem übernommen wird, werde ich weiterhin die Mieter:innen aussuchen, da mir die Zusammensetzung unserer Gemeinschaft wichtig ist.

Was findest du besonders gut an der Zusammenarbeit mit uns?

Wenn wir einen Raum inserieren, erhalten wir über euch immer sehr schnell Anfragen von Interessent:innen.  So finden wir nicht nur schnell Mieter:innen, sondern haben auch die Möglichkeit, unter vielen Interessent:innen die passenden Untermieter:innen für uns zu finden. Die Prozesse sind einfach und vor allem die Zusammenarbeit mit Laura läuft super. 

Ich bin euch wirklich dankbar: Ohne euch als Partner hätte ich die Anmietung des kompletten Büros und teilweise Untervermietung nie gemacht und dadurch viele positive Erlebnisse in unserer Gemeinschaft im Büro verpasst!

Vielen Dank Rupert! Welchen Tipp würdest du abschließend anderen Firmen mit auf den Weg geben, die ungenutzte Fläche haben, aber noch überlegen, ob sie diese untervermieten sollen?

Ich würde auf jeden Fall empfehlen, nicht zu zögern und es sofort auszuprobieren. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht und kann es nur weiterempfehlen!

Möchtest du wie WHITE Communications Synergien im Shared Office nutzen?

Wir helfen dir schnell, einfach & ohne Risiko passende Untermieter:innen zu finden. In einem unverbindlichen Termin beraten wir dich gerne. 

Wie PNHR 500m² Bürofläche in kurzer Zeit vermietet hat

Wie PNHR 500m² Bürofläche vermietet hat

Die Kölner Anwalts- und Steuerberaterkanzlei PNHR hat ihre freien Büroflächen in wenigen Wochen mit Unterstützung von shareDnC vermietet

500m² ungenutzte Bürofläche 

Lösung: Vermietung einzelner Räume

Mieter:in für komplette Fläche trotz 1A-Lage nicht zu finden

Ergebnis: 9 Räume in 2 Monaten über shareDnC vermietet

Thomas Misch - PNHR Leiter Servicemanagement

 

Thomas Misch, Leiter Servicemanagement bei PNHR

Thomas Misch ist Kanzleimanager in der Kanzlei PNHR in Köln und damit für die komplette interne Organisation der Kanzlei verantwortlich. Hierzu zählt u.a. auch das Büro und die Untervermietung der ungenutzten Fläche.

Was macht PNHR?

Als alteingesessene Kanzlei ist PNHR mit ihren rund 150 Mitarbeiter:innen seit über 40 Jahren in den Bereichen der Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung tätig. 

Die Herausforderung: 500m² Bürofläche, die nicht selber benötigt wird, aber langfristig Kosten verursacht

Vor einigen Jahren hat PNHR ein Bürogebäude mit rund 5.000m² in der Kölner Innenstadt gemietet und nach den eigenen Vorstellungen renovieren lassen. Dabei wurde bewusst Raum für zukünftiges Wachstum eingeplant, der zuerst untervermietet werden sollte. 

Das erste Untermietverhältnis ergab sich vor einigen Jahren durch einen glücklichen Zufall: Eine gegenüberliegende, große Kanzlei benötigte die 500m² Fläche für ein auf drei Jahre angelegtes Projekt, sodass unkompliziert ein Untermietverhältnis der gesamten Fläche zustande kam. „Der Markt hat uns überholt. Als wir das Gebäude angemietet haben, war an mobiles Arbeiten noch nicht zu denken” – so Thomas Misch. Heute bieten wir den Mitarbeitenden flexiblere Möglichkeiten, was den Raumbedarf reduziert hat.

Nach Beendigung des Untermietverhältnisses startete Thomas Misch daher die erneute Suche nach einem Untermieter oder Untermieterin für die komplette Fläche: „Zuerst war das Ziel wieder einen Mieter für die gesamte Fläche zu finden. Allerdings hat sich schnell gezeigt, dass dies nicht klappen wird.“ Es musste also eine andere Lösung her. 

Die Lösung: Vermietung einzelner Büros über shareDnC

Thomas Misch startete zunächst einen Versuch über ebay Kleinanzeigen. Der Vorteil hier: Es kostet nichts. Allerdings stellte er schnell fest, dass die Qualität der Anfragen nicht seinen Erwartungen entsprach. Unser Kollege Niclas Stapelmann überzeugte Herrn Misch, shareDnC als Spezialisten für Büro-Untervermietung auszuprobieren. Die anfängliche Skepsis gegenüber der ihm bis dahin unbekannten Plattform wurde schnell beseitigt: 

„Ich war überrascht, wie schnell wir eine Vielzahl qualifizierter Anfragen erhalten haben.”

Neben der Schnelligkeit und Verbindlichkeit der Anfragen überzeugte ihn vor allem die Unterstützung durch seinen persönlichen Ansprechpartner bei shareDnC. 

Innerhalb von zwei Monaten fand Thomas Misch über shareDnC insgesamt 9 passende Untermieter:innen für die freien Büroräume. Viele der Mieter:innen sind junge Unternehmen, die nach ersten Schritten im Coworking Space jetzt eigene Büroräume für mehr Privatsphäre gesucht haben. Da passte der Bereich von PNHR mit vielen kleineren Teambüros sehr gut. 

Das Ergebnis

Dank shareDnC konnte Thomas Misch für PNHR innerhalb kürzester Zeit passende Untermieter:innen für seine Büroräume finden.
Außerdem bietet PNHR damit einigen Kölner Jungunternehmen die Möglichkeit, ihr Business in zentralen, bezahlbaren und flexiblen Büros voranzutreiben.

Zum Abschluss: 4 Tipps von Thomas Misch für andere Untervermieter:innen

Am Ende haben wir Thomas Misch noch nach Tipps für andere Firmen gebeten, die ebenfalls Teile ihres Büros untervermieten und dabei ähnlich schnelle Erfolge wie PNHR erzielen wollen.

1. Schnell reagieren und verbindlich sein
„Es ist wichtig, schnell zu reagieren. Wenn möglich, Interessenten direkt anrufen und zeitnahe Termine vereinbaren.” Zudem hat Thomas Misch auch bei den Mieter:innen darauf geachtet, wie schnell und verbindlich sie reagieren. So war nicht nur die Erfolgsquote für PNHR bei denjenigen Mieter:innen sehr hoch, die schnell und verbindlich Termine wahrgenommen haben, es ist auch ein Indiz für das spätere Verhalten als Mieter:in.
2. Die eigenen Kosten als Basis für die Büromiete nutzen
„Der Mietpreis der Fläche ist so kalkuliert, dass unsere Kosten abgedeckt sind. Da steckt kein Gewinnabsicht dahinter.” Mit dieser Kalkulation bietet Thomas Misch einen sehr attraktiven Mietpreis und ist damit günstiger als vergleichbare Angebote von Business Centern oder Flex Office Anbietern. Ein wichtiger Hebel für schnelle Vermietungserfolge.
3. Meetingraum zur gemeinsamen Nutzung anbieten
„Zuerst wollte ich alle Räume als Büros vermieten. Allerdings habe ich am Feedback der Interessenten schnell gemerkt, dass die Möglichkeit, einen Meetingraum zu nutzen für viele ein wichtiges Entscheidungskriterium war und habe das angepasst.”
4. Auf eine gewisse Homogenität innerhalb des Shared Office achten
„Man sollte darauf achten, wie man die Untermieter zusammenstellt, wenn sich mehrere Firmen einen Bürotrakt teilen”. Wenn die meisten Mieter:innen eher einer normalen Bürotätigkeit nachgehen, passt z.B. eine Firma mit viel Publikumsverkehr nicht unbedingt ins Konzept.
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