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Was kostet mich ein Büro?

Die meisten Existenzgründer benötigen geeignete Büroräume. Im Gegensatz zu einem Unternehmen mit eigenen Immobilien, muss man als Gründer selbst eine  Arbeitsumgebung schaffen. Dabei spielen die Kosten für das Büro eine wichtige Rolle, wobei die Miete nur einer von vielen Faktoren ist. In diesem Ratgeber kann man sich über sämtliche Kosten von Büroräumen informieren.

Die wichtigsten Kriterien zur Ermittlung der Bürokosten

Die Gesamtkosten für ein Büro sind natürlich abhängig von der Lage und können von Stadt zu Stadt enorm variieren. So liegen die durchschnittlichen Mietkosten pro Quadratmeter in Hamburg bei 19 Euro, in Berlin bei rund 25 Euro, in München bei etwa 23 Euro und in Dortmund bei rund 13 Euro. An attraktiven Standorten kann die Miete im Monat höher liegen, an weniger beliebten Standorten niedriger. Zu berücksichtigen sind hier immer auch die benötigten Büroflächen. Schließlich muss man als Gründer für jeden Mitarbeiter einen Arbeitsplatz vorhalten. Auch eventuelle Wartebereiche für den Kunden, sollten nicht vergessen werden. So kommen schnell etliche Quadratmeter zusammen. Die wichtigsten Faktoren zur Ermittlung der Bürokosten sind:

  • Kaltmiete
  • Energiekosten
  • Nebenkosten
  • Betriebskosten

Kaltmiete

Wie der Name schon andeutet, handelt es sich hierbei um die Miete für das Bürogebäude ohne Heizkosten. Der Vermieter stellt hier seine Investition zur Verfügung. Im Gegensatz zu Wohnraummieten kann dieser jedoch wesentlich freier kalkulieren und seine Miete an die ortsüblichen Marktpreise anpassen. Zu seinen Kalkulationen gehören:

  • Kapitalaufwendung
  • Anschaffungskosten
  • zusätzliche Ausbauwünsche
  • Instandhaltungskosten
  • Lage des Bürogebäudes
  • Nachfrage auf dem Markt
  • Gewinnerzielung als Vermieter

Zu den möglichen Kostentreibern gehören in vielen Fällen auch Klimaanlagen, hochwertige Bodenbeläge, Aufzüge und eine großzügige Innenraumgestaltung.

Energiekosten

Die Energiekosten stellen einen nicht unerheblichen Kostenfaktor dar. Bei der Anmietung von Büroflächen fallen zum Beispiel folgende Energiekosten an:

  • Heizkosten
  • Kühl- und Belüftungskosten
  • Beleuchtungskosten
  • Kosten für die Warmwassergewinnung

In einem Unternehmen werden alle bekannten Energieträger wie Strom, Heizöl, Gas, Fernwärme und auch regenerative Energie eingesetzt, die zu unterschiedlichen Kosten führen können. Bei aufwendigen Installationen und Altbauten fallen somit nicht nur höhere Energiekosten an, sondern häufig auch erhebliche Wartungsarbeiten sowie die damit verbundenen Kosten.

Nebenkosten

Die Nebenkosten muss man als Startup ebenfalls an den Vermieter zahlen. Hierzu gehören in aller Regel:

  • Kosten für den Hausmeister
  • Allgemeinstrom
  • Verwaltungskosten
  • Müllentsorgung
  • Reinigung von allgemeinen Flächen
  • Frischwasser und Abwasser
  • Fensterputzer
  • Gebäudeversicherung
  • Pflege der Außenanlagen einschließlich Schneeräumung
  • Grundsteuer

Üblicherweise machen die Nebenkosten ca. 20% der Gesamtmietkosten aus. Die Stromkosten sind nicht unerheblich und können jährlich schwanken. Wer in Betracht zieht, ein Büro zu mieten, sollte sich gegebenenfalls vom Vormieter die Nebenkostenabrechnung vorlegen lassen. Hieraus lässt sich viel entnehmen.

Betriebskosten

Zu den vorgenannten Kosten kommen auch noch die vom Unternehmen selbst erzeugten Kosten hinzu. Hierbei geht es nicht um die Kosten für Ausstattung und Einrichtung, sondern in erster Linie um:

  • Stromkosten für die Beleuchtung
  • Stromkosten für die IT-Infrastruktur
  • Stromkosten für Kaffee- und Teeküchen
  • Strom für zusätzliche Heizungen oder Klimageräte
  • Reinigungskosten der Büroräume
  • Kosten für Schönheitsreparaturen
  • Kosten für die Abnutzung der Büroeinrichtung (Abschreibung)

Wird ein Büro in einem Altbau angemietet, können aufgrund schlechter klimatischer Bedingungen stromintensive Lüftungen und Heizungen nötig sein, welche wiederum für erhöhte Energiekosten sorgen. Neubauten sind in diesem Punkt deutlich kostensparender.

Ein kleiner Vergleich wichtiger Kostenpositionen

Für ein durchschnittliches Büro mit ca. 400 m² Grundfläche kann man in etwa mit folgenden jährlichen Kosten rechnen:

Kaltmiete bei 15 €/m²72.000 €
Energiekosten5.000 €
Nebenkosten9.800 €
Personalkosten für 20 Mitarbeiter960.000 €

Bei diesem Vergleich wird deutlich, dass natürlich die Personalkosten einen hohen Anteil der Gesamtkosten ausmachen. Bei der Auswahl eines Büros sollte man daher für ein angenehmes Arbeitsklima mit Wohlfühlfaktor sorgen, da die Arbeitskraft hier nicht nur teuer ist, sondern auch entsprechend wertvoll.

Welche weiteren Kosten kommen noch auf einen zu?

Neben Miet- und Nebenkosten kommt man als Gründer nicht um eine gute Büro- und Geschäftsausstattung herum. Diese Gegenstände müssen erst einmal angeschafft werden und sollen in aller Regel bis zu 3 Jahre genutzt werden können. Die nachfolgende Tabelle soll einen kleinen Überblick verschaffen, welche Kosten hier in etwa anfallen:

EinrichtungsgegenstandKosten für Home Office Büro für 2 Mitarbeiter
Schreibtisch, Bürostuhl, Schränke 500 €5.000 €
PC-Ausstattung1.000 €2.000 €
Internet und Telefon 1.000 €1.000 €
Versicherung-600 €
Kaffeemaschine50 €50 €
Verbrauchsmaterialien2.000 €5.500 €
Büroreinigung9.000 €

Beim Home Office arbeitet man in der Regel Zuhause, sodass schon Kosten in der Wohnimmobilie enthalten sind. Bei zwei Mitarbeitern in einem angemieteten Büro fallen schon erheblich mehr Kosten an.

Je mehr Mitarbeiter man hat, umso mehr Ausstattung wird benötigt. Hinzurechnen muss man auch die Kosten für einen Besprechungsraum, in dem Tische, Stühle, Beamer und Leinwand sowie eine zusätzliche Reinigung zu Buche schlagen.

Unterschied zu Shared Office, Büro-Business-Center und Coworking

Gerade Gründer können sich in der Anfangszeit keine eigene Immobilie als Betriebsstätte leisten. In diesem Fall ist die Anmietung von Büros eine interessante Möglichkeit. Möchte man für ein Startup den einen oder anderen Büroraum anmieten, muss man sich nicht an lange Mietfristen halten und kann idealerweise sogar auf Coworking-Lösungen zurückgreifen.

Flexible Mietbüros oder Arbeitsplätze findet man beim Büro-Business-Center sowie in Coworking-Spaces. Ein Business-Center bietet also einen festen Büroarbeitsplatz, in ansprechendem Ambiente, mit inspirierendem Arbeitsumfeld. Die Kunden profitieren hier von einem repräsentativen Empfangsbereich. Ebenso kann man selbst vielfach auf voll ausgestattete Konferenzräume zurückgreifen.

Coworking-Spaces sind hingegen etwas beschaulicher. Hierbei handelt es sich um einzelne Arbeitsplätze, die man günstig anmieten kann. Gerade als Freelancer, Einzelperson oder mit nur einem weiteren Mitarbeiter lohnt sich Coworking in einem Coworking-Space. Konferenzräume und Empfangsbereiche werden hier meist nur selten benötigt, und können im Bedarfsfall ganz einfach angemietet werden. Natürlich darf nicht unerwähnt bleiben, dass man sich hier täglich einen neuen Schreibtisch suchen muss. Man nimmt den Arbeitsplatz, der gerade frei ist.

Kostenvergleich der unterschiedlichen Büroformen

Das nachfolgende Beispiel soll einen Vergleich in verschiedenen Großstädten vorstellen. Hier geht es lediglich um die Mietkosten pro Monat. Zu beachten ist, dass die meisten Betriebskosten als Pauschale bereits im Büro-Business-Center- und Coworking-Space-Preis bereits enthalten sind. Ebenso muss man hier nicht selbst für eine Büroausstattung sorgen. Im Home Office fallen dagegen nicht nur Anschaffungskosten für eine Büroausstattung an, sondern auch zusätzliche Betriebskosten. Die Kosten beziehen sich in diesem Vergleich auf maximal 2 Arbeitsplätze.

Shared Offices (Flexible Büros)
Shared Offices sind sozusagen die Weiterentwicklung der Coworking Spaces. Sie eignen sich besonders für Start-Ups, die nicht in der Lage sind, ihr Wachstum über mehrere Jahre realistisch vorherzusagen. In diesen Expansionsphasen bieten Shared Offices jede Menge Flexibilität ohne das Risiko langfristiger Mietverträge eingehen zu müssen. Werden mit der Zeit mehr Flächen benötigt, können diese ganz einfach hinzugefügt – oder im umgekehrten Fall wieder abgegeben werden.

Auch für etablierte Unternehmen sind Shared Offices eine gute Lösung, beispielsweise wenn sie nur vorübergehend für ihre Projektteams ein neues Büro oder einen zweiten Standort näher am Kunden benötigen. Der Vorteil: Mietet man komplett ausgestattete Büros, spart man nicht nur die Kosten für die Einrichtung eines weiteren Standorts. Auch die Neuordnung von Büroressourcen am Unternehmenssitz entfallen. Doch wo finden Selbstständige, kleine Unternehmen, Teams und Gründer passende Angebote für Shared Offices?

 Shared Office (20qm)Coworking-SpacesHome Office
Berlin960 € / mtl. 380 € / mtl. 400 € / mtl.
Hamburg840 € / mtl.150 € / mtl.400 € / mtl.
München1000 € / mtl. 290 € / mtl.400 € / mtl.
Köln800 € / mtl. 290 € / mtl. 400 € / mtl.
Frankfurt740 € / mtl280 € / mtl.400 € / mtl.

Die vorgenannten Preise stellen nur eine grobe Übersicht dar und können sich verständlicherweise regelmäßig verändern. Büro-Business-Center sind mit ihrer hochwertigen Ausstattung in aller Regel teurer als die etwas kleinere Coworking-Spaces. Die Preise beim Home Office sind durchschnittlich gleich, da hier neben den Anschaffungskosten für Büromöbel und IT-Infrastruktur auch Telefon- und DSL-Anschluss sowie der Stromverbrauch hinzugerechnet werden müssen.

Checkliste für die Anmietung eines Büros

Die nachfolgenden Punkte dienen als grobe Richtlinie, was alles bei der Anmietung eines Büros zu beachten ist:

  • attraktive oder günstige Lage
  • ausreichend große Bürofläche
  • Kaltmiete
  • Nebenkosten
  • Energiekosten
  • Reinigungskosten der Büroräume
  • Büroausstattung
  • Umwelteinflüsse
  • Lichtverhältnisse
  • Farben
  • IT-Ausstattung
  • Tee- bzw. Kaffeeküche
  • Aufenthaltsräume

Fazit:

Bevor man sich für einen längerfristigen Mietvertrag zur Anmietung von Büroräumen entscheidet, sollte überlegt werden, ob es nicht zunächst Sinn macht, auf flexible Bürolösungen wie Coworking oder Shared Offices zurückzugreifen. Gerade als Existenzgründer muss man in erster Linie die ganze Kraft für ein Unternehmen aufbringen. Man sollte sich von den Problemen und hohen Kosten bei der Miete und Ausstattung von Büroräumen entlasten. Wenn man sich zum Beispiel für ein Büro-Business-Center entscheidet, bekommt man eine voll ausgestattete Arbeitsumgebung und kann sofort starten. Wenn man alleine oder mit einem Partner ein Unternehmen gründet, reicht in der Regel auch ein Coworking-Space oder ein Shared Office vollkommen aus. Auch hier kann man günstig einen Arbeitsplatz oder flexible Büroräume mieten, der für die gängigen Bürodienstleistungen ausreichend dimensioniert ist.

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