BZ – Das Business Center mit internationalem Flair

BZ - Das Business Center mit internationalem Flair

Als selbständige Berater mit der Spezialisierung auf die Internationalisierung kleiner und mittelständischer Unternehmen, waren wir schon immer auf die Kooperation mit anderen Experten angewiesen. Daraus entstand 2018 das BZ Business Center, in dem sich zu Beginn Unternehmen und Selbständige aus der Beratungswirtschaft ansiedelten.

Durch die zentrale Lage in der Hamburger Neustadt direkt gegenüber der Hauptkirche St. Michaelis wuchs der Mitgliederstamm schnell um weitere Branchen. Auf einer Fläche von ca. 1800m² profitieren heute Unternehmen und Selbständige aus Handel, IT, Baugewerbe und Dienstleistung voneinander und tragen zu einem bunten Miteinander bei. 

Charakteristisch für das BZ ist auch die internationale Ausrichtung mit Unternehmen aus den USA, China, VAE, Ägypten, Pakistan, Russland, Indien und Australien.

Was macht euren Business Center besonders?

Der Anspruch des BZ ist es, das flexible Arbeiten mit Leben zu füllen. Nutzern stehen neben Flex und Fix Desks, 23 private Büroräume, Besprechungsräume und Veranstaltungsflächen mit einer maximalen Kapazität von 199 Personen zur Verfügung. Je nach Bedarf können Mitglieder flexibel aus dem Angebot wählen und ihren Bedürfnissen anpassen. Außerdem steht den Mitgliedern ein umfangreicher Assistenzservice zur Verfügung, der Zeit und Raum für die weitere Geschäftsentwicklung schafft.  

Wichtig ist uns auch der gegenseitige Austausch zwischen den Coworkern. Treffen in der großzügigen Wohnküche bei einer Tasse leckerem Kaffee, gehören genauso dazu wie das Feierabendbier in unserem Kaminzimmer. Durch die andauernde Corona-Pandemie haben sich die Austauschmöglichkeiten leider stark minimiert, führten aber auch dazu, dass sich das Miteinander mehr und mehr in virtuelle Räume verlagert hat. Dazu steht den Mitgliedern ein Member Portal zur Verfügung, in dem nicht nur Raumbuchungen vorgenommen, Verträge angepasst und alle organisatorischen Angelegenheiten geregelt werden können, sondern eben auch ein Austausch im Netzwerk möglich ist. Mitglieder können sich mit einer persönlichen Seite vorstellen und sich rein virtuell mit interessanten Coworkern austauschen. Das eigene Angebot kann in einer Benefits Section vorgestellt und genutzt werden.

Mehr Informationen findet ihr hier in unserem Inserat.

Wie geht ihr mit der aktuellen Situation um?

Durch die Corona-Pandemie wurde das BZ – wie etliche Coworking Spaces – vor große Herausforderungen gestellt. Die Flex Desks konnten nicht wie gewohnt genutzt werden und auch in unseren Gemeinschaftsbüros musste die Belegung entsprechend den gültigen Verordnungen angepasst werden. Neben der Einhaltung der gültigen Hygiene- und Abstandsregel, setzt das BZ seit Beginn der Pandemie ein striktes Hygienekonzept um. Maskenpflicht, Hygienestationen und eine Begehung der Fläche im Uhrzeigersinn gehört genauso dazu wie die regelmäßige Zufuhr von Frischluft. Zugute kommt uns die gute Zusammenarbeit mit unserem Facility Management, durch die die Raumluftzufuhr mit einer zertifizieren Luftfilteranlage auf Frischluft umgestellt und eine Luftumwälzung mit dem Faktor 3,5 umgesetzt wurde.

Tipps zur Datensicherheit in einer Bürogemeinschaft

Tipps zur Datensicherheit in einer Bürogemeinschaft

Das Zusammenarbeiten in einer Bürogemeinschaft bringt viele Vorteile mit sich, unter anderem der Austausch, die flexiblen Mietlaufzeiten und natürlich die Kosteneinsparung bei der Miete. Häufiger hören wir aber auch Bedenken zum Thema Datensicherheit.
In diesem Artikel wollen wir diese aufgreifen und zeigen wie man auch in einer Bürogemeinschaft Datensicherheit sicherstellen kann. Dazu klären wir beispielsweise auf, wie Datensicherheit bei gemeinsam genutztem Internet gewährleistet werden kann und wie eine Clean Desk Policy bei der Datensicherheit am Arbeitsplatz selbst weiterhelfen kann.

Inhalt:

Datensicherheit bei gemeinsam genutztem Internet

In einer Bürogemeinschaft spricht nichts dagegen, das vorhandene Internet gemeinsam zu nutzen. „Wie soll das funktionieren?“, fragst du dich jetzt? Denn durch ein gemeinsam genutztes Netzwerk hat jede:r darin Zugriff auf alle Daten. Das stimmt. Aber dafür gibt es eine Lösung.

Das vorhandene WLAN-Netzwerk kann – vereinfacht ausgedrückt – in verschiedene Zugangspunkte eingeteilt werden. Diese Zugangspunkte werden auch Access Points genannt und bieten dir die Möglichkeit, dein Netzwerk in verschiedene Anschlüsse einzuteilen. So erhalten alle Mieter:innen ein „eigenes Netzwerk“, auf das nur sie zugreifen können. So sind eure firmeninternen Daten weiterhin für andere nicht einsehbar. Sollte es außerdem zu Auffälligkeiten kommen, könnt ihr diese einem Anschluss leicht zuordnen.

Die Funktion, das WLAN über verschiedene Access Points zugänglich zu machen, ist mit jedem gängigen Router möglich. Das WLAN-Signal kann zudem noch weiter verstärkt werden, indem der Router mit Access Point-Geräten verbunden wird.

Zwei wichtige Punkte sollte man bei der Einrichtung von Access Points nicht vergessen:

  • Jeder Zugangspunkt sollte auch mit einem eigenen Passwort geschützt werden, um unbefugten Zugriff zu vermeiden.
  • Client Isolation: Mit dieser Sicherheitsvorkehrung wird dafür gesorgt, dass alle Clients nur sich selbst und den Zugangspunkt im lokalen Netzwerk sehen, nicht aber andere Clients.

Wird ein:e Datenschutzbeauftragte:r in einer Bürogemeinschaft benötigt?

Wenn in einem Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist unter bestimmten Voraussetzungen die Benennung von Datenschutzbeauftragten Pflicht (Art. 37 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)). 

Nach § 38 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist festgelegt, dass ein:e Datenschutzbeauftragte:r zu bestellen ist, wenn „mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten (beschäftigt sind)“.

Die Frage, die sich nun stellt, ist: Besteht eine Bürogemeinschaft aus mehreren Stellen oder ist sie als eine einzige Stelle zu sehen? Dies hängt davon ab, ob es eine gemeinsame Datenverarbeitung gibt. Wenn in der Bürogemeinschaft lediglich die Räumlichkeiten gemeinsam genutzt werden, dann besteht diese aus mehreren separaten Stellen. Als eine einzige Stelle wird die Bürogemeinschaft angesehen, wenn eine gemeinsame Datenverarbeitung vorliegt. Darunter fallen beispielsweise die Nutzung eines gemeinsamen Telefonanschlusses, Webservers/ E-Mail-Servers, Netzwerks, Datenbestandes, uvm.

Nutzt du also mit deinen Untermieter:innen z.B. gemeinsam dasselbe Internet-Netzwerk, dann seid ihr dazu verpflichtet, eine:n Datenschutzbeauftragte:n zu benennen, sofern ihr mehr als 20 Personen seid.

Mit der Clean Desk Policy zu mehr Datensicherheit am Arbeitsplatz

Was ist eine Clean Desk Policy?

Unter Clean Desk Policy versteht man eine Richtlinie in einem Unternehmen, in der genau festgelegt ist, wie Mitarbeiter:innen ihren Arbeitsplatz zurücklassen sollen, wenn sie das Büro verlassen. Diese kann beispielsweise beinhalten, dass alle Dokumente und Ordner am Ende des Tages von den Tischen weggeräumt werden – sei es in abschließbare Schränke oder eben in den Mülleimer/ Aktenvernichter.

Die Clean Desk Policy kann sehr gut in einer Bürogemeinschaft angewendet werden – unabhängig davon, ob diese Richtlinie im Unternehmen festgelegt wurde oder nicht. Dokumente und Unterlagen in Papierform sollten nicht für jeden ersichtlich auf dem Platz liegen und immer nach Nutzung sicher weggeräumt werden. Dafür eignen sich abschließbare Schränke und Rollcontainer, vor allem wenn der Büroraum selbst nicht abschließbar ist. Außerdem sollte darauf geachtet werden, Dokumente mit sensiblen Inhalten nicht einfach in den Papierkorb zu werfen, sondern mittels eines Aktenvernichters zu entsorgen. Oder du verzichtest im Sinne der Umwelt so gut es geht komplett auf Papierkram. 

Sehr viel einfacher ist das Ganze, wenn die Unterlagen gar nicht in Papierform vorliegen, sondern digital sind. Natürlich kann es dazu kommen, dass Untermieter:innen an dem Schreibtisch vorbeilaufen und mal einen Blick auf den Bildschirm werfen. Dagegen gibt es Blickschutzfolien, die man auf den Bildschirm kleben kann. So sind auch digitale Unterlagen mit sensiblem Inhalt vor unbefugten Blicken geschützt.    

Für die Sicherheit der eigenen Büroausstattung oder der Dokumente sollte bei separaten Büroräumen die Tür auch immer abgeschlossen werden, wenn man das Büro verlässt. Wenn keine abschließbaren Türen vorhanden sind, lassen sich Dokumente und Laptops auch gut in verschließbaren Schränken und Rollcontainern verstauen. Solche Probleme mit Untermieter:innen sind aber äußerst selten, vor allem weil du sie vorher beim Besichtigungstermin kennenlernst und selbst aussuchst, wer einziehen darf. Solltest du doch ein schlechtes Gefühl haben, kannst du jederzeit einfach mit den betroffenen Personen darüber sprechen, denn: Communication is key! 

Tipp: Wenn man nur kurz den Platz verlässt, kann man den PC schnell sperren. Ganz einfach mit der Tastenkombination: “Windows”+”L” oder “Control”+”Command”+”Q”.

In Bürogemeinschaften ist datenschutzkonformes Arbeiten möglich

Die Bedenken bezüglich der Datensicherheit, die beim Gedanken an eine Bürogemeinschaft ausgelöst werden, können unter Beachtung der oben genannten Tipps aus dem Weg geräumt werden. Wir haben euch diese Tipps nochmals als Checkliste unten zusammengefasst. Damit steht dem datenschutzkonformen Arbeiten in einem Shared Office nichts mehr im Wege.

Checkliste: Mehr Datensicherheit in einer Bürogemeinschaft

Du hast noch freie Räume im Büro?

Philipp Hartje

Philipp Hartje

Philipp ist Co-Founder & Geschäftsführer bei shareDnC, der führenden Plattform für die Vermittlung von flexiblen Büroräumen und Arbeitsplätzen. Er findet “Büroknappheit in Großstädten” muss nicht sein und möchte den Office Sharing Gedanken weiter verbreiten. Bei Fragen rund ums Thema Office Sharing und Untervermietung von Büroräumen, wende dich gerne an service@sharednc.com.

So sparte Act Agency 20% der Büromiete

Act Agency

So sparte Act Agency 20% der Büromiete

Bei den meisten Unternehmen wird Remote Work auch in Zukunft fester Bestandteil der Arbeitswelt bleiben. Während das Büro weiter für teamübergreifende Projekte und das soziale Miteinander mit den Kolleg*innen genutzt wird, werden Mitarbeiter*innen vermehrt von Zuhause arbeiten. Sei es, weil sie dort konzentrierter arbeiten können, sie so eine bessere Balance zwischen Arbeit und Privatleben für sich schaffen oder um langes Pendeln zu vermeiden. 

Auch bei Act Agency wird zukünftig der Anteil an Remote Work steigen. Wie sie dennoch 20% ihrer Büromiete einsparen konnten, erfahrt ihr hier.

Act Agency

Seit 25 Jahren im Business

Act Agency ist eine Hamburger Marketingagentur, die schon seit mehr als 25 Jahren im Business tätig ist. In dieser Zeit hat Act Agency über 300 Events organisiert und viele Markenauftritte verwirklicht. 

Aufgrund der Corona-Pandemie wurde das Büro der Agentur recht leer, denn die Mitarbeiter*innen gingen im März sofort ins Home Office. Für das Team von Act Agency stellte dies kein Problem dar, da sie durch ihre langjährige Arbeit mit Veranstaltungen die Erfahrung darin hatten, von unterwegs zu arbeiten. Remote Work war zwar kein Problem für Act Agency, jedoch traf sie die Krise genauso hart wie andere Firmen aus der Agentur-Branche.

Wie ist der Anteil Remote Work vs. Arbeit im Büro bei euch momentan geregelt?

„Wir arbeiten bereits seit langem Remote, da wir viel unterwegs sind und oft lange bei Veranstaltungen anwesend sind. Dadurch war die entsprechende Technik vorhanden. Jetzt und in Zukunft wird dieser Anteil jedoch weiter nach oben gehen, da die Mitarbeiter*innen das Arbeiten einfach ihrem Lebensstil anpassen können und so die Flexibilität gegeben ist, Familie, Beruf und Hobbies unter einen Hut zu bekommen, was die Zufriedenheitsrate der Mitarbeiter*innen extrem fördert.

Wir werden unser Büro zukünftig flexibler gestalten. Es wird eine geringere Anzahl an Arbeitsplätzen geben, möglichst wenig „Papier“ und damit flexible Einheiten. Nur Einheiten wie Buchhaltung, Personal und Geschäftsführung werden noch feste Arbeitsplätze haben.“

Kein Büro ist auch keine Option

Komplett auf das Büro zu verzichten, war für Act Agency keine Option. Die unterschiedlichen Bereiche wie Buchhaltung, Personal und Geschäftsführung müssen besonderen Anforderungen genügen und können daher nicht nach Hause verlegt werden. Zudem häufen sich bei einem Unternehmen, welches mehr als 25 Jahre am Markt ist, viele Akten und Unterlagen an. Hierfür braucht es eine „Heimat“. 

Aber auch für die Mitarbeiter*innen ist es wichtig, dass sie auch einen festen Platz in der Firma haben. Denn alle kommen auch gern wieder zurück ins Büro – den Kaffee mit den Kollegen kann so schnell nichts ersetzen!

In erster Linie hat Act Agency sich dafür entschieden, die ungenutzte Bürofläche unterzuvermieten, um Kosten zu sparen und um Kleinunternehmen eine günstige Möglichkeit zu bieten, eine feste Location zu haben. Außerdem um ein Network aufzubauen, das sich gegenseitig auch befruchten kann. Ganz schnell stießen sie bei ihrem Vorhaben auf shareDnC.
Mit shareDnC an ihrer Seite fand Act Agency schnell und unkompliziert passende Untermieter für ihre freien Büros.

Wie viel Kosten konntet ihr durch die Untervermietung einsparen?

„Wir haben eine Raumersparnis von etwa 50% und hatten daher die Möglichkeit, zwei abschließbare Büroräume über shareDnC unterzuvermieten. Dadurch sparen wir jetzt jeden Monat ca. 1.000 €. Das ergibt eine Gesamtersparnis von ca. 20% der Miete.“

Act Agency hatte keinerlei Bedenken bei der Untervermietung ihrer ungenutzten Räume. Allerdings mussten einige Fragen zuvor geklärt werden. Beispielsweise wurde der Zugang zu den einzelnen Räumen sichergestellt sowie die Sicherheitsanforderungen aufgrund der Datenschutzverordnung umgesetzt.

„Dies sind zwar nicht ganz einfache Dinge, aber auf jeden Fall lösbar!“, so Act Agency.
Philipp Hartje, Geschäftsführer shareDnC

Philipp Hartje
Gründer shareDnC

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