Tipps zur Datensicherheit in einer Bürogemeinschaft

Tipps zur Datensicherheit in einer Bürogemeinschaft

Das Zusammenarbeiten in einer Bürogemeinschaft bringt viele Vorteile mit sich, unter anderem der Austausch, die flexiblen Mietlaufzeiten und natürlich die Kosteneinsparung bei der Miete. Häufiger hören wir aber auch Bedenken zum Thema Datensicherheit.
In diesem Artikel wollen wir diese aufgreifen und zeigen wie man auch in einer Bürogemeinschaft Datensicherheit sicherstellen kann. Dazu klären wir beispielsweise auf, wie Datensicherheit bei gemeinsam genutztem Internet gewährleistet werden kann und wie eine Clean Desk Policy bei der Datensicherheit am Arbeitsplatz selbst weiterhelfen kann.

Inhalt:

Datensicherheit bei gemeinsam genutztem Internet

In einer Bürogemeinschaft spricht nichts dagegen, das vorhandene Internet gemeinsam zu nutzen. „Wie soll das funktionieren?“, fragst du dich jetzt? Denn durch ein gemeinsam genutztes Netzwerk hat jede:r darin Zugriff auf alle Daten. Das stimmt. Aber dafür gibt es eine Lösung.

Das vorhandene WLAN-Netzwerk kann – vereinfacht ausgedrückt – in verschiedene Zugangspunkte eingeteilt werden. Diese Zugangspunkte werden auch Access Points genannt und bieten dir die Möglichkeit, dein Netzwerk in verschiedene Anschlüsse einzuteilen. So erhalten alle Mieter:innen ein „eigenes Netzwerk“, auf das nur sie zugreifen können. So sind eure firmeninternen Daten weiterhin für andere nicht einsehbar. Sollte es außerdem zu Auffälligkeiten kommen, könnt ihr diese einem Anschluss leicht zuordnen.

Die Funktion, das WLAN über verschiedene Access Points zugänglich zu machen, ist mit jedem gängigen Router möglich. Das WLAN-Signal kann zudem noch weiter verstärkt werden, indem der Router mit Access Point-Geräten verbunden wird.

Zwei wichtige Punkte sollte man bei der Einrichtung von Access Points nicht vergessen:

  • Jeder Zugangspunkt sollte auch mit einem eigenen Passwort geschützt werden, um unbefugten Zugriff zu vermeiden.
  • Client Isolation: Mit dieser Sicherheitsvorkehrung wird dafür gesorgt, dass alle Clients nur sich selbst und den Zugangspunkt im lokalen Netzwerk sehen, nicht aber andere Clients.

Wird ein:e Datenschutzbeauftragte:r in einer Bürogemeinschaft benötigt?

Wenn in einem Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist unter bestimmten Voraussetzungen die Benennung von Datenschutzbeauftragten Pflicht (Art. 37 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)). 

Nach § 38 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist festgelegt, dass ein:e Datenschutzbeauftragte:r zu bestellen ist, wenn „mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten (beschäftigt sind)“.

Die Frage, die sich nun stellt, ist: Besteht eine Bürogemeinschaft aus mehreren Stellen oder ist sie als eine einzige Stelle zu sehen? Dies hängt davon ab, ob es eine gemeinsame Datenverarbeitung gibt. Wenn in der Bürogemeinschaft lediglich die Räumlichkeiten gemeinsam genutzt werden, dann besteht diese aus mehreren separaten Stellen. Als eine einzige Stelle wird die Bürogemeinschaft angesehen, wenn eine gemeinsame Datenverarbeitung vorliegt. Darunter fallen beispielsweise die Nutzung eines gemeinsamen Telefonanschlusses, Webservers/ E-Mail-Servers, Netzwerks, Datenbestandes, uvm.

Nutzt du also mit deinen Untermieter:innen z.B. gemeinsam dasselbe Internet-Netzwerk, dann seid ihr dazu verpflichtet, eine:n Datenschutzbeauftragte:n zu benennen, sofern ihr mehr als 20 Personen seid.

Mit der Clean Desk Policy zu mehr Datensicherheit am Arbeitsplatz

Was ist eine Clean Desk Policy?

Unter Clean Desk Policy versteht man eine Richtlinie in einem Unternehmen, in der genau festgelegt ist, wie Mitarbeiter:innen ihren Arbeitsplatz zurücklassen sollen, wenn sie das Büro verlassen. Diese kann beispielsweise beinhalten, dass alle Dokumente und Ordner am Ende des Tages von den Tischen weggeräumt werden – sei es in abschließbare Schränke oder eben in den Mülleimer/ Aktenvernichter.

Die Clean Desk Policy kann sehr gut in einer Bürogemeinschaft angewendet werden – unabhängig davon, ob diese Richtlinie im Unternehmen festgelegt wurde oder nicht. Dokumente und Unterlagen in Papierform sollten nicht für jeden ersichtlich auf dem Platz liegen und immer nach Nutzung sicher weggeräumt werden. Dafür eignen sich abschließbare Schränke und Rollcontainer, vor allem wenn der Büroraum selbst nicht abschließbar ist. Außerdem sollte darauf geachtet werden, Dokumente mit sensiblen Inhalten nicht einfach in den Papierkorb zu werfen, sondern mittels eines Aktenvernichters zu entsorgen. Oder du verzichtest im Sinne der Umwelt so gut es geht komplett auf Papierkram. 

Sehr viel einfacher ist das Ganze, wenn die Unterlagen gar nicht in Papierform vorliegen, sondern digital sind. Natürlich kann es dazu kommen, dass Untermieter:innen an dem Schreibtisch vorbeilaufen und mal einen Blick auf den Bildschirm werfen. Dagegen gibt es Blickschutzfolien, die man auf den Bildschirm kleben kann. So sind auch digitale Unterlagen mit sensiblem Inhalt vor unbefugten Blicken geschützt.    

Für die Sicherheit der eigenen Büroausstattung oder der Dokumente sollte bei separaten Büroräumen die Tür auch immer abgeschlossen werden, wenn man das Büro verlässt. Wenn keine abschließbaren Türen vorhanden sind, lassen sich Dokumente und Laptops auch gut in verschließbaren Schränken und Rollcontainern verstauen. Solche Probleme mit Untermieter:innen sind aber äußerst selten, vor allem weil du sie vorher beim Besichtigungstermin kennenlernst und selbst aussuchst, wer einziehen darf. Solltest du doch ein schlechtes Gefühl haben, kannst du jederzeit einfach mit den betroffenen Personen darüber sprechen, denn: Communication is key! 

Tipp: Wenn man nur kurz den Platz verlässt, kann man den PC schnell sperren. Ganz einfach mit der Tastenkombination: “Windows”+”L” oder “Control”+”Command”+”Q”.

In Bürogemeinschaften ist datenschutzkonformes Arbeiten möglich

Die Bedenken bezüglich der Datensicherheit, die beim Gedanken an eine Bürogemeinschaft ausgelöst werden, können unter Beachtung der oben genannten Tipps aus dem Weg geräumt werden. Wir haben euch diese Tipps nochmals als Checkliste unten zusammengefasst. Damit steht dem datenschutzkonformen Arbeiten in einem Shared Office nichts mehr im Wege.

Checkliste: Mehr Datensicherheit in einer Bürogemeinschaft

Du hast noch freie Räume im Büro?

Philipp Hartje

Philipp Hartje

Philipp ist Co-Founder & Geschäftsführer bei shareDnC, der führenden Plattform für die Vermittlung von flexiblen Büroräumen und Arbeitsplätzen. Er findet “Büroknappheit in Großstädten” muss nicht sein und möchte den Office Sharing Gedanken weiter verbreiten. Bei Fragen rund ums Thema Office Sharing und Untervermietung von Büroräumen, wende dich gerne an service@sharednc.com.

Büros werden bleiben, sie werden sich nur verändern​

Coworking Space

Büros werden bleiben, sie werden sich nur verändern​

Im Moment wird viel darüber diskutiert, wie sich die Büronutzung durch die Erfahrungen während der Hochphase der COVID-Pandemie verändern wird. Viele Unternehmen haben mehrere Monate komplett remote gearbeitet oder tun dies teilweise immer noch. Dabei wurde deutlich, dass viele Aufgaben des daily Business sehr gut von Zuhause erledigt werden können, teilweise sogar effizienter, weil man sich besser konzentrieren kann. Aber bedeutet dies, dass Büros in Zukunft überflüssig werden? Wir können uns das nicht vorstellen.

 

Konzentriertes Arbeiten zuhause, Meetings im Büro​

Wir beschäftigen uns gerade auch damit die Büroplanung an die Präferenzen unserer Mitarbeiter anzupassen. Der Großteil der Mitarbeiter kommt zur Zeit an 2-3 Tagen ins Büro. Häufig ist die Büroanwesenheit von den ToDos abhängig. Es gibt viele Aufgaben, die auch ich mittlerweile liebe von Zuhause erledige, weil ich mich dort besser fokussieren kann. 

Jedoch gerade bei der Arbeit an teamübergreifenden Projekten, bei Abstimmungsmeetings oder einfach um schnell Input von Kollegen einzuholen ist es für uns wichtig das Büro als Anlaufpunkt zum Austausch zu haben. Stehen weniger Tage für Meetings im Büro zur Verfügung, schafft man es dann auch ganz nebenbei die Anzahl der Meetings zu reduzieren und mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten zu schaffen.  

Wird dadurch weniger Bürofläche benötigt? Das definitiv. Immobilienexperten gehen davon aus, dass man bei 2-3 Tagen Home Office pro Woche, ca. 10% weniger Fläche benötigt. Auch wir werden uns Gedanken machen müssen, ob wir noch alle Büroräume oder Arbeitsplätze nutzen oder diese besser untervermieten können.

Remote arbeiten, aber nicht zuhause

Was aber wenn man gerne zuhause arbeiten möchte, die Bedingungen dafür aber, zum Beispiel durch die familiäre oder Wohnungssituation, nicht gegeben sind? Oder man einen weiten Anfahrtsweg hat, aber gerne im Büro arbeiten möchte. Hier wird es in Zukunft vielfältige Formen des Remote Work geben. Warum nicht einen Arbeitsplatz in der Nähe des Mitarbeiters anmieten, um ihm die tägliche Pendelei zu ersparen oder ihm einen Raum zum konzentrierten Arbeiten zu schaffen? Viele verlagern notgedrungen ihren Arbeitsplatz in das Café nebenan. Dort geht aber ein entscheidender Vorteil des Home Office verloren, denn fokussiertes Arbeiten ist hier nur selten möglich. 

Zurück in den shareDnC Space

Zurück ins Shared Office - Ein persönlicher Einblick

Mehr als zwei Monate war unser gesamtes Team im Home Office. Als uns mitgeteilt wurde, dass wir wieder zurück ins Büro dürfen, war ich persönlich sehr froh darüber. Das Ganze war natürlich auf freiwilliger Basis. Wer sich damit wohl fühlte, konnte die Möglichkeit wahrnehmen, wieder ins Büro zu gehen. Kollegen, die eine längere Anfahrt mit der Bahn haben, sollten zum Beispiel eher noch zuhause bleiben. Am Anfang waren viele meiner Kollegen etwas verhaltener und es wollten nicht alle aus dem Team direkt wieder zurück. Mittlerweile werden wir aber immer mehr.

Da meine Wohnsituation nicht sehr Home Office-freundlich ist, ohne separates Arbeitszimmer, nahm ich das Angebot sofort wahr. Home Office am Küchentisch funktioniert nicht immer ganz ablenkungsfrei – da passiert es dann doch mal schnell, dass man die Spülmaschine ausräumt oder ähnliches. Auch das technische Equipment aus dem Büro fehlte mir im Home Office, besonders der zweite Bildschirm oder das schnelle Internet. Seit fast acht Wochen gehe ich nun wieder zweimal die Woche ins Office und genieße die Abwechslung!

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Was ist anders als vorher?

Nicht alles im Büro ist so wie vor Covid-19. Wenn man ins Office reinkommt, wird man daran erinnert, sich die Hände zu waschen und zu desinfizieren. Dafür steht überall Desinfektionsmittel bereit. Was zudem direkt auffällt ist, dass das Büro deutlich leerer ist – das liegt zum einen daran, dass unser Team nicht komplett anwesend ist, zum anderen sind auch nicht alle unsere Untermieter wieder im Office.

Uns ist wichtig, dass möglichst aus jeder Abteilung jemand anwesend ist. Dadurch können Absprachen bei abteilungs-übergreifenden Projekten schnell persönlich geklärt werden und man vermeidet das Hin und Her schreiben von E-Mails und Slack Nachrichten. Damit aber immer ersichtlich ist, wer an welchem Tag im Büro war, tragen wir uns in eine Anwesenheitsliste ein.

Im Büroraum selbst sitzen wir nur noch zu dritt statt zu sechst, um den Abstand einzuhalten. Wir lüften regelmäßig und wenn das Wetter es zulässt, steht das Fenster eigentlich die ganze Zeit offen, damit immer frische Luft reinkommt.

Das Teamgefühl wächst wieder

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Auch wenn nicht immer alle meine Kollegen da sind, freue ich mich dennoch einige Gesichter wiederzusehen. Ich habe gemerkt, dass das kurze Quatschen zwischendurch oder das gemeinsame Mittagessen (natürlich immer unter Einhaltung des Mindestabstands) doch sehr gefehlt haben. 

Man fühlt sich dann doch etwas einsam im Home Office auch wenn man regelmäßig mit den Kollegen telefoniert. Außerdem hatte man auch nicht zu jedem gleich viel Kontakt. Im Büro sieht das anders aus – man läuft sich auf dem Flur über den Weg oder schaut mal kurz im Büro des anderen vorbei. 

Für das Teamgefühl ist es einfach wichtig, sich mal nicht über den Bildschirm zu sehen. Ich freue mich, wenn in den nächsten Wochen aus den zwei Tagen im Büro drei Tage werden, denn die zwei Bürotage sind für mich das Highlight meiner Arbeitswoche.