Ratgeber für eine individuelle Büroplanung

Die Suche nach einer durchdachten und effizienten Arbeitsumgebung ist nicht ganz einfach. Es gehört wesentlich mehr dazu, als nur ein Büro mit neuen Möbeln auszustatten. Für eine individuelle Büroplanung stehen Ihnen als Existenzgründer und Unternehmer die unterschiedlichsten Bürokonzepte zur Auswahl. Daher ist es ratsam, sich ein wenig Zeit zu nehmen und die Büroplanung genau zu durchdenken.

Die wichtigsten Gründe für eine Büroplanung

Bei der Gestaltung neuer Büroräume oder bei einer Neueinrichtung bestehender Räume stehen Firmeninhaber vor schwierigen Herausforderungen. Zum Teil ist die vorhandene Ausstattung veraltet oder bei Existenzgründern noch gar nicht vorhanden. Bei der Büroplanung sind die nachfolgenden Aspekte zu berücksichtigen:

Die Flächeneffizienz

Verständlicherweise möchte jeder Existenzgründer oder Firmeninhaber seinen Betrieb effizient gestalten. Hierzulande arbeiten rund 13 Millionen Menschen im Büro. Dabei sind viele Betriebe in Klein-, Großraum- oder Kombibüros unterteilt. Der Platzbedarf richtet sich in aller Regel nach der Anzahl der Mitarbeiter und natürlich auch an die Größe des Unternehmens.
Zu den effizientesten Lösungen gehört das Großraumbüro. Die Schreibtische der Mitarbeiter sind meist platzsparend nebeneinander und hintereinander angeordnet. Möbel und technische Einrichtungen haben ihren festen Platz. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

Einzel- oder Kleinbüros benötigen dagegen wesentlich mehr Platz. Jedes Büro ist durch Wände getrennt. Auch Möbel und technische Einrichtungen müssen für jeden Arbeitsplatz eines Büros separat zur Verfügung gestellt werden. Verständlicherweise leidet auch die allgemeine Kommunikation durch die Separierung der Mitarbeiter darunter.

Im Vergleich zur Anzahl der Beschäftigten benötigt das Kombibüro ebenfalls sehr viel Platz. Liegt daran, dass besondere Zonen und Rückzugsorte für Mitarbeiter freigehalten werden. Es findet eine großzügige und individuelle Ausstattung mit Büromöbel statt. Insgesamt lässt sich jedoch ein Kombibüro sehr flexibel nutzen.

Besteht die Möglichkeit des Desksharing, eröffnen sich bei der Büroplanung interessante Optionen. Nicht immer sind alle Beschäftigten zeitgleich im Büro. Wenn sich zum Beispiel zwei Halbtagskräfte einen Arbeitsplatz teilen oder auch sonst die Personalplanung effizient ausgerichtet ist, können sich zwei Beschäftigte einen Schreibtisch teilen. Insgesamt lassen sich in Unternehmen durch diese Vorgehensweise bis zu 20% an Büroarbeitsfläche einsparen.

Die Ergonomie und Arbeitssicherheit

Ergonomisches Arbeiten spielt in der heutigen Arbeitswelt und bei der Büroplanung eine bedeutende Rolle. Schließlich verbringen die Mitarbeiter die meiste Zeit am Tag im Büro. So gehört zum Beispiel zu einem modernen Arbeitsplatz:

Für Unternehmer ist man angehalten, regelmäßig die eigenen Beschäftigten in Bezug auf die Arbeitssicherheit zu unterweisen. Hierzu gehören auch Erste-Hilfe-Maßnahmen und Brandverhütungsvorschriften. Darüber hinaus hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales für jeden betrieblichen Bereich und jede Beschäftigung besondere Arbeitsschutzbestimmungen herausgegeben.

Besonders wichtig ist die Unfallverhütung. Kabelsalat von Computern und anderen technischen Einrichtungen sollten daher vermieden werden. Bei Augenproblemen kann ggf. eine Arbeitsplatzbrille neben regelmäßigen Sehtests notwendig sein. Als Unternehmer besteht hier eine Verpflichtung. Auch die Handhabung der Privatgeräte der Mitarbeiter sollte geregelt werden. Diese unterliegen nicht der Betriebssicherheitsverordnung. Letztlich sollte auf sichere und geeignete Leitern und Trittstufen geachtet werden, wenn zum Beispiel Akten aus größeren Höhen entnommen werden müssen. Gerade bei solchen Klettertouren ist die Unfallgefahr sehr hoch.

Der eigene Schreibtischplatz sollte bei einer Büroplanung so gestaltet werden, dass ein genügender Abstand zum Bildschirm eingehalten wird. Dennoch muss auch die Schreibfläche davor großzügig gestaltet sein, da hier in entspannter Haltung ggf. eine Computertastatur bedient werden muss. Auch auf eine richtige Sitzposition sollte geachtet werden. Sämtliche Schreibtischbereiche und die nebenstehenden Rollcontainer bzw. Ablageflächen sollten mühelos erreichbar sein. Als Unternehmer ist man auch angehalten, bei behinderten Mitarbeitern für eine zuverlässige Barrierefreiheit zu sorgen.

Wohlfühlfaktor

Wissenschaftliche Untersuchungen haben gezeigt, dass Mitarbeiter, die sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, wesentlich leistungsfähiger und motivierter sind. Als Existenzgründer kann man mit einer geschickten Büroplanung den eigenen Mitarbeitern einen attraktiven Arbeitsplatz gestalten.

Wenn die Entscheidung für ein bestimmtes Konzept gefallen ist und die Büroräume nun geplant werden können, sollten bei der Realisierung die Faktoren Akustik, Licht und Farben nicht außer Acht gelassen werden. Ein freundlich gestaltetes und gut ausgeleuchtetes Büro bzw. ein Arbeitsplatz mit Tageslichteinfall kann schon die Motivation erhöhen. Düstere Farben, wie sie zum Beispiel von alten Amtsstuben her bekannt sind, sollte man hierbei vermeiden.

Bei einer nachträglichen Umgestaltung von Büroräumen sollten ggf. die eigenen Mitarbeiter in die Planung mit eingebunden werden. Dadurch können bei einer solchen Beratung interessante Lösungsansätze zum Vorschein kommen, an die man selbst nicht gedacht hätte. Letztlich ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiter für eine effiziente Arbeitsleistung in ihrem Büro wohlfühlen.

Möglichkeiten der Büroplanung

Zunächst muss sich für ein passendes Bürokonzept entschieden werden. Generell werden hier die nachfolgenden Arten unterschieden:

Einzelbüros sind die bevorzugten Bürolösungen für die öffentliche Verwaltung oder für Versicherungen. Sie sind nicht so flexibel wie Großraum- oder Kombibüros. Wie bereits erwähnt, können in Großraumbüros auf einer bestimmten Fläche möglichst viele Mitarbeiter untergebracht werden. Dagegen bieten Kombibüros eine große Flexibilität und mögliche Rückzugsorte für Mitarbeiter.

Büro kaufen oder mieten?

Eine interessante Alternative bietet das Desksharing, wobei man hier als Unternehmer noch nicht einmal selbst eigene Bürogebäude oder -räume unterhalten muss. Diese lassen sich zum Beispiel bequem über shareDNC buchen. Auf eine eigene Büroplanung kann in diesem Fall verzichtet werden.

Desksharing kann es aber auch im eigenen Unternehmen bei bestehenden Büroräumen geben. In diesem Fall wechseln die Arbeitnehmer bei Bedarf ihren Arbeitsplatz und suchen sich einen freien Schreibtisch aus. Dieses Konzept gibt es ebenso von Drittanbietern, die lediglich die Büroräume und technische Ausstattung zum Mieten anbieten.

Als Selbständiger mit wenigen Mitarbeitern kann es sich lohnen, über shareDNC, zum Beispiel in einer bestimmten Stadt, ein Büro mit passender Büroausstattung anzumieten. Hier kann man von kurzen Mietzeiten und einer hohen Flexibilität profitieren. Wird jedoch ein fester Firmenstandort mit Produktionsanlagen unterhalten, dann sollte für die eigenen Räume eine Büroausstattung gekauft werden.

Was kann und soll ein Büro?

Lage

Als Existenzgründer muss man darauf achten, zunächst ein passendes Bürogebäude am Wirtschaftsstandort finden. Hier kann man entweder selbst ein Grundstück suchen und dort ein Firmengebäude errichten oder auf bestehende Miet- und Kaufobjekte zurückgreifen. Zum Teil werden einem auch Büroräume auf einer oder mehreren Etagen angeboten. Hier kommt es auf die Anzahl der Mitarbeiter und den insgesamt benötigten Platz für mögliche technische Ausstattungen und andere Gemeinschaftseinrichtungen an.

Raumabmessungen

Bei der Planung sollte überlegt werden, wie groß ein neuer Büroraum sein soll, wie hoch die Wände sein müssen und für wie viele Mitarbeiter Platz vorhanden sein muss.

Je Arbeitsplatz werden durchschnittlich 8 bis 10 m² Fläche benötigt. Für Büroräume mit einer Grundfläche bis 50 m² reicht eine Raumhöhe von 250 cm aus. Größere Räume bis 100 m² benötigen eine Raumhöhe von 300 cm und Großraumbüros mit 2.000 m² sogar 325 cm. Zu beachten ist, dass in Großraumbüros der Platzbedarf pro Mitarbeiter auf bis zu 15 m² ansteigt. Hier müssen die gemeinsam genutzten Wege zu den zentralen Einrichtungen, wie Drucker, Fax, Kopierer, Teeküche etc. berücksichtigt werden. Diese sollten bei einem Mitarbeiter mindestens 60 cm breit sein, bei bis zu 20 Mitarbeitern 100 cm und in Großraumbüros mit 300 Mitarbeitern sogar 240 cm.

IT-Ausstattung

Bei der Organisation und Büroplanung von Büroarbeitsplätzen sollte zuvor die IT-Infrastruktur geschaffen werden. Netzwerkanschlüsse und ausreichend Stromanschlüsse müssen sich in unmittelbarer Nähe des Schreibtisches befinden. Dabei dürfen durch längere Leitungen keine Stolperfallen entstehen. Auch die richtigen Standorte für Zentraldrucker und Fotokopierer sollten berücksichtigt werden. Diese stehen meist in Fluren oder auf Freiflächen größerer Bürolandschaften.

Klima und Licht

In kleineren Büros reicht eine gute Wand- oder Fußbodenheizung mit optionaler Fensterbelüftung vollkommen aus. In größeren Büros werden jedoch meist Klimaanlagen verwendet. Für ein behagliches Arbeitsklima sollte die Möglichkeit bestehen, auf einfache Weise die Temperatur anzupassen.

Eine gute Beleuchtung schont die Augen. Bei der Ausstattung sollte auf kühlere Lichtfarben geachtet werden, da diese die Konzentration fördern. Für mehr Flexibilität werden dimmbare Lampen empfohlen. Energieeffiziente LEDs haben den Vorteil, dass keine störende Wärme erzeugt wird.

Bodenbeläge

Generell muss zwischen harten und weichen Böden unterschieden werden. Zu den harten Böden gehören die Varianten Naturstein, Fliesen, Parkett und Laminat. Vorteilhaft ist eine einfache und hygienische Reinigung. Dagegen ist der Trittschall wesentlich höher als bei Teppichböden. Teppiche sorgen für ein warmes und behagliches Klima. Sie sind trittschalldämmend, erfordern aber einen höheren Reinigungseinsatz. Bei der Installation muss jedoch darauf gedachtet werden, nicht nur gesundheitsunbedenkliche Materialien zu verwenden, sondern auch auf schädliche Kleber zu verzichten.

Möbeldesign und dessen Funktionalität

Büromöbel lassen sich in vielen ansprechenden Farben und zahlreichen Funktionen finden. Hergestellt sind die Möbel meist aus robustem Furnierholz, welches einfach zu reinigen ist. Bevorzugt werden häufig helle Holzfarben mit abgesetzten, farbigen Flächen. Die Büroschränke sollten nach Möglichkeit nicht allzu hoch ausfallen, sodass von vornherein Unfälle beim Klettern auf Leitern und Tritten vermieden werden. Übrigens haben Wissenschaftler herausgefunden, dass ein ansprechendes Möbeldesign und eine attraktive Farbgestaltung bei der Büroplanung positiv die Psyche des Mitarbeiters beeinflussen kann. Recht platzsparend haben sich Büroschränke bewährt, die anstelle von Schwingtüren über Schiebetüren verfügen.

Höhenverstellbare Schreibtische bieten ein rückenschonendes und flexibles Arbeiten. Ihre Mitarbeiter können daran in herkömmlicher Weise arbeiten oder zwischendurch auch einmal aufstehen. Die Mindestarbeitsfläche für Schreibtische liegt bei 1,28 m². Bei der Büroplanung sollten die Schreibtische eine gewisse Mindesttiefe besitzen. Wenn darauf ein 17-Zoll-Monitor steht, dann muss der Abstand zum Bildschirm 70 cm betragen, bei einem 19-Zoll-Monitor sogar 80 cm.

Die Bürostühle müssen höhenverstellbar ausgeführt sein und einen sicheren Stand bieten. Hierbei sollte auf die bewährte Synchronmechanik geachtet werden, bei der sich die Sitzfläche, die Rückenlehne und auch die Armlehnen individuell einstellen lassen. Vorteilhaft ist auch die sogenannte Lordosenstütze, eine einstellbare Rückenstütze zur Entlastung der Bandscheibe.

Zu den wichtigen Büromöbeln gehören auch zusätzliche Besprechungstische mit passender Bestuhlung. Daran können die Mitarbeiter bei Bedarf Meetings oder als Service eine Kundenberatung durchführen.

Wie erfolgt die Büroplanung?

Unabhängig davon, ob die Büroplanung selbst durchgeführt oder diese von Experten realisiert wird, sollten die nachfolgenden Schritte beachtet werden:

Nach einem Erstgespräch wird der Bedarf für ein neues Büro festgelegt. Hierbei können auch mögliche Pausen- und Aufenthaltsräume und sogar die Anbindung einer Teeküche oder Kantine in die Überlegungen aufgenommen werden. Danach erfolgen das benötigte Aufmaß und eine Flächenplanung. Dabei haben grafische Zeichnungen natürlich Vorteile. Selbstständig oder über ein beauftragtes Unternehmen werden die vorhandenen Platzverhältnisse ausgemessen. Daran richten sich später auch die Büromöbel unter Einhaltung der Wegestrecken und möglichen Fluchtstrecken.

Bei der Flächenplanung werden auch die lichttechnischen und akustischen Begebenheiten berücksichtigt. Auch der Brandschutz darf natürlich nicht unerwähnt bleiben. Bei der Raumgestaltung geht es um das Aussuchen der neuen Büromöbel anhand der vorgegebenen Platzverhältnisse. Viele Firmen können Ihnen für die Büroplanung diesbezüglich Kataloge zur Auswahl zur Verfügung stellen. In den meisten Fällen übernehmen die Möbellieferanten sogar eine Planung. In mehreren Ansichten kann das neue Büro sogar dreidimensional betrachtet werden.

Nicht unwichtig ist die Kostenerfassung. Als Existenzgründer oder Unternehmer sollte von vornherein festgelegt werden, wie viel für die Neugestaltung eines Arbeitsplatzes ausgegeben werden kann. Die Anschaffungskosten für ein Büro sind jedoch nicht die einzigen Ausgaben. Hinzu kommen natürlich noch ggf. Mietkosten, Nebenkosten, Steuern und sonstige Ausgaben. Letztlich erfolgt die Realisierung durch einen selbst oder ein beauftragtes Unternehmen. Hierbei werden die neuen Büromöbel von einem Hersteller/Lieferanten angeliefert. Die Übergabe erfolgt zum Schluss.

FAQs für eine effiziente Büroplanung

Die Größe richtet sich in erster Linie nach der Mitarbeiterzahl und den gewünschten Gemeinschaftseinrichtungen.

Großraumbüros und Kombibüros gehören zu den effizientesten Büroformen. Als Alleinunternehmer oder Existenzgründer kann man auch auf das Sharedesk-Prinzip zurückgreifen.

Pausenräume, Teeküchen, Kantinen und sonstige Rückzugsorte führen zu einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit.

Eine farbliche Gestaltung lockert das Büroambiente positiv auf. In einem freundlich gestalteten Büro sind Mitarbeiter motivierter als zum Beispiel in einem tristen, dunkelfarbigen Büro.

Neben den Büroräumen werden noch sanitäre Einrichtungen, Konferenzräume, Technikräume und ggf. sogar ein Empfangsbereich benötigt.

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