Tipps rund ums Finanzielle in einer Bürogemeinschaft
Miete per Lastschrift oder Überweisung? Wie läuft eine Mieterhöhung ab? Und wie hoch sollte die Kaution sein? In diesem Beitrag bekommst du praktische Tipps rund ums Finanzielle, wenn du Räume oder Arbeitsplätze in deiner Bürogemeinschaft untervermietest. So startest du entspannt in das neue Mietverhältnis.
Mietvertrag oder Mietrechnung – was eignet sich besser?
Unsere Empfehlung:
Jeden Monat eine Rechnung zu stellen, kostet viel Zeit. Wir empfehlen eine Dauermietrechnung oder einen Mietvertrag, der deren Anforderungen erfüllt. Eine kostenlose Vorlage findest du unter Untermietvertrag-Vorlage.
Möglichkeiten der Mietzahlung
Die Miete kann per Lastschrift (SEPA-Mandat), Dauerauftrag oder Überweisung gezahlt werden. Bei der Lastschrift steuerst du als Vermieter:in den Zahlungseingang selbst, bei Dauerauftrag und Überweisung muss die Mieter:in aktiv werden.
Zahlungsweg | Das solltest du wissen |
|---|---|
Basis-Lastschrift (SEPA-Basismandat) | Einfach einzurichten. Die Mieter:in kann einer Abbuchung aber bis zu 8 Wochen lang widersprechen und das Geld zurückholen. |
Firmen-Lastschrift (SEPA-Firmenmandat) | Nur zwischen Unternehmen möglich. Nach der Abbuchung gibt es kein Widerspruchsrecht, du bist also sicherer als beim Basismandat. Die Mieter:in muss das Mandat vorab bei ihrer Bank hinterlegen. |
Dauerauftrag | Unkompliziert, aber es liegt an der Mieter:in, ob und wie schnell der Dauerauftrag eingerichtet wird. |
Überweisung | Funktioniert bei zuverlässigen Mieter:innen gut. Probleme entstehen, wenn die Zahlung vergessen wird oder unregelmäßig kommt. |
Unsere Empfehlung:
Bei mehreren Untermieter:innen ist die Lastschrift die komfortabelste Lösung, weil du sonst schnell den Überblick verlierst. Willst du das Rückbuchungsrisiko ausschließen, vereinbare ein Firmenmandat. Bei ein oder zwei Untermieter:innen reicht oft auch ein Dauerauftrag.
Wie läuft eine Mieterhöhung ab?
Um weiter einen marktgerechten Mietpreis zu erzielen, sind Mieterhöhungen manchmal nötig. Möglich sind eine Klausel im Vertrag, eine Einigung oder eine Änderungskündigung.
Bei flexiblen Verträgen für kleine Büroräume oder Schreibtischplätze ist eine Klausel eher unüblich. Durch die kurzen Kündigungsfristen lässt sich die Miete ohnehin regelmäßig anpassen.
Auch ohne Klausel kannst du die Miete später erhöhen. Meist einigen sich Vermieter:in und Untermieter:in unkompliziert: Du schlägst die neue Miete vor, die Mieter:in stimmt zu. Kommt keine Einigung zustande, bleibt die Änderungskündigung: Du kündigst den bestehenden Vertrag fristgerecht und bietest gleichzeitig einen neuen Vertrag zur höheren Miete an. Nimmt die Mieter:in an, gilt der neue Vertrag. Lehnt sie ab, endet das Mietverhältnis mit Ablauf der Kündigungsfrist.
Bei längeren Verträgen gehört eine Regelung zur Mieterhöhung in den Vertrag. Verbreitet sind Staffelmiete und Indexmiete (Wertsicherungsklausel), daneben Spannungsklauseln und Leistungsvorbehalte.
Unsere Empfehlung:
Bei kurzen oder flexiblen Laufzeiten brauchst du keine Klausel, eine Einigung oder Änderungskündigung reicht. Bei einem Vertrag über mehrere Jahre solltest du eine Staffel- oder Indexmiete vereinbaren.
Kaution: ja oder nein?
Ob und in welcher Höhe du eine Kaution verlangst, entscheidest du selbst. Eine gesetzliche Obergrenze gibt es bei Gewerberäumen nicht, die Grenze von drei Monatsmieten gilt nur für Wohnraum. Alles zu Höhe, Formen und Rückzahlung erklärt der Ratgeber Kaution im Gewerbemietvertrag. Für die Untervermietung in einer Bürogemeinschaft gilt als Faustregel:
Schreibtischplätze und sehr kurze Laufzeiten: keine Kaution oder höchstens eine Monatsmiete. Der Vertrag lässt sich bei Problemen schnell beenden, und hohe Kautionen schrecken junge Unternehmen ab.
Eigene Büroräume: ein bis drei Monatsmieten.
Größere Flächen und längere Verträge: drei Monatsmieten, bei hohen Investitionen auch mehr.
Anlage und Verzinsung
Anders als bei Wohnraum musst du eine Gewerbekaution nicht getrennt vom eigenen Vermögen anlegen. Nach der Rechtsprechung des BGH ist eine Barkaution aber auch bei Gewerberäumen grundsätzlich zu verzinsen, wenn der Vertrag nichts anderes regelt. Halte deshalb im Vertrag fest, ob und wie die Kaution angelegt und verzinst wird, zum Beispiel auf einem separaten Kautionskonto. Möglich sind auch eine Bankbürgschaft oder eine Mietkautionsversicherung.
Unser Tipp:
Bei kleinen Kautionen ist ein eigenes Kautionskonto oft zu viel Aufwand. Regle dann im Vertrag ausdrücklich, dass die Kaution nicht verzinst wird. So vermeidest du späteren Streit.
Rückzahlung der Kaution
Nach dem Auszug darfst du prüfen, ob noch Forderungen offen sind, etwa aus der Nebenkostenabrechnung oder wegen Schäden. Die Rechtsprechung billigt dafür eine angemessene Prüffrist zu, die oft bei drei bis sechs Monaten liegt. Der Rückzahlungsanspruch der Mieter:in verjährt nach drei Jahren (§ 195 BGB).
Unsere Empfehlung:
Bei Schreibtischplätzen und flexiblen Verträgen verlangst du am besten keine oder höchstens eine Monatsmiete Kaution, bei eigenen Räumen bis zu drei. Vermietest du eine größere Fläche längerfristig unter, sind drei Monatsmieten üblich.
Du suchst selbst ein Büro mit geringer Kaution? Bei Büros zur Untermiete ist die Kaution oft niedriger als bei einer klassischen Büromiete, und die Laufzeiten sind kürzer. Die Höhe der Kaution steht im jeweiligen Inserat. Angebote findest du unter Büro mieten und Bürogemeinschaft.
Ist eine Bonitätsprüfung notwendig?
Bei einzelnen Schreibtischplätzen und kleinen Büroräumen ist eine Bonitätsprüfung eher unüblich. Über junge Unternehmen gibt es oft wenig Daten, und das Risiko ist gering, weil sich flexible Verträge schnell beenden lassen und du nichts in den Ausbau investierst.
Bei größeren Flächen mit höherer Miete kann eine Prüfung sinnvoll sein. Du kannst eine Selbstauskunft der Mieter:in verlangen oder eine Wirtschaftsauskunft über das Unternehmen einholen, zum Beispiel bei Creditreform oder der SCHUFA. Die Kosten hängen vom Anbieter und vom Umfang der Auskunft ab. Frag nur die Daten ab, die du für die Entscheidung wirklich brauchst.
Unsere Empfehlung:
Bei kleinen Räumen und Schreibtischplätzen kannst du auf eine Bonitätsprüfung verzichten. Geht es um größere Flächen mit einer Miete von mehreren Tausend Euro im Monat, hol dir vorher eine Wirtschaftsauskunft ein.
Fazit
Ein flexibler Untermietvertrag ist für junge Unternehmen attraktiv und macht dir als Vermieter:in wenig Aufwand. Die Miete ziehst du am einfachsten per Lastschrift ein oder lässt sie per Dauerauftrag zahlen. Eine Klausel zur Mieterhöhung brauchst du nur bei längeren Verträgen. Die Kaution richtest du nach der Fläche: bei Schreibtischplätzen keine oder wenig, bei eigenen Räumen und größeren Flächen ein bis drei Monatsmieten.
Du hast ungenutzte Büroräume oder Arbeitsplätze? Dann lohnt sich die Untervermietung: Du senkst deine Mietkosten, bleibst mit kurzen Laufzeiten flexibel und gibst jungen Unternehmen ein Zuhause für ihr Business. Eine Provision fällt nur an, wenn du über shareDnC vermietest.