Büro­orga­nisation für Startups und Gründer

Nachdem für ein Startup eine passende Büroumgebung gefunden wurde, sollte über die richtige Büroorganisation nachgedacht werden. Auch wenn eine gute Büroorganisation Zeit und Geld kostet, zahlt sich diese für ein Unternehmen aus. Wie die Praxis gezeigt hat, entstehen im Laufe der Zeit unweigerlich größere und kleinere Probleme, die sich immer weniger gut in den Griff bekommen lassen, wenn nicht von Anfang an eine gewisse Ordnung gewahrt wurde.

Foto: Arbeitsplätze

Was gehört eigentlich zur Büro­orga­nisa­tion?

Unter Büroorganisation wird häufig nur die traditionelle Ablage und Archivierung verstanden. Jedoch gehört hierzu weit mehr. Es handelt sich um eine besondere Organisation, mit der die wichtigsten Abläufe im Unternehmen geregelt sind. Jeder Gründer muss sich daher Gedanken darüber machen, wie er seine Unternehmensziele mit einer optimalen Organisation langfristig effizient erreichen kann. Zur Büroorganisation gehören zum Beispiel:

  • kurze Arbeitswege für die Mitarbeiter

  • ein ausreichend großer Arbeitsplatz für jeden Mitarbeiter

  • eine einfach zu bedienende und funktionelle technische Ausstattung

  • ein ergonomischer Schreibtisch

  • ein geregelter Postein- und ausgang

  • ein durchdachtes Ablagesystem

  • die Verfügbarkeit von Büromaterial

Die Koordination von Tätigkeiten nicht vergessen

Zu einer guten Büroorganisation gehört ebenfalls die Optimierung und Organisation von Tätigkeiten am Arbeitsplatz. Hierzu zählen eine zuverlässige Terminplanung und ein effektives Zeitmanagement. Ein modernes Zeiterfassungssystem sowie ein gemeinsamer Kalender für das Team können hierbei hilfreich sein.

Warum ist eine gute Büroorganisation für Gründer so wichtig?

Allem Gerede über „kreatives Chaos“ zum Trotz sollte man vor allem als Gründer darauf achten, dass der Büroalltag so strukturiert und geplant wie möglich ist. Dabei sind Struktur und Kreativität allgemein nicht als Gegensätze zu verstehen, denn gerade durch eine durchdachte Organisation entsteht der nötige Freiraum für kreatives Denken und Problemlösen.

 

Eine gute Büroorganisation…

  • ...spart Zeit und Geld.

  • ...verbessert das Arbeitsklima steigert die Motivation.

  • ...macht einen guten Eindruck auf Besucher und Kunden.

Zeit und Geld als Gründer sparen

Wie eine Studie des Fraunhofer Instituts ergeben hat, wird kostbare Arbeitszeit in einem schlecht organisierten Büro um etwa ein Drittel verschwendet. So müssen zum Teil wichtige Dokumente zu lange gesucht werden oder die Arbeitsmittel stehen nicht in erreichbarer Nähe zur Verfügung. So kann zum Beispiel schon ein Abteilungskopierer zu Verzögerungen führen, wenn dieser über Papiermangel oder fehlenden Toner klagt.

Verbesserung des Arbeitsklimas und Steigerung der Motivation

Die Mitarbeiter zählen zum wichtigsten Kapital eines Unternehmens. Aus diesem Grund sollten Maßnahmen zu einem guten Arbeitsklima getroffen werden. Helle und freundliche Büros tragen hierzu ebenso bei, wie eine strukturierte und durchdachte Bürogestaltung, bzw. Büromöblierung. Am Arbeitsplatz sollte ausreichend Platz vorhanden sein. Ein beengtes Arbeitsumfeld ist zu vermeiden. Eine gute Beleuchtung sowie ein paar Grünpflanzen und weitere Dekoration können sich positiv auf das Arbeitsklima auswirken.

Eine Studie der bekannten Büromarktkette Staples hat gezeigt, dass sich ein unorganisiertes Büro negativ auf das Arbeitsklima auswirken kann. Mitarbeiter fühlen sich an einem aufgeräumten und übersichtlichen Arbeitsplatz wesentlich wohler und sind daher auch leistungsfähiger.

Guter Eindruck auf Kunden und Besucher

Man findet und bindet Kunden und Besucher indem man sie durch erstklassige Dienstleistungen und Arbeit kontinuierlich überzeugt. Hierzu gehört auch ein überzeugender Auftritt beim Erstgespräch. Ein chaotisches Büro beeindruckt sicherlich keinen potentiellen Kunden, sondern schreckt eher ab. Entsprechend sollte man bedenken, dass eine gute Organisation auch ein Mittel ist, um Kunden vom Gründer und vom Unternehmen zu überzeugen.

Die richtige Büroorganisation finden

Die richtige Büroorganisation richtet sich natürlich nach dem Branchenbereich eines Unternehmens. Diese kann individuell und zweckgerichtet sein. Dennoch gibt es einige Grundsätze, die zu beachten.

Die 5S-Methode

Japanische Unternehmen sind schon seit langer Zeit Vorreiter in der smarten Organisation der Arbeit und des Arbeitsplatzes. Im Rahmen des berühmten Toyota-Produktionssystems hat sich hier die 5S-Methode entwickelt.

  • Seiri - Sortieren

  • Seiton – Ordnung schaffen

  • Seiso – Sauber machen

  • Seiketsu - Standardisieren

  • Shitsuke – Selbstdisziplin & kontinuierliche Verbesserung

Sortieren

Am besten ist es, wenn alles aussortiert wird, was nicht benötigt wird. Unnötiger Ballast behindert nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern auch die Mitarbeiter.

Ordnung schaffen

Die Ablage von Akten und wichtigen Gegenständen sollte übersichtlich und geordnet sein. All das, was täglich benötigt wird, sollte sich unter ergonomischen Gesichtspunkten in erreichbarer Nähe des Arbeitsplatzes befinden.

Sauber machen

Es ist wichtig, den Arbeitsplatz sauber zu halten. So ist dafür Sorge zu tragen, dass nach Arbeitsende die Reinigungsdienste alles problemlos säubern können. Nur an einem sauberen Arbeitsplatz macht die tägliche Arbeit Spaß.

Standardisieren

Jeder Gegenstand sollte seinen festen Ort am Arbeitsplatz haben. Dies erreicht man durch einheitliche Kennzeichnungen, Beschriftungen und Markierungen. Beachtet man diese Standards beim Aufräumen, bleibt auch alles da wo es hingehört.

Selbstdisziplin & kontinuierliche Verbesserung

Damit die einmal etablierte Ordnung und Sauberkeit auch gewahrt bleibt, ist Selbstdisziplin gefragt. Das System ist einzuhalten und kontinuierlich auf Abweichungen zu überprüfen.

Die Organisation am Arbeitsplatz

Die Büroorganisation beginnt schon bei der richtigen Büroeinrichtung. So sollte zum Beispiel darauf geachtet werden, dass die Schreibtische ausreichend groß sind. Der Platz zwischen Schreibtischstuhl, Schreibtisch und Aktenschrank darf nicht zu gering sein. Es muss genug Luft zum Atmen bleiben.

Dem Schreibtisch sollte besondere Beachtung geschenkt werden. Falls die Tischplatte etwa nicht erkennbar ist, dann ist eine Aufräumaktion angesagt. Alles Überflüssige sollte dabei vom Schreibtisch entfernt werden. Danach geht es an das Sortieren der wirklich benötigten Gegenstände, um sie anschließend gut erreichbar zu platzieren. Interessant ist bei einigen Unternehmen das Konzept, dass nach Feierabend kein einziges Dokument mehr auf dem Schreibtisch liegen bleiben darf. Dies bedeutet, dass jeder Mitarbeiter täglich seinen Arbeitsplatz aufräumen muss. Ebenso ist es ratsam, am Freitag kurz vor dem Start ins wohlverdiente Wochenende die letzten Minuten zum Aufräumen zu nutzen.

Foto: Mitarbeiterin am Arbeitsplatz

Für ein effizientes Arbeiten dürfen die Mitarbeiter außerdem nicht unnötig abgelenkt werden. Hierzu kann schon der Büroausblick auf eine belebte Straße führen oder ein Fernseher mit Info-Programm für Besucher. Im Idealfall sollten bei der Büroorganisation solche Störquellen bereits vermieden werden.

Die Organisation der Arbeits­abläufe für Gründer

An den meisten Arbeitsplätzen geht der Trend derzeit zum Multitasking. Nach Möglichkeit solle alles gleichzeitig erledigt werden. Telefon, Email, der Umgang mit Kollegen und Besuchern ringen alle um unsere Aufmerksamkeit. Im Hintergrund spielt vielleicht noch das Radio und berieselt die Mitarbeiter mit Musik und weiteren Informationen.
Doch dieses Multitasking ist alles andere als effektiv. Hier werden auch nicht wirklich mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt, sondern in rascher Folge zwischen unterschiedlichen Aufgaben gewechselt. Darunter leidet unsere Konzentration und wir müssen uns immer wieder neu der jeweiligen Aufgabe widmen. Wird unsere Konzentration einmal unterbrochen, dauert es bis zu 20 Minuten, um sie wieder zurückzuerlangen und sich ganz in die Aufgabe zu vertiefen. Studien zeigen: Aufgaben nacheinander abzuarbeiten geht deutlich schneller als Multitasking.

Aus diesem Grund ist die Konzentration auf möglichst wenige Aufgaben zu empfehlen. Routineaufgaben sollten standardisiert werden, sodass sie ohne große Überlegungen zu erledigen sind. Die täglichen Ziele sind vorher festzulegen. Aber auch Wochen- oder besondere Projektziele sollten genau definiert sein, um sich nicht zu verzetteln. Sämtliche Ziele sind in einer realistischen Zeit zu erledigen. Dabei sind regelmäßige Pausen wichtig, wobei nicht die Pufferzeiten vergessen werden sollten, in denen unvorhergesehene Aufgaben erledigt werden können.

Die Organisation der Dokumenten­ablage

Eine übersichtliche Dokumentenablage erfordert ein funktionelles Ablagesystem. Dabei ist es empfehlenswert, die Dokumente nach Aufgaben, Abteilungen, Abgabefristen, betriebsinterne und kundenbezogene Unterlagen zu sortieren. In vielen Betrieben erfolgt das mittlerweile Digital. Hier ist es wichtig, von Anfang an eine gut strukturiertes System festzulegen, damit sich jeder Mitarbeiter sofort zurecht findet, Dokumente schnell abgerufen werden und keine Daten verloren gehen.

Wenn es unbedingt notwendig ist, Dokumente auch in Papierform vorliegen zu haben, dann können die folgenden Tools sehr hilfreich sein:

  • verschieden farbige Mappen,

  • Stehordner,

  • Hängeregister,

  • Ablagefächer bzw. Ablagekörbe,

  • Stehsammler oder

  • Aktenfolien.

Die Ablage der Dokumente und Ordner erfolgt so, dass diese entweder chronologisch oder nach Datum einfach zu finden sind. Wenn alle Mitarbeiter diese Tipps beherzigen, dann können die gewünschten Dokumente auch an andern Arbeitsplätzen im Vertretungsfall einfacher gefunden werden.

In modernen Büros ist die digitale Ablage im Computer schon weit fortgeschritten. Aus einmal gespeicherten Daten sollten nach Möglichkeit nicht wieder Papierakten erstellt werden. Dokumente, die häufiger benötigt werden, lassen sich mit Sicherheit auch einscannen und stehen somit sofort zur Verfügung. Aber auch auf dem Computer muss eine übersichtliche Dateistruktur zu finden sein, um ein langes Suchen zu vermeiden. Ein wichtiges Thema stellt in diesem Zusammenhang das Dokumentenmanagement dar.

Wenn Dokumente über mehrere Jahre vergilbt und angestaubt in der Ecke liegen, dann werden diese aller Wahrscheinlichkeit nach auch in Zukunft nicht mehr benötigt. Dennoch ist in allen Fällen auf die im Betrieb wichtigen Aufbewahrungspflichten zu achten.

Fazit

Eine durchdachte Büroorganisation erspart Startups und Gründern viel Zeit und Geld. Viele Bereiche und Vorgehensweisen können vom Gründer selbst festgelegt werden, jedoch wird auch von jedem Mitarbeiter ein gewisses Ordnungsdenken erwartet. Hier geht es nicht nur um ein übersichtlich gestaltetes Büro, sondern um die richtige Organisation des Arbeitsplatzes, der Arbeitsabläufe und ein effizientes Ablagesystem. Um systematisch den eigenen Arbeitsplatz zu organisieren, bietet sich zum Beispiel die hier vorgestellte 5S-Methode an.

 

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