Tipps rund ums Finanzielle in einer Bürogemeinschaft

 

 

Sollte ich die Miete einbeziehen oder überweisen lassen? Wie läuft eine Mieterhöhung ab? Und wie wird die Kaution gehandelt?

In diesem Blogbeitrag geben wir dir hilfreiche Tipps rund ums Finanzielle in einer Bürogemeinschaft, die schnell für Klarheit sorgen. Mit diesen Hilfestellungen im Hinterkopf, kannst du entspannt in dein neues Mietverhältnis starten. 

Tipps Finanzielles Bürogemeinschaft

Inhalt:

Mietvertrag oder Mietrechnung - Was eignet sich besser?

First things first: Bevor deine Mieter:innen einziehen, musst du einen Mietvertrag erstellen und abschließen. Über shareDnC kannst du mithilfe weniger Klicks einen Mietvertrag ganz bequem erstellen. Das bietet dir den Vorteil, dass die Kündigung dann ebenfalls mit einem Klick über shareDnC erfolgen kann. Selbstverständlich kannst du auch einen eigenen Vertrag mit deinem:r Untermieter:in abschließen; hier erfolgt die Kündigung schriftlich an den:die Untermieter:in. 

Mietrechnung: 

Bei einem Mietvertrag, der über shareDnC erstellt und abgeschlossen wird, muss dem:r Mieter:in keine Rechnung über die Miete gestellt werden. Unser Mietvertrag ist so aufgebaut, dass dein:e Mieter:in diesen für dieSteuer nutzen kann. Nach §14 UStG ist für den Vorsteuerabzug eine ordentliche Rechnung erforderlich. Ein Mietvertrag gilt als Rechnung, wenn er verschiedenen Formerfordernissen entspricht. Wenn du unseren Mietvertragsgenerator nutzt, kannst du sicher sein, dass diese Erfordernisse erfüllt sind.

Dauermietrechnung: 

Eine Dauermietrechnung ist eine Rechnung über Mietzahlungen, welche auf Dauer immer wieder geleistet werden. Anstelle des Mietvertrages kann also ebenfalls eine Dauermietrechnung als Beleg aufgestellt werden. Es wird also lediglich einmal eine Rechnung gestellt, welche dann jeden Monat gilt; außer es gibt Änderungen (z.B. Mietänderungen). Für die Dauerrechnung gibt es keine zusätzlichen rechtlichen Anforderungen. Unternehmer:innen müssen lediglich die Mindestanforderungen zur Rechnungsstellung gem. §14 Abs. 4 und §14a UStG beachten. Diese enthalten die folgenden Punkte:

  • Name und Anschrift des Leistenden 
  • Name und Anschrift des:r Leistungsempfängers:in
  • Ausstellungsdatum der Rechnung 
  • Fortlaufende Rechnungsnummer 
  • Steuernummer/ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsstellers
  • Angaben zur Art der Leistung 
  • Zeitpunkt der Leistung 
  • Zahlungszeitpunkt 
  • Rechnungsbetrag inklusive Steuerbetrag & Steuersatz wobei der Steuerbetrag explizit auszuweisen ist
Hier kannst du dir ein Muster zu Dauermietrechnung herunterladen.

Unsere Empfehlung:

Jeden Monat eine Rechnung zu stellen, kostet viel Zeit. Wir empfehlen eine Dauermietrechnung oder einen Mietvertrag, der deren Erfordernisse erfüllt

Möglichkeiten der Mietzahlung

Die Mietzahlung kann entweder per Einzug via SEPA Mandat, Dauerauftrag oder Überweisung erfolgen. Während bei einem Mieteinzug via SEPA Mandat der:die Vermieter:in den Zahlungsfluss kontrollieren kann, muss bei einem Dauerauftrag und einer Überweisung der:die Mieter:in aktiv werden. 

Möglichkeiten der Mietzahlung
Mieteinzug via Basis-SEPA Mandat
Unkompliziertes Verfahren, jedoch kann der:die Mieter:in bis zu 8 Wochen nach Einzug der Transaktion widersprechen und das Geld wieder zurückfordern.
Mieteinzug via Firmen-SEPA Mandat
Vorgesehen für den Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen. Hierbei hat der:die Mandant:in nach der Abbuchung keinen Anspruch mehr auf Rückbuchung, der:die Zahlungsempfänger:in ist damit im Vergleich zum Basis-SEPA Mandat auf der sicheren Seite.
Dauerauftrag
Unkompliziertes Verfahren, allerdings liegt es hier an dem:der Mieter:in, ob und wie schnell ein Dauerauftrag zustande kommt.
Überweisung
Stellt generell keine Probleme dar, sofern der:die Mieter:in zuverlässig ist und stets die Miete überweist. Kann zu Problemen führen, wenn das Geld nicht regelmäßig zum selben Zeitpunkt überwiesen oder ggfs. vergessen wird wegen eines Urlaubes.

Unsere Empfehlung:

Wir empfehlen die Mietzahlung via Basis-SEPA Mandat. Das Verfahren ist unkompliziert und stellt die rechtzeitige Zahlung der Miete sicher. Insbesondere bei mehreren Untermieter:innen ist dies die sicherste und komfortabelste Lösung, da bei anderen Verfahren häufig schnell der Überblick verloren gehen kann. Bei wenigen (einem:r oder zwei) Untermieter:innen kann ebenfalls ein Dauerauftrag gewählt werden.

Wie läuft eine Mieterhöhung ab?

Um zukünftig auch einen marktgerechten Mietpreis zu erzielen, sind oftmals Mieterhöhungen unumgänglich. Dies kann entweder durch eine vertragliche Festlegung, befristete Mietverträge, Einigung oder eine Änderungskündigung erfolgen. 

Insbesondere bei flexiblen Mietverträgen für kleine Büroräume oder Schreibtischplätze ist die Aufnahme einer Klausel in den Mietvertrag eher unüblich. Durch kurze Kündigungsfristen kann die Miete regelmäßig angepasst werden. 

Und auch wenn keine Klausel zur Mieterhöhung vereinbart wurde, kann der:die Vermieter:in die Miete nachträglich erhöhen. Dies geschieht entweder durch beiderseitige Einigung oder eine Änderungskündigung. In den meisten Fällen erfolgt eine unkomplizierte Einigung zwischen Vermieter:in und Untermieter:in. Der:die Vermieter:in schlägt eine Mieterhöhung vor und der:die Mieter:in muss die Zustimmung mitteilen.

Sollte es zu keiner Einigung kommen, so kann die Mieterhöhung durch eine Änderungskündgung erfolgen. Dabei wird der alte Vertrag aufgelöst und ein neuer inklusive des neuen Mietwertes aufgesetzt. Dabei muss hier jedoch die Kündigungsfrist beachtet werden. Stimmt der:die bisherige Mieter:in zu, so tritt der “neue” Vertrag in Kraft. Lehnt er:sie ab, so kündigt er:sie automatisch den Vertrag und muss die Fläche verlassen. 

Bei längeren Mietverträgen empfiehlt sich die Aufnahme einer Klausel zur Mieterhöhung in den Mietvertrag. Beliebt sind vor allem Staffelmieten oder Mietpreisklauseln. Auch die folgenden Klauseln sind für gewerbliche Mietverträge typisch: 

  • Wertsicherungsklausel 
  • Spannungsklausel
  • Leistungsvorbehalt

Unsere Empfehlung:

Besonders bei kurzen und/ oder flexiblen Laufzeiten lohnt sich die Aufnahme einer Klausel in den Vertrag nicht, da die Miete durch die kurzen Laufzeiten regelmäßig angepasst werden kann. Sollte die Miete erhöht werden müssen, so kann ganz unkompliziert eine Einigung zwischen Untermieter:in und Vermieter:in oder eine Änderungskündigung vorgenommen werden. Handelt es sich um einen mehrjährigen Vertrag, so empfiehlt sich die Aufnahme einer Klausel, zu Beispiel einer Mietpreisklausel, in den Vertrag.

Kaution - ja oder nein?

Jedem:r Anbieter:in steht es zunächst frei, ob er:sie eine Kaution verlangt und in welcher Höhe. Dies kann einfach bei der Erstellung des Inserates ausgewählt werden. Bei flexiblen Mietverträgen werden in der Regel keine Investitionen in die zu vermietende Fläche vorgenommen (getreu dem Motto „come as you are“) und bei Problemen mit der Mietzahlung erlauben die kurzen Kündigungsfristen einen schnellen Ausstieg aus dem Mietverhältnis. Daher ist die Einforderung einer Kaution bei flexiblen Mietverträgen eher unüblich. 

Höhe der Kaution

Die Höhe der Kaution richtet sich üblicherweise nach dem zu vermietenden Objekt. Bei langfristigen Mietverträgen ist eine Kaution in Höhe von drei Monatsmieten üblich. Dies ist die Faustregel und im Wohnrecht sogar die maximal erlaubte Kaution. Im Gewerbe dürfen Kautionen per se auch höher als 3 Monatsmieten ausfallen, jedoch ist dies eher untypisch und gilt nur in besonderen Fällen (z.B höchstmögliche Prestige-Einrichtung). 

Bei flexiblen Mietverträgen ist es gängig, keine Kaution oder eine Kaution von maximal einer Monatsmiete zu verlangen, da die Verträge schnell gekündigt werden können. Zu hohe Kautionen schrecken besonders junge Unternehmen schnell ab. 

Kautionshandling Bürogemeinschaft

Anlage der Kaution

Im Gegensatz zur Kautionsanlage bei privaten Wohnungen, ist der:die Vermieter:in von gewerblichen Immobilien gesetzlich nicht verpflichtet, die Kaution anzulegen oder zinsbringend arbeiten zu lassen. Die Kaution wird in den meisten Fällen jedoch gesondert vom eigenen Vermögen des:der Vermieter:in angelegt. Denn sofern es im Mietvertrag keine Angaben diesbezüglich geben sollte, hat der:die Mieter:in im Falle einer Insolvenz gegebenenfalls keinen Schutz, die Kaution zurückzuerhalten (sofern im Insolvenzverfahren kein Vermögen des Schuldners anderweitig vorhanden ist und nichts liquidiert werden kann).

In der Praxis wird daher in der Regel eine Vereinbarung zur Anlage der Kaution im Mietvertrag festgehalten, so zum Beispiel die Einzahlung auf ein gesondertes Extra-Konto (sog. “Mietkautionskonto”). Dadurch wird die Trennung vom übrigen Vermögen des:r Vermieters:in gewährleistet. Sofern beidseitiges Einverständnis gegeben ist, sind auch andere Möglichkeiten zur Anlage machbar. So zum Beispiel die Zahlung in Bar oder eine gewerbliche Mietkautionsversicherung. 

Unser Tipp:

Vereinbare mit deinen Mieter:innen eine geringe Mietkaution im Gegenzug für die Anlage dieser Kaution auf kein gesondertes Konto. So wird der Aufwand der Anlage reduziert und das Risiko für die Mieter:innen ist gering.

Rückzahlung der Kaution

Es gilt die Verpflichtung, die Kaution nach einer angemessenen Prüfungsfrist an den:die Mieter:in zurückzuzahlen. Die Rechtsprechung räumt eine Frist zwischen drei und sechs Monaten ein. Der Anspruch auf Rückzahlung der Kaution verjährt für Mieter:innen nach drei Jahren, gem. §195 BGB. 

Unsere Empfehlung:

Bei flexiblen Mietverträgen, Schreibtischplätzen und kleinen Büroräumen empfehlen wir, keine Kaution oder maximal eine Monatsmiete einzufordern. Zu hohe Kautionszahlungen schrecken besonders junge Unternehmen ab, da diese ihr (knappes) Kapital nicht unberührt über lange Zeit parken wollen. Zudem kann ein flexibler Vertrag ohne lange Kündigungsfristen schnell beendet werden. Der Aufwand der Anlage einer Kaution ist daher für flexible Verträge oftmals zu hoch, verglichen zum damit verbundenen Risiko. Handelt es sich bei der Untervermietung um eine Untervermietung großer Büroräume oder -flächen und um einen längerfristigen Mietvertrag, so empfiehlt sich eine Kaution von drei Monatsmieten.

Ist eine Bonitätsprüfung notwendig?

Die Bonitätsprüfung der Untermieter:innen ist bei einzelnen Desks und kleinen Büroräumen eher unüblich. Oftmals sind wenige Daten über junge Unternehmen, welche überwiegend nach flexiblen, bezahlbaren Büroräumen suchen, vorhanden. Zudem ist das finanzielle Risiko bei flexiblen Verträgen sowie Desks und kleinen Büroräumen gering, da diese Verträge eine schnelle Beendigung des Mietverhältnisses ermöglichen und keine Investition in den Ausbau von Büroflächen o.ä. getätigt werden müssen.

Bei der Untervermietung größerer Fläche mit einer höheren Miete kann eine vorherige Bonitätsprüfung der Untermieter:innen durchaus Sinn machen. Wer die Bonität der Mieter:innen vorab prüfen möchte, kann eine Selbst- und/ oder eine Schufa-Auskunft verlangen. 

Als Vermieter:in kann die Bonitätsprüfung von Unternehmen ganz einfach bei der Schufa angefordert werden. Dabei kann zwischer einer Kurz- und einer Vollauskunft gewählt werden. Wer zusätzliche Auskünfte möchte, kann ein Einkommensnachweis im Rahmen der Selbstauskunft anfordern, insbesondere bei Selbstständigen und Freelancern kann dies sinnvoll sein.

Beachte: Wer die Bonitätsprüfung von Unternehmen anfordert, zahlt diese auch. Die Kosten belaufen sich in der Regel um rund 30€ pro Auskunftsbogen.

Unsere Empfehlung:

Bei der Untervermietung kleinerer Räume und Schreibtischplätze sollte eine Bonitätsüberprüfung nicht von Notwendigkeit sein. Handelt es sich um die Untervermietung größerer Flächen mit einem Mietpreis von mehreren Tausend Euro/ Monat, sollte sich eine Schufa-Auskunft eingeholt werden.

Fazit

Ein flexibler Vertrag zur Untervermietung leerstehender Büroräume ist nicht nur für junge Unternehmen attraktiv, sondern ebenfalls mit einem geringen Aufwand für den:die Vermieter:in verbunden. Die Mietzahlung empfiehlt sich unkompliziert über einen Dauerauftrag oder ein Basis-SEPA-Mandat. Auch eine Klausel im Mietvertrag zur Mieterhöhung ist bei flexiblen Mietverträgen häufig unüblich, da bei diesen Verträgen das Mietverhältnis zeitnah beendet werden kann und es im Falle einer Erhöhung zu einer Einigung zwischen den Parteien kommen kann. Eine Kaution wird üblicherweise nicht eingefordert, da bei kleinen Büroräumen oder Schreibtischplätzen oftmals keine Investitionen getätigt werden und die Aufwand der Organisation der Kaution daher zu aufwendig ist. 

Du möchtest Teile deines Büros untervermieten? Bei ungenutzten Büroräumen oder Büroflächen in deinen Räumlichkeiten ist Untervermietung genau das Richtige für dich. So ist es möglich, Mietverträge mit kürzeren Laufzeiten zu vereinbaren und flexibel nach Platzbedarf die freien Büroflächen unterzuvermieten. Gleichzeitig hilfst du mit der Untervermietung deiner Büros jungen Unternehmen dabei, ein neues Zuhause für ihr Business zu finden. Du hast dabei sogar noch einen weiteren positiven Nebeneffekt: Du kannst unnötige Mietkosten sparen.

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