Alle Erfolgsstorys

Seit über sechs Jahren hilft shareDnC Unternehmen, Untermieter:innen für ihre freien Büros zu finden. Lass dich inspirieren und lerne von den Erfahrungen der erfolgreichen Vermieter:innen.

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Glückliche Zahnbürsten und der Wunsch nach Flexibilität

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Untervermietung – und dann? Investitionen für deine eingesparten Mietkosten

Menschen, die sich unterhalten und froh sind

Untervermietung - und dann?

3 schlaue Investitionen für deine eingesparten Mietkosten

Die Untervermietung deiner freien Büroräume oder Arbeitsplätze hilft nicht nur jungen Unternehmen dabei, ein flexibles Zuhause für ihr Business zu finden, sondern du kannst ebenfalls unnötige Mietkosten einsparen. Und dadurch, dass zumindest ein Teil der Miete durch die Untermieter:innen getragen wird, kannst du mitunter bedeutend deine Fixkosten reduzieren. Diese eingesparten Kosten können anderweitig in dein Business investiert werden. In diesem Blogbeitrag stellen wir dir einige Ideen zur Investition vor.

Inhalt:

Wie viel kann ich mit der Untervermietung einsparen?

Wie viel du mit der Untervermietung deiner Büroräume oder -flächen einsparen kannst, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Vermietest du einen Büroraum, eine Bürofläche oder einen Schreibtischplatz unter? In welcher Lage liegt dein Büro und welche Ausstattung bietest du an? Einen ersten Anhaltspunkt bietet auch unser Mietpreiskalkulator.

Am Besten veranschaulichen wir das Ganze einmal anhand eines Beispiels:

Nehmen wir an, dass du einen leerstehenden Büroraum von 40m² in München hast. Wir haben eine Faustregel aufgestellt, mit Hilfe derer der Pauschalpreis eines Büroraums berechnet werden kann:

Pauschalpreis Büroraum: Eigene Kaltmiete pro Quadratmeter x Größe des Raumes x Faktor 2 bis 2,5

Die eigene Kaltmiete eignet sich als Ausgangsbasis, da sie i.d.R. die Kriterien Lage und Qualität des Büros widerspiegelt. Durch die Multiplikation mit dem Faktor 2 bis 2,5 wird die Mitnutzung der Allgemeinflächen wie Küche, WC und Meetingraum sowie die Nebenkosten und Reinigung mit abgegolten.

Damit ergibt sich bei einer durchschnittlichen Kaltmiete pro Quadratmeter in München von 21,50€/ m² und einer Fläche von 40m²:

21,50€ x 40 x 2 = 1720€

1.720€ pro Monat, die eingespart werden können. Wird das Ganze auf ein Jahr hochgerechnet, ergibt das eine Einsparung von 20.640€ / Jahr. Eine hohe Summe – schade, wenn diese einfach verstreichen würde.

Weiterbildungsmöglichkeiten für Mitarbeiter:innen

Mitarbeiter:innen sind die wichtigste Ressource und der entscheidende Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens. Weiterbildungsmaßnahmen sind essentiell, um qualifizierte Mitarbeiter:innen zu halten und die Produktivität zu steigern. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die Entwicklung der Mitarbeiter:innen mit dem eingesparten Geld zu fördern.

E-Learning

E-Learning-Plattformen gewinnen zunehmend an Beliebtheit im Bereich der Weiterentwicklung von Mitarbeiter:innen. Und das nicht ohne Grund: Die verschiedenen Plattformen bieten neben der zeit- und ortsunabhängigen Durchführung der Kurse weitere zahlreiche Vorteile. E-Learning-Kurse können interaktiv gestaltet sein und ermöglichen es damit, abstrakte und komplexe Inhalte anschaulich darzustellen.

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, kollaborativ zusammenzuarbeiten, die Inhalte zu wiederholen und im persönlichen Tempo zu lernen. Mittlerweile gibt es eine große Auswahl an verschiedenen Themenbereichen zur beruflichen Weiterentwicklung, aber auch zur Erlernung von neuen Business-Tools.

Grovo/ Cornerstone

Anbieter wie Grovo oder Cornerstone fokussieren sich auf ein E-Learning angelehnt an den Microlearning-Ansatz. Dieser Ansatz hilft dabei, mit kleinen Lerneinheiten das Gelernte zu verinnerlichen. Grovo ermöglicht das effektive Lernen auf verschiedene Weise: Mit Hilfe kurzer, hochspezialisierter Videos, Audios, digitaler Dokumente und Virtual Reality mit kleinen Aufgaben soll das Gelernte direkt umgesetzt werden.

PowerMBA

PowerMBA ist eine neue Art der Business School, bei der ebenfalls das Konzept des Microlearnings angewendet wird. Hier stellen führende Köpfe der Wirtschaft neue Einblicke im Business, Marketing und digitaler Innovation vor. Das Ziel: Die persönliche Karriere vorantreiben für minimale Zeit- und Geldinvestition. Es gibt verschiedene Programme, alle befinden sich in einem Preisrahmen von etwa 300-1500€. Nimmt man einen Durchschnittswert von 750€ pro Kurs, lassen sich von 20.640€ Mietkostenersparnis rund 27 PowerMBA Kurse finanzieren.

Bücher

Neben E-Learning gibt es natürlich noch die klassischen Bücher. Besonders für ein knappes Budget bieten viele Bücher sehr gute Quellen zur persönlichen sowie beruflichen Weiterentwicklung. Ein weiterer Vorteil: Bücher eignen sich optimal für unterwegs, so zum Beispiel für den Weg zum Büro. Auch können die Bücher unter Kolleg:innen ausgetauscht werden und anschließend über die Inhalte diskutiert werden. Auch hier variieren die Preise von Buch zu Buch, aber nimmt man einen durchschnittlichen Buchpreis von 20€/ Buch, erhält man:

20.640€ / 20€ = 1.032

Damit könnten dank des eingesparten Gelds über 1000 Bücher gekauft werden! Das bedeutet viel Inhalt für die nächsten Buchclub-Treffen.

LinkedIn Learning

Das beliebte Business-Netzwerk LinkedIn bietet ebenfalls interessante und vielfältige Online-Kurse an. Dabei werden neben fachspezifischen Lehrvideos ebenfalls Kurse zur Förderung der Soft Skills angeboten. Wer sowieso einen Linkedin Premium Account (“Premium Career” oder “Premium Business”) besitzt, dem stehen die Inhalte des E-Learning-Angebots kostenlos zur Verfügung.

Jahresabo	Monatsabo	Kurse einzeln kaufen
ca. 19,66€ / Monat	ca. 29,49€ / Monat	ca. 15-20€ pro Kurs
ca. 235,92€ / Jahr

Preise Stand November 2021

Büro- und Homeoffice-Ausstattung

Zur Gestaltung des optimalen Arbeitsumfeldes gehört auch die Büroausstattung dazu. Denn um das Wohlbefinden und die Gesundheit der Mitarbeiter:innen zu fördern, sollte die Einrichtung richtig gewählt sein. Sowohl im Büro, als auch im Homeoffice sollte die Bereitstellung der Ausstattung gewährleistet sein.

Höhenverstellbare Tische

Zu langes Arbeiten im Sitzen birgt sich nicht nur negativ auf die Gesundheit von Mitarbeiter:innen, sondern auch auf deren Leistungsfähigkeiten aus. Nicht umsonst heißt es “Sitzen ist das neue Rauchen”. Höhenverstellbare Schreibtische beugen diesen gesundheitlichen Risiken vor.

Ergonomische Bürostühle

Wenn Mitarbeiter:innen im Sitzen arbeiten, sollte dafür gesorgt werden, dass die Stühle optimal angepasst werden. Bei ergonomischen Bürostühlen lässt sich beispielsweise die Rückenstütze so anpassen, dass die Belastung für Lendenwirbelsäule, Rücken, Nacken und Schultern möglichst gering ist.

Technisches Equipment

Im Büro meist selbstverständlich, aber im Homeoffice oft vergessen: Gutes technisches Equipment. Dazu zählen unter anderem Monitore, Tastaturen, Maus und Headsets.

Accessoires

Ja richtig, Accessoires. Ansprechende Accessoires im Büro haben einige Vorteile:

Allerdings gilt hier das Motto: Weniger ist mehr. Pflanzen, Kalender oder Dekoration schaffen ein angenehmes Ambiente, sollten allerdings in Maßen eingesetzt werden.

Investition ins Team

Teamevents

Egal ob online oder in Person – regelmäßige Teamevents stärken den Zusammenhalt und das Vertrauen untereinander. Mit zusätzlichen 20.640€ lassen sich einige gemeinsame Aktivitäten planen. Der Kreativität kann hierbei freien Lauf gelassen werden und es können die verschiedensten Events ausprobiert werden.

20.640€ – Das sind über 40 Outdoor-Escape Games*

Dabei gibt es auch zahlreiche Möglichkeiten, auch virtuell das Miteinander zu stärken. Online Weinprobe, Krimi Spiel oder Backevent sind nur einige Beispiele. Oder wie wäre es mit einem Quiz, bei dem das gegenseitige Wissen unter Beweis gestellt wird?

Es gibt eine breite Auswahl, sodass für jedes Team etwas dabei ist. Die Preise variieren je nach Event und Größe des Teams.

20.640€ – Das sind über 20 Online-Weinproben*

Teambuilding Workshop

Gemeinsame Aktivitäten machen Spaß und lockern die Stimmung. Ein Teambuilding Workshop geht einen Schritt weiter und ermöglicht die gemeinsame Zielfindung. Darüber hinaus können Ursachen für mögliche Konflikte im Team gefunden werden und gemeinsame Regeln für die Zusammenarbeit erarbeitet werden. Das sorgt für eine klare Rollenverteilung innerhalb des Teams und einer gesteigerten Motivation, gemeinsam die festgelegten Ziele zu erreichen. Die Preise variieren auch hier je nach Teilnehmerzahl, Anzahl der Aufgaben und Dauer der Challenges.

20.640€ – Das sind ca. 3 Teambuilding Workshops*

* Angenommen ein Team mit 20 Personen

Unterstützung im Team

Viele Student:innen möchten neben dem Studium Arbeitserfahrungen sammeln und suchen daher nach Werkstudent:innenjobs. Für Unternehmen können diese Werkstudent:innen wertvoll sein, denn sie bringen frische Einblicke und oft auch die nötigen Kenntnisse und Fähigkeiten mit. Besonders in dynamischen Arbeitsumfeldern kann dieses frische Uni-Wissen einen großen Wertbeitrag schaffen; gleichzeitig verschaffen Werkstudent:innen dem Unternehmen Flexibilität und dadurch eine gute Position am Markt. Zusätzlich könnenüber diesen Weg gute Mitarbeiter:innen rekrutiert werden.

20.640€ – Das sind etwa 2 Werkstudent:innen für ein Jahr

Fazit

Durch die Untervermietung deiner leerstehenden Büroräume kannst du eine beachtliche Geldsumme pro Jahr einsparen. Eine Summe, die Platz für neue Investitionen schafft, die sonst im Arbeitsalltag leichter untergehen. Ob die Weiterentwicklung der Mitarbeiter:innen, die Büro- und Homeoffice-Ausstattung oder doch die Förderung des Teamspirits – das eingesparte Geld findet wohl überall schnell Verwendung.

Also – lässt du dein Geld noch verstreichen oder investierst du es schon in dein Business?

Du hast noch freie Räume im Büro?

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BZ – Das Business Center mit internationalem Flair

BZ - Das Business Center mit internationalem Flair

Als selbständige Berater mit der Spezialisierung auf die Internationalisierung kleiner und mittelständischer Unternehmen, waren wir schon immer auf die Kooperation mit anderen Experten angewiesen. Daraus entstand 2018 das BZ Business Center, in dem sich zu Beginn Unternehmen und Selbständige aus der Beratungswirtschaft ansiedelten.

Durch die zentrale Lage in der Hamburger Neustadt direkt gegenüber der Hauptkirche St. Michaelis wuchs der Mitgliederstamm schnell um weitere Branchen. Auf einer Fläche von ca. 1800m² profitieren heute Unternehmen und Selbständige aus Handel, IT, Baugewerbe und Dienstleistung voneinander und tragen zu einem bunten Miteinander bei.

Charakteristisch für das BZ ist auch die internationale Ausrichtung mit Unternehmen aus den USA, China, VAE, Ägypten, Pakistan, Russland, Indien und Australien.

Was macht euren Business Center besonders?

Der Anspruch des BZ ist es, das flexible Arbeiten mit Leben zu füllen. Nutzern stehen neben Flex und Fix Desks, 23 private Büroräume, Besprechungsräume und Veranstaltungsflächen mit einer maximalen Kapazität von 199 Personen zur Verfügung. Je nach Bedarf können Mitglieder flexibel aus dem Angebot wählen und ihren Bedürfnissen anpassen. Außerdem steht den Mitgliedern ein umfangreicher Assistenzservice zur Verfügung, der Zeit und Raum für die weitere Geschäftsentwicklung schafft.

Wichtig ist uns auch der gegenseitige Austausch zwischen den Coworkern. Treffen in der großzügigen Wohnküche bei einer Tasse leckerem Kaffee, gehören genauso dazu wie das Feierabendbier in unserem Kaminzimmer. Durch die andauernde Corona-Pandemie haben sich die Austauschmöglichkeiten leider stark minimiert, führten aber auch dazu, dass sich das Miteinander mehr und mehr in virtuelle Räume verlagert hat. Dazu steht den Mitgliedern ein Member Portal zur Verfügung, in dem nicht nur Raumbuchungen vorgenommen, Verträge angepasst und alle organisatorischen Angelegenheiten geregelt werden können, sondern eben auch ein Austausch im Netzwerk möglich ist. Mitglieder können sich mit einer persönlichen Seite vorstellen und sich rein virtuell mit interessanten Coworkern austauschen. Das eigene Angebot kann in einer Benefits Section vorgestellt und genutzt werden.

Mehr Informationen findet ihr hier in unserem Inserat.

Wie geht ihr mit der aktuellen Situation um?

Durch die Corona-Pandemie wurde das BZ – wie etliche Coworking Spaces – vor große Herausforderungen gestellt. Die Flex Desks konnten nicht wie gewohnt genutzt werden und auch in unseren Gemeinschaftsbüros musste die Belegung entsprechend den gültigen Verordnungen angepasst werden. Neben der Einhaltung der gültigen Hygiene- und Abstandsregel, setzt das BZ seit Beginn der Pandemie ein striktes Hygienekonzept um. Maskenpflicht, Hygienestationen und eine Begehung der Fläche im Uhrzeigersinn gehört genauso dazu wie die regelmäßige Zufuhr von Frischluft. Zugute kommt uns die gute Zusammenarbeit mit unserem Facility Management, durch die die Raumluftzufuhr mit einer zertifizieren Luftfilteranlage auf Frischluft umgestellt und eine Luftumwälzung mit dem Faktor 3,5 umgesetzt wurde.

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Tipps zur Datensicherheit in einer Bürogemeinschaft

Das Zusammenarbeiten in einer Bürogemeinschaft bringt viele Vorteile mit sich, unter anderem der Austausch, die flexiblen Mietlaufzeiten und natürlich die Kosteneinsparung bei der Miete. Häufiger hören wir aber auch Bedenken zum Thema Datensicherheit.
In diesem Artikel wollen wir diese aufgreifen und zeigen wie man auch in einer Bürogemeinschaft Datensicherheit sicherstellen kann. Dazu klären wir beispielsweise auf, wie Datensicherheit bei gemeinsam genutztem Internet gewährleistet werden kann und wie eine Clean Desk Policy bei der Datensicherheit am Arbeitsplatz selbst weiterhelfen kann. Hierzu haben wir uns die Expertise von Katharina hinzugeholt, Teamlead Privacy bei der Proliance GmbH (datenschutzexperte.de).

Datensicherheit-Expertin:

Katharina Schreiner ist Teamlead Privacy bei der Proliance GmbH (datenschutzexperte.de) und betreut zusammen mit ihrem Team Kunden aus den verschiedensten Branchen zum Datenschutz. Sie ist Volljuristin und zertifizierte Datenschutzbeauftragte und ist seit mehreren Jahren in der datenschutzrechtlichen Beratung tätig.

Inhalt:

Datensicherheit im Shared Office - das sollten Mitarbeiter:innen beachten

Seitens der Mitarbeiter:innen sind grundsätzliche Verhaltensweisen zu beachten, um die Vertraulichkeit von personen- und unternehmensbezogenen Informationen zu gewährleisten: Das betrifft beispielsweise Gespräche auf dem Flur, „Clean Desk“ oder das sichere Aufbewahren von Unterlagen und Geräten. Diese Regeln, die auch unabhängig von einer Untervermietung von Büroräumen berücksichtigt werden sollten, können die „alltäglichen“ Fallstricke im Datenschutz und -sicherheit gerade auch bei Shared Office Konstellationen vermeiden. Besonderes Augenmerk sollte auf Räumlichkeiten gelegt werden, die gemeinschaftlich genutzt werden wie Küche oder Meetingräume. Hier sollte es konkrete Vorgaben geben, welche Verhaltensregeln zu beachten sind, z. B. „Clean Desk“ nach jedem Meeting, keine Aushänge mit personenbezogenen Daten. Mehr zur Clean Desk Policy erfahrt ihr weiter unten in diesem Artikel.

Datensicherheit bei gemeinsam genutztem Internet

In einer Bürogemeinschaft spricht nichts dagegen, das vorhandene Internet gemeinsam zu nutzen. „Wie soll das funktionieren?“, fragst du dich jetzt? Denn durch ein gemeinsam genutztes Netzwerk hat jede:r darin Zugriff auf alle Daten. Das stimmt. Aber dafür gibt es eine Lösung.

Das vorhandene WLAN-Netzwerk kann – vereinfacht ausgedrückt – in verschiedene Zugangspunkte eingeteilt werden. Diese Zugangspunkte werden auch Access Points genannt und bieten dir die Möglichkeit, dein Netzwerk in verschiedene Anschlüsse einzuteilen. So erhalten alle Mieter:innen ein „eigenes Netzwerk“, auf das nur sie zugreifen können. So sind eure firmeninternen Daten weiterhin für andere nicht einsehbar. Sollte es außerdem zu Auffälligkeiten kommen, könnt ihr diese einem Anschluss leicht zuordnen.

Die Funktion, das WLAN über verschiedene Access Points zugänglich zu machen, ist mit jedem gängigen Router möglich. Das WLAN-Signal kann zudem noch weiter verstärkt werden, indem der Router mit Access Point-Geräten verbunden wird.

Zwei wichtige Punkte sollte man bei der Einrichtung von Access Points nicht vergessen:

Jeder Zugangspunkt sollte auch mit einem eigenen Passwort geschützt werden, um unbefugten Zugriff zu vermeiden.
Client Isolation: Mit dieser Sicherheitsvorkehrung wird dafür gesorgt, dass alle Clients nur sich selbst und den Zugangspunkt im lokalen Netzwerk sehen, nicht aber andere Clients.

Katharinas Empfehlung

Wer getrennte Netzwerke bevorzugt, für den empfiehlt Katharina die Einrichtung eines eigenen V-LANS und WiFi Netzwerks: "Hinsichtlich der Internetnutzung kann für die Untermieter:innen ein eigenes V-LAN und WiFi Netzwerk eingerichtet werden. Es sollte insbesondere auch die Nutzung von Geräten wie Drucker oder Scanner in den Blick genommen werden. Idealerweise werden diese nicht gemeinschaftlich genutzt, um Datenschutz-Fallen von Vornherein zu umgehen. Lässt sich dies nicht ermöglichen, sollten zumindest Maßnahmen ergriffen werden wie bspw. das Drucken nur mit vorheriger PIN-Eingabe.”

Was ist mit einer Vertraulichkeitsvereinbarung? Wird diese benötigt?

Für Katharina ist eine Vertraulichkeitsvereinbarung allenfalls eine Notlösung: “Eine Vertraulichkeitsvereinbarung ist grundsätzlich stets sinnvoll, wo Berührungspunkte zu personen- und firmenbezogenen Daten bestehen bzw. nicht ausgeschlossen werden können. In der Shared Office Konstellation soll der:die Untermieter:in eigentlich gerade nicht mit personen- und firmenbezogenen Daten des vermietenden Unternehmens in Kontakt kommen. Deshalb sollte vorrangig auf Maßnahmen gesetzt werden, die von Vornherein ausschließen, dass Daten offengelegt werden. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung sollte in diesem Zusammenhang als allenfalls „für den Notfall“ relevant werden.”

Mit der Clean Desk Policy zu mehr Datensicherheit am Arbeitsplatz

Was ist eine Clean Desk Policy?

Unter Clean Desk Policy versteht man eine Richtlinie in einem Unternehmen, in der genau festgelegt ist, wie Mitarbeiter:innen ihren Arbeitsplatz zurücklassen sollen, wenn sie das Büro verlassen. Diese kann beispielsweise beinhalten, dass alle Dokumente und Ordner am Ende des Tages von den Tischen weggeräumt werden – sei es in abschließbare Schränke oder eben in den Mülleimer/ Aktenvernichter.

Die Clean Desk Policy kann sehr gut in einer Bürogemeinschaft angewendet werden – unabhängig davon, ob diese Richtlinie im Unternehmen festgelegt wurde oder nicht. Dokumente und Unterlagen in Papierform sollten nicht für jeden ersichtlich auf dem Platz liegen und immer nach Nutzung sicher weggeräumt werden. Dafür eignen sich abschließbare Schränke und Rollcontainer, vor allem wenn der Büroraum selbst nicht abschließbar ist. Außerdem sollte darauf geachtet werden, Dokumente mit sensiblen Inhalten nicht einfach in den Papierkorb zu werfen, sondern mittels eines Aktenvernichters zu entsorgen. Oder du verzichtest im Sinne der Umwelt so gut es geht komplett auf Papierkram.

Sehr viel einfacher ist das Ganze, wenn die Unterlagen gar nicht in Papierform vorliegen, sondern digital sind. Natürlich kann es dazu kommen, dass Untermieter:innen an dem Schreibtisch vorbeilaufen und mal einen Blick auf den Bildschirm werfen. Dagegen gibt es Blickschutzfolien, die man auf den Bildschirm kleben kann. So sind auch digitale Unterlagen mit sensiblem Inhalt vor unbefugten Blicken geschützt.

Für die Sicherheit der eigenen Büroausstattung oder der Dokumente sollte bei separaten Büroräumen die Tür auch immer abgeschlossen werden, wenn man das Büro verlässt. Wenn keine abschließbaren Türen vorhanden sind, lassen sich Dokumente und Laptops auch gut in verschließbaren Schränken und Rollcontainern verstauen. Solche Probleme mit Untermieter:innen sind aber äußerst selten, vor allem weil du sie vorher beim Besichtigungstermin kennenlernst und selbst aussuchst, wer einziehen darf. Solltest du doch ein schlechtes Gefühl haben, kannst du jederzeit einfach mit den betroffenen Personen darüber sprechen, denn: Communication is key!

Tipp: Wenn man nur kurz den Platz verlässt, kann man den PC schnell sperren. Ganz einfach mit der Tastenkombination: “Windows”+”L” oder “Control”+”Command”+”Q”.

In Bürogemeinschaften ist datenschutzkonformes Arbeiten möglich

Die Bedenken bezüglich der Datensicherheit, die beim Gedanken an eine Bürogemeinschaft ausgelöst werden, können unter Beachtung der oben genannten Tipps aus dem Weg geräumt werden. Wir haben euch diese Tipps nochmals als Checkliste unten zusammengefasst. Damit steht dem datenschutzkonformen Arbeiten in einem Shared Office nichts mehr im Wege.

Auch Katharina sagt: “Generell lässt sich sagen, dass die Einhaltung datenschutzrechtlicher und datensicherheitsbezogener Anforderungen auch im Shared Office möglich ist und kein Hindernisgrund für eine Untervermietung per se darstellt”

Ein abschließender Tipp von Katharina

Grundsätzlich ist zu empfehlen, dass das Thema Datenschutz und -sicherheit schon im Vorfeld bedacht werden sollte und entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen bereits vorhanden bzw. vorbereitet sein sollten, bevor Untermieter:innen einziehen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die Sensibilisierung der Mitarbeiter:innen, d.h. Mitarbeiter:innen sollten hinsichtlich der Besonderheiten im Shared Office und den richtigen Verhaltensweisen geschult werden. Dies inkludiert z.B.:

Clean Desk Policy
Schlüsselmanagement
Strikte Trennung von IT-Geräten bzw. deren Nutzung
Abschließbare Schränke und Sichtschutz

Praxisbeispiel: Datensicherheit im Shared Office bei datenschutzexperte.de

“Auch wir haben die für unsere Situation passenden und bereits erwähnten Maßnahmen umgesetzt wie bspw. die Einrichtung eines eigenen Netzwerks für die Untermieter:innen. Wichtig war für uns auch, bereits bei der Entscheidung, ob wir einen Büroraum untervermieten, die Gegebenheiten und die Bedürfnisse unseres Untermieters mit Hinblick auf den Datenschutz genau zu betrachten. Die Voraussetzungen waren bei uns sehr gut: Unser Untermieter nutzte keine Meetingräume und aufgrund der Lage der Büroräume und der zu dieser Zeit wenigen Mitarbeiter vor Ort konnten wir eine weitestgehende Trennung zwischen dem Arbeitsbereich unseres Untermieters und unserer eigenen Bereiche sicherstellen.”

Checkliste: Mehr Datensicherheit in einer Bürogemeinschaft

Das Internet kann gemeinsam genutzt werden, ohne dass firmeninterne Daten für jede:n ersichtlich sind, indem verschiedene Zugangspunkte im Netzwerk erstellt werden. Wer sich extra absichern möchte, kann einen extra Zugang anlegen.
Achte darauf, dass wichtige Unterlagen in Papierform nicht offen auf dem Schreibtisch liegen bleiben. Verschließe diese sicher in abschließbaren Schränken oder Rollcontainern.
Clean Desk: Halte Arbeitsplätze frei von Unterlagen
Dokumente mit vertraulichen Informationen gehören nicht in den Papierkorb, sondern sollten mittels eines Aktenvernichters entsorgt werden.
Personenbezogene Daten und interne Informationen in digitaler Form kannst du mithilfe von Blickschutzfolien für deinen Bildschirm vor unbefugten Blicken schützen.
Du möchtest kurz deinen Arbeitsplatz verlassen? Dann sicher deinen Laptop mit einer Passwortsperre oder nimm deinen Laptop ganz einfach mit.
Führe vertrauliche Telefonate außerhalb der Hörweite anderer Untermieter:innen.
Nach Feierabend sollten alle Unterlagen und Laptops in abschließbaren Schränken verstaut werden. Auch die Büroräume sollten verschlossen werden.
Bereite deine Mitarbeiter:innen auf diese Besonderheiten im Shared Office und die richtigen Verhaltensweisen vor

Du hast noch freie Räume im Büro?

Philipp Hartje

Philipp ist Co-Founder & Geschäftsführer bei shareDnC, der führenden Plattform für die Vermittlung von flexiblen Büroräumen und Arbeitsplätzen. Er findet “Büroknappheit in Großstädten” muss nicht sein und möchte den Office Sharing Gedanken weiter verbreiten. Bei Fragen rund ums Thema Office Sharing und Untervermietung von Büroräumen, wende dich gerne an service@sharednc.com.

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So sparte Act Agency 20% der Büromiete

Bei den meisten Unternehmen wird Remote Work auch in Zukunft fester Bestandteil der Arbeitswelt bleiben. Während das Büro weiter für teamübergreifende Projekte und das soziale Miteinander mit den Kolleg*innen genutzt wird, werden Mitarbeiter*innen vermehrt von Zuhause arbeiten. Sei es, weil sie dort konzentrierter arbeiten können, sie so eine bessere Balance zwischen Arbeit und Privatleben für sich schaffen oder um langes Pendeln zu vermeiden.

Auch bei Act Agency wird zukünftig der Anteil an Remote Work steigen. Wie sie dennoch 20% ihrer Büromiete einsparen konnten, erfahrt ihr hier.

Seit 25 Jahren im Business

Act Agency ist eine Hamburger Marketingagentur, die schon seit mehr als 25 Jahren im Business tätig ist. In dieser Zeit hat Act Agency über 300 Events organisiert und viele Markenauftritte verwirklicht.

Aufgrund der Corona-Pandemie wurde das Büro der Agentur recht leer, denn die Mitarbeiter*innen gingen im März sofort ins Home Office. Für das Team von Act Agency stellte dies kein Problem dar, da sie durch ihre langjährige Arbeit mit Veranstaltungen die Erfahrung darin hatten, von unterwegs zu arbeiten. Remote Work war zwar kein Problem für Act Agency, jedoch traf sie die Krise genauso hart wie andere Firmen aus der Agentur-Branche.

Wie ist der Anteil Remote Work vs. Arbeit im Büro bei euch momentan geregelt?

„Wir arbeiten bereits seit langem Remote, da wir viel unterwegs sind und oft lange bei Veranstaltungen anwesend sind. Dadurch war die entsprechende Technik vorhanden. Jetzt und in Zukunft wird dieser Anteil jedoch weiter nach oben gehen, da die Mitarbeiter*innen das Arbeiten einfach ihrem Lebensstil anpassen können und so die Flexibilität gegeben ist, Familie, Beruf und Hobbies unter einen Hut zu bekommen, was die Zufriedenheitsrate der Mitarbeiter*innen extrem fördert.

Wir werden unser Büro zukünftig flexibler gestalten. Es wird eine geringere Anzahl an Arbeitsplätzen geben, möglichst wenig „Papier“ und damit flexible Einheiten. Nur Einheiten wie Buchhaltung, Personal und Geschäftsführung werden noch feste Arbeitsplätze haben.“

Kein Büro ist auch keine Option

Komplett auf das Büro zu verzichten, war für Act Agency keine Option. Die unterschiedlichen Bereiche wie Buchhaltung, Personal und Geschäftsführung müssen besonderen Anforderungen genügen und können daher nicht nach Hause verlegt werden. Zudem häufen sich bei einem Unternehmen, welches mehr als 25 Jahre am Markt ist, viele Akten und Unterlagen an. Hierfür braucht es eine „Heimat“.

Aber auch für die Mitarbeiter*innen ist es wichtig, dass sie auch einen festen Platz in der Firma haben. Denn alle kommen auch gern wieder zurück ins Büro – den Kaffee mit den Kollegen kann so schnell nichts ersetzen!

In erster Linie hat Act Agency sich dafür entschieden, die ungenutzte Bürofläche unterzuvermieten, um Kosten zu sparen und um Kleinunternehmen eine günstige Möglichkeit zu bieten, eine feste Location zu haben. Außerdem um ein Network aufzubauen, das sich gegenseitig auch befruchten kann. Ganz schnell stießen sie bei ihrem Vorhaben auf shareDnC.
Mit shareDnC an ihrer Seite fand Act Agency schnell und unkompliziert passende Untermieter für ihre freien Büros.

Wie viel Kosten konntet ihr durch die Untervermietung einsparen?

„Wir haben eine Raumersparnis von etwa 50% und hatten daher die Möglichkeit, zwei abschließbare Büroräume über shareDnC unterzuvermieten. Dadurch sparen wir jetzt jeden Monat ca. 1.000 €. Das ergibt eine Gesamtersparnis von ca. 20% der Miete.“

Act Agency hatte keinerlei Bedenken bei der Untervermietung ihrer ungenutzten Räume. Allerdings mussten einige Fragen zuvor geklärt werden. Beispielsweise wurde der Zugang zu den einzelnen Räumen sichergestellt sowie die Sicherheitsanforderungen aufgrund der Datenschutzverordnung umgesetzt.

„Dies sind zwar nicht ganz einfache Dinge, aber auf jeden Fall lösbar!“, so Act Agency.