Ob als Freelancer:in, Start-up oder etabliertes Unternehmen: Wer ein neues Büro bezieht, braucht einen Plan. Schließlich verbringt dein Team einen großen Teil des Tages dort, und eine falsche Entscheidung bei Größe, Lage oder Vertrag kostet über Jahre Geld. Dieser Leitfaden führt dich in sieben Schritten von der ersten Idee bis zum Einzug. Wie du Abläufe, Arbeitsplätze und Ablage organisierst, wenn das Büro steht, erklärt der Ratgeber Büroorganisation.
Schritt 1: Bedarf ermitteln
Beginne mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme:
Wie viele Personen arbeiten heute im Büro, wie viele in zwei bis drei Jahren?
Wie viele sind an einem normalen Tag gleichzeitig da (Homeoffice, Außendienst, Teilzeit)?
Wie arbeitet ihr: viel konzentrierte Einzelarbeit, viel Teamarbeit, viele Telefonate, Kundentermine?
Welche Sonderflächen braucht ihr: Meetingräume, Empfang, Lager, Werkstatt, Serverraum?
Schritt 2: Fläche berechnen
Nach der Technischen Regel für Arbeitsstätten ASR A1.2 braucht ein Arbeitsraum mindestens 8 m² für den ersten und 6 m² für jeden weiteren Arbeitsplatz. Als Richtwert gelten 8 bis 10 m² je Arbeitsplatz im Zellenbüro und 12 bis 15 m² im Großraumbüro. Mit Küche, Meetingräumen und Fluren planen Unternehmen meist mit 12 bis 20 m² Mietfläche pro Person. Die Tabelle für 1 bis 50 Mitarbeitende findest du im Ratgeber zur Planung der Räumlichkeiten.
Schritt 3: Budget festlegen
Rechne mit allen laufenden Kosten: Miete, Nebenkosten, Strom, Internet, Reinigung und Versicherung. Einmalig kommen Kaution, Einrichtung, IT und Umzug hinzu. Zur Orientierung: Auf shareDnC kostet ein eigener Büroraum im Median 800 € netto im Monat, ein Schreibtischplatz 280 € (Inserate seit 2023, Stand 26.09.2026). Mehr dazu unter Was kostet ein Büro?
Schritt 4: Büroform und Standort wählen
Die wichtigste Frage ist die nach der Laufzeit. Eine klassische Gewerbefläche bindet dich meist für mehrere Jahre, gibt dir aber volle Gestaltungsfreiheit. Flexible Bürolösungen wie Coworking, Business Center, Büro auf Zeit oder Untermiete sind möbliert, schnell verfügbar und kurzfristig kündbar. Der Ratgeber Büro mieten zeigt dir den Ablauf von der Suche bis zum Vertrag.
Beim Standort zählen Erreichbarkeit für Team und Kund:innen, Parkplätze, ÖPNV, Umfeld und Preisniveau. Frage dein Team, woher es kommt: Ein zentraler Standort spart oft mehr Pendelzeit als erwartet.
Schritt 5: Räume aufteilen
Plane die Fläche nach Tätigkeiten, nicht nur nach Köpfen:
Bereich | Planungshilfe |
|---|---|
Arbeitsplätze | 8 bis 10 m² je Platz im Zellenbüro, Bewegungsfläche mindestens 1,5 m² |
Meetingraum | etwa 2 bis 3 m² je Sitzplatz, Bildschirm und Akustik einplanen |
Rückzugsorte | Telefonboxen oder kleine Räume für vertrauliche Gespräche |
Küche und Pause | Treffpunkt für das Team, möglichst mit Tageslicht |
Empfang und Garderobe | wichtig bei Kundenverkehr |
Lager, Drucker, Technik | abschließbar, gut belüftet |
Welche Anordnung zu euch passt – Zellenbüro, Kombibüro, Großraum oder offenes Büro mit Desk Sharing –, zeigt der Überblick über flexible Bürolösungen und moderne Bürokonzepte. Zeichne einen einfachen Grundriss mit Möbeln, bevor du unterschreibst. So siehst du früh, ob Fenster, Türen und Steckdosen zur geplanten Aufteilung passen.
Schritt 6: Einrichtung und Technik planen
Möbel: ergonomische Stühle, ausreichend große und am besten höhenverstellbare Tische, Stauraum. Möbliert zu mieten spart bei kurzen Laufzeiten Geld.
Licht und Akustik: Tageslicht, blendfreie Beleuchtung, Akustikelemente in offenen Flächen.
Technik: Internetanschluss früh beauftragen, denn die Schaltung kann Wochen dauern. Dazu WLAN, Netzwerk, Drucker, Konferenztechnik.
Arbeitsschutz: Fluchtwege, Erste-Hilfe-Material, Feuerlöscher und eine Gefährdungsbeurteilung für die neuen Arbeitsplätze.
Schritt 7: Umzug organisieren
Lege einen Zeitplan rückwärts vom Einzugstermin fest:
Zeitpunkt | Aufgabe |
|---|---|
6 Monate vorher | Bedarf und Budget klären, Kündigungsfrist des alten Büros prüfen |
4 bis 5 Monate vorher | Angebote vergleichen, besichtigen |
3 Monate vorher | Mietvertrag unterschreiben, Internet beauftragen |
1 bis 2 Monate vorher | Möbel bestellen, Umzugsfirma buchen, Adressänderungen vorbereiten |
Einzug | Übergabe protokollieren, Zählerstände notieren |
Die Kündigungsfrist deines bisherigen Büros bestimmt oft den gesamten Zeitplan. Ohne abweichende Vereinbarung gilt bei Gewerberäumen eine Frist von knapp sechs Monaten zum Quartalsende, siehe Kündigungsfristen bei Gewerbemietverträgen. Für den Einzug gibt es eine kostenlose Vorlage für das Übergabeprotokoll.
Checkliste Büroplanung
Personenzahl heute und in zwei bis drei Jahren
Gleichzeitige Anwesenheit und Arbeitsweise
Flächenbedarf nach ASR A1.2 und Zusatzflächen
Monatliches Budget inklusive Nebenkosten
Laufzeit: langfristig oder flexibel?
Standort und Erreichbarkeit
Raumaufteilung und Grundriss
Möbel, Licht, Akustik, Technik
Kündigung des alten Büros und Umzugsplan
Das passende Büro für deinen Plan
Auf shareDnC findest du Büros, Räume zur Untermiete, Coworking und Büros auf Zeit in vielen Städten – für Mieter:innen provisionsfrei.