Back to Office – wie organisiere ich die Rückkehr meiner Mitarbeitenden ins Büro?

Rückkehr ins Büro

Back to Office - wie organisiere ich die Rückkehr meiner Mitarbeitenden ins Büro?

So langsam kehren viele Unternehmen Schritt für Schritt wieder zurück ins Büro. Egal welches Arbeitsmodell sich in deinem Unternehmen durchsetzen wird – die Rückkehr sollte gut durchgeplant sein, sowohl für die Mitarbeitenden als auch Mieter:innen im Shared Office. 

Da stellen sich dir wahrscheinlich einige Fragen, beispielsweise wie die Verteilung der Mitarbeitenden funktionieren soll oder wie viel Fläche du wirklich benötigst. In diesem Artikel beantworten wir dir genau diese Fragen und stellen dir unsere Must-Have Organisationstools für die Büronutzung vor.

Rückkehr ins Büro

Inhalt:

Verschaffe dir einen Überblick

Überblick verschaffen

Bevor du mit der Organisation der Rückkehr beginnst, solltest du dir einen Überblick über die aktuelle Lage verschaffen. Wie viele deiner Mitarbeiter:innen werden im Homeoffice arbeiten und wie oft? Dies kannst du herausfinden, indem du deine Mitarbeitenden nach Feedback fragst. Wie viele möchten überhaupt zurück ins Büro? Wie viele Tage pro Woche möchten sie kommen und welche Tage präferieren sie? Diese Fragen haben wir beispielsweise bei uns ganz einfach über eine Umfrage geklärt. 
Als Nächstes solltest du dir darüber im Klaren sein, wie viele Schreibtischplätze zur Verfügung stehen, wenn die Abstandsregelung eingehalten wird. Werden von diesen Plätzen alle regelmäßig genutzt oder werden welche leer stehen?

Bei Leerstand von Büroflächen können wir dir gerne weiterhelfen, denn wir möchten vermeiden, dass Büros ungenutzt bleiben. Wenn du interessiert an der Untervermietung deiner ungenutzten Büroflächen bist, Leerstand vermeiden und Mietkosten sparen möchtest, dann erfährst du hier mehr zum Thema Büro untervermieten. 

Du hast festgestellt, dass dein Büro weniger ausgelastet wird? Dann kannst du mit unserem Kalkulator berechnen, wie viel Fläche du einsparst und was du mit der Untervermietung dieser ungenutzten Fläche verdienen verdienen kannst.

Zum Kalkulator

Vorbereitung ist die halbe Miete

Nachdem du dir einen Überblick verschafft hast, geht es an die Vorbereitung einiger organisatorischer Dinge. Denn bevor deine Mitarbeitenden & Mieter:innen zurückkehren, solltest du z.B. für die Einhaltung der Hygienemaßnahmen gesorgt haben, sodass sich jede:r sicher fühlt, ins Büro zu kommen.

Bei uns liefen die Vorbereitungen so ab, dass wir gemeinsam mit den Kolleg:innen aus dem Office Management und unter Einbeziehung unserer Heads einen Plan aufgestellt haben, wie wir die Rückkehr ins Büro organisieren, welche Arbeitsschutzmaßnahmen wir wie umsetzen und was sich daraus für ToDos ergeben. Einen Auszug aus unserem Plan kannst du dir unten anschauen, vielleicht hilft er dem:der einen oder anderen bei der Planung.

Da wir unser Büro auch mit anderen Firmen teilen, haben wir außerdem eine Videokonferenz mit allen anderen Firmen aus unserem Shared Office organisiert, um unsere Vorstellungen bzgl. der Maßnahmen zu teilen und gemeinsam abzustimmen. Hygiene, Abstand und auch die Nachvollziehbarkeit möglicher Infektionsketten funktionieren schließlich nur, wenn sich alle, die in einem Büro arbeiten, gemeinsam an die Maßnahmen halten.

Hier ein kleiner Auszug aus unserem Plan, den wir vor der der Rückkehr ins Büro erstellt haben:

Vorbereitung Büroplanung
  • Abstimmung im Shared Office
    • Kick-Off Call mit Untermieter:innen
    • Hauptverantwortlichkeit bei shareDnC festlegen
    • Liste mit Hauptverantwortlichkeiten (inkl. E-Mail/ Telefon) aus allen Firmen anlegen
    • Liste mit Verantwortlichkeiten per Mail an Bürogemeinschaft
  • Maßnahmenliste erstellen & kommunizieren
    • “Sicheres Arbeiten im Büro”: Maßnahmenliste erstellen (hier findet ihr unsere Aushänge)
    • Hygienemaßnahmen-Liste an alle shareDnC Mitarbeiter:innen & Untermieter:innen vorab per Mail kommunizieren
  • Büroplan erstellen
    • Arbeitsplatz-Check: Wie viele Arbeitsplätze haben wir, wenn wir den Abstand von 1,5 m einhalten?
    • Mitarbeiter:innen befragen: Wer möchte wieder ab und zu ins Büro kommen? Was sind bevorzugte Tage?
    • Arbeitsplätze aufzeichnen und “festen” Sitzplan erstellen
    • Ggf. Demo anfragen für Organisationstools
    • Ungenutzte Bürofläche bei shareDnC inserieren
  • Bestellungen
    • Desinfektionsmittel
    • kleinere Pump/Spray-Flaschen zum Abfüllen
    • Haushaltspapier
    • Seife
    • Klebeband für Abstandsmessungen
    • Mundschutzmasken
    • Coronavirus-Selbsttests
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  • Was es bei der Untervermietung zu beachten gilt
  • Welche Flächen für eine Untervermietung geeignet sind

Diese Organisationstools können dir helfen

Um das Büroleben sowie die Verteilung der Mitarbeitenden zu erleichtern, stellen wir dir nützliche Organisationstools vor, von denen du profitieren kannst. So lässt sich dank dieser Tools beispielsweise die Anwesenheit im Büro unkompliziert koordinieren und man hat einen Überblick darüber, an welchem Tag und von wo die Mitarbeitenden arbeiten.

In nachfolgender Tabelle erhältst du eine Übersicht über die verschiedenen Tools. Die Anbieter sind alle aus Deutschland. Die Organisationstools erleichtern die Buchung von Arbeitsplätzen im Büro und außerhalb. Zusätzlich bieten die meisten bereits heute Analysen zur Büronutzung, die mittelfristig dabei helfen sollen, diese so effizient wie möglich zu gestalten. Bei allen Anbietern kannst du eine kostenlose Demo anfragen.

Anbieter
Zielgruppe
Besonderheiten
deskbird Logo
Startups & KMU ab 30 Mitarbeitenden
  • Integration zu wichtigen Software-Tools sowie mobile Verfügbarkeit als iOS & Android App
  • Buchungsmöglichkeit von Plätzen in 300 Coworking Spaces in Europa
intertempi Logo
Startups, Scaleups & Mittelstand
  • Visualisierung der Officeverfügbarkeit & -nutzung
  • Bieten mit Interspaces auch eine Möglichkeit, größere ungenutzte Flächen als Flexible Offices anzubieten
Startups & Grownups
  • Integration mit den meistgenutzten Software-Tools wie z.B. Slack, Personio, Microsoft Teams, etc.
  • Buchungsmöglichkeit von Plätzen in ca. 100 Coworking Spaces in Deutschland
seatti Logo
Scaleups & größere Firmen ab 500 – 10.000 Mitarbeitenden
  • Komplette Integration in Microsoft Teams und Microsoft 365
  • Langfristige Datenanalyse für die Workplace Strategie
Firmen ab 100 Mitarbeitenden
  • Integration verschiedener Partnerlösungen rund ums Thema Office Management
  • Berichte zur Büronutzung als Basis für Optimierung der Workplace Strategie & Büroplanung

Du hast noch freie Räume im Büro?

Jetzt Büro untervermieten
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Florian Lang

Florian Lang ist Geschäftsführer der shareDnC GmbH, Deutschlands führender Plattform für flexible Büros, Coworking Spaces und Shared Offices. Mit langjähriger Erfahrung in der Immobilienbranche und fundierter Expertise in der Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle treibt er die Digitalisierung und Flexibilisierung von Büroflächen in Deutschland maßgeblich voran.

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BZ – Das Business Center mit internationalem Flair

BZ - Das Business Center mit internationalem Flair

Als selbständige Berater mit der Spezialisierung auf die Internationalisierung kleiner und mittelständischer Unternehmen, waren wir schon immer auf die Kooperation mit anderen Experten angewiesen. Daraus entstand 2018 das BZ Business Center, in dem sich zu Beginn Unternehmen und Selbständige aus der Beratungswirtschaft ansiedelten.

Durch die zentrale Lage in der Hamburger Neustadt direkt gegenüber der Hauptkirche St. Michaelis wuchs der Mitgliederstamm schnell um weitere Branchen. Auf einer Fläche von ca. 1800m² profitieren heute Unternehmen und Selbständige aus Handel, IT, Baugewerbe und Dienstleistung voneinander und tragen zu einem bunten Miteinander bei. 

Charakteristisch für das BZ ist auch die internationale Ausrichtung mit Unternehmen aus den USA, China, VAE, Ägypten, Pakistan, Russland, Indien und Australien.

Was macht euren Business Center besonders?

Der Anspruch des BZ ist es, das flexible Arbeiten mit Leben zu füllen. Nutzern stehen neben Flex und Fix Desks, 23 private Büroräume, Besprechungsräume und Veranstaltungsflächen mit einer maximalen Kapazität von 199 Personen zur Verfügung. Je nach Bedarf können Mitglieder flexibel aus dem Angebot wählen und ihren Bedürfnissen anpassen. Außerdem steht den Mitgliedern ein umfangreicher Assistenzservice zur Verfügung, der Zeit und Raum für die weitere Geschäftsentwicklung schafft.  

Wichtig ist uns auch der gegenseitige Austausch zwischen den Coworkern. Treffen in der großzügigen Wohnküche bei einer Tasse leckerem Kaffee, gehören genauso dazu wie das Feierabendbier in unserem Kaminzimmer. Durch die andauernde Corona-Pandemie haben sich die Austauschmöglichkeiten leider stark minimiert, führten aber auch dazu, dass sich das Miteinander mehr und mehr in virtuelle Räume verlagert hat. Dazu steht den Mitgliedern ein Member Portal zur Verfügung, in dem nicht nur Raumbuchungen vorgenommen, Verträge angepasst und alle organisatorischen Angelegenheiten geregelt werden können, sondern eben auch ein Austausch im Netzwerk möglich ist. Mitglieder können sich mit einer persönlichen Seite vorstellen und sich rein virtuell mit interessanten Coworkern austauschen. Das eigene Angebot kann in einer Benefits Section vorgestellt und genutzt werden.

Mehr Informationen findet ihr hier in unserem Inserat.

Wie geht ihr mit der aktuellen Situation um?

Durch die Corona-Pandemie wurde das BZ – wie etliche Coworking Spaces – vor große Herausforderungen gestellt. Die Flex Desks konnten nicht wie gewohnt genutzt werden und auch in unseren Gemeinschaftsbüros musste die Belegung entsprechend den gültigen Verordnungen angepasst werden. Neben der Einhaltung der gültigen Hygiene- und Abstandsregel, setzt das BZ seit Beginn der Pandemie ein striktes Hygienekonzept um. Maskenpflicht, Hygienestationen und eine Begehung der Fläche im Uhrzeigersinn gehört genauso dazu wie die regelmäßige Zufuhr von Frischluft. Zugute kommt uns die gute Zusammenarbeit mit unserem Facility Management, durch die die Raumluftzufuhr mit einer zertifizieren Luftfilteranlage auf Frischluft umgestellt und eine Luftumwälzung mit dem Faktor 3,5 umgesetzt wurde.

Tipps zur Datensicherheit in einer Bürogemeinschaft

Tipps zur Datensicherheit in einer Bürogemeinschaft

Das Zusammenarbeiten in einer Bürogemeinschaft bringt viele Vorteile mit sich, unter anderem der Austausch, die flexiblen Mietlaufzeiten und natürlich die Kosteneinsparung bei der Miete. Häufiger hören wir aber auch Bedenken zum Thema Datensicherheit.
In diesem Artikel wollen wir diese aufgreifen und zeigen wie man auch in einer Bürogemeinschaft Datensicherheit sicherstellen kann. Dazu klären wir beispielsweise auf, wie Datensicherheit bei gemeinsam genutztem Internet gewährleistet werden kann und wie eine Clean Desk Policy bei der Datensicherheit am Arbeitsplatz selbst weiterhelfen kann. Hierzu haben wir uns die Expertise von Katharina hinzugeholt, Teamlead Privacy bei der Proliance GmbH (datenschutzexperte.de). 

 
Katharina S. - Datenschutzexperte.de

Datensicherheit-Expertin:

Katharina Schreiner ist Teamlead Privacy bei der Proliance GmbH (datenschutzexperte.de) und betreut zusammen mit ihrem Team Kunden aus den verschiedensten Branchen zum Datenschutz. Sie ist Volljuristin und zertifizierte Datenschutzbeauftragte und ist seit mehreren Jahren in der datenschutzrechtlichen Beratung tätig. 

Inhalt:

Datensicherheit im Shared Office - das sollten Mitarbeiter:innen beachten

Seitens der Mitarbeiter:innen sind grundsätzliche Verhaltensweisen zu beachten, um die Vertraulichkeit von personen- und unternehmensbezogenen Informationen zu gewährleisten: Das betrifft beispielsweise Gespräche auf dem Flur, „Clean Desk“ oder das sichere Aufbewahren von Unterlagen und Geräten. Diese Regeln, die auch unabhängig von einer Untervermietung von Büroräumen berücksichtigt werden sollten, können die „alltäglichen“ Fallstricke im Datenschutz und -sicherheit gerade auch bei Shared Office Konstellationen vermeiden. Besonderes Augenmerk sollte auf Räumlichkeiten gelegt werden, die gemeinschaftlich genutzt werden wie Küche oder Meetingräume. Hier sollte es konkrete Vorgaben geben, welche Verhaltensregeln zu beachten sind, z. B. „Clean Desk“ nach jedem Meeting, keine Aushänge mit personenbezogenen Daten. Mehr zur Clean Desk Policy erfahrt ihr weiter unten in diesem Artikel.

Datensicherheit bei gemeinsam genutztem Internet

In einer Bürogemeinschaft spricht nichts dagegen, das vorhandene Internet gemeinsam zu nutzen. „Wie soll das funktionieren?“, fragst du dich jetzt? Denn durch ein gemeinsam genutztes Netzwerk hat jede:r darin Zugriff auf alle Daten. Das stimmt. Aber dafür gibt es eine Lösung.

Das vorhandene WLAN-Netzwerk kann – vereinfacht ausgedrückt – in verschiedene Zugangspunkte eingeteilt werden. Diese Zugangspunkte werden auch Access Points genannt und bieten dir die Möglichkeit, dein Netzwerk in verschiedene Anschlüsse einzuteilen. So erhalten alle Mieter:innen ein „eigenes Netzwerk“, auf das nur sie zugreifen können. So sind eure firmeninternen Daten weiterhin für andere nicht einsehbar. Sollte es außerdem zu Auffälligkeiten kommen, könnt ihr diese einem Anschluss leicht zuordnen.

Die Funktion, das WLAN über verschiedene Access Points zugänglich zu machen, ist mit jedem gängigen Router möglich. Das WLAN-Signal kann zudem noch weiter verstärkt werden, indem der Router mit Access Point-Geräten verbunden wird.

Zwei wichtige Punkte sollte man bei der Einrichtung von Access Points nicht vergessen:

  • Jeder Zugangspunkt sollte auch mit einem eigenen Passwort geschützt werden, um unbefugten Zugriff zu vermeiden.
  • Client Isolation: Mit dieser Sicherheitsvorkehrung wird dafür gesorgt, dass alle Clients nur sich selbst und den Zugangspunkt im lokalen Netzwerk sehen, nicht aber andere Clients.

Katharinas Empfehlung

Wer getrennte Netzwerke bevorzugt, für den empfiehlt Katharina die Einrichtung eines eigenen V-LANS und WiFi Netzwerks: "Hinsichtlich der Internetnutzung kann für die Untermieter:innen ein eigenes V-LAN und WiFi Netzwerk eingerichtet werden. Es sollte insbesondere auch die Nutzung von Geräten wie Drucker oder Scanner in den Blick genommen werden. Idealerweise werden diese nicht gemeinschaftlich genutzt, um Datenschutz-Fallen von Vornherein zu umgehen. Lässt sich dies nicht ermöglichen, sollten zumindest Maßnahmen ergriffen werden wie bspw. das Drucken nur mit vorheriger PIN-Eingabe.”

Was ist mit einer Vertraulichkeitsvereinbarung? Wird diese benötigt?

Für Katharina ist eine Vertraulichkeitsvereinbarung allenfalls eine Notlösung: “Eine Vertraulichkeitsvereinbarung ist grundsätzlich stets sinnvoll, wo Berührungspunkte zu personen- und firmenbezogenen Daten bestehen bzw. nicht ausgeschlossen werden können. In der Shared Office Konstellation soll der:die Untermieter:in eigentlich gerade nicht mit personen- und firmenbezogenen Daten des vermietenden Unternehmens in Kontakt kommen. Deshalb sollte vorrangig auf Maßnahmen gesetzt werden, die von Vornherein ausschließen, dass Daten offengelegt werden. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung sollte in diesem Zusammenhang als allenfalls „für den Notfall“ relevant werden.”

Mit der Clean Desk Policy zu mehr Datensicherheit am Arbeitsplatz

Was ist eine Clean Desk Policy?

Unter Clean Desk Policy versteht man eine Richtlinie in einem Unternehmen, in der genau festgelegt ist, wie Mitarbeiter:innen ihren Arbeitsplatz zurücklassen sollen, wenn sie das Büro verlassen. Diese kann beispielsweise beinhalten, dass alle Dokumente und Ordner am Ende des Tages von den Tischen weggeräumt werden – sei es in abschließbare Schränke oder eben in den Mülleimer/ Aktenvernichter.

Die Clean Desk Policy kann sehr gut in einer Bürogemeinschaft angewendet werden – unabhängig davon, ob diese Richtlinie im Unternehmen festgelegt wurde oder nicht. Dokumente und Unterlagen in Papierform sollten nicht für jeden ersichtlich auf dem Platz liegen und immer nach Nutzung sicher weggeräumt werden. Dafür eignen sich abschließbare Schränke und Rollcontainer, vor allem wenn der Büroraum selbst nicht abschließbar ist. Außerdem sollte darauf geachtet werden, Dokumente mit sensiblen Inhalten nicht einfach in den Papierkorb zu werfen, sondern mittels eines Aktenvernichters zu entsorgen. Oder du verzichtest im Sinne der Umwelt so gut es geht komplett auf Papierkram. 

Sehr viel einfacher ist das Ganze, wenn die Unterlagen gar nicht in Papierform vorliegen, sondern digital sind. Natürlich kann es dazu kommen, dass Untermieter:innen an dem Schreibtisch vorbeilaufen und mal einen Blick auf den Bildschirm werfen. Dagegen gibt es Blickschutzfolien, die man auf den Bildschirm kleben kann. So sind auch digitale Unterlagen mit sensiblem Inhalt vor unbefugten Blicken geschützt.    

Für die Sicherheit der eigenen Büroausstattung oder der Dokumente sollte bei separaten Büroräumen die Tür auch immer abgeschlossen werden, wenn man das Büro verlässt. Wenn keine abschließbaren Türen vorhanden sind, lassen sich Dokumente und Laptops auch gut in verschließbaren Schränken und Rollcontainern verstauen. Solche Probleme mit Untermieter:innen sind aber äußerst selten, vor allem weil du sie vorher beim Besichtigungstermin kennenlernst und selbst aussuchst, wer einziehen darf. Solltest du doch ein schlechtes Gefühl haben, kannst du jederzeit einfach mit den betroffenen Personen darüber sprechen, denn: Communication is key! 

Tipp: Wenn man nur kurz den Platz verlässt, kann man den PC schnell sperren. Ganz einfach mit der Tastenkombination: “Windows”+”L” oder “Control”+”Command”+”Q”.

In Bürogemeinschaften ist datenschutzkonformes Arbeiten möglich

Die Bedenken bezüglich der Datensicherheit, die beim Gedanken an eine Bürogemeinschaft ausgelöst werden, können unter Beachtung der oben genannten Tipps aus dem Weg geräumt werden. Wir haben euch diese Tipps nochmals als Checkliste unten zusammengefasst. Damit steht dem datenschutzkonformen Arbeiten in einem Shared Office nichts mehr im Wege.

Auch Katharina sagt: “Generell lässt sich sagen, dass die Einhaltung datenschutzrechtlicher und datensicherheitsbezogener Anforderungen auch im Shared Office möglich ist und kein Hindernisgrund für eine Untervermietung per se darstellt”

Ein abschließender Tipp von Katharina

Katharina S. - Datenschutzexperte.de

Grundsätzlich ist zu empfehlen, dass das Thema Datenschutz und -sicherheit schon im Vorfeld bedacht werden sollte und entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen bereits vorhanden bzw. vorbereitet sein sollten, bevor Untermieter:innen einziehen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die Sensibilisierung der Mitarbeiter:innen, d.h. Mitarbeiter:innen sollten hinsichtlich der Besonderheiten im Shared Office und den richtigen Verhaltensweisen geschult werden. Dies inkludiert z.B.:

  • Clean Desk Policy
  • Schlüsselmanagement
  • Strikte Trennung von IT-Geräten bzw. deren Nutzung
  • Abschließbare Schränke und Sichtschutz

Praxisbeispiel: Datensicherheit im Shared Office bei datenschutzexperte.de

“Auch wir haben die für unsere Situation passenden und bereits erwähnten Maßnahmen umgesetzt wie bspw. die Einrichtung eines eigenen Netzwerks für die Untermieter:innen. Wichtig war für uns auch, bereits bei der Entscheidung, ob wir einen Büroraum untervermieten, die Gegebenheiten und die Bedürfnisse unseres Untermieters mit Hinblick auf den Datenschutz genau zu betrachten. Die Voraussetzungen waren bei uns sehr gut: Unser Untermieter nutzte keine Meetingräume und aufgrund der Lage der Büroräume und der zu dieser Zeit wenigen Mitarbeiter vor Ort konnten wir eine weitestgehende Trennung zwischen dem Arbeitsbereich unseres Untermieters und unserer eigenen Bereiche sicherstellen.” 

datensicherheit im Shared Office - Praxistipp
  • Das Internet kann gemeinsam genutzt werden, ohne dass firmeninterne Daten für jede:n ersichtlich sind, indem verschiedene Zugangspunkte im Netzwerk erstellt werden. Wer sich extra absichern möchte, kann einen extra Zugang anlegen.
  • Achte darauf, dass wichtige Unterlagen in Papierform nicht offen auf dem Schreibtisch liegen bleiben. Verschließe diese sicher in abschließbaren Schränken oder Rollcontainern.
  • Clean Desk: Halte Arbeitsplätze frei von Unterlagen
  • Dokumente mit vertraulichen Informationen gehören nicht in den Papierkorb, sondern sollten mittels eines Aktenvernichters entsorgt werden.
  • Personenbezogene Daten und interne Informationen in digitaler Form kannst du mithilfe von Blickschutzfolien für deinen Bildschirm vor unbefugten Blicken schützen.
  • Du möchtest kurz deinen Arbeitsplatz verlassen? Dann sicher deinen Laptop mit einer Passwortsperre oder nimm deinen Laptop ganz einfach mit.
  • Führe vertrauliche Telefonate außerhalb der Hörweite anderer Untermieter:innen.
  • Nach Feierabend sollten alle Unterlagen und Laptops in abschließbaren Schränken verstaut werden. Auch die Büroräume sollten verschlossen werden.
  • Bereite deine Mitarbeiter:innen auf diese Besonderheiten im Shared Office und die richtigen Verhaltensweisen vor

Du hast noch freie Räume im Büro?

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Philipp Hartje

Philipp ist Co-Founder & Geschäftsführer bei shareDnC, der führenden Plattform für die Vermittlung von flexiblen Büroräumen und Arbeitsplätzen. Er findet “Büroknappheit in Großstädten” muss nicht sein und möchte den Office Sharing Gedanken weiter verbreiten. Bei Fragen rund ums Thema Office Sharing und Untervermietung von Büroräumen, wende dich gerne an service@sharednc.com.

So berechnest du den Mietpreis für deine Büroflächen

Mietpreis berechnen
Vorteile von Buero-Untervermietung


So berechnest du den Mietpreis für deine Büroflächen


So berechnest du den Mietpreis für deine Büroflächen

Büroraum ist knapp in Deutschland – einerseits. Aber andererseits bleiben bereits vermietete Büroflächen teilweise oder ganz ungenutzt. Die Gründe dafür sind vielfältig: Unternehmen – speziell Startups – die schnell wachsen wollen, mieten vorsichtshalber größere Flächen als zunächst benötigt an, um nicht bald schon wieder umziehen zu müssen. Aber auch die Entwicklung zu mehr Homeoffice führt dazu, dass einzelne Schreibtische oder ganze Büroräume leer bleiben. Vielleicht ist das ja auch in deinem Unternehmen so. Dann wäre es doch eine gute Idee, die freien Büroflächen zu vermieten und damit Umsatz zu erzielen, oder? 

Mietpreis berechnen

Wenn du jetzt denkst: „Dann muss ich erst über den örtlichen Mietspiegel den Mietpreis für den leerstehenden Raum berechnen und dann noch die Nebenkosten mit einbeziehen – das ist mir alles zu kompliziert!“, dann haben wir gute Nachrichten für dich:
Du kannst den Mietpreis ganz einfach online berechnen – mit unserem praktischen Mietpreisrechner!

Inhalt

Inhalt

Mietpreiskalkulator: Wie viel kann ich als Vermieter:in für meine Büroflächen verlangen?

Mietpreiskalkulator: Wie viel kann ich als Vermieter:in für meine Büroflächen verlangen?

Wenn du in deinem Unternehmen – zum Beispiel durch Homeoffice – freie Büroflächen zur Verfügung hast, dann kannst du diese zu Geld machen. Der Mietpreisrechner von shareDnC hilft dir dabei, den Mietpreis pro qm zu ermitteln, den du für deine freien Büroräume, Büroflächen oder Schreibtische verlangen kannst. Dieser Preis basiert nicht nur auf der ortsüblichen Miete für Büroflächen, sondern auch auf den Durchschnittswerten von mehr als 4.000 Untermietverträgen, die in den letzten Jahren deutschlandweit über shareDnC abgeschlossen wurden. Am besten, du probierst es selbst einmal aus:

Die Berechnung des Mietpreises

Die Berechnung des Mietpreises

Du siehst: Die Untervermietung von leerstehendem Büroraum kann für dein Unternehmen ein guter Weg sein, die eigenen Mietkosten zu senken. Aber vielleicht hast du noch weitere Fragen bezüglich des Mietpreises von Gewerbe- und Büroimmobilien. Da bist du nicht alleine und deshalb haben wir nachfolgend die häufigsten Fragen rund um das Thema „Mietpreisberechnung für Büros“ beantwortet. 

Was beeinflusst den Mietpreis von Büroflächen?

Was beeinflusst den Mietpreis von Büroflächen?

Der Mietpreis für die Bürofläche, die du gerne untervermieten willst, wird von verschiedenen Faktoren bestimmt. Das sind die drei wichtigsten:

  • Lage: Liegt das Büro in einem „angesagten“ Stadtviertel, in dem in den letzten Jahren viel saniert und renoviert wurde? Dann wirkt sich das natürlich auf die Miete aus. Ebenfalls wichtig für eine gute Lage sind die Verkehrsanbindung (per Auto und/oder öffentlichen Verkehrsmitteln), Parkmöglichkeiten und eine hohe Dichte an Restaurants für die Mittagspause.
  • Zustand des Mietobjekts: Office-Flächen im funkelnagelneuen Büroturm oder im frisch modernisierten Fabrikloft sind deutlich attraktiver als ein Büro im in die Jahre gekommenen Bürogebäude.
  • Büroausstattung: Wenn du ein Büro untervermieten willst, macht es für den Mietpreis, den du verlangen kannst, einen Unterschied, ob du den Raum oder die Räume unmöbliert vermietest oder ob sie schon über eine Büroausstattung wie Schreibtisch, Stuhl, Monitor, Rollcontainer o.Ä. verfügen.

Um einen realistischen Mietpreis für die Bürofläche, die du untervermieten willst, zu berechnen, kannst du den örtlichen Mietpreisspiegel zu Rate ziehen oder eine:n Gutachter:in beauftragen. Die erste Methode ist mühsam, die zweite teuer. Deshalb haben wir als praktische Alternative den Mietpreisrechner (siehe oben) entwickelt.

Weitere Fragen zur Mietpreisberechnung von Büros

Weitere Fragen zur Mietpreisberechnung von Büros

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Florian Lang

Florian Lang ist Geschäftsführer der shareDnC GmbH, Deutschlands führender Plattform für flexible Büros, Coworking Spaces und Shared Offices. Mit langjähriger Erfahrung in der Immobilienbranche und fundierter Expertise in der Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle treibt er die Digitalisierung und Flexibilisierung von Büroflächen in Deutschland maßgeblich voran.

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So sparte Act Agency 20% der Büromiete

Act Agency

So sparte Act Agency 20% der Büromiete

Bei den meisten Unternehmen wird Remote Work auch in Zukunft fester Bestandteil der Arbeitswelt bleiben. Während das Büro weiter für teamübergreifende Projekte und das soziale Miteinander mit den Kolleg*innen genutzt wird, werden Mitarbeiter*innen vermehrt von Zuhause arbeiten. Sei es, weil sie dort konzentrierter arbeiten können, sie so eine bessere Balance zwischen Arbeit und Privatleben für sich schaffen oder um langes Pendeln zu vermeiden. 

Auch bei Act Agency wird zukünftig der Anteil an Remote Work steigen. Wie sie dennoch 20% ihrer Büromiete einsparen konnten, erfahrt ihr hier.

Act Agency

Seit 25 Jahren im Business

Act Agency ist eine Hamburger Marketingagentur, die schon seit mehr als 25 Jahren im Business tätig ist. In dieser Zeit hat Act Agency über 300 Events organisiert und viele Markenauftritte verwirklicht. 

Aufgrund der Corona-Pandemie wurde das Büro der Agentur recht leer, denn die Mitarbeiter*innen gingen im März sofort ins Home Office. Für das Team von Act Agency stellte dies kein Problem dar, da sie durch ihre langjährige Arbeit mit Veranstaltungen die Erfahrung darin hatten, von unterwegs zu arbeiten. Remote Work war zwar kein Problem für Act Agency, jedoch traf sie die Krise genauso hart wie andere Firmen aus der Agentur-Branche.

Wie ist der Anteil Remote Work vs. Arbeit im Büro bei euch momentan geregelt?

„Wir arbeiten bereits seit langem Remote, da wir viel unterwegs sind und oft lange bei Veranstaltungen anwesend sind. Dadurch war die entsprechende Technik vorhanden. Jetzt und in Zukunft wird dieser Anteil jedoch weiter nach oben gehen, da die Mitarbeiter*innen das Arbeiten einfach ihrem Lebensstil anpassen können und so die Flexibilität gegeben ist, Familie, Beruf und Hobbies unter einen Hut zu bekommen, was die Zufriedenheitsrate der Mitarbeiter*innen extrem fördert.

Wir werden unser Büro zukünftig flexibler gestalten. Es wird eine geringere Anzahl an Arbeitsplätzen geben, möglichst wenig „Papier“ und damit flexible Einheiten. Nur Einheiten wie Buchhaltung, Personal und Geschäftsführung werden noch feste Arbeitsplätze haben.“

Kein Büro ist auch keine Option

Komplett auf das Büro zu verzichten, war für Act Agency keine Option. Die unterschiedlichen Bereiche wie Buchhaltung, Personal und Geschäftsführung müssen besonderen Anforderungen genügen und können daher nicht nach Hause verlegt werden. Zudem häufen sich bei einem Unternehmen, welches mehr als 25 Jahre am Markt ist, viele Akten und Unterlagen an. Hierfür braucht es eine „Heimat“. 

Aber auch für die Mitarbeiter*innen ist es wichtig, dass sie auch einen festen Platz in der Firma haben. Denn alle kommen auch gern wieder zurück ins Büro – den Kaffee mit den Kollegen kann so schnell nichts ersetzen!

In erster Linie hat Act Agency sich dafür entschieden, die ungenutzte Bürofläche unterzuvermieten, um Kosten zu sparen und um Kleinunternehmen eine günstige Möglichkeit zu bieten, eine feste Location zu haben. Außerdem um ein Network aufzubauen, das sich gegenseitig auch befruchten kann. Ganz schnell stießen sie bei ihrem Vorhaben auf shareDnC.
Mit shareDnC an ihrer Seite fand Act Agency schnell und unkompliziert passende Untermieter für ihre freien Büros.

Wie viel Kosten konntet ihr durch die Untervermietung einsparen?

„Wir haben eine Raumersparnis von etwa 50% und hatten daher die Möglichkeit, zwei abschließbare Büroräume über shareDnC unterzuvermieten. Dadurch sparen wir jetzt jeden Monat ca. 1.000 €. Das ergibt eine Gesamtersparnis von ca. 20% der Miete.“

Act Agency hatte keinerlei Bedenken bei der Untervermietung ihrer ungenutzten Räume. Allerdings mussten einige Fragen zuvor geklärt werden. Beispielsweise wurde der Zugang zu den einzelnen Räumen sichergestellt sowie die Sicherheitsanforderungen aufgrund der Datenschutzverordnung umgesetzt.

„Dies sind zwar nicht ganz einfache Dinge, aber auf jeden Fall lösbar!“, so Act Agency.
Act Agency
Act Agency
Act Agency
Philipp Hartje, Geschäftsführer shareDnC

Philipp Hartje
Gründer shareDnC

Möchtest du mit deinen freien Büroflächen Geld verdienen?

Wir helfen dir schnell, einfach & ohne Risiko passende Untermieter zu finden.

Wie fruittune Raum für Wachstum & Kosteneinsparung unter einen Hut brachte​

Wie fruittune Raum für Wachstum & Kosteneinsparung unter einen Hut brachte

In einem dynamischen Umfeld steht Flexibilität an vorderster Stelle. Vor allem als Startup ist es wichtig, flexibel zu bleiben. Gleichzeitig besteht jedoch die Schwierigkeit, dass die Zukunft nicht hundertprozentig zu kalkulieren ist. Viele Startups stellen sich daher die Frage, ob es beispielsweise sinnvoll ist, ein größeres Büro anzumieten. Die Mietverträge laufen meist mehrere Jahre und die Mietkosten bleiben gleich, egal wie groß aktuell das Team ist und ob man alle Räume nutzt. Doch um flexibel zu bleiben und gleichzeitig Kosten zu sparen, gibt es eine ganz einfache Lösung: die Untervermietung der ungenutzten Büros.

Diesem Ansatz ist auch fruittune gefolgt. Die komplette Story könnt ihr hier lesen.

fruittune

fruittune wächst weiter, das Büro wächst mit

fruittune

Die fruittune GmbH ist ein Startup in der Schmuckbranche, das sich auf dem Wachstumspfad befindet. Mit Juwelle bieten sie den ersten Online-Juwelier-Service an, wo Goldschmiede und Kunden online auf einfache Weise ihre Schmuckaufträge abwickeln können. Zudem können Goldschmiede ihren einzel angefertigten Schmuck auf dem Marktplatz von Juwelle verkaufen. Mania.Design ist die erste Print-On-Demand Plattform für Schmuck. 
Kunden haben bei Mania.Design die Möglichkeit momentan von 39 Designern 242 designte Gravur Anhänger zu kaufen. Zusätzlich können die Gravur Anhänger auf der Rückseite ganz individuell personalisiert werden. Das Angebot an designten Gravur Ketten steigt stetig. Wer einen individuellen Gravuranhänger haben möchte, kann auch im Schmuck Konfigurator seine ganze eigene Vorder- und Rückseite des Gravuranhängers gestalten.

fruittune hat vor einigen Monaten neue Büroräume mit Puffer für Wachstum angemietet. Sie haben sich bewusst für mehr Räume entschieden als sie aktuell benötigen, um flexibler auf ihren Wachstum zu reagieren. „Unser Team ist in den letzten Wochen gewachsen und wir arbeiten aktuell alle vorrangig im Büro.“

Einige Abteilungen wie Administration, Marketing oder Sales können zwar aktuell remote arbeiten, dennoch wollen und können sie nicht auf ihr Büro verzichten. Denn nicht alle Aufgaben können von zuhause erledigt werden. Die täglich eingehenden Kundenaufträge werden zum Beispiel vor Ort bearbeitet und versendet.

Einen der Büroräume benötigen sie allerdings erst in einigen Monaten. Deshalb entschied sich fruittune dafür, dieses ungenutzte Büro nicht einfach leer zu lassen, sondern über shareDnC unterzuvermieten bis die nächste Wachstumsphase erfolgt und so einen Teil der Mietkosten zu sparen.

1 Büroraum inkl. Gemeinschaftsfläche

Monatliche Kostenersparnis von fruittunes:
500€

Einzug des Untermieters: 
innerhalb weniger Wochen

„Wir haben sehr schnell einen passenden Untermieter über shareDnC gefunden.“

Bei ihrer Suche nach einem neuen Untermieter entschied fruittune sich für shareDnC. Und sie würden es immer wieder so tun. „Von der Erstellung des Inserats bis hin zur Vertragsunterschrift des Mieters stand shareDnC ihnen jederzeit zur Seite. Der Prozess verlief zudem sehr schnell und unkompliziert. Innerhalb weniger Wochen haben wir einen passenden Untermieter gefunden.“

Ihre Entscheidung, das ungenutzte Büro über shareDnC unterzuvermieten, bereuen sie keinesfalls: „Nein, wir hatten keine Bedenken. Und wir bereuen es nicht. Es sind sehr angenehme Untermieter.“

fruittune konnte so dank shareDnC schnell an Mietkosten sparen und profitiert zudem von einem netten Untermieter, mit dem sich in Zukunft möglicherweise Synergien ergeben.

Philipp Hartje, Geschäftsführer shareDnC

Philipp Hartje
Gründer shareDnC

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SleevesUp! – Coworking für echte Machertypen

SleevesUp! Meeting Room

SleevesUp! - Coworking für echte Machertypen

Für alle Gründer:innen, Startups und Teams genau das Richtige!
Im SleevesUp! Coworking kommen Gleichgesinnte zusammen, um die Zukunft zu gestalten. Neben privaten Büros in unterschiedlichen Größen für kleine bis mittlere Teams bieten die verschiedenen Coworking Optionen flexible Arbeitsplatzlösungen. 

Jeden Tag woanders sitzen im Tarif „Flex“ oder einen festen Platz belegen – beides ist möglich. Ein fester Arbeitsplatz im Tarif „Pro“ beinhaltet einen großen Tisch, einen ergonomischen Bürostuhl sowie einen eigenen Rollcontainer. Eine moderne, helle Schreibtischlampe und ein Sichtschutz im Open Space schaffen eine angenehme Atmosphäre, um konzentriert zu arbeiten. Allen Coworker:innen steht Highspeed Internet per WLAN und LAN und ein Multifunktionsdrucker mit Scanner zur Verfügung.  Zudem kannst du in jedem SleevesUp! Coworking Space deine Meetings in den voll ausgestatteten Konferenzräumen mit Beamer, Whiteboard, Flipchart, WLAN und Getränken abhalten.

SleevesUp! Meeting Room

Was macht euren Coworking Space besonders?

Egal, ob du zum ersten Mal als frischgebackene:r Gründer:in den Schritt in die Selbständigkeit wagst oder eine neue Idee mit Herzblut verfolgst: Besonders junge Unternehmen geben jeden Euro mit Bedacht aus – eine genaue Planung über die nächsten Monate hinaus ist deshalb oft unmöglich. Durch die umfassende Büro-Infrastruktur von SleevesUp!, den kurzen Laufzeiten und flexiblen Wachstumsperspektiven durch unbürokratische Neuanmietung weiterer Räume und Arbeitsplätze wollen wir Gründer:innen auf ihrem Weg unterstützen. 

Unsere SleevesUp! Spaces sind deshalb hochwertig und funktional ausgestattet. Schnickschnack und Ablenkung gibt es bei uns nicht. Du musst dich wohlfühlen und arbeiten können. Ungestört. Fokussiert. Produktiv. Der Drucker muss drucken, der Kaffee muss kochen. Im Hintergrund. Mit unserem bundesweiten Netzwerk aus 12 Standorten in 7 Städten bieten wir dir moderne Räumlichkeiten in deiner direkten Nähe. Wir konzentrieren uns dabei auch auf die ländlichen Regionen, um dir überall eine ideale Arbeitsatmosphäre bieten zu können. Du entscheidest, wo du arbeitest.

Mehr Informationen zu den SleevesUp! Coworking Spaces findet ihr in unseren Inseraten:

Aachen Hauptbahnhof • Bad Homburg • Darmstadt Hauptbahnhof • Darmstadt Weiterstadt • Dreieich • Frankfurt Eastside • Frankfurt Gallus • Frankfurt Southside • Frankfurt Westside • Gießen City • Hannover City • Offenbach Marktplatz • Stuttgart Feuerbach

SleevesUp! Workspace
SleevesUp! Working Room

Wie geht ihr mit der aktuellen Situation um?

Die aktuelle wirtschaftliche Lage stellt viele Unternehmen vor große operative Herausforderungen. Viele Arbeitnehmer:innen arbeiten in Zeiten von COVID-19 nicht mehr im Büro. Die mittelfristig fortbestehende wirtschaftliche und gesundheitliche Unsicherheit erfordert von vielen Unternehmen eine kurzfristige Umstellung auf flexible Lösungen. Das Serviced Office Angebot von SleevesUp! unterstützt Unternehmen bei diesem Ansatz. Durch die Dezentralisierung der Teams kann zudem das Infektionsrisiko der gesamten Belegschaft reduziert werden.

Erhöhte Sicherheits- und Hygienemaßnahmen in allen Spaces: Die Gesundheit und Sicherheit unserer Mitglieder haben bei SleevesUp! oberste Priorität.  Es wurde ein eigener Sicherheitsmaßnahmenkatalog mit Nutzungsregeln nach einem Level-System entworfen. Je nach Verschärfung der Lage können so Maßnahmen-Levels von 1–5 sofort in Kraft treten (z.B. Verpflichtung des Tragens einer Maske in Gemeinschaftsflächen oder allen Flächen, Zutrittsbegrenzung von Gemeinschaftsbereichen, Reduzierung der Personenanzahl an allen Standorten, etc.).

Büros werden bleiben, sie werden sich nur verändern​

Coworking Space

Büros werden bleiben, sie werden sich nur verändern​

Im Moment wird viel darüber diskutiert, wie sich die Büronutzung durch die Erfahrungen während der Hochphase der COVID-Pandemie verändern wird. Viele Unternehmen haben mehrere Monate komplett remote gearbeitet oder tun dies teilweise immer noch. Dabei wurde deutlich, dass viele Aufgaben des daily Business sehr gut von Zuhause erledigt werden können, teilweise sogar effizienter, weil man sich besser konzentrieren kann. Aber bedeutet dies, dass Büros in Zukunft überflüssig werden? Wir können uns das nicht vorstellen.

 

Konzentriertes Arbeiten zuhause, Meetings im Büro​

Wir beschäftigen uns gerade auch damit die Büroplanung an die Präferenzen unserer Mitarbeiter anzupassen. Der Großteil der Mitarbeiter kommt zur Zeit an 2-3 Tagen ins Büro. Häufig ist die Büroanwesenheit von den ToDos abhängig. Es gibt viele Aufgaben, die auch ich mittlerweile liebe von Zuhause erledige, weil ich mich dort besser fokussieren kann. 

Jedoch gerade bei der Arbeit an teamübergreifenden Projekten, bei Abstimmungsmeetings oder einfach um schnell Input von Kollegen einzuholen ist es für uns wichtig das Büro als Anlaufpunkt zum Austausch zu haben. Stehen weniger Tage für Meetings im Büro zur Verfügung, schafft man es dann auch ganz nebenbei die Anzahl der Meetings zu reduzieren und mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten zu schaffen.  

Wird dadurch weniger Bürofläche benötigt? Das definitiv. Immobilienexperten gehen davon aus, dass man bei 2-3 Tagen Home Office pro Woche, ca. 10% weniger Fläche benötigt. Das ist nur ein Grund, weshalb das sogenannte hybride Arbeiten nun vor allem auch für Unternehmen an Bedeutung gewinnt. Auch wir werden uns Gedanken machen müssen, ob wir noch alle Büroräume oder Arbeitsplätze nutzen oder diese besser untervermieten können.

Remote arbeiten, aber nicht zuhause

Was aber wenn man gerne zuhause arbeiten möchte, die Bedingungen dafür aber, zum Beispiel durch die familiäre oder Wohnungssituation, nicht gegeben sind? Oder man einen weiten Anfahrtsweg hat, aber gerne im Büro arbeiten möchte. Hier wird es in Zukunft vielfältige Formen des Remote Work geben. Warum nicht einen Arbeitsplatz in der Nähe des Mitarbeiters anmieten, um ihm die tägliche Pendelei zu ersparen oder ihm einen Raum zum konzentrierten Arbeiten zu schaffen? Viele verlagern notgedrungen ihren Arbeitsplatz in das Café nebenan. Dort geht aber ein entscheidender Vorteil des Home Office verloren, denn fokussiertes Arbeiten ist hier nur selten möglich. 

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Florian Lang

Florian Lang ist Geschäftsführer der shareDnC GmbH, Deutschlands führender Plattform für flexible Büros, Coworking Spaces und Shared Offices. Mit langjähriger Erfahrung in der Immobilienbranche und fundierter Expertise in der Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle treibt er die Digitalisierung und Flexibilisierung von Büroflächen in Deutschland maßgeblich voran.